CC BY
19Salenko A.V., Navagina T.A. (2016). Russia as the Social State: Constitutional Guarantees and its Practical Implementation. In: BFU Herald. Ser: Humanitarian and social sciences. № 1. P. 67 (In Rus.).
Cockerham W.C. (1999). Health and social change in Russia and Eastern Europe. New York and London: Routledge. P. 284.
Rawls J. A theory ofjustice. (1971). Cambridge, Mass. P. 10-14, 52-57.
ОПТИМИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ: ФИЛОСОФИЯ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ
Для цитирования: Болотаева В.Б. Оптимизация системы функционирования образовательных учреждений: философия процессного управления. // Коммуникология: электронный научный журнал. Том 3. №1, 2018. С. 1223.
Автор: БОЛОТАЕВА В.Б.
БОЛОТАЕВА Виктория Бранговна - магистрант факультета «Менеджмент» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации. Адрес: 125993, г. Москва, Ленинградский проспект, д. 49. Е-mail: [email protected]
Аннотация. Статья посвящена вопросу оптимизации деятельности образовательных учреждений с помощью процессного подхода к управлению и описания бизнес-процессов. Подчеркивается актуальность указанного подхода в рамках современного экономического и информационно-технологического развития. Выявлены основные сложности, с которыми сталкивается образовательная организация в процессе функционирования, рассмотрены основные процессы и предложена форма карты процессов рассматриваемых организаций.
Ключевые слова: информационно-технологическое развитие, операционный менеджмент, процессное управление, некоммерческие организации, образовательные организации.
На современном этапе развития систем и методов управления, информационных технологий и ресурсов, выбор стратегии управления является одним из важнейших условий стабильного функционирования организации [Усманова: 177-181]. Для любого вида деятельности, вида организации важно не просто выполнять основные свои цели, создавая продукты и услуги, но также максимально удовлетворять требования потребителей, наиболее эффективно используя свои внутренние ресурсы, чему во многом способствует внедрение процессного управления [Трачук, Лисичкина... ].
Описание бизнес-процессов способствует решению ряда проблем, достижению целей оптимизации внутренней работы организации. Так, в рамках исследования российского рынка процессного управления компании «Логика ВРМ» был проведен опрос респондентов (95 компаний, участвовавших в мероприятиях, связанных с процессным управлением), в рамках которого выявлено, что, в первую очередь, описание процессов проводится для автоматизации, регламентации и оптимизации деятельности. Также процессный подход способствует развитию системы управления рисками, развитию системы менеджмента качества, развитию системы учета, правда, в меньшей степени
(рис. 1).
Рис. 1. Результаты опроса респондентов по основным целям описания бизнес-процессов в рамках исследования компании «Логика ВРМ» в 2016г.
Процессное управление сегодня используется не только в организациях, основной целью деятельности которых является извлечение прибыли, но также и в некоммерческом секторе. Деятельность таких организаций, в том числе и предпринимательская, направлена не на извлечение прибыли, а на осуществление целей, закрепленных в учредительных документах.
Для формирования и укрепления целостной системы управления учреждениями, занимающимися образовательной деятельностью, необходимо особое внимание уделять интегративному, междисциплинарному характеру
воздействия на процессы. Среди основных принципов управления таким учреждением следует выделить принципы гуманизации, научности, эффективности, системности, оптимальности.
Сегодня в качестве важных аспектов деятельности (в том числе операционной) образовательных организаций можно выделить следующие:
• необходимость формирования бренда учреждения, которая влечет за собой увеличение затрат на маркетинговую составляющую деятельности;
• необходимость укрепления деятельности в рамках образовательных институтов;
• учет показателей количества квалифицированных кадров;
• учет изменения образовательных стандартов, влекущего за собой необходимость адаптации внутренних процессов организации;
• усложнение особенностей процедур мониторинга, лицензирования;
• фактор материально-технической оснащенности [Лебедева];
• важность развитие информационной среды.
Таким образом, для успешного функционирования образовательного учреждения в своей отрасли необходимо наладить внутренние процессы, составляющие основу деятельности, сделав основной упор на бренд (маркетинг), информационную и техническую оснащённость, адаптивность системы к изменениям.
В процессе контроля эффективности деятельности образовательная организация сталкивается с проблемами следующего характера:
1. Проблемы информационно-технического характера (времени, затрачиваемого на осуществление основных и вспомогательных процессов, ресурсов, как материальных, так и технических и т.д.)
