CC BY
25
Всё для бухгалтера
УЧЕТ РАСЧЕТОВ ПО НЕДОСТАЧАМ (СУБСЧЕТ 170 «РАСЧЕТЫ ПО НЕДОСТАЧАМ»)
Суммы недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей, отнесенные за счет виновных лиц, и другие суммы, подлежащие удержанию в установленном порядке, учитываются на субсчете 170 «Расчеты по недостачам».
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба.
Выявленные недостачи и хищения, указанные в акте проверки или ревизии, относятся на виновных лиц по рыночной стоимости материальных ценностей надень обнаружения ущерба. В течение пяти дней после установления недостач и хищений материалы должны быть переданы в следственные органы для предъявления гражданского иска. При получении решения суда суммы, отнесенные на виновных лиц, уточняются в соответствии с исполнительным листом судебного органа и отражаются в регистрах бухгалтерского учета.
В дебет субсчета 170 относятся суммы выявленных недостач, хищений, потерь и др. по рыночной стоимости в корреспонденции с кредитом субсчетов денежных средств, материалов, расчетов с бюджетом, целевых средств на содержание учреждения, доходов будущих периодов (по объектам основных средств, нематериальных активов и малоценных предметов, приобретенных соответственно за счет бюджетных средств, целевых средств, средств от п ред п ри н и мател ьс кой деятел ьн ости).
В кредит субсчета 170 записываются суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба. При этом на суммы недостач и хищений денежных средств и материалов производится восстановление кассовых расходов по соответствующим кодам экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации РФ. Суммы, поступившие в возмещение недостач и хищений объектов основных средств, нематериальных активов и малоценного инвентаря, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета.
Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей, в изыскании которой отка-
Ю.М. ПИСКАРЁВА
зано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования или средств, образованных из прибыли. Эта задолженность неплатежеспособных дебиторов в течение пяти лете момента ее списания с баланса учитывается на забалансовом счете 05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников. Суммы, полученные в погашение этой задолженности, списываются с забалансового счета и подлежат сдаче в доход соответствующего бюджета. Аналитический учет по счету 05 ведется на карточке ф. 292 (6504604) с указанием фамилии, имени и отчества должника или реквизитов юридических лиц.
За сохранность материально имущественных ценностей и денежных средств несут ответственность материально ответственные лица, назначаемые приказами руководителей учреждений. При приеме на работу с ними заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если такой договор заключен не был, то в случае причинения ущерба виновное лицо будет нести ответственность лишь в ограниченном размере. При заключении договора необходимо также убедиться в соответствии должности установленному Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми учреждением могут заключаться указанные договоры.
М атер и ал ьн о ответстве н н ое л и цо дол ж н о соот-ветствовать занимаемой должности и знать предъявляемые к нему требования. В типовом договоре о полной индивидуальной материальной ответственности содержатся права и обязанности работника и администрации по обеспечению сохранности материальных ценностей. В частности, работник обязуется обеспечивать их сохранность, а администрация - создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему ценностей, а также знакомить работника с действующими нормативными актами и правилами.
Материально ответственные лица должны быть, безусловно, надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим основным требованиям:
• иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;
• знать инструкции, основные правила и порядок качественной приемки и хранения ценностей и правила их отпуска;
• уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать ценности;
• знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету ценностей;
• знать, что смена материально ответственных лиц должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем.
Для материально ответственных лиц, ведущих кассовые операции, устанавливаются особые условия (приложение № 2 к Порядку ведения кассовых операций, утвержденному решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.1993 N9 40). При приеме их на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к этой работе не допускаются лица, ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке, а также страдающие хроническими психическими заболеваниями, злоупотребляющие спиртными напитками либо наркотическими веществами или систематически нарушающие общественный порядок.
Особые условия должны также соблюдаться при транспортировке и выдаче денежной наличности.
Порядок привлечения работников к материальной ответственности за ущерб, причиненный учреждению, регулируется соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.
