CC BY
86
Экспресс-оценка системы управления предприятием (часть 1)
Дата: 29/12/2009 Номер: (20) УЭкС, 4/2009
Аннотация: Оценка системы управления предприятием - занятие довольно сложное и трудно просчитываемое, именно поэтому авторами предложен метод экспресс-оценки системы управления предприятием, который дает возможность оценить текущее и желаемое состояние параметров, а также дает возможность представить все в наглядной форме, показать плюсы предприятия в реализации существующей системы управления.
Ключевые слова: система управления, методы управления, технологии управления, финансы, информация, организационная структура, экспресс-оценка
Abstract: the Estimation of a control system of the enterprise - employment complex enough and difficultly counted for this reason authors offer a method the express train-estimation of a control system by the enterprise which enables to estimate a current and desirable condition of parameters, and also enables to present all in the evident form, to show pluss of the enterprise in realization of an existing control system.
Keywords: control system, methods of management, technology of management, finance, information, organizational structure, express train-estimation
Скопина Ирина Васильевна доктор экономических наук, профессор
Бакланова Юлия Олеговна кандидат экономических наук, доцент
Сюткин Юрий Николаевич магистрант
Вятский государственный университет
Выходные данные статьи: Скопина И.В., Бакланова Ю.О., Сюткин ЮН. Экспресс-оценка системы управления предприятием (часть 1) // Управление экономическими системами: электронный научный журнал, 2009. - № 4 (20). - № рег. статьи 0077/1. -Режим доступа к журн.: http://uecs.mcnip.ru.
Введение
Оценка системы управления предприятием - занятие довольно сложное и трудно просчитываемое, именно поэтому авторами предложен метод экспресс-оценки системы управления предприятия, который дает возможность оценить текущее и желаемое состояние параметров, а также дает возможность представить все в наглядной форме, показать плюсы предприятия в реализации существующей системы управления.
В качестве базы для анализа возьмем условное предприятие.
Далее приведен состав и характеристика элементов систем управления, по которым проведен анализ:
1. Функции управления
Функции управления - специфический вид деятельности по обоснованию, выработке, принятию и выполнению управленческих решений.
Анализ функций управления представлен в таблице 1.
Таблица 1 - Характеристика функций управления
№ п/п Показатель Характеристики оценки Тек. состояние Цел. параметры
1 2 3 4 5
1 Количество видов и состав функций управления 0 - функции полностью размыты 1 - четко определен только стандартный перечень функций 2 - функции присутствуют полностью 1 2
2 Структура функциональных подсистем системы управления 0 - подсистемы полностью размыты 1 - четко определен только стандартный перечень подсистем 2 - подсистемы присутствуют полностью 1 2
3 Структура целевых подсистем системы управления 0 - целевые подсистемы не выявлены 1 - упор на целевые подсистемы определен только частично 2 - целевые подсистемы выявлены и присутствуют в полном объеме 1 2
4 Распределение функций по уровням управления 0 - функции не разделены по уровням управления 1 - часть функций четко распределены по уровням управления, а часть присутствуют только на верхнем уровне управления 2 - функции четко распределены по уровням управления 0 2
5 Распределение функций по функциональным подразделениям 0 - функции не разделены по функциональным подразделениям 0 2
1 - часть функций четко распределены по функциональным подразделениям, а часть присутствуют только на верхнем уровне управления 2 - функции четко распределены по функциональным подразделениям
6 Уровень автономности осуществления функций 0 - функции полностью автономны 1 - часть функций автономны, а часть взаимоувязаны между собой 2 - функции системы взаимоувязаны между собой 1 2
7 Уровень специализации, концентрации, централизации и кооперирования функций 0 - низкий 1 - средний 2 - высокий 1 2
8 Соотношение численности линейного и функционального персонала 0 - линейного персонала значительно больше чем, функционального 1 - функционального персонала значительно больше чем, линейного 2 - наблюдается баланс между линейным и функциональным персоналом 2 2
9 Количество уровней управления и охватываемых функцией 0 - функция охватывает все уровни управления 1 - функция охватывает половину уровней управления 2 - функция охватывает только 1-2 уровня управления 1 2