2. Проблемы содержательного стратегического характера (определение общих критериев эффективности, проблема выявления «слабых мест», проблема несоответствия задач и ресурсов для их достижения и т.д.)
Оценку эффективности деятельности организаций, осуществляющих образовательную деятельность, целесообразно проводить с помощью мониторинга основных и вспомогательных процессов [Бобко, Петрова: 127-133], эффективность которых следует рассматривать с точки зрения показателей, представленных в таблице 1.
Таблица 1. Показатели эффективности деятельности образовательной __организации. _
Критерии (вид деятельности) Наименование показателя Пример
Осуществление основного вида деятельности Образовательная деятельность Реализация программ дополнительного образования; Динамика индивидуальных результатов обучающихся; Количество реализуемых основных программ.
Научно-исследовательская деятельность Количество публикаций (ВАК, РИНЦ, SCOPUS); Доля участия в научно-практических конференциях;
Международная деятельность Количество учащихся, участвующих в программах иностранных организаций -партнеров; Академическая мобильность учащихся; Международная репутация (согласно оценке официальных источников)
Обеспечивающие виды деятельности, в т. ч. финансово- экономическая, кадровая и т. д. Финансовое обеспечение Объемы государственного финансирования; Показатели рентабельности.
Кадровый потенциал Количество сотрудников, имеющих ученую степень; Вовлеченность персонала; Уровень квалификации персонала.
Материальное обеспечение и инфраструктура Развитие материально-технического состояния Количество созданных инфраструктурных элементов за определенный период; Оснащенность аудиторий и залов техническими средствами.
Уровень информатизации Статистика использования информационных ресурсов; Эффективность внедренных информационных систем; Уровень вовлеченности информационных технологий в процессы.
Для реализации вышеуказанных показателей необходимо построение процессной модели организации, которая будет описывать процессы последовательного преобразования либо движения ресурсов, информационных потоков, необходимое для реализации основных и вспомогательных функций. Данный подход требует особого изучения инструментов планирования,
контроля деятельности; необходима регламентация этапов процессов, использования информационных систем.
Так, для повышения эффективности деятельности образовательной организации, возможно рассмотреть построение системы управления на основе информационных технологий с использованием процессного подхода к управлению [Кириллов]. Данная система будет состоять из следующих этапов:
• анализ рабочего процесса на основе определенных стандартов оказания государственных услуг [Осипова, Сахарова], регламентов;
• определение проблемных и узких мест в системе управления и функционирования;
• построение общей процессной модели;
• выбор оптимального варианта технологии организации процесса;
• выбор оптимальных методов решения текущих проблем, оптимизация деятельности на основе оптимизации отдельных процессов;
• выбор платформы для информатизации, определение набора технологий;
• контроль за проблемными местами;
• корректировка модели (карты) процессов с учетом выявленных аспектов;
• внедрение информационных технологий и элементов процессного управления.
Модель процессов управления образовательной организации в рамках рассматриваемой модели можно представить в масштабах трех основных блоков: бизнес-процессы, обеспечивающие управление (процессы менеджмента); бизнес-процессы, обеспечивающие осуществление основной деятельности и ее качество; поддерживающие бизнес-процессы, обеспечивающие развитие системы и организации.
Рассмотрим каждый блок подробнее. К бизнес-процессам, обеспечивающим управление организацией, следует отнести:
• Процесс административного управления;
• Процесс административно-хозяйственной деятельности;
• Процесс документационного обеспечения;
• Процесс обеспечения качества услуг.
К бизнес-процессам, обеспечивающим осуществление основной деятельности образовательной организации, следует отнести:
• Процесс предоставления образовательной услуги;
• Информационно-коммуникационный процесс;
• Процесс учебно-методической деятельности;
• Процесс организационно-досуговой деятельности.
• Процессы осуществления научно-исследовательской деятельности.
К бизнес-процессам, обеспечивающим развитие системы и организации, (поддерживающим бизнес-процессам) следует отнести:
• Процесс управления персоналом;
• Процесс непрерывного образования;
• Процесс развития информационной инфраструктуры;
• Процесс продвижения научно-исследовательский интересов;
• Процессы коммерциализации результатов научной деятельности и внедрения бенчмаркинга;
• Процесс маркетинговой деятельности;
• Процесс закупок.