Вопросам материальной ответственности сторон трудового договора посвящены гл. 37 - 39 Кодекса. В них достаточно подробно регламентируются вопросы материальной ответственности как работника, так и работодателя, установлены случаи полной материальной ответственности, определения размера причиненного ущерба и порядок его взыскания. Для работника по общему правилу пределы возмещения материального ущерба установлены размером среднего месячного заработка. Случаи полной материальной ответственности устанавливаются Кодексом и иными федеральными законами.
Под прямым ущербом следует понимать уменьшение наличного имущества вследствие утраты, ухудшения или понижения его ценности.
Для возложения на работника ответственности необходимо наличие следующих условий:
• чтобы ущерб был причинен противоправными действиями работника;
• чтобы работник был виновен в причинении ущерба;
• чтобы была установлена причинная связь между действиями работника и нанесенным ущербом. Работник, причинивший ущерб, согласно Трудовому кодексу РФ может возместить его добровольно в любое время в пределах прав, установленных законодательством, путем внесения соответствующих денежных сумм в кассу учреждения.
Работники несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению в следующих случаях:
• когда ущерб причинен преступными действиями работника, установленными приговором суда;
• когда в соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный учреждению при исполнении трудовых обязанностей;
• когда между работником и учреждением заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности материально-имущественных ценностей и денежных средств, переданных ему для хранения или для других целей;
• когда ущерб причинен в виде недостачи, умышленного уничтожения или порчи ценностей;
• когда ущерб причинен работником, находящимся в нетрезвом состоянии.
К недостачам и хищениям ценностей - основных средств, материалов и малоценных предметов -могут привести:
неправильная организация складского хозяйства; несвоевременное оформление поступления, внутреннего перемещения и выбытия ценностей;
отсутствие и неправильное ведение соответствующих регистров аналитического учета;
неприсвоение имуществу инвентарных номеров, их отсутствие в регистрах учета и на имуществе;
неправильное и несвоевременное списание пришедших в негодность основных средств и малоценных предметов;
отсутствие контроля за выписанными доверенностями на получение ценностей;
недостаточный контроль за списанием в расход материалов и продуктов питания по установленным нормам или отсутствие таких норм;
несвоевременное и неполное проведение инвентаризации ценностей и отражение в учете ее результатов.
В части денежных средств хищениям и недостачам могут способствовать:
несоответствие движения денежных средств на счетах в кредитных организациях данным учета в учреждениях;
неправильное расходование денежных средств, выдаваемых в подотчет работникам на хозяйственные, командировочные, операционные и другие расходы;
несоблюдение установленных Порядком ведения кассовых операций в РФ правил по соблюдению лимита кассовой наличности, своевременной сдаче выручки в кредитные организации, правильному оформлению приходных и расходных кассовых документов, а также ведению кассовой книги;
несоблюдение правил по сохранности денежной наличности при доставке из кредитной организации, при выдаче денег работникам;
несвоевременное проведение инвентаризации денежных средств.
Оформление материалов по недостачам и хищениям денежных средств и материально-имуществен-ных ценностей возлагается на главного бухгалтера учреждения или централизованной бухгалтерии.
Виновные в причинении ущерба могут возместить его добровольно. В случае отказа работника от возмещения ущерба он взыскивается с него в принудительном порядке через суд.
Возмещение ущерба производится независимо от того, привлекался ли работник к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие или бездействие, которыми причинен ущерб.
Привлечение виновных лиц кдисциплинарной ответственности возможно в отдельных случаях, когда установлена незначительная недостача по неопытности или ошибке работника (например, небольшая недостача по продуктам питания). Но все-таки определение «незначительная недостача» не дает полного определения ее причин, и даже такая недостача может содержать признаки уголовного преступления. Определить истинное положение может только суд.
Каждый случай причиненного ущерба рассматривается с учетом объяснительной записки виновного лица. По факту хищения или недостачи издается приказ руководителя учреждения.
Для возмещения ущерба, в случае отказа возместись его добровольно, в соответствии с законодательством, по месту жительства ответчика подается исковое заявление в суд, подписанное руководителем учреждения и главным бухгалтером. В заявлении приводится перечень прилагаемых документов, связанных с недостачей, а также документ об оплате госпошлины исходя из суммы иска.
