CC BY
128
инвентаризация имущества и обязательств в организациях полиграфии
А. С. БАЗАРОВА, консультант по налогам ЗАО «BKR-ИHТEРКОM-Аудит»
Общие положения
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все без исключения организации независимо от формы собственности, в том числе и полиграфические, должны провести инвентаризацию.
Инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Обязанность организаций проводить инвентаризацию имущества и обязательств установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ).
Среди полиграфических организаций немалое число составляют организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства. Опыт показывает, что многие из них проводят инвентаризацию формально (или вообще ее не проводят), без соблюдения необходимых требований. Должностным лицам организации необходимо помнить, что в соответствии с действующим законодательством налоговые органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка.
В рассматриваемом случае таким нарушением является невыполнение требований Закона №129-ФЗ и Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» ПБУ 4/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н, в части проведения инвентаризаций (п. 38 ПБУ 4/99).
В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель типографии, полиграфического комбината, издательско-полиграфичес-кого комплекса, а также организации, имеющей в
своей структуре обособленные полиграфические подразделения. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но и при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации, в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации, и полиграфическая организация должна использовать их при составлении приказа об учетной политике и определении порядка проведения инвентаризации, учитывая при этом специфику деятельности и задачи, которые необходимо решить в ходе инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике и составляется таким образом, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу организации.
Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки. К плановым инвентаризациям относятся и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) — один или несколько видов имущества и обя-
зательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и тому подобное.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, как мы отметили в начале статьи, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться не ранее 1 октября отчетного года.
Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденных приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, инвентаризация, в частности, основных средств может проводиться один раз в 3 года.
Основные правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания № 49).
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу, на ответственном хранении у которого находится это имущество.
Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее результатов производится на типовых унифицированных формах первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — постановление Госкомстата №88).
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22. Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. Приказ регистрируют в Журнале учета и контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период.
Обращаем Ваше внимание на то, что участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно!
Существенным правилом для всех инвентаризаций является то, что отсутствие хотя бы одного члена
комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система.
Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах. При этом графа «По данным бухгалтерского учета» остается незаполненной.
Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения. Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:
^ пломбирует помещения, в которых находятся
материальные ценности; ^ проверяет весы, мерную тару; ^ получает от материально ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку следующего содержания:
Образец
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Материально ответственное (ые) лицо (а):
(должность) (подпись)
(должность) (подпись)
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.
Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.
Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.
После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т. е. их вещественная и документальная проверки. Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т. е. пересчитываются абсолютно все товары и ценности.
Обратите внимание, проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально-ответственного лица.
Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (лиц) пересчитывают имущество и составляют инвентаризационные описи.
После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации — акт инвентаризации.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации, как мы отметили выше, утверждены постановлением Госкомстата № 88 (табл. 1).
Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и
обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех экземплярах следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры.
Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписаны ими.
В инвентаризационных описях и актах недопустимо оставлять незаполненные строки. С этой целью все оставшиеся незаполненными строки должны быть прочеркнуты.
На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. В конце описи материально ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, после чего описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость. В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм:
• «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» (форма № ИНВ-18);
Таблица 1
Наименование документа Номер формы
Инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1
Инвентаризационная опись нематериальных активов ИНВ-1а
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути ИНВ-6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них ИНВ-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них ИНВ-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ИНВ-17
• «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-19).
В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов.
Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: ^ на хищения; ^ на стихийные бедствия;
^ порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, объединяющие показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Отражение результатов инвентаризации в учете
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии и оформляются протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах,
пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
На заседании комиссии утверждается также заключительный акт инвентаризации.
Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в установленном порядке.
Отражение в учете излишков имущества, выявленных в процессе инвентаризации
Выявленные излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества в соответствии с бухгалтерским законодательством подлежат постановке на бухгалтерский учет и зачислению на финансовые результаты организации. Как отразить излишки имущества, выявленные в результате инвентаризации и по какой стоимости?
В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, сумма излишков отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».
Излишки имущества, выявленные в результате инвентаризации, отражаются в отчете о прибылях и убытках (Форма № 2) по строке 090 «Прочие доходы».
Вопрос об определении стоимости выявленных излишков не случаен.
Дело в том, что согласно п. 4.1 Методических указаний № 49 суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Между тем, нормативные акты бухгалтерского законодательства, принятые в более поздние сроки, указывают на то, что излишки имущества следует принимать к учету по рыночным ценам.