В рамках функционирования конкретного образовательного учреждения данные процессы будут детализироваться либо дополняться с учетом особенностей и исторически сложившихся подходов к управлению организацией и операционной деятельностью.
В целом же для скоординированной эффективной работы образовательного учреждения, осуществляющего также научно-исследовательскую деятельность, предоставляющего образовательные услуги, необходим системный подход [Чайчук] к организации труда и управления, подразумевающий понимание деятельности организации как системы взаимосвязанных и взаимообеспечивающих процессов, что позволит обеспечить осуществление перехода к процессному управлению. В рамках системного подхода необходимо:
• определить основные задачи как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе;
• определить критерии эффективности;
• определить критерии оценки.
С учетом данных аспектов, верно выстроенная процессная модель позволит оптимизировать работу учреждения в целом, повысить показатели работ.
Для анализа важности процессного управления, оптимизации процессов в образовательной организации, рассмотрим основные статистические показатели по образовательным учреждениям и образовательному сектору в целом на территории Российской Федерации, представленные на сайте Федеральной службы государственной статистики5.
5 Официальный сайт Федеральной службы государственной статистики. [Электронный ресурс]. и^: http://www.gks.ru/
Таблица 2. Прием на обучение по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и выпуск бакалавров, специалистов, магистров.
Показатель
Год
1993
2000 2005 2010 2012 2013 2014 2015 2016
Принято
студентов - всего, тыс. человек
590
1292
1640
1399
1298
1247
1192
1222
Выпущено бакалавров, специалистов, магистров - всего, тыс. человек
445
635
1151
1468
1397
1291
1226
1300
Выпущено
бакалавров,
специалистов,
магистров
образовательными
организациями на
10000 занятого
населения,
человек
99
172
217
206
181
171
180
160
Проанализировав данные показатели, мы можем говорить о том, что с 2012 года начинается падение таких показателей, как количество студентов, принятых на обучение по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и выпуск бакалавров, специалистов, магистратуры, также, соответственно понижается количество бакалавров, специалистов, магистров, выпущенных и окончивших обучение в высших учебных заведениях по программам бакалавриата, магистратуры. Такая тенденция связана с демографическими показателями, социальными и экономическими факторами. Это, в свою очередь, влияет на внутреннюю деятельность организаций, оказывающих образовательные услуги в сфере высшего образования, так как идет уменьшение потока студентов, задействованных в образовательных программах и получающих услуги в этой области. Здесь стоит поднимать вопрос оптимизации процессов работы, операционной стратегии образовательной организации. Прежде чем разобрать особенности этого вопроса, следует также обратиться к показателям количества организаций, осуществляющих образовательную деятельность в стране, за период 1993-2016гг6.
6Официальный сайт Федеральной службы государственной статистики. [Электронный ресурс]. и^: http://www.gks.ru/
Таблица 3. Организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам высшего образования за 1993-2016 гг.
Показатель Год
1993 2000 2005 2010 2012 2013 2014 2015 2016
Число
образовательных 626 965 1068 1115 1046 969 950 896 818
организации, всего
Численность
профессорско-
преподавательского персонала в 243,6 307,4 387,3 356,8 342,0 319,3 299,7 279,7 261,0
образовательных
организациях, тыс.
человек
Так, в соответствии с политикой модернизации системы высшего профессионального образования стало сокращаться количество высших учебных заведений, предоставляющих услуги в сфере образования. Многие заведения были признаны неэффективными, в связи с чем были присоединены с другим заведениям, отвечающим установленным нормам и выполняющим необходимые стандарты. В соответствии с этим, наблюдается и тенденция снижения численности профессорско-преподавательского состава.
В условиях процессов реорганизации учреждений образовательного сектора, особое внимание следует уделять операционной деятельности и совершенствованию бизнес-процессов. Учреждению, после того, как к нему присоединяются другие организации, необходимо верно выстроить систему внутреннего управления, оптимизировать численность персонала, сформироваться соответствующие новым условиям процессы основных и вспомогательных блоков. Организация после осуществления реорганизации может столкнуться со следующими проблемами:
• появление лишних процедур, выявление устаревших и неактуальных в текущих условиях процедур;
• дублирование полномочий и действий;
• отсутствие полной информации у руководства для оценки имеющихся ресурсов;
• изменений законодательства, условия внутренней и внешней среды.