К исковому заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие причиненный ущерб:
• акт ревизии или проверки;
• инвентаризационная опись, (сличительная ведомость) ф. 401 (0504801);
• договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
• объяснение материально ответственного лица;
• справка о заработной плате материально ответственного лица (ответчика);
• документ об уплате госпошлины.
В следственные органы передаются материалы о недостачах и хищениях денежных средств, произошедших по бесхозяйственности, халатности, вследствие злоупотреблений и других уголовно наказуемых действий должностных лиц.
Если факты таких недостач и хищений выявлены в ходе ревизии (проверки), то до ее окончания составляется промежуточный акт. Акт ревизии (проверки) должен быть четким и понятным всем лицам.
К заявлению в следственные органы прилагаются необходимые документы, главным образом подлинные.
В случае отказа виновного лица от подписи акта ревизии (проверки), инвентаризационной описи (сличительной ведомости) и др. этот факт должен быть оговорен лицами, проводившими ревизию (проверку). Также должен быть подтвержден факт уклонения виновного лица от участия в ревизии (проверке), инвентаризации и т.д.
Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером. На изъятые подлинные документы в делах остаются копии.
К заявлению, кроме документов, перечисленных при исковом заявлении, прилагаются:
• заключение ревизоров (проверяющих) или инвентаризационной комиссии по объяснениям должностных или материально ответственных лиц;
• краткая характеристика объектов, где хранились материальные ценности и денежные средства;
• объяснения, не принятые ревизором (проверяющим) в качестве оправдательных, и др. Материалы следственным органам передаются
под расписку или же высылаются заказным письмом. При необходимости, по требованию следственных органов, им предоставляются дополнительные сведения.
Передача исковых заявлений в суд и заявлений следственным органам должны находиться под постоянным контролем руководителя и главного бухгалтера учреждения.
Ниже приведены примерные образцы приказа руководителя учреждения, искового заявления в суд и заявления следственным органам.
Образец приказа
ПРИКАЗ по Городской больнице
N9 18 г._20 марша 2004 г.
При очередной инвентаризации продуктов питания, проведенной 20 марта 2004 г. на продуктовом складе, у кладовщика Репиной В.А. выявлена недостача продуктов питания на общую сумму по балансовой стоимости 10 000 руб. и по рыночной стоимости 11 000 руб. В ходе инвентаризации выяснено, что Репина В.А. продала продукты питания частным лицам, а вырученные деньги присвоила. Городской больнице причинен материальный ущерб по балансовой стоимости на сумму 10 000 руб., а по рыночной - 11 000 руб. Приказываю:
1. Главному бухгалтеру Порельевой П.Ф. в 5-дневный срок подготовить и передать следственным органам материалы о возбуждении уголовного дела против кладовщика Репиной В.А. В этот же срок предъявить иск о взыскании с кладовщика Репиной В.А. 11 000 руб. по рыночной стоимости в возмещение причиненного ущерба противоправными действиями.
2. Главному бухгалтеру Порельевой П.Ф. и заместителю главного врача по хозяйственной части Сютки-ну С.Б. усилить контроль за сохранностью продуктов питания и других ценностей.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главного врача по хозяйственной части Сюткина С.Б.
Главный врач Городской больницы А.П. Антонов
Образец искового заявления В_
(наименование судебного орган*)
Истец: Городская больница
г._
ул._д._
Ответчик: Репина Валентина Андреевна, проживающая
по адресу: г._ул._
Д._кв._
О взыскании недостачи по рыночной стоимости 11 000 руб. Ответчик работает кладовщиком Городской больницы.
Инвентаризационная комиссия 20 марта 2004 г. во время плановой инвентаризации продуктов питания на продуктовом складе кладовщика Репиной В.А. установила недостачу продуктов питания на общую сумму по балансовой стоимости 10 000 руб., или по рыночной стоимости 11 000 руб.
