Процессный подход к построению системы проектного управления Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

№ 1 (49) 2014

И. В. Абрамов, доцент Воронежского государственного университета, [email protected]

Э. К. Алгазинов, декан факультета компьютерных наук Воронежского государственного университета, [email protected] М. Г. Матвеев, зав. кафедрой Воронежского государственного университета, [email protected]

Процессный подход к построению системы проектного управления1

Авторами рассматривается возможность и целесообразность использования процессного подхода для построения системы проектного управления . Определены состав процессов проектного управления, основные этапы реализации процессного подхода . Приводятся примеры моделей процессов проектного управления . Обсуждаются достоинства проектного подхода применительно к управлению проектами .

Ключевые слова: проектное управление, процессный подход, операционные процессы, модели процессов

введение

Повышение эффективности организационного управления — всегда актуальная проблема экономической и хозяйственной деятельности. Важной составляющей этой проблемы является задача создания системы проектного управления как совокупности процессов планирования, координации и контроля проектной деятельности. Методологические аспекты управления проектами постоянно развиваются и совершенствуются на основе практики в самых разных предметных областях, оставаясь, в основном, инвариантными к предмету проектирования. Это привело к унификации процессов управления проектами и появлению ряда международных и национальных стандартов, отражающих опыт и успешные практики управления проектами. Например, к таким стандартам относятся стандарты PMI (институт управления проектами, США) [1]; российские национальные стандарты в области проектного управления [2-4]. Пред-

1 Данная работа выполнена при поддержке грантов РФФИ № 11-08-00032, 12-07-00252, 13-08-00532.

ставленные в стандартах процессы управления проектами регламентируют операционную деятельность функционирующей системы управления проектами (СУП). Разработку СУП следует рассматривать как проект с соответствующими процессами проектирования. Разрабатывая проект СУП, целесообразно использовать те или иные известные методики и референтные модели проектной деятельности в области организационного управления. Так, при проектировании систем организационного управления предприятием (бизнесом) сложилась методология, успешно применяемая при разработке ЕЯР-систем и получившая название процессного подхода [5]. Технология этого подхода в виде совокупности референтных моделей процессов проектирования системы организационного управления включает в себя следующие укрупненные процессы:

— построение системы целей и показателей функционирования объекта проектирования;

— разработку моделей бизнес-процессов функционирования объекта (т. е. операционных процессов), включая информационные процессы управления, направ-

№ 1 (49) 2014

ленные на достижение поставленных целей;

— анализ и корректировку полученных моделей «как есть» до состояния «как надо»;

— разработку системы мониторинга и контроля функционирования бизнес-процессов;

— разработку организационной структуры объекта проектирования и соответствующей документации вплоть до должностных инструкций персонала организационного управления;

— подготовку технического задания на автоматизацию и информатизацию системы организационного управления.

Рассматривая СУП как частный случай организационной системы управления, можно использовать референтные модели процессного подхода при проектировании СУП.

Целью настоящего исследования является анализ и обоснование применения процессного подхода и инструментальных средств его реализации при проектировании системы управления проектами как частного случая системы организационного управления.

I

а

§ Классификация процессов

I управления организационной

| системой

¡Е

<5 Управление организационной систе-

& мой следует рассматривать как некоторый

Ц обобщенный процесс, обеспечивающий

& достижение системой заданного (целевого)

^ состояния и поддержание целевого состоя-

=§ ния в условиях действующих возмущающих

^ факторов. Целевое состояние описывает-

§ ся иерархией целей и соответствующих

^с измеримых показателей. Наличие показателей обеспечивает возможность органи-

Ц зации управления по отклонениям факти-

'3 ческих значений показателей от их целе-

§ вых значений. Управляющие воздействия

Ц формируются двумя способами: путем из-

& менения параметров (а иногда и структуры)

операционной деятельности организационной системы и реализацией мероприятий или проектной деятельностью. Как правило, операционная деятельность обеспечивает управление на транзакционном или тактическом уровне, а проекты (мероприятия) — средство достижения стратегических целей [6].

Все процессы управления организационной системой по видам деятельности можно классифицировать на операционные процессы и процессы проектирования или проектные процессы. Операционные процессы включают собственно бизнес-процессы организационной системы и информационные процессы управления. Проектные процессы призваны изменять структуру и параметры операционных процессов в соответствии со стратегическими целями. Основное различие между операционными и проектными процессами состоит в том, что первые реализуются многократно, повторяясь по ходу функционирования организационной системы по заданному регламенту, а вторые одноразовы, уникальны и слабо регламентированы. Важное сходство состоит в необходимости управления и теми и другими процессами.