Согласно п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально — производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ), выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:
^ в коммерческих организациях — на финансовые результаты; ^ в некоммерческих организациях — на увеличение доходов.
Кроме того, в соответствии с п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н, неучтенные объекты основных средств, выявленные при проведении инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости и отражаются в составе прочих доходов.
Поэтому, излишки, выявленные при инвентаризации, будем принимать в бухгалтерском учете по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы». Пример 1.
В конце года типография провела ежегодную инвентаризацию, в результате которой были выявлены излишки металлизированной краски.
Предположим, что рыночная стоимость краски 12 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии, отраженного в протоколе заседания по результатам инвентаризации, бухгалтер сделал в учете следующую запись:
Д-т сч. 10 К-т сч. 91-1 — 12 000 руб. — приняты к учету излишки металлизированной краски, выявленные по результатам инвентаризации. В налоговом учете ситуация иная. Доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, выявленных в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ, далее — НК РФ). Внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, учитываются при определении налоговой базы исходя из цены сделки с учетом положений ст. 40 НК РФ (п. 5 ст. 274 НК РФ).
Порядок определения стоимости МПЗ в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации основных средств, установлен п. 2 ст. 254 НК РФ. Порядком определено, что такая стоимость рассчитывается как сумма налога с выявленного дохода.
Обращаем ваше внимание на следующий момент, возникающий при применении этого положения НК РФ. В налоговом учете стоимость МПЗ определяется как сумма налога, исчисленная именно с дохода, а не как сумма налога на прибыль, это условный расчет и, возможно применяя эту методику даже в убыточных налоговых периодах,
увидеть в декларации данную сумму, подлежащую уплате в бюджет, невозможно.
При реализации впоследствии ценностей, выявленных в результате инвентаризации, налогоплательщик имеет право уменьшить доход от реализации на их стоимость, определенную в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ, т. е. на сумму уплаченного налога. Об этом сказано в письме Минфина России от 02.03.2007 № 03-03-06/1/146, а также в более раннем письме Минфина России от 18.12.2006 № 03-03-04/1/841.
Пример 2.
В декабре 2007 г. при проведении инвентаризации полиграфическая организация выявила излишки основных материалов, используемых при производстве полиграфических работ. Излишки оценены по цене возможной реализации на рынке и отражены в налоговом регистре «Внереализационные доходы» в сумме 1 000 руб. (сумма условная). При дальнейшей реализации излишков или при списании их в производство организация в соответствии с установленной методикой расчета определяет сумму материальных расходов, которая будет уменьшать сумму внереализационных доходов, в следующем порядке:
1 000 руб. х 24 % = 240 руб.
Допустим, организация реализует излишки материалов в этом же периоде по цене 800 руб. Налоговая база по налогу на прибыль равна 1 560 руб. (1 000 + 800 — 1 000 х 24 %).
Настоятельно рекомендуем ввести налоговый регистр учета стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, выявленных в результате инвентаризации, и материалов или иного имущества при демонтаже или разборке при ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств, так как дальнейшая реализация этого имущества не всегда происходит в том же налоговом периоде, когда они были выявлены.
В бухгалтерском учете в момент списания или продажи имущества разница между рыночной стоимостью имущества и стоимостью для целей налогового учета будет формировать постоянную разницу в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденным приказом Минфина России от 19.11. 2002 № 114н (далее — ПБУ 18/02).
Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации
Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен п. 3 ст. 12 Закона №129-ФЗ и п. 28 Положения № 34н.
В соответствии с этими документами недостача имущества и его порча в пределах норм
естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.
Обращаем внимание на то, что полиграфические организации применяют нормы естественной убыли лишь в том случае, если при производстве полиграфических работ используются материалы, для которых нормы естественной убыли установлены. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 3 ст. 12 Закона 129-ФЗ).
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется в соответствии со ст. 246 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрено, что общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете отражаются записи по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами их учета (например, 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и т. п.).
Выявленные недостачи отражаются в бухгалтерском учете следующим образом (табл. 2)
Недостачи имущества, выявленные в результате инвентаризации, при отсутствии виновных лиц
отражаются в отчете о прибылях и убытках (форма № 2) по строке 100 «Прочие расходы».
