CC BY
36
УДК 657.6
О.А. Козлова*, Р.В. Графушин
Российский химико-технологический университет им. Д.И. Менделеева, Москва, Россия
125047, Москва, Миусская пл., д. 9 * e-mail: [email protected]
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В ПАО «НЕПТУН»
В статье представлена методика проведения внутреннего аудита в ПАО «Нептун», дана краткая характеристика предприятия и произведен анализ данных аудита. Составлены рекомендации по улучшению деятельности проверяемого подразделения и разработаны корректирующие действия по устранению выявленных в ходе аудита несоответствий.
Ключевые слова: внутренний аудит системы менеджмента качества, ведущий аудитор, аудитор, программа аудита, план аудита.
В начале XX века аудит получил широкое применение в финансовой деятельности. Это связано со стремительным ростом экономики, развитием предприятий и усилением конкуренции. В конце XX века применение аудита распространилось и на такие области деятельности, как менеджмент качества.
Международные стандарты ИСО серий 9000 подчеркивают значение аудита как инструмента руководства организации по сбору объективных данных и подтверждению эффективного внедрения, а также функционирования систем менеджмента качества (СМК).
Аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения
свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени соответствия согласованных критериев аудита [1].
Внутренний аудит проводится путем сравнения собранных свидетельств (записей, изложения фактов и другой информации) с положениями документов системы менеджмента, выступающих в качестве критериев проверки.
Проводить проверки внутри организации имеет право аудитор - лицо, продемонстрировавшее свои личные качества и обладающее компетентностью для проведения аудита [2]. Ведущий аудитор - лицо, назначенное для руководства аудиторской проверкой (руководитель группы по аудиту). В зависимости от объема проверки, ведущий аудитор создает группу по аудиту. К выполнению обязанностей внутренних аудиторов привлекаются как освобожденные, так и не освобожденные от основной деятельности работники организации, имеющие квалификационный аттестат аудитора.
Для проведения внутренней проверки СМК необходимо составить программу аудита -совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
На основе годовой программы на каждую аудиторскую проверку ведущим аудитором составляется план аудита - описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.
По результатам внутренней проверки проводится анализ свидетельств аудита, собранных в ходе проверки. Далее составляется заключение аудиторской группы по результатам проверки.
Если в ходе аудита выявлены несоответствия, то оформляются протоколы по выявленным несоответствиям, которые включаются в заключение в виде приложения. Несоответствие - невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по степени значимости (величине риска негативных последствий при неустранении несоответствия). По этому признаку несоответствия могут быть значительными (критическими, существенными -категории 1) и незначительными (несущественными, некритическими - категории 2). Значительным (критическим) несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества, которое с большой вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции.
Все материалы каждой конкретной аудиторской проверки комплектуются в специальное дело, которое включает в себя следующее: отчет (справка о проведенной проверке); протоколы о несоответствиях; планы корректирующих (предупреждающих) действий; план улучшающих действий; контрольные вопросники и др.
В данной статье анализируется внутренний аудит СМК коммерческого центра ПАО «Нептун» в г. Ставрополе. Завод «Нептун» был построен для судостроительной отрасли промышленности как поставщик систем управления техническими средствами судов. Потребителями продукции промышленного назначения являются
судостроительные верфи России,
машиностроительные заводы, изготавливающие оборудование для флота. Системы управления техническими средствами морских транспортных судов, изготовленные на «Нептуне», эксплуатируются более чем на 300 судах морского флота. На предприятии внедрена Система менеджмента качества, соответствующая
требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования».
В группу по проведению внутреннего аудита коммерческого центра вошел ведущий аудитор, который по совместительству является начальником отдела технического контроля на данном предприятии, и аудитор А - менеджер по качеству. Была составлена программа внутреннего аудита на 2016 год. Проверка коммерческого центра осуществлялась в апреле по следующим критериям: ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования» (разд.7 «Процессы жизненного цикла продукции»), СТО АКГИ 0232013 «Система менеджмента качества. Сохранение соответствия готовой продукции», СТО АКГИ 0382013 «Система менеджмента качества. Хранение входящей и промежуточной продукции. Порядок хранения и выдачи материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий в цеха основного производства».