Следствием данных проблем могут являться следующие аспекты:
• увеличение штата и, соответственно, увеличение расходов на персонал;
• появление неконтролируемых затрат, которые не являются необходимым для обеспечения деятельности образовательной организации;
• неоправданное расширение системы делопроизводства, появление дублирующих данных и номенклатур;
• иные аспекты.
В общем виде карту процессов образовательной организации можно представить следующим образом (рис. 2). Рассмотренная карта процессов является примерным планом, который позволит подойти к оптимизации образовательной организации, ее операционной деятельности и являться формой, которой можно придерживаться при оптимизации и реинжиниринге процессов. Основным назначением карты процессов можно считать предоставление формы для описания процессов, она осуществляет их документирование и дает возможности для анализа, внесения предложений, оценки эффективности и результативности системы в целом. Карта является примерной отправной точкой, она не содержит мелких деталей, представляет собой поток работ, который проходит от одного подразделения к другому. Так, результаты работы одного подразделения, после выхода должны быть востребованы другим подразделением, должны обладать необходимой полнотой и соответствовать необходимым требованиям.
г у
л
с
у
й е л е теа
ч у
л о
«
е л е т и б
е р
т о п я и
в о б
е р
(т д
о х В
Аудит, процессы управления
ТТЛ1ЛЛ ^лтритоттири 1ЛЛПГ\РЪ*ТТТГ\Л ^ХЛТТТТТР
Процессы управления
Административно-хозяйственная деятельность Документационное
Процессы основной деятельности
Предоставление образовательной услуги
Информационные-коммуникации Учебно-методическая деятельность Организационно-досуговая
деятельность
Поддерживающие бизнес-процессы
Управления персоналом Развитие информационной инфраструктуры Продвижение научно-исследовательских интересов Коммерциализации результатов
г у
л
с
у
й е л е
ате
ч у
л о
«
е л е т и б
е р
т о п я и
в о б
е р
(т д
о х ы
СО
Рис. 2. Карта процессов образовательной организации.
Данный подход позволит оптимизировать работу и выйти на повышение эффективности и улучшение показателей деятельности по следующим направлениям: образовательной деятельности, научно-исследовательской деятельности, международной деятельности, финансово-экономической деятельности, информационной инфраструктуры, имиджа и бренда организации, что позитивно повлияет на популярность учреждения среди потребителей услуг.
Выстраивание системы бизнес-процессов, ее адаптация и совершенствование в соответствии с особенностями конкретного образовательного учреждения будут иметь значительное влияние на рационализацию процесса работы персонала, повышение производительности, процесс автоматизации. В рамках данного подхода возможно обеспечить оптимизацию организационной структуры, например, актуальный на сегодняшний день переход от более мелких структурных единиц - кафедр к учебно-научным департаментам.
Источники
Бобко Т.В., Петрова Т.В. (2017). Идентификация подхода к управлению вузами на современном этапе как процессного// Фундаментальные исследования. № 9-1. С. 127-133;
Богачев Ю.С., Трифонов П.В. (2017). Факторы, определяющие развитие национальной экономики в условиях перехода на новый экономический уклад // Экономика. Бизнес. Банки. № 3 (20).
Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В. (2016). Развитие бизнес-процессов образовательного учреждения на основе применения стандартов управления ИТ-инфраструктурой // Фундаментальные исследования № 12.
Кириллов А.Г. (2014). Технология повышения эффективности системы управления вузом на основе информационных технологий // Педагогическое образование в России. №10.
Лебедева Н.А. (2015). Управление инновационным развитием вуза на основе процессного подхода // Современные проблемы науки и образования. № 1-2.
Осипова О.С., Сахарова Н.В. (2016). Оптимизация бизнес-процессов современного вуза // Финансы: Теория и Практика. №5 (95).
Трачук А.В., Лисичкина Ю.С., Сычев Ю.К., Трифонов П.В., Братченко С.А., Резниченко В.И. (2017). Операционный менеджмент: учебник. / под ред. А.В. Трачука. Москва: КНОРУС. 360 с.
Трифонов П.В. (2016). Сравнительный анализ моделей описания бизнес-процессов в организации // Управленческие науки в современном мире. № 1. С. 307-311.