Для целей налогового учета потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 признаются материальными расходами (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Суммы выявленной недостачи сверх норм естественной убыли организации не могут включить в состав расходов для целей налогового учета, потому что эти расходы не соответствуют критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Инвентаризация отдельных видов имущества
Инвентаризация кассы производится в соответствии с разд. 4 «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденных решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 № 40.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Согласно п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и
Таблица 2
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
44 41 Выявлены недостачи в пределах норм естественной убыли
94 41 Выявлены недостачи сверх норм естественной убыли
Если в результате инвентаризации обнаружена недостача комиссионного товара:
004 Отражена сумма недостачи
94 76 Отражена стоимость недостачи, подлежащая возмещению комитенту
76 50, 51 Возмещена сумма недостачи комитенту
Списание недостачи производится следующим образом:
73-2 94 Отнесена сумма недостачи за счет виновного лица
91-2 94 Отнесена в состав прочих расходов организации сумма недостачи при отсутствии виновных лиц
взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
Иными словами, выявленные при инвентаризации излишки денежных средств, квалифицируются как «Прочие доходы», принимаются к учету и отражаются бухгалтерской записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».
В случае обнаружения в кассе недостачи оформляется бухгалтерская запись:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 50 «Касса».
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
При инвентаризации незавершенного производства задачей комиссии является определение фактического наличия заделов и не законченной производством печатной продукции. Методические рекомендации по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях, утверждены МПТР России 25.11.2002.
Перед началом инвентаризации следует сдать на склад все ненужные цехам основные и вспомогательные материалы. Проверка проводится путем подсчета, взвешивания, перемеривания.
Инвентаризационные описи составляются по каждому цеху, участку с указанием наименований заделов, степени их готовности, количества или объема. В описи должна включаться вся имеющаяся готовая продукция, в том числе не учтенная по каким-либо причинам.
Сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест и не подвергавшиеся обработке, в описи незавершенного производства не включаются, по ним составляются отдельные описи. Если в процессе инвентаризации выявлены испорченные экземпляры готовой продукции, то тогда составляются соответствующие акты. Такие ценности в опись также не включаются.
Результаты инвентаризации готовой печатной продукции должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.
Порядок отражения результатов инвентаризации готовой продукции определен в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета.
Выявленные при инвентаризации излишки готовой продукции принимаются к учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, которая включается в состав прочих доходов. При этом в бухгалтерском учете производится запись по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».
Выявленные при инвентаризации недостачи готовой продукции учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Фактическая себестоимость недостающих ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 43 «Готовая продукция».
После того как будут определены причины недостач и установлены способы и источники их погашения, суммы недостач подлежат списанию в следующем порядке:
1. Списывается фактическая себестоимость недостачи готовой продукции в пределах норм естественной убыли, выявленной в цеховых кладовых (Д-т сч. 25 К-т сч. 94);
2. Списывается фактическая себестоимость недостачи готовой продукции в пределах норм естественной убыли, выявленной на складах организации (Д-т сч. 26 К-т сч. 94);
3. Списывается на прочие расходы фактическая себестоимость недостачи готовой продукции сверх норм убыли, если виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них (Д-т сч. 91-2 К-т сч. 94);
4. Списывается на виновное лицо фактическая себестоимость недостачи готовой продукции сверх норм убыли (Д-т сч. 73-2 К-т сч. 94).
Величина ущерба, причиненного организации вследствие недостачи ценностей и подлежащего возмещению виновным лицом, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба.
Если ущерб, исчисленный по рыночным ценам, окажется ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, то величина ущерба определяется по данным бухгалтерского учета.
Разница между рыночной и учетной стоимостью недостающих ценностей подлежит учету в составе доходов будущих периодов до момента погашения недостачи виновником, что отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2» Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов» субсчет, 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию
с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».
При инвентаризации расчетов проверяются расчеты:
^ с кредиторами по кредитам; ^ с бюджетом по налогам и сборам и с внебюджетными фондами по взносам; ^ с покупателями и поставщиками; ^ с работниками, в том числе с подотчетными лицами;
^ с другими дебиторами и кредиторами.
Для проведения такой проверки необходимы регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов, первичные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов, акты сверки.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Прежде всего проверяется, представило ли подотчетное лицо в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по истечению срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов комиссия проверяет наличие первичных документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.
В ходе инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям проверяется полнота отражения в бухгалтерском учете сумм займов, предоставленных работникам, а также выявление задолженности по оплате процентов и погашению займов. Также проверяются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и материальных ценностей.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Пример 3.
Предположим, что в процессе инвентаризации расчетов по состоянию на 31.12.2007 в организации было выявлено наличие депонентской задолженности в сумме 2 500 руб. с истекшим в марте 2007 г. сроком исковой давности (3 года).