Установлен также факт продажи кладовщиком Репиной В.А. продуктов питания частным лицам и присвоения вырученных денег от их продажи в корыстных целях. Факты подтверждает сама Репина В.А. Возместить ущерб добровольно она отказалась.
О возбуждении против Репиной В.А. уголовного дела направлено заявление следственным органам.
Просим взыскать с ответчика 11 000 руб. в пользу Городской больницы.
Приложения:
1. Приказ № 18 по Городской больнице от 20 марта 2004 г.
2. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) ф. 401 (0504801).
3. Объяснительная записка кладовщика Репиной В.А.
4. Справка о заработной плате Репиной В.А.
5. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
6. Документ об уплате госпошлины.
Главный врач Городской больницы А.П. Антонов
Главный бухгалтер П.Ф. Порельева
(Печать Городской больницы)
24 марта 2004 г.
Образец заявления в следственный орган В_
(наименование следственного органа)
Городская больница
Адрес:_
Тел.:_
Заявление
Инвентаризационной комиссией в ходе инвентаризации продуктов питания у кладовщика продуктового склада Городской больницы Репиной Валентины Андреевны установлено, что ею проданы со склада частным лицам продукты питания на общую сумму по рыночной стоимости 11 000 руб. Из объяснительной записки кладовщика известно, что это сделано в корыстных целях, вырученные деньги она присвоила. Возместить ущерб отказалась.
Просим привлечь кладовщика Городской больницы - Репину Валентину Андреевну к уголовной ответственности.
Приложения:
1. Приказ N2 18 по Городской больнице от 20 марта 2004 г.
2. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) ф. 401 (0504801).
3. Объяснительная записка кладовщика Репиной В.А.
4. Справка о заработной плате Репиной В.А.
5. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
6. Другие документы.
Главный врач Городской больницы А.П. Антонов
Главный бухгалтер П.Ф. Порельева
(Печать Городской больницы)
23 марта 2004 г.
Рассмотрим примеры по учету недостач ценностей.
1. На балансе Городской больницы на 1 января 2004 г. числилась присужденная еще в ноябре 2003 г. недостача у бывшей сестры-хозяйки Деевой A.C. в сумме 9 000 руб. До марта 2004 г. поступлений в погашение недостачи, несмотря на неоднократные письменные напоминания, не было. Судом принято решение о несостоятельности виновного лица. Издан приказ по Городской больнице о списании в марте 2004 г. недостачи в сумме 9 000 руб.
2. Выборочной инвентаризацией, проведенной 20 марта 2004 г., установлены недостачи:
а) продуктов питания у кладовщика продуктового склада Репиной В.А. на общую сумму по балансовой стоимости на 10 000 руб. Кладовщик Репина В.А. погасить недостачу отказалась. Материалы направлены в следственные органы, а также предъявлен гражданский иск по рыночной стоимости на 11 000 руб.;
б) денежных средств в сумме 200 руб. у кассира Дементьевой В.П. Недостача внесена по приходному кассовому ордеру N9 32 от 21 марта 2004 г.
>в но заданному примеру
№ п/п № м/о Содержание операции Номер субсчета Сумма, руб.
по дебету по кредиту
1 2 3 4 5 6
1 16 Списывается с баланса присужденная недостача у бывшей сестры-хозяйки Деевой A.C. в связи с несостоятельностью должника (по решению суда). Одновременно указанная сумма недостачи относится на забалансовый счет 05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» 140 170-1 9 000 9 000
2 12 16 Установленная инвентаризацией недостача продуктов питания относится на счет кладовшика продуктового склада Репиной В.А. по рыночной стоимости: на сумму балансовой стоимости на сумму разницы между рыночной и балансовой стоимости 170-1 170-1 061-1 401 (270) 10 000 1 000
3 1 Недостача денежных средств у кассира Дементьевой В.П. 170-1 120 200
4 1 Поступило в погашение недостачи от кассира Дементьевой В.П. по приходному кассовому ордеру N9 32 от 21.03.2004 120 170-1 200
(Окончание следует)
