CC BY
105
ББК 65.052.202
С. В. Джежелий
ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ОПТИМИЗАЦИИ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Система бухгалтерского учета, состоящая в настоящее время из финансового, управленческого и налогового учета, не может существовать отдельно и удовлетворять потребности государства, заключающиеся в контроле за деятельностью фирмы. Она, на наш взгляд, призвана в первую очередь служить самому предприятию, удовлетворяя его информационные потребности и способствуя принятию эффективных управленческих решений.
Современную систему управления предприятием, организацией или фирмой отличает довольно сложная информационная система.
Это связано прежде всего с обилием внешних и внутренних информационных потоков, разнообразием видов информации, циркулирующей в информационной системе управления. По оценкам специалистов, в общей совокупности экономической информации этой системы более половины всего объема составляют данные бухгалтерского учета.
У бухгалтерской информации по сравнению с другими видами экономической информации большее разнообразие пользователей.
Такие внутренние пользователи, как администрация, персонал, служащие имеют свободный доступ ко всей необходимой и полезной для управления информации и несут ответственность за принимаемые управленческие решения.
Собственникам организации бухгалтерская информация необходима для оценки финансовых перспектив организации в будущем и возможности получения доходов в виде дивидендов.
Для пользователей с прямым финансовым интересом предметом анализа бухгалтерской информации является финансовое положение фирмы, финансовые результаты ее работы, ликвидность баланса.
Пользователям с косвенным финансовым интересом бухгалтерская информация необходима для того, чтобы контролировать поступление средств в федеральный и местные бюджеты, корректировать финансовую политику через систему налогообложения, оценивать возможность заключения договоров и перспективы функционирования организации.
Пользователям без финансового интереса необходима отчетная бухгалтерская информация с целью проверки правомерности и законности совершаемых операций или с целью получения статистической информации для проведения экономического анализа на макроуровне [1].
Бухгалтерская информация, в зависимости от того, кому она предназначена, может носить характер информационный, контрольный и аналитический.
Подготовку бухгалтерской информации для всех групп пользователей осуществляет бухгалтерия предприятия, организации или фирмы.
В настоящее время уже трудно себе представить работу бухгалтера без использования компьютера и специализированной программы автоматизации бухгалтерского учета, которые являются составными частями бухгалтерской информационной системы.
Сам бухгалтер также является частью системы и играет в ней ведущую роль.
Таким образом, бухгалтерская информационная система представляет собой подсистему комплексной информационной системы управления предприятием и занимает в ней центральное место. Задача комплексной системы заключается в том, чтобы упорядочить информационные потоки, минимизировать объемы первичной информации за счет сокращения ее дублирования, предоставить эффективный доступ к информационным ресурсам предприятия менеджерам всех уровней для принятия мотивированных управленческих решений.
Место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления обусловлены следующими факторами:
— обязательность ведения бухгалтерского учета для всех предприятий независимо от их вида, формы собственности и подчиненности;
— потребность предприятий регулярно и своевременно предоставлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы;
— обеспечение управления предприятием данными бухгалтерского учета;
— создание относительно простых алгоритмов, описывающих процессы бухгалтерского
учета.
Бухгалтерская информационная система в соответствии с определенным выше составом пользователей взаимодействует с другими информационными системами как внутри предприятия, так и за его пределами (рис. 1).
Рис. 1. Бухгалтерская информационная система в комплексной системе управления предприятием
Остановимся подробнее на взаимодействии бухгалтерской информационной системы с информационными системами, действующими внутри предприятия. Между бухгалтерской информационной системой и кадровой системой предприятия существует тесная информационная связь. Информация о штатном расписании, движении персонала, табельном учете ведется кадровой службой предприятия, и эта же информация является основой для такого участка бухгалтерского учета, как учет труда и заработной платы.
Другой важной составляющей в комплексной системе управления предприятием является система делопроизводства и электронного документооборота. Концепция электронного документооборота возникла в 80-е гг. XX в. В отличие от документов на бумажных носителях, с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями, динамичные цифровые электронные документы обеспечивают особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Системы электронного документооборота предназначены для управления электронными документами. Они дают возможность составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, регулировать документооборот.