10 Количество функциональных подразделений одного уровня и охватываемых функцией 0 - функция охватывает все функциональные подразделения одного уровня 1 - функция охватывает половину функциональных подразделений одного уровня 2 - функция охватывает только 1-2 функциональных подразделений 2 2
11 Уровень дублирования функций 0 - высокий (нет четко определенных ответственных за выполнение функций) 1 - средний 2 - низкий (практически отсутствует из-за наличия 1 2
четкого разделения функциональной ответстве нности)
12 Коэффициенты полноты выполняемых функций управления и дублирования функций 0 - высокий (нет четко определенных ответственных за выполнение функций) 1 - средний 2 - низкий (отсутствует из-за наличия четкого разделения функциональной ответстве нности) 1 2
13 Уровень регламентации функций 0 - низкий (отсутствие регламента, вплоть до отсутствия должностных инструкций) 1 - средний 2 - высокий (существует регламент, определяющий ответственного той или иной функции) 1 2
14 Количество функций, приходящихся на каждое подразделение аппарата управления 0 - 4-8 и более 1 - 3-4 2 - 1-2 1 2
15 Уровень автоматизации управленческого труда 0 - низкий (используется текстовый редактор) 1 - средний 2 - высокий (имеется в наличии система электронного документооборота) 0 2
16 Затраты на осуществление функций управления, соответствие затрат на осуществление функций управления и их значимостью 0 - затраты не оправдывают себя 1 - затраты равны доходу от управленческого воздействия 2 - затраты покрываются экономическим эффектом от управления 1 2
17 Продолжительность осуществления функций управления 0 - высокая (месяц и более) 1 - средняя 2 - низкая (1-2 дня) 1 2
18 Уровень качества осуществления функций управления 0 - низкий 1 - средний 2 - высокий 2 2
19 Эффективность управленческих функций 0 - низкая 1 - средняя 2 - высокая 2 2
Итого 20 38
Вывод: как видно по таблице 1 уровень функций управления представлен на недостаточном уровне, вследствие чего эффективность управленческих решений, хоть и она отмечена на высоком уровне, желает оставлять лучшего, причиной чему может
служить небольшой размер организации, а в следствии - низкое разделение трудовых обязанностей, а все решения лежат непосредственно на руководителе.
2. Организационная структура управления
Организационная структура управления - совокупность специализированных органов управления - подразделений, т.е. отделов, бюро, групп и т.п., взаимосвязанных и взаимодействующих между собой для достижения целей и задач организации; в организованных системах структура следует за функцией.
Таблица 2 - Анализ организационной структуры управления
№ п/п Показатель Характеристики оценки Тек. состояние Цел. параметры
1 2 3 4 5
1 Состав и соотношение линейного, функционального, целевого управления и обеспечения управления 0 - низкий уровень обеспечения управления 1 - средний уровень 2 - высокий уровень 1 2
2 Количество и состав управленческих подразделений на разных иерархических уровнях 0 - состав управленческих подразделений слишком велик, организация перегружена управленческими кадрами 1 - управленческие кадры находятся в недостатке, вследствие отсутствия возможностей их финансирования 2 - управленческие подразделения составляют 30% от всех подразделений 1 2
3 Тип существующей структуры управления, число уровень управления (линейного и функционального) 0 - структура предприятия не определена документально 1 - структура предприятия имеет нестабильный характер, постоянно изменяется 2 - структура предприятия четко определена 1 2
4 Численность и соотношение различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом в системе управления и по отдельным подразделениям 0 - низкая численность специалистов в целом по системе управления 1 - высокая численность специалистов работает и обеспечивает работу системы управления 2 - система не перегружена специалистами и тех. исполнителями 2 2
5 Объем перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям 0 - низкий объем информации, можно переработать «вручную» 1 - средний 2 - объем информации высокий, необходимо использовать технические средства коммуникации 0 2
6 Стоимость и соотношение занятой в подразделениях различных видов организационной техники 0 - низкая стоимость орг.техники и отсутствие необходимости ее использования 1 - средняя 2 - высокая 1 2
7 Территориальное расположение подразделений аппарата управления 0 - аппарат управления территориально удален от основного производства 1 - аппарат управления находится в соседнем здании с основным производством 2 - аппарат управления находится непосредственно в здании с основным производством 2 2
