CC BY
663
УДК 658.6
МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА ПРОЦЕССОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА МАШИНОСТРОИТЕЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ* С.В. Мищенко, С.В. Пономарев, А.В. Трофимов, С.С. Пекина
Кафедра «Автоматизированные системы и приборы», ГОУ ВПО «ТГТУ»
Ключевые слова и фразы: внутренний аудит; машиностроительное предприятие; объект внутреннего аудита; система менеджмента качества.
Аннотация: Дан анализ существующих методов проведения внутреннего аудита. Разработана методика проведения внутреннего аудита процессов системы менеджмента качества с учетом особенностей машиностроительного предприятия.
Введение
Системы менеджмента качества (СМК) должны периодически подвергаться внутренним аудитам. Внутренний аудит является одним из инструментов менеджмента для проверки результативности внедрения и функционирования системы. Международные стандарты ИСО серий 9000 и 14000 подчеркивают значение аудита как инструмента управления организацией, используемого для сбора объективных данных и подтверждения эффективного функционирования систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.
Проведен анализ существующих методов аудита [1-5]. Выявлено, что наиболее эффективны те методы, которые учитывают особенности предприятия.
1. Выявление особенностей предприятия
Процесс внутреннего аудита рассмотрен применительно к машиностроительному предприятию и с учетом его особенностей.
Предприятие производит машиностроительную продукцию для нефтедобывающей промышленности. Выпускаются компрессоры, насосы, погружные электродвигатели, а также полнокомплектные установки, предназначенные для откачки пластовой жидкости из нефтяных скважин. Выявлены характерные особенности исследуемого предприятия:
- производство предприятия принадлежит к серийному типу согласно ГОСТ 14.004-83 [6] и ГОСТ 3.1121-84 [7];
- наличие значительного объема материальных и информационных потоков, обусловленное сложностью производимой продукции;
- большая численность персонала и территориальный разброс производственных объектов;
- наличие развитой локальной компьютерной сети (ЛКС) и автоматизированной системы поддержки производства;
* Принято к печати 25.12.2006 г.
- необходимость и целесообразность внедрения в работу СМК требований стандарта ИСО/ТС 29001 [8] с целью выхода на международный рынок.
Закономерно, что при расширении требований к СМК предприятия повышаются требования и к процессу внутреннего аудита. Выявленные особенности исследуемого предприятия влияют на успешное функционирование процессов СМК, в целом и на процесс внутреннего аудита, в частности.
2. Методика проведения внутреннего аудита
Процесс внутреннего аудита выявляет информацию по всем аспектам деятельности предприятия и является инструментом для обобщения и анализа данных. Таким образом, создание методики проведения внутреннего аудита, повышающей его результативность и эффективность в рамках СМК машиностроительного предприятия с серийным типом производства и с учетом его особенностей, является актуальной проблемой.
2.1. Схема проведения аудита
Во введении к ГОСТ Р ИСО 19011-2003 говорится, что указания данного стандарта являются гибкими, и использование этих указаний может быть различным в зависимости от размера, вида деятельности, сложности проверяемой организации. Таким образом, очевидно, что выполнение требований пункта 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [9] и указаний ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10] можно осуществлять различными методами. Выбор методов выполнения требований этих стандартов должен быть обоснован с точки зрения их результативности и эффективности для условий конкретного предприятия.
2.2. Процедуры методики
Процедуры предлагаемой в данной статье методики позволяют реализовать требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [9] и ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10], учитывая особенности предприятия. Разработанные процедуры дополняют порядок проведения аудита, рекомендованный ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10].
Последовательность процедур методики объясняется порядком их реализации при проведении внутреннего аудита согласно типовой схеме, приведенной в ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10]. Интеграция разработанных процедур с типовой блок-схемой проведения аудита по ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10] показана на рис. 1. Нумерация этапов проведения аудита [10, п.п. 6.2 - 6.8] приведена в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Выделенные блоки принадлежат разработанной методике.