Все большее значение в работе бухгалтера приобретает информация нормативноправового характера, поэтому использование справочно-правовых информационных систем (СПС) становится частью профессиональной деятельности бухгалтерской службы предприятия.
Управление предприятием, его успех и процветание есть результат функционирования сложной системы.
Информационно-вычислительная система, являющаяся совокупностью форм и методов планирования, учета, контроля и анализа, направленных на формирование альтернативных вариантов функционирования предприятия и предназначенных для информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений, представляет собой управленческий учет.
Основные требования к учетно-аналитическим системам со стороны управления формулируются из его функций: управленческий учет, являясь составной частью системы управления предприятием, призван формировать информацию:
— для планирования будущей стратегии и тактики функционирования предприятия в целом, осуществления отдельных хозяйственных операций, оптимизации использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия;
— измерения и оценки эффективности хозяйствования в целом и в разрезе подразделений, выявления степени рентабельности отдельных видов продукции (работ, услуг);
— контроля экономичности текущей деятельности предприятия в целом и в разрезе отдельных подразделений, видов деятельности;
— корректировки управляющих воздействий на ход производства и реализации продукции (работ, услуг) и т. д.
Из задач управления вытекают задачи управленческого учета, которые не могут противоречить эффективной работе управленческой системы, т. к. они являются по отношению к ней подзадачами.
К практическим задачам управленческого учета можно отнести:
— выявление областей наибольшего риска и узких мест в деятельности предприятия;
— формирование ценовой политики предприятия, в том числе пределов скидок при различных условиях сбыта и платежа;
— формирование ассортиментной политики и выявление убыточных видов продукции;
— оценка эффективности дополнительных затрат и рациональности капитальных вложений;
— учет себестоимости единицы (/-го продукта) и поиск ее рентабельности (/-й рентабельности) и др.
Управленческий учет и отчетность не являются статичными объектами. На требования, предъявляемые к ним, влияют:
— временные горизонты управления;
— уровень задач;
— цели владельцев;
— фаза развития бизнеса.
Управленческие решения и информацию для их принятия принято делить по временным горизонтам принятия решений:
— на краткосрочные (решение ежедневных, еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных и т. д. задач);
— долгосрочные (решение глобальных задач, рассчитанных на многолетнюю перспективу).
Управленческие задачи по глобализации возникающих проблем, вариантов их решений
и контроля исполнения управления бизнесом принято делить на три уровня - стратегический, тактический, оперативный (рис. 2).
ПЛАНИРОВАНИЕ
Стратегический
уровень
Т актический уровень
КОНТРОЛИРОВАНИЕ
Оперативный
уровень
Стратегия
Сводный отчет
Информация
Отчет о движении денежных средств
Отчет о деятельности
Сводки данных
Данные
>
Деловые операции/Сделки
Рис. 2. Уровни управленческих задач
Управленческий учет и отчетность зависят также и от целей (намерений) собственника организации. Их цели могут быть следующими: повысить рыночную стоимость компании с целью более выгодной ее продажи; повысить рентабельность бизнеса и др.
Вследствие этого требования, предъявляемые к управленческому учету, содержанию управленческой отчетности, будут в этих условиях разными, т. е. будут зависеть от фазы развития, в которой находится бизнес.
На начальной стадии развития предприятия нефинансовые события, такие как разработка продукции, построение организационной структуры или поиск инвесторов, могут иметь большее значение, чем какие-либо финансовые показатели.
На стадии роста предприятие продолжает отслеживать рост доходов, но этот показатель сравнивается с показателем рентабельности и управления активами (доход на инвестиции, остаточная прибыль).
На стадии зрелости предприятия основное внимание переносится на возврат и привлеченные активы, а также на собственный капитал. Именно на этой стадии особенно важно отслеживать все финансовые показатели, чтобы по возможности добиваться омоложения предприятия.