8 Степень регламентации организационной структуры управления 0 - орг.структура не регламентирована и ее нет на предприятии документально 1 - средняя 2 - орг.структура определена и четко регламентирована 1 2
9 Степень управляемости в сравнении с нормой управляемости 0 - степень управляемости полностью не соответствует норме, т.е. превышает данный показатель в 2 и боле раз 1 - степень управляемости ниже нормы незначительно 2 - степень управляемости соответствует норме 2 2
10 Система качества существующей организационной структуры управления 0 - не существует 1 - частично проводится анализ качества 2 - существует 1 2
11 Соотношение количества и масштабности объектов, курируемых различными управленческими подразделениями 0 - объекты не соотносятся между собой 1 - объекты примерно одинаковы 2 - объекты примерно одинаковы, управляемы 1 2
12 Число линий соподчинений, число связей между подразделениями 0 - между подразделениями связей не существует 1 - связи между подразделениями существуют, но они достаточно слабые 1 2
2 - между подразделениями существуют тесные взаимосвязи, определенные регламентом
13 Г раницы изменения состава функциональных органов в зависимости от конкретного содержания функций 0 - функциональные органы не изменяются от изменения функций 1 - состав функциональных органов частично изменяются от конкретного содержания функций 2 - функциональные органы изменяются от изменения функций 1 2
14 Соответствие решаемых задач уровню квалификации линейного руководства 0 - не соответствует 1 - частично соответствует 2 - соответствует 2 2
15 Затраты на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления 0 - затраты по всем функциональным подразделениям не сопоставимы 1 - затраты по всем функциональным подразделениям не сопоставимы, но существуют объективные причины несопоставимости затрат 2 - затраты по всем функциональным подразделениям сопоставимы 1 2
Итого 18 30
Вывод: как видно по таблице 2 уровень организационной структуры управления представлен на достаточном уровне сильными сторонами небольшой организации являются: система не перегружена техническими исполнителями, степень
управляемости системы находится в норме, решаемые задачи соответствуют уровню квалификации линейного руководства.
3. Персонал управления
Персонал управления - работники всех уровней управления.
Таблица 3 - Анализ персонала управления
№ п/п Показатель Характеристики оценки Тек. состояние Цел. параметры
1 2 3 4 5
1 Численность управленческих кадров 0 - составляет более 50% от общего числа работников 1 - составляет 21-50% 2 - составляет 15-20% 2 2
2 Численность кадров в подсистемах 0 -подсистемы перегружены кадрами 1 - наблюдается нехватка кадров обеспечивающих подсистемах, в то время как основное производство в норме 2 - обеспеченность кадрами всех подсистем сбалансирована 1 2
3 Удельный вес руководителей, специалистов, исполнителей 0 - не соответствует норме (т.е. степень управляемости неудовлетворительная, а также нарушена структура, существует дисбаланс между руководителями, специалистами, исполнителями) 1 - частично соответствует 2 - соответствует норме 2 2
4 Профессиональный, квалиф икационный, возрастной состав 0 - наблюдается низкий квалификационный состав управленческих кадров или предпенсионный возраст управленцев 1 - частичный дисбаланс между квалификацией и возрастным составом 2 - средний возраст управленцев на предприятии 35-50 лет, квалификационный уровень высокий 2 2
5 Уровень постановки работы по повышению квалификации и переподготовки управленческих кадров 0 - работа не поставлена 1 - повышение квалификации происходит время от времени по собственному желанию за собственные средства 2 - предприятие дает возможность получения квалификации и планирует ее 1 2
6 Уровень текучести управленческих кадров 0 - высокая текучесть или «застарелый» управленческий коллектив 1 - низкая текучесть, наблюдается тенденции застоя 2 - текучесть не высокая, однако руководство спустя 3-5 лет меняет состав управленческих кадров 1 2
7 Фонд заработной платы управленческих работников 0 - низкий (5-15) или высокий (более 50) % от ФОТ 1 - выше среднего (31-50) % от ФОТ 2 - средний (16-30) % от ФОТ 2 2
8 Уровень обеспеченности управленческими кадрами 0 - нестабильность управленческих кадров, вследствие неправильной кадровой политики 1 - существуют постоянные вакансии на специфические управляющие должности 2 - полная обеспеченность управленческих кадров 2 2
