CC BY
46
МЕНЕДЖМЕНТ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
ЯCРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПРОЦЕССА ВНЕУЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
А.Б. Денисова
Московский технический университет связи и информатики ул. Авиамоторная, 8а, Москва, Россия, 111024
Информационные и коммуникационные технологии повышают эффективность управленческой деятельности, поэтому внедрение их в организационно-управленческие процессы внеучебной работы является необходимостью. Особое место в управлении занимают коммуникационные процессы, которые с развитием ИКТ получили дополнительные каналы. При условии унификации требований, ресурсы, базы данных, программы, используемые во внеучебной сфере, могут стать частью общей информационной системы вуза.
Ключевые слова: организационно-управленческий процесс, информационные и коммуникационные технологии, внеучебная деятельность, информационная система.
Основными функциями управления воспитательной системой являются: организация совместной разноплановой деятельности участников образовательного процесса; обеспечение системности внеучебного воспитательного процесса, его целостности и единства с учебным; диагностика воспитательного процесса и деятельности его участников. Современные условия требуют новых подходов к организации образовательной деятельности и постоянного мониторинга, контролирующего ее результаты для соответствия запросам рынка. В основе успешной и эффективной работы любого учреждения лежат организация и управление, которые являются теми областями, где применение информационных технологий становится необходимостью из-за значительной роли в них информационных процессов, связанных со сбором, хранением, передачей, обработкой, представлением огромного массива информации.
Электронные деканаты, базы данных контингента, педагогического состава, системы бухгалтерского учета, программы, позволяющие распределить учебную нагрузку, планировать занятия, давно уже используются в работе вузовских служб. Несмотря на огромный потенциал информационных технологий в повышении эффективности процессов организационно-управленческой деятельности (повыше-
ние оперативности, сокращение сроков сбора и обработки информации), здесь проявляются те же сложности, что и в информатизации образования в целом — техническая неготовность (отсутствие средств, программ, отсутствие навыков работы с ними у персонала), отсутствие внутренней скоординированности между отделами (службами), наличие внешних организаций, работающих по другим стандартам и др.
Усовершенствование системы управления документами является важным фактором повышения эффективности и качества работы. Так, по данным Nortan Nolan Institute, на предприятиях, перешедших к электронному документообороту, происходит рост производительности труда на 25—50%, сокращение времени обработки одного документа более чем на 75% и уменьшение стоимости архивного хранения документов на 80%. Подобные оценки дает и известная компания Ernst & Young. Во внеучебных процессах задействовано множество служб образовательного учреждения, что не позволяет автоматизировать подобную деятельность только в рамках внеучебной сферы, а требует изменения системы управление документами на уровне всего вуза. Тем не менее многие процессы во внеучебной деятельности существуют относительно изолированно, что позволяет внедрение и эффективное использование информационных ресурсов на этом уровне.
Создание комплекса организационно-управленческих информационных средств внеучебной деятельности должно опираться на наиболее эффективные модели управления, технологии и методики принятия управленческих решений. С помощью ИКТ можно как автоматизировать этапы старого, существующего, уже налаженного управленческого процесса, так и полностью изменить технологический процесс обработки информации. Часто новая технология становится движущей силой для внедрения новых методов работы и радикальных преобразований процессов.
Программный комплекс интегрированных информационных и телекоммуникационных ресурсов, обслуживающих, автоматизирующих внеучебную деятельность, предполагает обеспечение следующих информационно-управленческих процессов: сбор, накопление, хранение, обработка (сортировка, структурирование, анализ, подготовка текста), создание, распространение, передача и доступ к необходимой информации, на основании которой выполняются основные функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль. Содержательное наполнение информационных ресурсов и набор сервисов определяются спецификой внеучебной деятельности в конкретном образовательном учреждении.