Управление операционными процессами хорошо укладывается в рамки процессного подхода. Управлять непосредственно проектными процессами невозможно вследствие их уникальности и непредсказуемости. Управлять можно процессами управления (организации) проектной деятельностью, которые повторяются от проекта к проекту, а также могут повторяться внутри одного проекта при использовании спиральной модели с возвратами от последующих этапов к предыдущим. Эти процессы регламентируются, а следовательно, могут рассматриваться как операционные. Таким образом, для создания СУП можно использовать хорошо формализованную методологию процессного подхода. Для этого необходимо рассмотреть состав операционных процессов управления проектной деятельностью.

№ 1 (49) 2014

состав процессов управления проектной деятельностью и их организация на основе процессного подхода

Будем рассматривать СУП применительно к организациям, впервые приступающим к подобной деятельности. В этом случае отпадает необходимость в рассмотрении существующих процессов управления «как есть» и требуется определить состав процессов «как надо». Для таких ситуаций процессный подход и моделирование структуры и параметров процессов управления особенно актуальны.

Создание в организации системы управления проектами основано на описании всех необходимых операционных процессов этой системы с детализацией до элементарных действий персонала. Поскольку любое управление — целенаправленная деятельность, операционные процессы должны обеспечивать достижение заданных целей. Можно считать, что цели СУП выражаются известной триадой [1] стратегических целей управления проектом — минимизация отклонений от заданных:

— сроков выполнения проекта;

— стоимости проекта;

— состава и качества проектных результатов.

Конечно, состав операционных процессов, обеспечивающих достижение этих целей, не однозначен. Однако накопленный практический опыт позволил определить рекомендуемые стандартные наборы таких процессов. Будем ориентироваться на один из самых распространенных стандартов — стандарт PMI, руководство PMBOK, 4-е издание [1].

В соответствии с этим стандартом операционные процессы управления проектами разделяются на пять категорий, известных как группы процессов управления проектами (или группы процессов): группа процессов инициации проекта; группа процессов планирования проекта; группа процессов исполнения проекта; группа процессов мониторинга и управления; группа процессов

завершения проекта. Кроме того, стандар- | том [1] предусмотрена классификация опе- || рационных процессов в виде девяти областей знаний по управлению проектом. Обоб- ^ щенное представление об операционных | процессах управления проектами представ- | лено в табл. 1.

Применение процессного подхода основывается на моделировании структуры опе- ^ рационных процессов с применением таких § известных нотаций, как IDEF0, EPC, BPMN. Л Структурная модель дает возможность на- ^ глядно представить технологию функциони- га рования системы управления, осуществлять разносторонний анализ трудоемкости процессов, качества и эффективности функционирования, разрабатывать системы автоматизированного документооборота и автоматизированного управления функционированием.

С точки зрения процессного подхода, все операционные процессы должны иметь своих владельцев и исполнителей. В организационных системах это персонал, сгруппированный в те или иные организационные структуры. В рамках проекта назначаются владельцы и исполнители операционных процессов, указанных в табл. 1, формируются должностные инструкции и положения о деятельности организационных структур СУП.

Указанные возможности определяют актуальность процессного подхода к созданию СУП, так как опыта и положительной практики функционирования СУП у большинства предприятий нет.

Очевидно, что персонал СУП должен общаться при выполнении проекта. Следовательно, необходимо установление коммуникационных связей на основе бумажных или электронных документов.

Поскольку многие операционные процессы СУП достаточно хорошо формализованы (например, процессы планирования), то возможно создать систему автоматизации управления, в функции которой входят также и функции управления электронным документооборотом и отображения инфор-

Процессный подход к построению системы проектного управления

Таблица 1

00

Матрица классификации операционных процессов СУП по РМВОК

Группы. Области Инициация Планирование Исполнение Контроль Завершение

Интеграция Разработка устава проекта. Разработка предварительного описания содержания проекта Разработка плана управления проектом Руководство и управление исполнением проекта Мониторинг и управление работами проекта. Общее управление изменениями Закрытие проекта

Содержание Планирование содержания. Определение содержания. Создание ИСР Подтверждение содержания. Управление содержанием

Сроки Определение состава операций. Определение взаимосвязей операций. Оценка ресурсов операций. Оценка длительности операций. Разработка сетевого графика Управление расписанием