Коммерческий центр обеспечивает предприятие ПАО «Нептун» заказами и работой, выстраивает отношения с заказчиками и производителями, стараясь удовлетворить их потребности, снизить затраты и накладные расходы, обеспечить удобные и выгодные схемы оплаты продукции. Коммерческий центр ПАО «Нептун» осуществляет отгрузку продукции автомобильным транспортом,
контролирует её доставку и передачу заказчику, а также готовит всю необходимую документацию, отправляемую с изделиями. Занимается поиском потенциальных клиентов и покупателей, принимает активное участие в закупках и тендерах.
Был разработан план внутреннего аудита, из которого следовало, что: основанием для проверки стала программа внутреннего аудита СМК на 2016 г., объект проверки: склад готовой продукции (СГП), цель: подтверждение соответствия внедрения в производство требований СМК в полном объеме. Для того, чтобы проверяющему лицу было удобней проводить аудит, был составлен контрольный вопросник - систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.
В результате внутренней проверки коммерческого центра были составлены Протоколы о несоответствии/замечании, приведенные ниже.
Протокол о несоответствии/замечании №1
Ситуация. На складе готовой продукции аудиторы обнаружили, что тара для хранения трафаретов для производства маркировки тарных ящиков не была идентифицирована.
Анализ. В разделе 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 требуется, чтобы статус продукции по отношению к требованиям, касающимся мониторинга, был идентифицирован. Здесь такая идентификация отсутствует, что говорит о наличии несоответствия требованиям указанного раздела. Отсутствие идентификации на таре означает, что данное несоответствие может привести к затруднению
условий работы сотрудников склада готовой продукции.
Заключение. К данной ситуации применимы требования раздела 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Требования не выполнены. С учетом возможных последствий невыполнения требований об идентификации тары в данном конкретном случае, несоответствие требованиям должно быть квалифицировано как незначительное.
Протокол о несоответствии/замечании №2 Ситуация. Аудиторы обнаружили, что склад временного хранения продукции не был идентифицирован.
Анализ. В разделе 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2008, чтобы статус продукции по отношению к требованиям, касающимся мониторинга, был идентифицирован. Здесь такая идентификация отсутствует, что говорит о наличии несоответствия требованиям указанного раздела. Отсутствие идентификации склада временного хранения означает, что данное несоответствие может привести к затруднению условий работы сотрудников коммерческого центра.
Заключение. К данной ситуации применимы требования раздела 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Требования не выполнены. С учетом возможных последствий невыполнения требований об идентификации склада временного хранения в данном конкретном случае, несоответствие требованиям должно быть квалифицировано как незначительное.
Протокол о несоответствии/замечании №3
Ситуация. На складе готовой продукции аудиторы обнаружили, что не были расшифрованы записи в накладных на сдачу готовых изделий.
Анализ. В разделе 6 «Порядок сдачи и приемки готовых изделий на склад», пункт 6.3 СТО АКГИ 038-2013 говорится следующее: «6.3. Накладная должна быть подписана сдающим комплектовщиком (представителем планово-распределительного бюро (ПРБ) цеха), получателем (представителем коммерческого центра), представителем бюро технического контроля (БТК) цеха-изготовителя с простановкой клейма ОТКиМ и начальником цеха-изготовителя. Подписи должны быть с расшифровкой фамилий». Здесь расшифровка записи отсутствует, что говорит о наличии несоответствия требованиям указанного раздела.
Заключение. К данной ситуации применимы требования раздела 6, пункта 6.3 СТО АКГИ 0382013. Требования не выполнены. С учетом возможных последствий невыполнения требований о расшифровке записи в данном конкретном случае, несоответствие требованиям должно быть квалифицировано как значительное.