Учитывая значимость коммуникаций в организационном и управленческом процессах, особое внимание следует уделить созданию и поддержанию эффективной структуры информационной системы, коммуникационным каналам, в налаживании которых информационные технологии открывают дополнительные возможности. Наличие отлаженного инфокоммуникационного взаимодействия во вне-учебной работе значительно упрощает организационно-управленческий процесс.
Так как во внеучебном процессе многие функции возлагаются на самих студентов, важным является наличие модуля документирования, содержащего формы различных документов, необходимых для согласования и поведения мероприятий
и др. Сложность заключается в многообразности внеучебной воспитательной деятельности, в большинстве своем связанной с творческой составляющей. Внеучеб-ная деятельность отличается большим числом видов и форм, многосторонними связями, задействованием многих отделов и служб, поэтому формализация и автоматизация этих процессов полностью невозможна, но наличие системы в информатизации, автоматизированная поддержка существенно упрощают процессы управления, снижают временные затраты и повышают эффективность.
Информационные и коммуникационные средства, автоматизирующие организационно-управленческий процесс внеучебной деятельности, можно подразделить на несколько групп.
1. Средства, позволяющие архивировать, осуществлять быстрый доступ и поиск фактических данных. Архивные функции может выполнять сайт внеучебной деятельности, где помещаются отчеты о мероприятиях, хранятся фото, видеоархивы, планы, программы мероприятий, там же могут находиться в открытом или закрытом доступе нормативные документы, методические рекомендации, сведения по кадрам, студентам, выпускникам, специальные закрытые форумы с возможной системой комментирования, хранится опись материально-технической базы, финансовые планы, результаты мониторингов, внутренние документы и т.д.
Различные базы данных обеспечивают реализацию широкого набора административных функций по организации и проведению внеучебного процесса в вузе. Сформированные и предварительно обработанные базы позволяют осуществлять оперативный адресный доступ и поиск фактических данных методического, организационного характера, на основе которых принимаются решения, диагностируется качество, эффективность, степень формирования психологического состояния активности студентов и др., проводится мониторинг, маркетинговые исследования, анализ, прогнозирование, систематизация воспитательной деятельности в целом, составляются отчеты, разрабатывается стратегия.
Все эти ресурсы могут быть частью информационной системы управления вуза (модуль учета студентов может существовать на базе электронного деканата (тогда информация по студентам не будет дублироваться, перемещения по группам, факультетам контингента автоматически отслеживаться), в составе электронной библиотеки может существовать раздел методических материалов, разработок, документов по внеучебной работе, так же, как и учет материальной базы быть частью материально-финансовой подсистемы вуза, на основе базы отдела кадров может осуществляться информирование, проводиться анкетирования и др. мероприятия для выпускников, подсистема статистики (опросы, анкетирования) входить в базу службы качества, модуль документирования входить в систему документооборота университета и т.д.)
2. Информационная автоматизированная система статистики. Это программы, которые на основе собранных баз данных, систематизируют, обрабатывают мониторинговые исследования, числовые и качественные показатели внеучебной деятельности отдельных подразделений, направлений и внеучебной деятельности вуза в целом.
Поиск новых форм внеучебной деятельности, модификация традиционных может происходить только при непрерывном изучении студенческого контингента: его склонностей, потребностей, интересов, активности. На основе информационных ресурсов возможно проведение оперативного, текущего, рубежного и итогового контроля, проведение аналитических работ с целью оптимизации процесса в целом. Информационные технологии позволяют обрабатывать и получать статистическую информацию в необходимом и наглядно-удобном виде (графики, диаграммы и таблицы), что дает возможность своевременно оценить правильность направления процесса, определить то, что нуждается в корректировке для наилучшего его протекания.
Система мониторинга внеучебной деятельности является самодостаточной, но при этом в последствие может быть включена в общую систему мониторинга образовательного процесса как учреждения в целом, так и для оценочных мероприятий на уровне региона, города в рамках проводимых исследований и сбора информации. Таким образом, автоматизированная система статистики внеучебной деятельности может выступить платформой для создания оценки качества образования в целом, инструментом текущего мониторинга, механизмом оценки деятельности.