Стоимость Стоимостная оценка. Разработка бюджета расходов Управление стоимостью

Качество Планирование качества Процесс обеспечения качества Процесс контроля качества

Персонал Планирование человеческих ресурсов Набор команды проекта. Развитие команды проекта Управление командой проекта

Коммуникации Планирование коммуникаций Распространение информации Отчетность по исполнению. Управление участниками проекта

Риски Планирование управления рисками. Идентификация рисков. Качественный анализ рисков. Количественный анализ рисков Планирование реагирования на риски Мониторинг и управление рисками

Контракты Планирование покупок и приобретений. Планирование контрактов Запрос информации у продавцов. Выбор продавцов Администрирование контрактов Закрытие контракта

Хэ

К

<

№ 1 (49) 2014

мации. Разработка системы автоматизации и информатизации обычно рассматривается как отдельный проект.

Пример процессного подхода к организации сУП для отдельного проекта

Рассмотрим организацию, которая помимо основной операционной деятельности выполняет проекты (как внутренние, направленные на собственное развитие, так и внешние, заказные проекты). Организационная структура операционной деятельности организации сложилась на основе продолжительной практической деятельности. Проектная деятельность занимает значительную долю в общем объеме работ, но организационно не оформлена, проектные и операционные процессы реализуются одним и тем же персоналом по мере необходимости. Такая ситуация, например, характерна для многих органов исполнительной власти, где мероприятия (проекты) осуществляются в промежутках между операционной деятельностью и не рассматриваются как проектные процессы, что препятствует повышению эффективности этих мероприятий. Ставится задача разработать СУП для такого вида организаций. Решение указанной задачи означает, что необходимо провести исследование характеристик проектной деятельности и по его результатам определить состав и структуру необходимых операционных процессов СУП, разработать регламенты этих процессов, назначить их владельцев и исполнителей, скорректировать организационную структуру с переходом от функциональной к матричной форме и составить должностные инструкции для соответствующего персонала. Кроме того, необходимо разработать состав и структуру документооборота СУП и построить необходимые коммуникационные связи, а также подготовить техническое задание для проекта информатизации и автоматизации операционной деятельности СУП.

Структурные модели операционных про- | цессов СУП удобно строить с помощью но- || таций структурного моделирования бизнес-процессов. Примеры таких моделей показа- ^ ны на рис. 1 и 2. !

IDEFO-диаграмма на рис. 1 отображает | группы процессов СУП и в самом общем ^ виде показывает входы и выходы процессных групп, определяющие их взаимодей- ^ ствие между собой, инструменты управ- § ления выполнением процессами (стрелки Л сверху) и механизмы выполнения (стрелки ^ снизу). Процессный подход предполагает ss дальнейшую декомпозицию каждой группы, что обеспечивает наглядное представление о деятельности по управлению проектами, начиная с общего представления до необходимого уровня детализации и возможность быстрой корректировки состава и последовательности процессов. Модели бизнес-процессов создаются, прежде всего, с учетом позиций владельцев и исполнителей, времени и стоимости исполнения, а также с точки зрения достижения соответствующего показателя качества исполнения (KPI).

Для детального представления алгоритма выполнения процесса часто используются диаграммы в нотации EPC, пример которой показан на рис. 1. Диаграмма EPC отображает временную последовательность смены состояний процесса под воздействием функций (действий, операций). Кроме того, на диаграмме можно указывать исполнителей ключевых функций, документы, сопровождающие смену состояний, необходимые инструментальные средства и т. п.

Подобные модели могут быть построены с помощью соответствующих программных инструментальных средств, например Business Studio [7].

Заключение

Процессный подход можно и целесообразно использовать при проектировании СУП. Он дает ряд полезных изобразительных возможностей:

№ 1 (49) 2014

стратегические цели

Должностные инструкции, Методика планирования

планы

Управление,

Операции,

ресурсы,

график,

Стоимость,

Качество,

риски,

Покупки,

Контракты

управление

ИзМЕНЕНИяМИ:

Содержание,

график,

Стоимость,

ресурсы,

риски,

Контракты

Инструкции контрольных функций

контроль

Качества

мониторинг

работ, рисков

Информация

Контроль проекта

Персонал СУП

завершение проекта

Рис. 1. Пример IDEF0-диаграммы бизнес-процессов верхнего уровня СУП

— наглядное представление операционных процессов СУП и их взаимодействия, необходимые для анализа процессов и построения организационной структуры ! СУП;