Методика включает следующие новые процедуры:
- выбор объекта аудита;
- формирование целевой группы аудита;
- обеспечение компетентности аудиторской группы;
- проведение электронного опроса;
- комплексная обработка данных и анализ.
Рассмотрим отдельно каждую из новых процедур настоящей методики.
Процедура выбора объекта аудита. Объектом внутреннего аудита является аудитируемый процесс СМК предприятия. Процедура выбора объекта внутреннего аудита состоит в определении подразделения, осуществляющего тот или иной процесс СМК предприятия, в совокупности с подразделениями, реализующими смежные процессы, то есть те процессы, которые находятся «на стыке» с объектом аудита и выполняют по отношению к нему роль «Поставщика» или «Потребителя». Такой подход позволяет переходить от аудита отдельно взятого процесса
Организация проведения аудита (6.2)
Процедура выбора объекта аудита
Назначение руководителя аудиторской группы
Определение целей, области и критериев аудита
Процедура формирования целевой группы
Определение возможностей аудита
Процедура обеспечения компетентности аудиторской группы
Обучение аудиторов на предприятии Оценка компетентности аудиторов Формирование аудиторской группы
Установление контакта с объектом аудита
Выполнение анализа документов (6.3)
I
Подготовка к аудиту на месте (6.4)
Процедура проведения электронного опроса
Формирование и / или актуализация базы вопросов Составление анкеты (теста)
Опрос целевой группы Обработка данных
і
Проведение аудита на месте (6.5)
т
Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту (6.6)
Выполнение действий по результатам аудита (6.8)
Рис. 1. Схема проведения аудита
(подразделения) к аудиту межфункциональному, который направлен на определение проблем во взаимодействии между подразделениями при реализации процессов СМК.
Определение объекта аудита и процессов «Поставщиков» и «Потребителей» осуществляется с помощью схемы взаимодействия процессов, разработанной при формировании СМК предприятия.
На рис. 2 изображена схема взаимодействия процесса «Производство продукции. Сборка насосов», а также информационные и материальные потоки, обеспечивающие его связь со смежными процессами, выполняющими роль «Поставщиков» и «Потребителей».
Процедура формирования целевой группы. Целевая группа (ЦГ) - группа сотрудников предприятия, являющихся представителями объекта аудита. ЦГ является отражением (проекцией) объекта аудита (процесса) на персонал. Состав ЦГ формируется аудиторами отдела управления качеством (ОУК) с участием руководителя (владельца) аудитируемого процесса, исходя из целей и критериев внутреннего аудита. Сотрудники, входящие в состав ЦГ аудитируемого процесса, заблаговременно информируются о своем участии при проведении внутреннего аудита, что позволяет снизить чувство страха и недоверия у персонала перед проверкой.
Процедура обеспечения компетентности аудиторской группы. Пункт 6.2.4 стандарта ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10] говорит, что должен быть осуществлен процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту путем подбора членов группы таким образом, чтобы группа владела всеми требуемыми знаниями и навыками. Выполнение этого условия реализуется при выполнении сформулированных ниже требований, составляющих процедуру обеспечения компетентности аудиторской группы. Процедура состоит из следующих этапов.
Рис. 2. Схема взаимодействия проц есса «Производство продукции. Сборка насосов» со смежными процессами
Обучение аудиторов на предприятии. Одним из способов повышения компетентности аудиторов является их обучение на базе предприятия [11, 12]. Кроме основного курса по аудиту, персоналу (аудиторам) предоставляется полная и систематизированная информация о том, какие документы (стандарты предприятия, инструкции и т. д.) были приняты в работу за истекший период, какие изменения проводились, рассматриваются их требования и порядок реализации. Такой подход к обучению аудиторов позволяет централизованно и оперативно сообщать персоналу всю необходимую информацию, касающуюся изменений в структуре СМК и ее функционировании. Значительно сокращаются временные затраты при самостоятельной подготовке аудиторов к проверке на поиск нужной информации и анализ документов.