Позволяя получить различную информацию о внеучебной деятельности как отдельного учащегося, так и учреждения в целом, архивируя эти данные, система создает «имидж» организации в сети интернета, играя роль справочника для различных видов пользователей: обучающихся, их родителей; преподавателей; работодателей; внешних заинтересованных лиц.
3. Программы, систематизирующие и координирующие различные виды вне-учебной деятельности. Их необходимость обусловлена тем, что обычно разными направлениями внеучебной деятельности занимаются несколько самостоятельных подразделений вуза. Актуальность данной подсистемы обусловлена рядом факторов: объем информации выше, чем уровень ее понимания; отсутствие стандартного алгоритма обработки не дает возможности принятия эффективных и своевременных управленческих решений, отслеживания тенденций и динамики изменений, корректировники стратегии; сложность анализа, большие временные затраты, ошибки в подсчетах.
Структура внеучебной деятельности в каждом вузе имеет свою специфику и особенности (количество подразделений, их подчинение, кадровый состав (сотрудники или студенты), наличие филиалов, стратегия развития вуза в целом), от которых зависит управленческая модель.
Отсутствие системы, объединяющей результаты работы разных подразделений, мешает практическому использованию разрозненных информационных ресурсов, часто принуждает к дублированию информации. Необходимо использование принципа одного ввода — данные полученные и введенные в систему должны стать доступны всем ее компонентам. Информация, попадая в информационное пространство вуза (где архивируется и хранится), после адресной передачи в модуль соответствующего подразделения (где происходит ее обработка), заканчивает свой путь в базе статистики (где фиксируется результат, реакция на поступившую
информацию (участвовали, провели, издали и т.д.)), на основании которой формируется отчетная документация и проводятся мониторинговые исследования. Проблема разработки и создания единого пространства, интеграции информационных ресурсов в единую сеть с принципом однократного ввода, построение единых внутренних и внешних интерфейсов, подчиненных унифицированным принципам, остается на сегодняшний день нерешенной и актуальной.
4. Коммуникативный модуль. Обмен информацией является важнейшим звеном во всех основные видах деятельности. Создание, передача и получение, переработка информации как важнейших праксиологических компонентов организационной системы делают коммуникацию ее сущностью. ИКТ, обладая существенными возможностями в области автоматизации организационно-управленческой деятельности, предоставляет дополнительные каналы для передачи информации. Выстроенная структура информационной системы, предполагает отработанность алгоритма прохождения информации, автоматизированную систему обмена информацией между подразделениями.
Любую систему управления можно представить как информационный поток в виде входящих/исходящих документов, внутренних и внешних распоряжений или запросов. Внеучебная деятельность так же имеет внутренние и внешние информационные потоки. Внешняя информация — это взаимодействие с другими организациями и социальными институтами (общественными, политическими, властными) (это межвузовское взаимодействие, отношения с организациями-партнерами, молодежными объединениями, внешними участниками мероприятий и др.). Внешние потоки информации являются либо оповещающими (информационными письмами), либо командными (указаниями по предоставлению какой-либо информации), либо обратной связью от партнеров и участников (ответы на запросы).
Внутренние информационные потоки можно подразделить на информацию внутри подразделения (производственные знания, ноу-хау, внутренние разработки, производственные процессы, стратегия, внутренняя корпоративная культура и др.) и информационные отношения внутри вуза в целом (с руководством, с подразделениями, со студентами, через которых также может приходить информация от внешних источников). Информация внутри вуза может быть горизонтальной и вертикальной, формальной и неформальной.
Помимо текущих вопросов по коммуникативным каналам распространяется и имидживая информация, осведомляющая работников о деятельности и планах учреждения в целом, положении во внешней среде и т.д., о чем рядовые сотрудники обычно мало информированы. Внутренняя информация гораздо менее структурируема, так как связана с отношениями в коллективе, регламент которых может быть не установлен, с формой и каналами передачи информации (указания даются письменно, устно, посредством электронных средств связи), различным уровнем корпоративной культуры, а коммуникативное взаимодействие со студенческой молодежью обладает определенной спецификой, которая рассматривалась в других работах автора.