[I — наглядное представление связей про-2 цессов СУП с их владельцами и исполнителе лями, компонентами информационной сис-<5 темы, ключевыми документами; & — отображение состава персонала, уча-§ ствующего в подготовке проекта. & Наличие структурных моделей процес-^ сов позволяет строить организационную =§ модель, на основе которой формулировать ^ принципы формирования подразделений, § делегирования персоналу полномочий и на* деления ответственностью, определять соч

§ ответствие между процессами и исполни-Ц телями. Организационная модель и модели процессов в совокупности образуют систе-§ му процедур и регламентов, описывающих Ц взаимодействие подразделений и персонала, служат основой для формирования сис-

темы документооборота, определяют требования к профессиональному составу персонала, его должностные права, полномочия и ответственность.

Регламентация параметров процессов и состава персонала создает предпосылки для проведения функционально-стоимостного анализа и оптимизации бизнес-процессов СУП. Так, применение методов имитационного моделирования как инструмента процессного подхода позволяет:

— оценивать необходимые трудовые ресурсы для выполнения процессов СУП, их стоимость, целесообразность применения средств автоматизации процессов;

— определять наиболее затратные и продолжительные процессы;

— выявлять наиболее загруженные ресурсы, необходимые для выполнения операций, приводящие к задержке выполнения процессов;

— выявлять мало загруженные ресурсы и осуществлять их перераспределение.

№ 1 (49) 2014

АО Планирование содержания проекта

Содержание проекта определено

Согласовывает

1

Согласование с заказчиком временных и стоимостных ограничений

>

Выполняет

^[Менеджер проекта

Согласовано

База данных типовых операций

Определение состава и взаимодействия операций проекта

Выполняет

^ Определено у

Является владельцем

Оценка временных и стоимостных характеристик операций, оценка рисков, оценка ресурсов операций

Выполняет

Утверждает

(^Сформированный

Оценки утверждены

План проекта

Построение сетевого графика

Согласовывает

График построен

Согласовано

Планирование Выполняет

ресурсов

Согласовано

Составление договора и подписание

Персонал проектной группы

Персонал проектной группы

Является владельцем

Договор подписан

Проект пересматривается с Заказчиком

оо

В

со

0

1

§

ео

о §

^

со

=5

Рис. 2. Пример фрагмента ЕРС-диаграммы бизнес-процессов группы «Планирование»

21

№ 1 (49) 2014

При проектировании систем управления организацией или предприятием процессный подход опробован, получил положительную оценку и широко применяется (см., например, [5,7]). Опыт его использования приобрели и заказчики, и разработчики систем управления. Нотации моделирования бизнес-процессов превратились из экзотического средства в полезный инструмент анализа и синтеза организационного управления.

Если в организации одновременно ведется как операционная, так и проектная деятельность, то операционная деятельность СУП должна вписываться в общую структуру операционных процессов организации. Поэтому использование при проектировании СУП процессного подхода и с методической, и с понятийной точек зрения представляется целесообразным.

Список литературы

1. Руководство к своду знаний по управлению проектами, 4 издание (руководство PMBOK). Project Management Institute, Inc. 2008. — 241 с.

2. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. ГОСТ Р 54869-2011. М.: Стандар-тинформ, 2012. — 12 с.

3. Проектный менеджмент. Требования к управлению программой. ГОСТ Р 54871-2011. М.: Стан-дартинформ, 2012. — 12 с.

4. Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов. ГОСТ Р 54870-2011. М.: Стандартинформ, 2012. — 12 с.

5. Менеджмент процессов / под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Ро-земанна; пер. с нем. М.: Эксмо, 2007. — 384 с.

6. Троцкий М. Управление проектами / М. Троцкий, Б. Груча, К. Огонек. М.: Финансы и статистика, 2006. — 304 с.

7. URL: www.businessstudio.ru.

!

I

t

is

0

is

1

o &

if fa

IS

£ -

■g I. Abramov, Associate Professor, Voronezh State University, [email protected] o

& E. Algazinov, Dean of the Faculty of Computer Science, Voronezh State University, [email protected] u

Si M. Matveev, Head of Department, Voronezh State University, [email protected]

The process approach to project management system construction

The possibility of using the process approach to the construction of a pro as discussed. The processes of project management and the basic stages of realization of the process approach are determined. Examples of models of project management processes are given.

i

c: The possibility of using the process approach to the construction of a project management system

i

& The article discusses the advantages of the project approach in relation to project management C Keywords: project management, process approach, operational processes, models of processes.

22