Инвентаризация расчетов показала, что организация нарушила требования бухгалтерского и налогового законодательства, что привело к занижению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. В этой ситуации бухгалтеру организации необходимо внести в учет исправления, сдать в налоговую инспекцию уточненные расчеты по налогу на прибыль за I квартал 2007 г., произвести доплату налога и уплатить сумму пени.
В соответствии с п. 73 Положения № 34н расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
Таким образом, даже если в бухгалтерском учете обязательства у контрагентов будут отражены в различных суммах, при проведении сверки организация вправе настаивать на правильности своих записей и не обязательно приводить свои данные в соответствие с данными контрагента.
Только если по итогам сверки неправильность данных будет доказана другой стороной и с этим согласится сама организация, бухгалтерские записи могут быть приведены в соответствие с реально оказанными объемами услуг (выполненных работ, поставленной продукции) с учетом наличия правильно оформленных первичных учетных документов. Без наличия таких документов организация не вправе, только лишь на основании одного акта сверки, производить дополнительные или сторнировочные записи.
В соответствии с п. 3.44 Методических указаний № 49 инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Таким образом, инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетах учета.
Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами. В них указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов.
Учитывая, что целью инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей является подтверждение данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, акты сверки составляются по состоянию на отчетную дату. Данные годовой бухгалтерской отчетности должны подтверждать остатки, выведенные по состоянию на 1 января следующего года, а потому фактически сверка расчетов в составе годовой обязательной инвентаризации может быть осуществлена только в январе 2008 г.
Обязательность оформления направленных актов сверки другой стороной законодательством
не установлена. Кроме того, часть актов сверки организация вплоть до оформления бухгалтерской отчетности может и не получить от контрагента. Однако этого и не требуется. Как отмечалось выше, согласно п. 73 Положения № 34н организация вправе самостоятельно признавать свои расчеты правильными.
Итоги инвентаризации (сверки) расчетов оформляются «Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (форма № ИНВ-17).
В отдельном порядке по графам 4, 5 и 6 этой формы приводятся сведения о задолженности, подтвержденной дебиторами (графа 4 формы), не подтвержденной дебиторами (графа 5 формы), а также о задолженности с истекшим сроком исковой давности (графа 6 формы).
Не подтвержденные контрагентами суммы задолженности по причине неполучения от них актов сверки заносятся в графу 5 акта по форме № ИНВ-17.
Для подтверждения данных, приведенных в акте (форма № ИНВ-17) составляется «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Оформление (составление) такой справки является обязательным в соответствии со ст. 9 Закона № 129-ФЗ.
Сроки оформления и представления оформленных инвентаризационных документов в организации определяются «Приказом (постановлением, распоряжением) о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-22) или утвержденным в установленном в организации порядке Планом проведения инвентаризации.
При этом следует учитывать, что реальными сроками для получения от контрагентов и согласования актов сверки являются конец января — февраль 2008 г.
Если по состоянию на установленную дату какие-либо суммы задолженности, отраженные по счетам учета, не будут подтверждены актами сверки, рекомендуем их отражать как неподтвержденные по графе 5 акта по форме № ИНВ-17.
Инвентаризация расчетов с кредиторами заключается в проверке данных учета, числящихся на счетах 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». По полученным кредитам проверяется наличие и содержание договоров банковского кредита, их целевое использование, своевременность и правильность отражения в учете получения и погашения, правильность отражения процентов за пользование заемными средствами.
На конец года осуществляется сверка остатков на расчетном счете в банке. Банк представляет организации акт сверки остатков денежных средств на 1 января следующего года. Акт сверки составляется в двух экземплярах. В подтверждение указанного остатка денежных средств руководитель и главный бухгалтер организации подписывают оба экземпляра акта и заверяют печатью организации. Один экземпляр акта сверки возвращается в банк, а второй подшивается с инвентаризационными документами.
При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами происходит сверка данных бухгалтерского учета по счетам 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» с суммами налогов, исчисленных в декларациях, а также с суммами, перечисленными в оплату налогов и сборов. Кроме того, по неуплаченным в срок налогам необходимо проверить исчисление пеней и их уплату.