Исходящими документами являются различные виды служебных записок, информационных писем, подготовка приказов по поощрениям студенческого состава и др.
5. Модуль документирования (приказы, служебные записки, информационные письма, отчеты, протоколы и др.). Данный модуль обеспечивает выпуск различных документов на бумажном носителе, в единообразном виде и стиле (с чем связана необходимость выработки единого фирменного стиля учреждения) и архивирование этих документов. Электронный документооборот может работать только при подключении всего вуза к этой программе. Современные воспитательные системы вузов ориентированы на развитие студенческого самоуправления, включение его в различные социальные процессы. Развитие деятельности студенческого самоуправления также связано с основами делопроизводства, которое для студентов является трудноосваиваемой областью, так как такая работа, при всей ее необходимости, неинтересна и не вызывает энтузиазма. Ведение архива мероприятий, протоколов заседаний, информационное обеспечение работы студенческого совета, создание различных видов отчетности вызывает определенные трудности для студентов при этом страдает информационное обеспечение этой деятельности в целом.
Поэтому автоматизация этих процессов через создание баз данных, шаблонов, системы создания документов, отчетов, презентаций, информационных таблиц, архивации, возможности совместной работы над документами (например, используя облачные хранилища, которые позволяют делиться информацией с другими вэб-пользователями и работать с документами на основе синхронизации данных), разграниченные возможности доступа к сайтам для вывода необходимой информации облегчат ведение документации, упростят обучение, улучшая информационную эффективность работы. В такой системе у пользователей могут быть разные уровни доступа, разные принципы хранения документов, выход на внутренний информационный портал.
Все перечисленные ресурсы взаимосвязаны и выполняют сразу несколько взаимодополняющих функций. Они могут функционировать как только в рамках внеучебной деятельности, так и, при условии унификации, быть включенными в общую автоматизированную информационную систему управления вуза. Электронное взаимодействие всех подразделений и служб университета существенно упростило бы работу, так как по статистике на различные согласования тратится 60—70% рабочего времени, а для студенческого контингента это еще и преодоление различных психологических барьеров.
ЛИТЕРАТУРА
[1] Атанасян С.Л. Формирование информационной образовательной среды педагогического вуза: Автореф. дисс. ... д-ра пед. наук. — М., 2009.
[2] Басовский Л.Е. Менеджмент: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2007.
[3] Денисова А.Б. Роль ИКТ в организации воспитательно-коммуникативной среды // Философские проблемы информационных технологий и киберпространства: Сб. научных статей. Вып. 3. — Пятигорск: ПГЛУ, 2012. — С. 42—52.
[4] Денисова А.Б. Использование ИКТ во внеучебном взаимодействии // Информационные технологии в мире коммуникаций: Сб. тезисов участников V Всероссийской научно-практической конференции. — М.: МТУСИ, 2012. — С. 91—96.
[5] Зигерт В., Лат Л. Руководить без конфликтов. — М.: Экономика, 2000.
[6] Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 1997.
[7] Фролов С.С. Социология организаций: Учебник. — М.: Гардарики, 2001.
MEANS OF AUTOMATION OF ORGANIZATIONAL AND MANAGERIAL PROCESS OF EXTRACURRICULAR ACTIVITIES
A.B. Denisova
Moscow technical university of communications and informatics Aviamotornaya str., 8a, Moscow, Russia, 111024
Information and communication technologies improve the efficiency of management, so their introduction in the organizational and managerial processes of extracurricular activities is a necessity. A special place is occupied in the management of communication processes with the development of ICT have additional channels. Subject to the unification of requirements, resources, databases, programs used in the extracurricular field, can become part of an overall information system of the university.
Key words: organizational and management process, information and communication technology, extracurricular activities, the information system.