Оценка компетентности аудиторов. При проведении оценки сравнивают информацию о фактической компетентности персонала с установленными критериями его компетентности.
Для оценки компетентности аудиторов на предприятии предлагается использовать электронный опрос, имеющий следующие преимущества:
- высокая оперативность получения данных с помощью ЛКС предприятия;
- практически отсутствует психологический дискомфорт, так как человек проходит опрос (тестирование) на своем рабочем месте без внешнего наблюдения в отличие от коллективного письменного или устного экзамена.
Формирование аудиторской группы. В развитие пункта 6.2.4 ГОСТ Р ИСО 19011-2003 [10] и для реализации процесса обеспечения общей компетентности группы по аудиту предложен следующий подход к формированию аудиторской группы.
Формирование аудиторской группы состоит в определении аудиторов, которые являются представителями подразделений, деятельность которых функционально связана с деятельностью аудитируемого процесса. Такой подход целесообразен и позволяет повысить информативность проверки за счет привлечения аудиторов - сотрудников тех подразделений, которые реализуют процессы, находящиеся «на стыке» с аудитируемым процессом. Кроме этого, необходимое и целесообразное требование - привлечение к аудитам технических экспертов, что обусловлено сложностью производственных процессов. Например, к аудиту процесса «Производство продукции. Сборка насосов» в качестве технического эксперта привлекался ведущий инженер-конструктор отдела погружных насосов. Знания и опыт сотрудника, являющегося техническим экспертом по данному ау-дитируемому процессу, в значительной степени обеспечивают компетентность аудиторской группы.
Процедура проведения электронного опроса. Электронный опрос - процесс получения и обработки информации от участников ЦГ, осуществляемый с помощью ЛКС предприятия с целью предварительной оценки результативности функционирования заданного процесса СМК (объекта аудита). Схематично процедура проведения электронного опроса показана на рис. 3 в виде контекстной диаграммы, построенной с использованием методологии функционального моделирования ГОЕГ0 [13]. Идентификационный номер Б 1.1.2.3 процессу «Проведение электронного опроса» присвоен на основе общего дерева процессов СМК предприятия.
Процедура проведения электронного опроса состоит из следующих этапов.
Формирование и / или актуализация базы вопросов. База данных состоит из вопросов, которые служат для проведения электронного опроса. Вопросы отражают требования к СМК предприятия и функционированию производственных процессов. Формирование и актуализацию базы осуществляют сотрудники ОУК совместно с сотрудниками подразделений предприятия. Персонал разрабатывает вопросы к тем процессам, которые выполняют роль «Поставщиков» и «Потребителей» для процесса, реализацию которого осуществляют данные сотрудники.
Рис. 3. Процедура проведения электронного опроса
Например, сотрудники цеха № 28 (процесс «Производство продукции. Сборка насосов») составляют вопросы (см. рис. 2) для сотрудников процессов-
«Поставщиков» (процессы «Входной контроль - С 1.4.1», «Управление персоналом - Е 1.1» и др.) и процессов-«Потребителей» (процесс «Мониторинг и измерение продукции - Б 1.1.3»).
Составление анкеты (теста). Анкета представляет собой набор из вопросов, находящихся в электронной базе данных, сформированный с учетом специфики заданного аудитируемого процесса. Вопросы анкеты делятся на два типа: вопросы, требующие выбора варианта из предложенных ответов, и вопросы, тре-
бующие развернутого ответа. По содержанию вопросы анкеты разделяют на общие (тестовые) вопросы по СМК (одинаковые для всех участников ЦГ), а также так называемые специальные вопросы, направленные на определение степени реализации и результативности аудитируемого процесса в данном подразделении.