9 Уровень использования управленческих кадров 0 - управленческие кадры не задействованы в реализации управленческих решений 1 - управленческие кадры частично задействованы 2 - управленческие кадры полностью задействованы 2 2
10 Уровень состояния трудовой дисциплины 0 - низкая, отсутствует контроль относительно соблюдения дисциплины 1 - дисциплина соблюдается только при контроле сверху 2 - высокая, ведется постоянный мониторинг 1 2
11 Уровень соответствия работников управления занимаемым должностям 0 - не соответствует 1 - частично соответствует 2 - соответствует 2 2
12 Степень загруженности работников управления прямыми обязанностями 0 - работники остаются не загруженными в течение дня-недели, мониторинг загрузки не ведется 1 - работники управления загружены время от времени, работа имеет авральный характер 2 - высокая адекватная загрузка 1 2
13 Оперативность и достаточность решения управленческих задач линейными руководителями 0 - решение управленческих задач линейными руководителями не производится 1 - решения принимаются медленно и не всегда обоснованно 2 - решения принимаются оперативно с использование методов принятия решений 1 2
14 Использование рабочего времени работников аппарата управления 0 - аппарат управления находится в постоянном аврале или явной недогрузке 1 - рабочее время используется не рационально, присутствуют авральные состояния 2 - аппарат управления использует для работы и 1 2
укладывается в рабочее время
15 Условия труда работников аппарата управления 0 - не соответствует требованиям 1 - частично соответствует требованиям 2 - соответствует требованиям 2 2
16 Система оценки кадров управления 0 - не проводится 1 - иногда присутствуют отдельные элементы 2 - существует и ведется постоянный мониторинг 1 2
Итого 24 32
Вывод: по таблице 3 видно, что аппарат управления работает на уровне выше среднего. Такой уровень позволяет достаточно эффективно использовать имеющийся потенциал управленческих кадров, а также показывает высокую загрузку и занятость управленцев в малой организации.
4. Технические средства управления
Технические средства управления - совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации кадрами управления.
Таблица 4 - Анализ технических средств управления
№ п/п Показатель Характеристики оценки Тек. состояние Цел. параметры
1 2 3 4 5
1 Степень использования технических средств и оргтехники 0 - не используются 1 - иногда используются, иногда работа идет вручную 2 - высокий уровень владения и использования орг.техники 1 2
2 Удельный вес прогрессивных видов оргтехники; структурой оргтехники 0 - не используются 1 - иногда используются, иногда работа идет вручную 2 - высокий уровень владения и использования орг.техники 1 2
3 Уровень автоматизации и механизации управленческих процессов 0 - не автоматизирован 1 - иногда используются отдельные программы управления подсистемами управления, иногда работа идет вручную 2 - высокий уровень автоматизации, используются КСУ 1 2
4 Возрастной состав оргтехники 0 - оргтехника старше 7 лет 1 - возраст оргтехники 4-6 лет 2 - вся оргтехника не старше 3 1 2
лет
5 Уровень оснащенности управленческого труда техническими средствами и специальной мебелью 0 - управленцы не оснащены тех.средствами и мебелью 1 - частичная оснащенность труда 2 - оснащенность управленцев -100% 1 2
6 Уровень обеспеченности управленческих работников площадью 0 - на каждого работника приходится 2 и менее кв.м рабочей площади 1 - 3-7 кв.м рабочей площади 2 - 8 и более кв.м рабочей площади 1 2
7 Уровень организации рабочих мест управленческих работников 0 - низкий 1 - средний 2 - высокий 1 2
8 Уровень охвата автоматизацией задач управления 0 - задачи не автоматизированы 1 - частичная автоматизация задач 2 - автоматизация находится на высоком уровне, большинство задач, подлежащие автоматизации реализованы 1 2
9 Уровень использования типовых рабочих мест руководителей, специалистов и исполнителей 0 - не используются типовые рабочие места 1 - частичная оснащенность типовыми рабочими местами 2 - все рабочие места типовые, для разных рангов руководителей типовое решение может быть разным 1 2
Итого 9 18
Вывод: по таблице 4 видно, что уровень технических средств управления на предприятии находится на очень среднем уровне и позволяет желать лучшего, объясняется это тем, что в малой организации существует низкая степень разделения труда, а следовательно, места руководителей одного и того же ранга могут отличаться по площади, оснащенности и т.п., так как нагрузка и вклад каждого управленческого работника несоразмерен.