Когда начинается застой предприятия, снова критическое значение получают денежные потоки, и руководители должны осторожно взвешивать инвестиции для повышения рентабельности с целью сохранения активов фирмы.
Система управленческого учета и отчетности является более широкой областью учетной деятельности, чем сфера финансового (бухгалтерского) учета, поскольку далеко не все данные, необходимые для управления бизнесом, можно найти в финансовом учете и отчетности.
Таким образом, система управленческого учета позволяет:
— иметь объективную и качественную информацию о себестоимости каждого вида продукции, выпускаемой предприятием;
— анализировать отклонения от запланированных результатов и выявлять причины отклонений;
— выявлять резервы повышения эффективности деятельности организации;
— обеспечивать контроль наличия и движения имущества, материальных, денежных и трудовых ресурсов;
— использовать достаточно гибкую систему ценообразования с учетом информации о таких же видах продукции, выпускаемых другими производителями;
— производить конкурентоспособную продукцию, цена которой может быть уменьшена за счет снижения определенных видов издержек;
— принимать обоснованные и эффективные управленческие решения, позволяющие значительно увеличить прибыль предприятия за счет снижения доли издержек и т. д.
Базой управленческого учета является производственный учет. В современной экономической литературе часто отождествляются понятия «управленческий учет» и «производственный учет», но с этим согласиться нельзя, т. к. исторически производственный учет является предшественником управленческого учета.
В период развития производственного учета его основной целью являлось определение затрат на производство и выручки на единицу продукции.
Производственный учет в современных условиях не является самоцелью. Его информация необходима руководителям подразделений для принятия оперативных производственных решений. Следовательно, бухгалтерский управленческий учет включает в себя производственный учет [2].
Основными инструментами управленческого учета в этой связи являются бюджетирование, контроллинг, управленческий анализ деятельности организации и ее сегментов, составление отчетности и автоматизация отделов предприятия.
Управленческий учет также пересекается с финансовым в части учета издержек, различие лишь в методах учета затрат: в первом случает речь идет об аналитическом учете, во-втором -о синтетическом.
В свою очередь, информация финансового и управленческого учета может использоваться в налоговых расчетах (рис. 3).
Рис. 3. Взаимосвязь видов учета
Для оптимизации учетно-аналитической работы предприятий целесообразно использовать инструменты управления, к которым можно отнести такие, как бюджетирование, автоматизация финансового отдела предприятия, контроллинг, анализ, отчетность и т. д.
Успешность применения этих инструментов для управления во многом определяется наличием комплексной системы управленческого учета в компании.
Рассмотрим инструменты управленческого учета более подробно.
Основным инструментом управленческого учета является бюджетирование, т. е. широко используемый в управлении инструмент, позволяющий аккумулировать информацию, необходимую для реализации разнообразных управленческих функций.
При внедрении бюджетирования важно понимать его роль в реализации функций управления, принципы организации бюджетного процесса, существующую взаимосвязь с другими инструментами управления.
Первая из функций бюджетирования, определившая их название, - планирование деятельности предприятия, ибо, по определению, бюджет - это детализированный план деятельности предприятия. Эта функция сводится к формированию основного бюджета предприятия, отражающего снабженческие, производственные, сбытовые, финансовые и инвестиционные процессы его деятельности в их взаимосвязи и взаимообусловленности, на базе принятых учетных концепций. Хотя эту функцию системы можно реализовать на разных уровнях агрегирования информации, в любом случае она предназначена для координации различных операций (действий) по достижению целей предприятия.
Благодаря реализации этой функции увязываются различные аспекты деятельности предприятия, согласуются объемы материальных, финансовых и трудовых ресурсов, потребных для осуществления планируемой программы, координируются различные операции. При этом вертикальная и горизонтальная детализация (интеграция) бюджетов позволяет получить информацию по направлениям деятельности, центрам ответственности и другим аналитическим признакам, координировать действия структурных подразделений предприятия.
Реализация функции планирования позволяет также формировать в соответствии с информационными потребностями менеджеров любые количественные показатели достижения целей предприятия (целевые показатели деятельности), оценивать степень достижения целей планируемой программой, проводить предварительный анализ деятельности и будущего финансового положения предприятия.