Опрос целевой группы. Сформированная анкета (тест) рассылается сотрудникам (участникам ЦГ) по ЛКС предприятия в виде специального прикрепленного файла. Получив на рабочий компьютер приглашение о прохождении электронного опроса, сотрудник открывает файл и отмечает варианты ответов на предложенные тестовые вопросы знаком 0, а также дает развернутые ответы на специальные вопросы. Затем данные отправляются в ОУК для обработки и анализа.
Обработка данных. Обработка данных (тестовых вопросов) электронного опроса осуществляется по разработанному алгоритму (рис. 4).
При получении данных опроса участника ЦГ происходит сравнение указанных ответов с верными, заложенными в программу.
Поступление данных с выхода процедуры
целевой группы»
і
Обработка данных
1-го участника целевой группы
Т
ДА
НЕТ
Вычисление суммарного показателя ответов целевой группы
Выявление
причины
J
НЕТ
НЕТ
На вход процедуры «Комплексная обработка и анализ данных»
Рис. 4. Алгоритм обработки данных электронного опроса
Показатель Р/ верных ответов /'-го участника целевой группы вычисляется как отношение суммы правильных ответов на вопросы к общему количеству вопросов в анкете (тесте). Если значение Р/ больше 0,9 (т.е. участник ЦГ верно ответил более чем на 90 % вопросов теста), дается заключение об успешном прохождении опроса. Далее аналогично вычисляется показатель ответов целевой группы ПоцГ. Решение о проведении дополнительного опроса либо о проведении внепланового аудита на месте принимается в зависимости от значения ПоцГ и полученных развернутых ответов на специальные вопросы. Обработка и анализ таких ответов проводится сотрудниками (аудиторами) ОУК. Результаты обработки ответов на специальные вопросы являются дополнительными входными данными при получении свидетельств аудита на месте.
Анализируя полученные данные, дается оценка результативности функционирования процесса, принимается решение о необходимости проведения аудита на месте, на основании чего корректируются планы и программы проверок.
Процедура комплексной обработки и анализа данных. При проведении внутреннего аудита на месте особое внимание уделяется использованию в качестве входных данных результатов электронного опроса ЦГ, а именно, развернутых ответов на специальные вопросы. Аудиторы сравнивают фактическую реализацию процесса, наблюдая за его выполнением на месте, с информацией, полученной при проведении электронных опросов.
Комплексная обработка и анализ данных состоит из оценки данных совокупности как электронного опроса, так и аудита на месте. Данная процедура реализуется группой экспертов-аудиторов с обязательным привлечением технических экспертов. Такой подход позволяет комплексно анализировать состояние и результативность функционирования аудитируемого процесса СМК, выявлять проблемы и причины сбоев, а также разрабатывать мероприятия по улучшению функционирования не только рассматриваемого процесса, но и процесса внутреннего аудита.
3. Учет особенностей предприятия в процедурах разработанной методики
Проведен анализ степени влияния особенностей предприятия на процедуры методики.
Необходимость выполнения требований стандарта ИСО/ТС 29001 [8] обусловлена потребностью предприятия в расширении рынков сбыта выпускаемой продукции. Техническая спецификация ИСО/ТС 29001 [8] устанавливает дополнительные требования к проектированию, развитию, производству, монтажу и обслуживанию изделий для нефтяной промышленности. Кроме этого, в документе [8], в дополнение к терминам и определениям, указанным в ГОСТ Р ИСО 9000-2001, сформулирован ряд терминов и определений для нефтяной, нефтехимической и газовой отраслей промышленности. Одним из дополнительных является термин «средство управления» - принятый в организации документированный метод осуществления деятельности в контролируемых условиях для достижения соответствия установленным требованиям [8]. Поэтому, к шести обязательным документированным процедурам, которые требует ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [9], добавляется еще ряд документов (стандартов предприятия, инструкций). В частности, средства управления необходимо разработать по пунктам [8] 6.2.2.1 «Обучение», 7.1.1 «Планирование создания продукции», 7.4.1.1 «Процесс закупки», 7.5.3.1 «Идентификация и прослеживаемость», 7.5.5.1 «Сохранение продукции» и др. Очевидно, что при увеличении количества документов и установленных ими требований значительно растет число критериев аудита, на соответствие которым проверяется процесс СМК. Увеличение числа документов СМК приводит к зна-
чительным затратам времени, которое требуется аудиторам на подготовку и анализ материалов.