Трифонов П.В. (2015). Особенности информационных технологий при построении бизнес-процессов организации // Вестник Московской академии предпринимательства при Правительстве Москвы. С. 163-168.
Усманова Т.Х. (2017). Формирование стандартов качества жизни в условиях цифровой экономики // Экономика и управление: проблемы, решения. Т. 3. № 6. С. 177-181.
Усманова Т.Х. (2016). Операционный менеджмент в коммерциализации интеллектуальной собственности // Экономика. Бизнес. Банки. Т. 1. С. 25-39.
Усманова Т.Х. (2016). Операционный менеджмент в разработке региональных программ и проектов // Новые подходы исследования в операционном менеджменте. С.77-89.
Чайчук Е.О. (2016). Показатели и критерии управления образованием как бизнес-процессом // ТТПС. №2 (36).
OPTIMIZATION OF MANAGEMENT SYSTEM IN EDUCATIONAL ORGANIZATIONS: PHILOSOPHY OF PROCESS MANAGEMENT
For citation: Bolotaeva V.B. Optimization of Management System in Educational Organizations: Philosophy of Process Management. In: Communicology: The Online Scientific Journal. Vol. 3. No.1. 2018. P. 12-23.
Author: BOLOTAEVA V.B.
BOLOTAEVA Viktoria B., graduate student of the Department of Management of Financial University under the Government of the Russian Federation. Address: 125993, Moscow, Leningradskiy ave., 49. E-mail: vika-bolotaeva@mail .ru
Abstract. The article is devoted to the optimization of the working activity of educational institutions by means of process management and composing of business processes. The relevance of this approach is emphasized by the level of modern economic and information technology development. Core problems in educational organization management process are identified, the main processes of these organizations are considered and the form of the process map is proposed.
Keywords: information technology development, operational management, process management, noncommercial organizations, educational organizations.
References
Bobko TV, Petrova T.V. (2017). Identification of the Approach to the Management of Universities at the Present Stage as a Process. In: Fundamental Research. No. 9-1. Pp. 127-133. (In Rus.).
Bogachev Yu.S., Trifonov P.V. (2017). Factors Determining the Development of the National Economy in the Context of Transition to a New Economic Structure. In: Economy. Business. Banks. No. 3 (20). (In Rus.).
Davletkireyeva LZ, Novikova TB, Kurzaeva L.V. (2016). Educational Institutions' Business Processes Development Through Applying Standards for IT Infrastructure Management. In: Fundamental Research No. 12. (In Rus.).
Kirillov A.G. (2014). Technology of Increasing Effectiveness of the University Management System Based on Information Technology. In: Pedagogical Education in Russia. №10. (In Rus.).
Lebedeva N.A. (2015). University Innovative Development Management Based on the Process Approach. In: Modern problems of science and education. № 1-2. (In Rus.).
Osipova OS, Sakharova NV (2016). Modern University Business Processes' Optimization. In: Finance: Theory and Practice. No. 5 (95). (In Rus.).
Trachuk AV, Lisichkina Yu.S., Sychev Yu.K., Trifonov PV, Bratchenko SA, Reznichenko V.I. (2017). Operational Management: Textbook. / Ed. A.V. Trachuk. Moscow: KNORUS. 360 P. (In Rus.).
Trifonov P.V. (2016). Comparative Analysis of Organization Business Processes Description Models. In: Administrative Sciences in the Modern World. No/ 1. P. 307-311. (In Rus.).
Trifonov P.V. (2015). Features of Information Technologies in Shaping Business Processes of the Organization. In: Bulletin of the Moscow Academy of Entrepreneurship under the Government of Moscow. P. 163-168. (In Rus.).
Usmanov T.X. (2017). Shaping the Standards of Life Quality in Digital Economy. In: Economics and Management: Problems, Solutions. T. 3. № 6. P. 177181. (In Rus.).
Usmanov T.X. (2016). Operational Management in Commercialization of Intellectual Property. In: Economics. Business. Banks. T. 1. P. 25-39. (In Rus.).
Usmanov T.X. (2016). Operational Management in Regional Programs and Projects Development. In: New Approaches to Research in Operational Management. P.77-89. (In Rus.).
Chaychuk E.O. (2016). Indicators and Criteria for Managing Education as a Business Process. In: TTPS. №2 (36). (In Rus.).