Для проведения сверки расчетов с бюджетом по налогам, сборам и взносам приказом ФНС России от 04.04.2005 № САЭ-3-01/138@ «Об утверждении форм по сверке расчетов по налогам, сборам, взносам, информированию налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, сборам, взносам и методических указаний по их заполнению» утверждены формы документов, которыми оформляется результат сверки, и методические указания по заполнению этих форм. Налоговый инспектор формирует в двух экземплярах справку о состоянии расчетов налогоплательщика с бюджетом по федеральным, региональным и местным налогам по формам № 39-1, № 39-1ф на основе данных налогового органа.
Справка по форме № 39-1 составляется для юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица по заявлениям и в случаях, установленных законодательством РФ, согласовывается с отделом урегулирования задолженности.
Справка по форме № 39-1ф составляется по заявлениям налогоплательщиков — физических лиц и в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Справку рекомендуется согласовывать с отделом урегулирования задолженности и отделом камеральных проверок.
Выявленные результаты инвентаризации расчетов с другими дебиторами и кредиторами отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.
В акте указывается:
1) наименование организации дебитора (кредитора);
2) счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
3) суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
4) суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
К акту инвентаризации расчетов по указанным видам задолженности должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17). Справка составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей по налогу на добавленную стоимость.
Напомним читателям, что по состоянию на 01.01.2006 организации — налогоплательщики НДС обязаны были провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31.12.2005 включительно.
По результатам инвентаризации определялась дебиторская задолженность за реализованные, но не оплаченные до 01.01.2006 работы, услуги, имущественные права, и кредиторская задолженность за неоплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, принятые к учету до 01.01.2006.
Результаты инвентаризации дебиторской задолженности налоговые органы рекомендовали оформлять справкой, приведенной в приложении №1 к письму ФНС России от 27.01.2006 № ММ-6-03/85@, а кредиторскую задолженность можно было отразить в рекомендуемой справке по форме в приложении № 2 к этому письму.
Согласно неофициальным разъяснениям представителей налоговых ведомств налоговым органам при проведении камеральных налоговых проверок налоговых деклараций по НДС, представленных после 01.01.2006, могут быть истребованы у налогоплательщика результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей для их применения при проведении контрольных мероприятий, при этом сведения о результатах инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей надо будет представлять инспекторам в разрезе каждого счета-фактуры.
Таким образом, по нашему мнению, инвентаризацию необходимо было провести в разрезе поставщиков (покупателей) (отразится в акте инвентаризации расчетов), а внутри поставщиков (покупателей) — в разрезе счетов-фактур (отразится в справке к Акту инвентаризации расчетов).
Переходный период для тех налогоплательщиков, которые применяли до 2005 г. метод «по оплате» и у которых были отгруженные, но не оплаченные работы, услуги и имущественные права, определен до 01.01.2008. Поэтому у организаций может остаться на 31.12.2007 дебиторская и кредиторская задолженности, выявленные по результатам инвентаризации.
Налогоплательщики, которые определяли налоговую базу для исчисления НДС «по оплате» в 2006 г. после поступления денежных средств списывали дебиторскую задолженность со счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а суммы НДС — со счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «НДС по реализованным, но не оплаченным товарам, работам и услугам». Возможно, что до конца 2007 г. в организацию поступит не вся сумма дебиторской задолженности, выявленной по результатам инвентаризации на 01.01. 2006. В этом случае на момент формирования отчета за 2007 г. следует проверить остатки по счетам 62 и 76. Суммы НДС переходного периода рекомендуем учитывать на отдельном субсчете счета 62.
Если до 01.01.2008 дебиторская задолженность не была погашена, налогоплательщику следует включить ее в налоговую базу в первом налоговом периоде 2008 г. (п. 7 ст. 2 Закона №119-ФЗ). В этом случае налогоплательщик должен уплатить НДС за счет собственных средств.
Налогоплательщики, применявшие до 2006 г. метод «по оплате», в 2006 и 2007 гг. применяли вычет только после оплаты кредиторской задолженности, выявленной по результатам инвентаризации. У них может остаться остаток по дебету субсчета 19 счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и на момент формирования годовой бухгалтерской отчетности за 2007 г.
Учесть кредиторскую задолженность и НДС в составе предъявленной, но не оплаченной кредиторской задолженности и подлежащий налоговому вычету после оплаты рекомендуем на отдельном субсчете счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Если до 01.01.2008 года налогоплательщик не оплатил суммы НДС, предъявленные ему продавцами товаров (работ, услуг), имущественных прав, которые были приняты им на учет до 01.01.2006, налоговые вычеты таких сумм необходимо произвести в первом налоговом периоде 2008 г. (п. 9 ст. 2 Закона № 119-ФЗ).