Кроме этого, ИСО/ТС 29001 [8] требует документального оформления всякого разрешения на отступление от требований (раздел 8.3.1), а также обеспечения эффективности предпринятых корректирующих и предупреждающих действий (пункты 8.5.2.1 и 8.5.3.1 спецификации). Вводится такое понятие, как «план действий по устранению выявленных несоответствий» (пункт 8.2.2.2). Требуется установление определенного срока для предоставления такого плана действий.
Внутренний аудит является одним из основных процессов СМК предприятия. Изменение структуры СМК при внедрении дополнительных требований ИСО/ТС 29001 [8] отразится и на процессе внутреннего аудита. Изменение целей и критериев объекта аудита (процесса СМК) повлечет изменение или пересмотр целей, критериев и области внутреннего аудита.
Сложность производимой продукции и производственных процессов учитывается в процедурах формирования целевой и аудиторских групп. Например, в состав ЦГ аудитируемого процесса «Производство продукции. Сборка насосов» входят сотрудники цеха механической обработки (процесс-«Поставщик»), отдела входного контроля (процесс-«Поставщик»), конструкторского отдела погружных насосов (процесс-«Поставщик» конструкторской документации), отдела испытаний и анализа (процесс-«Потребитель»). Сотрудники этих подразделений выполняют работу на различных этапах производства, что в совокупности дает информацию о работе процесса. Реализация данных процедур позволяет повысить информативность аудита именно в области функционирования производственных процессов. Реализация процедуры формирования базы вопросов для проведения электронного опроса с привлечением персонала предприятия из «подразделений-поставщиков» и «подразделений-потребителей» позволяет выявлять проблемы не только в работе отдельного процесса, но и во взаимодействии процессов СМК. Например, при составлении вопросов сотрудниками отдела входного контроля для отдела снабжения (процесс С 1.4 «Закупки») были выявлены несоответствия по срокам предоставления и объему необходимых документов (планов, накладных, сертификатов). В дальнейшем это было согласовано между отделами и отражено в документированной процедуре предприятия.
Процедура обеспечения компетентности аудиторской группы, состоящая из обучения аудиторов на базе предприятия, оценки их знаний и способа формирования аудиторской группы, позволяет учитывать особенности производства и взаимосвязь многочисленных процессов, которые образуют СМК предприятия, тем самым повышая результативность и эффективность внутреннего аудита.
Процедура проведения электронных опросов позволяет выявить дублирующие функции подразделений. Например, в ходе опросов было выявлено, что технологические паспорта на секции насосов заполнялись контролерами бюро технического контроля в цехе сборки и сотрудниками испытательной станции отдела испытаний и анализа, причем формы паспортов незначительно отличались. Для устранения данного несоответствия форма паспорта была согласована и утверждена, а ведение технологических паспортов закреплено за отделом испытаний и анализа.
Использование локальной компьютерной сети для целей внутреннего аудита позволило повысить степень его информативности и оперативности, тем самым улучшить гибкость и управляемость СМК предприятия. Кроме того, результаты электронных опросов служат дополнительными входными данными для проведения аудитов на месте.
Процедура комплексной обработки данных и анализа направлена на сопоставление результатов электронного опроса и аудита на месте с целью выявления проблем во взаимодействии процессов СМК и определения причин их появления. Это позволяет руководству оперативно разрабатывать управленческие решения. В ходе реализации данной процедуры учитывается сложность взаимодействия процессов СМК предприятия. Кроме того, данная процедура направлена на улучшение самого процесса «Внутренний аудит» и служит в качестве обратной связи, позволяя реализовать принцип постоянного улучшения.