Инструментом управления предприятием, своеобразным механизмом саморегулирования на предприятии, обеспечивающим обратную связь в контуре управления, является контроллинг (управление управлением).
Находясь на пересечении учета, информационного обеспечения, контроля и координации, контроллинг занимает особое место в управлении предприятием: он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причем не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качественно новый уровень, т. е. ориентирует процесс управления на достижение целей.
Основой успешного управления организацией является логически связанный набор стратегии развития фирмы, инвестиционных целей, целей основной (текущей) деятельности и финансовой политики фирмы. Для проникновения в суть производственно-экономических процессов необходима информации, которая позволила бы:
— отследить состояние и результаты деятельности организации;
— понять схему изменения материальных и денежных потоков.
Одним из современных финансовых инструментов, позволяющих принимать обоснованные решения по управлению затратами, прибылью и т. д., является управленческий анализ. Основная цель управленческого анализа - изучение прошлой, текущей, а главное - будущей деятельности сегментов бизнеса, основанное на прогнозировании их доходов, расходов и финансовых результатов.
Формами, с помощью которых создается информационная база для управленческого и финансового анализа, являются бухгалтерская и внутренняя отчетность.
Управленческая отчетность - это система экономической информации, создаваемая по данным бухгалтерского учета и представляющая собой мощный аналитический инструмент, позволяющий не только получать реальную оценку положения на рынке действующего хозяйствующего субъекта, но и моделировать управленческие решения и их последствия в конкретных областях деятельности, играющих решающую роль для развития организации.
Для оптимизации учетно-аналитической работы на предприятии необходимо внедрение средств компьютерной обработки бухгалтерских данных, которые имеют свои преимущества:
— компьютерная информационная система намного более информативна по содержанию и прозрачна для пользователей. Такая система позволяет формировать «свои» разнообразные (неунифицированные) унифицированные отчеты для разных пользователей (руководители высшего уровня, менеджеры среднего и низшего звеньев управления, разнообразные аналитические и контролирующие службы). Доступность информации обеспечивается наличием общей компьютерной сети и системой паролей. Компьютерные информационные системы позволяют группировать и классифицировать данные бухгалтерского учета по разным основаниям, и, таким образом, в единой системе возможно совмещение форм финансового и управленческого учета;
— средства компьютерной обработки данных снижают до минимума степень риска неправильного арифметического подсчета, ошибочного разнесения проводки по регистрам бухгалтерского учета, в определенных ситуациях - измерения содержания хозяйственной операции и т. д.
Создание на предприятии системы управленческого учета невозможно без правильной классификации процессов и технологий в соответствии с систематикой управленческого учета, что позволит выработать правильную методологию учета затрат, определения результатов деятельности подразделения да и, наконец, просто определения системы управленческой отчетности подразделения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федорова Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита: Учеб. пособие. -М.: Омега-Л, 2006. - 304 с.
2. Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для вузов. - М.: ИКФ «Омега-Л»; Высш. шк., 2002. - 528 с.
Статья поступила в редакцию 5.05.2008
OPTIMIZATION TOOLS FOR ACCOUNTING AND ANALYTICAL WORK OF AN ENTERPRISE
S. V. Jejeliy
The main specific feature of the modem system of the enterprise management is quite a complicated information system due to which the interest to the study of account information flows cooperating with other economic systems of an enterprise increases. To optimize management and control of different directions of the enterprise activity it is appropriate to use the following tools: budgeting, automation of the financial department of the enterprise, controlling, analysis, accounting, etc. The vital role in modern economic conditions in the system of the economic information of the enterprise is given to management accounting that is considered as an important tool for control and management, which helps to synthesize and summarize the information of all structural elements of the enterprises. It is necessary for managers of Russian enterprises to believe in a new tool of management accounting, which provides the interconnection of account types and helps to increase the welfare of the enterprise.
Key words: information system, economic information, tools for enterprise management, budgeting, automation, controlling, analysis, management accounting, interrelation of account types.