Протокол о несоответствии/замечании №4
Ситуация. На складе готовой продукции аудиторы обнаружили, что на ведомости упаковки не было подписи директора коммерческого центра
Анализ. В разделе 5 «Консервация и упаковка изделий», пункт 5.8 СТО АКГИ 023-2013 говорится следующее: «5.8. В ящик №1 должна быть вложена
ведомость упаковки, составленная работниками КЦ и содержащая перечень всех ящиков данной партии (комплекта). Ведомость должна быть подписана директором коммерческого центра и заверена печатью предприятия. Подпись должна быть с расшифровкой фамилии». Здесь расшифровка записи отсутствует, что говорит о наличии несоответствия требованиям указанного раздела
Заключение. К данной ситуации применимы требования раздела 5, пункта 5.8 СТО АКГИ 0232013. Требования не выполнены. С учетом возможных последствий невыполнения требований о подписи директора коммерческого центра на ведомости упаковки в данном конкретном случае, несоответствие требованиям должно быть квалифицировано как значительное.
В ходе проведения внутренней проверки коммерческого центра ПАО «Нептун» был составлен отчет об аудиторской проверке. Выявлено 2 незначительных и 2 значительных несоответствия, составлены рекомендации по улучшению, согласно которым необходимо разработать корректирующие и предупреждающие действия и мероприятия по
устранению выявленных несоответствий.
Возможными корректирующими действиями могут быть: внесение поправок в оформление документации; ознакомление с документированной процедурой незнакомого с ней сотрудника; заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале; актуализация положения о подразделении и др. Вывод: требования СМК внедрены, но выполняются не в полном объеме.
Внутренний аудит выполняет очень важную роль в компании. С ростом её размеров и повышением сложности процессов управления, у руководства не хватает сил контролировать все процессы в полном объёме. В этой ситуации систематические проверки внутри организации могут в кратчайшие сроки выявить и устранить несоответствия, вызванные несоблюдением требований СМК, в полном объёме. Также внутренний аудит повышает эффективность принятия решений, так как он обладает информацией по всем аспектам деятельности предприятия и инструментарием для обобщения и анализа данных.
Козлова Оксана Александровна, студентка 4 курса факультета Инженерной химии РХТУ им. Д. И. Менделеева, Россия, Москва.
Графушин Роман Владимирович, ассистент, преподаватель кафедры Инженерно-компьютерной графики РХТУ им. Д. И. Менделеева, Россия, Москва.
Литература
1. ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента [Текст]. Введ. 2012-0619. Издание официальное, 2013. 42 с.
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования. [Текст]. Введ. 2008-12-18. Издание для учебных целей, 2009. 25 с.
3. Ребрин Ю.И. Управление качеством. Учебное пособие. - 2004. - 174 с.
4. Голубев В.В. Методология организации и проведения предупреждающих действий в системе менеджмента качества // Вестник Качества. - 2008. - № 2 (80). - С. 19 - 27.
5. Свиткин М.3. Дымкина О.Д. Внутренний аудит систем менеджмента качества // Сб. «Все о качестве. Отечественные разработки». - М.: НТК «Трек», 2002. - Вып. 19. - С. 20 - 27.
6. СТО АКГИ 023-2013. Системы менеджмента качества. Сохранение соответствия готовой продукции. [Текст]. Введ. 2013-04-26. Издание официальное, 2013. 19 с.
7. СТО АКГИ 038-2013. Системы менеджмента качества. Хранение входящей и промежуточной продукции. Порядок хранения и выдачи материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий в цеха основного производства. [Текст]. Введ. 2013-04-26. Издание официальное, 2013. 36 с.
Kozlova Oxana Alexandrovna*, Graphushin Roman Vladimirovich. D. Mendeleev University of Chemical Technology of Russia, Moscow, Russia. * e-mail: [email protected]
INTERNAL AUDIT OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM Abstract
The paper presents a method of an internal audit of PJSC "Neptune", gives a brief description of the company and was conducted audit data analysis. Drawn up recommendations for improving the activity of the audited units and corrective actions designed to address inconsistencies identified in the audit.
Key words: internal audit of the quality management systems, senior auditor, auditor, audit program, audit plan.