5. Информация
Информация - информационное обеспечение системы управления: совокупность сведений и данных, необходимых для обоснования, выработки, принятия и выполнения решений по достижению целей и задач организации. Характеристика информационного обеспечения представлена в таблице 5.
Таблица 5 - Характеристика информационного обеспечения системы управления
Показатель
Характеристики оценки
Тек.
Цел.
№ п/п состояние параметры
1 2 3 4 5
1 Объем и виды информации 0 - информации почти нет, и она не обрабатывается 1 - информация носит характер хаоса на предприятии 2 - информация поступает в достаточном объеме, предварительно отф ильтрованная 1 2
2 Уровень информационного обеспечения управления 0 - информационного обеспечения нет 1 - информационное обеспечение используется частично по отдельным подсистемам 2 - используется КСУ (корпоративная система управления) 1 2
3 Структура информации, по всем ее видам 0 - информация не структурируется 1 - информация доходит до управленческих кадров структурировано 2 - информация доходит до управленческих кадров структурировано, а также отфильтрованной по уровням доступа 0 2
4 Периодичность поступления информации приходящейся на одно структурное подразделение или работника аппарата управления 0 - 1 раз в 2 недели-месяц 1 - 1 раз в неделю 2 - 1 раз 1 2
5 Затраты на обработку информации 0 - нет 1 - высокие, несоразмерные осуществляемым действиям 2 - оптимальные, дешевле, чем с обработкой вручную 2 2
6 Уровень использования информации и документов 0 - не используются 1 - документы используются по мере необходимости, не всегда доступна свежая информация 2 - документы используются на высоком уровне, всегда поступают обновленные редакции 1 2
7 Схема информационных потоков и документооборота 0 - нет 1 - схема не определена, но есть наработки по некоторым структурным подразделениям 2 - существует 0 2
8 Коэффициент непрерывности информационного потока 0 - таких коэффициентов никто не считает, нет данных для подсчета информации 1 - поток информации имеет разрывы, которые явно ощутимы (информация теряется и т.п.) 2 - коэффициент находится в норме 0 2
9 Коэффициент эффективного использования информации и абсолютного использования информации 0 - информация используется не эффективно, или ее просто нет 1 - информация используется, но нет конкретного результата 2 - высокий показатель эффективности информации 1 2
10 Распределение информации по уровням иерархии 0 - не распределяется 1 - распределяется, но не ограничивается 2 - информация распределена и ограничена в зависимости от уровня иерархии 1 2
Итого 8 20
Вывод: информация на данном предприятии используется, но ее использование носит стихийный характер, никто не видит конкретного результата от наличия дополнительных данных. Хотя эти данные, возможно, приходят к ним не в полном объеме и не всегда актуальны. Возможно, что существует один источник информации, а все остальное принимается за дезинформацию.
№ рег. статьи 0077/1
Это статья Управление экономическими системами: электронный научный журнал
http ://uecs.mcnip.ru
URL этой статьи: http://uecs.mcnip.ru/modules.php?name=News&file=article&sid=143