Методика направлена на переход от аудитов подразделений к аудитам меж-функциональным, тем самым выявляя проблемы взаимоотношений и устраняя барьеры между подразделениями относительно каждого процесса СМК.
Список литературы
1. Свиткин, М.З. Настольная книга внутреннего аудитора / М.З. Свиткин, К.М. Рахлин, В.Д. Мацута, О. Д. Дымкина. - СПб. і ООО «Издательский дом «Измайловский», 2003. - 120 с.
2. Артемьева, М.Н. Анализ результативности процесса внутреннего аудита / М.Н. Артемьева, К.М. Рахлин // Методы менеджмента качества. - 2004. - № 2. -С. 43-46.
3. Якушев, М.В. Проблемы внутреннего аудита / М.В. Якушев // Методы менеджмента качества. - 2004. - № 4. - С. 47-4В.
4. Фихман, Ю.Н. Система менеджмента качества на промышленном предприятии (по стандарту ИСО 9001;2000) і пособие по разработке систем / Ю.Н. Фихман. - М. і ООО «НТК «Трек», 2005. - 216 с.
5. Шадрин, А.Д. Менеджмент качества. От основ к практике / А.Д. Шадрин. - М. і ООО «НТК «Трек», 2005. - 360 с.
6. ГОСТ 14.004-В3. Технологическая подготовка производства. Термины и определения основных понятий. - М. і ИПК Изд-во стандартов, 19В3. - 7 с.
7. ГОСТ 3.1121-В4. ЕСТД. Общие требования к комплектности и оформлению комплектов документов на типовые и групповые технологические процессы (операции). - М. і ИПК Изд-во стандартов, 19В4. - 45 с.
В. ИСО/ТС 29001 (ISO/TS 29001). Спецификация на программы качества для нефтяной, нефтехимической и газовой промышленности. - Перевод компании Quality Program Design, Inc., 2003. - 45 с.
9. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования. -М. і ИПК Изд-во стандартов, 2001. - 26 с.
10. ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента. - М. і ИПК Изд-во стандартов, 2004. - 24 с.
11. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества і учеб. пособие / С.В. Пономарев [и др.]. - М. і РИА «Стандарты и качество». - 2005. - 24В с.
12. Пономарев, С. В. Методика проведения практических занятий при подготовке специалистов по управлению качеством / С.В. Пономарев, А.Н. Жмаев, Е.Е. Чепурнова // Методы менеджмента качества. - 2006. - № 4. - С. 42-46.
13. Р 50.1.02В-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования. - М. і ИПК Изд-во стандартов, 2001. - 50 с.
Procedure of Internal Audit of Quality Control System at Engineering Industrial Enterprise
S.V. Mishchenko, S.V. Ponomarev, A.V. Trofimov, S.S. Pekina
Department “Automated Systems and Devices”, TSTU
Key words and phrases: engineering industrial enterprise; internal audit; quality control system.
Abstract: The analysis of existing methods of internal audit is carried out. The procedure of internal audit of quality control system with regard for engineering industrial enterprise is developed.
Methodik der Durchfuhrung des inneren Audites der Prozesse des Systems des Managements der Qualitat des Maschinenbauunternehmens
Zusammenfassung: Es ist die Analyse der existierenden Methoden der Durchfuhrung des inneren Audites durchgefuhrt. Es ist die Methodik der Durchfuhrung des inneren Audites der Prozesse des Systems des Managements der Qualitat unter Beruck-sichtigung der Besonderheiten des Maschinenbauunternehmens entwickelt.
Methode de la realisation de l’audit inerieur des processus du systeme du management de la qualite d’une entreprise des constructions mecaniques
Resume: Est executee une analyse des methodes existantes de la realisation de l’audit inerieur. Est elboree la methode de la realisation de l’audit inerieur des processus du systeme du management de la qualite compte tenu des particularites d’une entreprise des constructions mecaniques.
