CC BY
77
Бадеева Е.А. УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ ДЛЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Эффективность системы менеджмента качества (СМК) государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования (ГОУ ВПО) будет тем больше, чем выше достигнутые результаты, характеризуемые, в том числе, степенью достижения поставленных целей - результативностью, и чем меньше использованные ресурсы.
В последнее время появляется все больше материалов по вопросу классификации затрат на качество, однако ни в одном нормативном документе не регламентировано, что необходимо в них включать. Согласно современной теории менеджмента качества затраты на качество делятся на:
- затраты на предупредительные мероприятия - затраты, производителя на любые действия по предупреждению появления несоответствий;
- затраты на контроль - затраты производителя на обнаружение несоответствий, возникающих в процессе проектирования и оказания услуг, с целью их исключения до момента завершения оказываемых ему услуг;
- внутренние затраты на дефект (внутренние потери) - затраты, понесенные внутри организации, когда оговоренный уровень качества не достигнут, то есть до того, как услуга была оказана;
- внешние затраты на дефект (внешние потери) - затраты, понесенные вне организации, когда оговоренный уровень качества не достигнут, то есть после того, как услуга была оказана.
Все затраты ГОУ ВПО влияют на управление его СМК, к ним будут относиться и затраты на качество, следовательно они будут в них «растворены». От размера затрат зависит соотношение, т.е. эффективность СМК ГОУ ВПО. Чем меньше затраты, тем лучше соотношение. При грамотном планировании затрат бухгалтерской службой ГОУ ВПО для целей бухгалтерского, налогового законодательства Российской Федерации и нормативных документов по развитию СМК можно успешно варьировать структурой затрат на качество для повышения эффективности процессов и всей системы в целом.
Адлер Ю.П. и Щепетова С.Е. пишут, что «...все время меняются представления о том, какие затраты есть затраты, связанные с качеством, и как их оценивать. В этом сложном переплетении путей и судеб трудно находить наиболее эффективные решения. И так будет всегда. Но это не значит, что развитие имеет хаотический характер. Напротив, все более ясно проступают черты нового подхода. Этот подход синтетический, поскольку разумные идеи есть в каждом, из кратко обозначенных выше, взглядов на экономику качества.
Надо пытаться выстраивать систему сбора информации о деятельности компании, которая, как калька, отразит все ее процессы и реальные потери, позволит найти объекты совершенствования, ранжировать их с точки зрения вклада в себестоимость и добавления ценности заинтересованным сторонам, выявить слабые места и оценить возможные потери, которые проявятся при ухудшении условий функционирования. И тем самым поможет обоснованно давить на себестоимость, или, другими словами, перейти от учета затрат к управлению затратами. Такой переход тем более актуален, что глубокие трансформации наблюдаются не только в рынках, но и, как следствие, в концепциях менеджмента.
На смену менеджменту качества на первый план стремительно выходит качество менеджмента. Новые управленческие концепции влекут за собой изменения в концепциях информационного обеспечения этого процесса. Поэтому и родилась система экономики качества. Каждое действие можно сопоставить с затратами. И мы хотим, чтобы все наши затраты были как можно более качественными. А затратное качество нам ни к чему.» [1, с.14].
«... Пора уходить от фрагментарных оценок затрат на качество к управлению всеми затратами компании для обеспечения ее долгосрочной конкурентоспособности и достижения ее, нацеленных на светлое будущее, целей. Учитывая, что каждому человеку свойственно интерпретировать смысл общих фраз сквозь призму собственного опыта, знаний и культурных традиций, полезно обсудить стоящие за ним ключевые вопросы для уточнения семантики провозглашенного призыва - «От затрат на качество к управлению затратами» ...» - утверждает Щепетова С.Е. [2, с. 76].
Следует четко понимать, что затраты, связанные с качеством, не сводятся к одной-единственной составляющей, а представляют собой сложную систему, состоящую из многих элементов. Уже очевидно, что система управления затратами, связанными с качеством, может стать мощным инструментом управления предприятием в целом. Она способна служить индикатором эффективности управления во многих областях деятельности компании, измеряя цены допускаемых ошибок. Следовательно, программа управления затратами, связанными с качеством, должна стать неотъемлемой составной частью любых действий, направленных на повышение качества. Общая цена качества при этом будет указывать на имеющиеся у компании возможности совершенствования и служить основой для измерения достижений в этой области [1, с. 39-40].
В таблице 1 дана классификация затрат на качество образовательных услуг на основании данных, приведенных в работе [3, с. 37-39].
Таблица 1 - Классификация затрат на качество образовательных услуг___________________________________
Затраты на качество образовательных услуг Состав затрат
Группа 1 «Затраты на достижение соответствия по качеству»
1 Затраты на оценку качества - стоимость оценки достигнутого качества образовательных услуг В эту категорию входят как затраты на оценку знаний студентов, так и затраты на оценку уровня процесса преподавания, осуществляемые в процессе обучения студентов и после его завершения, например, затраты на: а) проведение вступительных экзаменов; б) разработку тестов, вопросов и заданий (задач) для проведения зачетов и экзаменов; в) прием зачетов по лабораторным работам; г) проверку контрольных работ, курсовых работ и проектов; д) проведение предварительных защит дипломных проектов и магистерских диссертаций; е) поверку оборудования, приборов и средств измерений, используемых при проведении лабораторных работ; ж) взаимное посещение занятий преподавателей; з) контрольные посещения занятий заведующими кафедрами и членами специально назначаемых комиссий; и) обсуждение, утверждение и одобрение результатов оценки знаний студентов и уровня преподавания на заседаниях кафедр; к) ежегодные и внеплановые оценки (инвентаризации) запасов материалов, оборудования, комплектующих.
2 Затраты на предупреждение несоответствий стоимость любых действий, направляемых на исследование, предупреждение или уменьшение количества неудач в достижении установленного качества, например, затраты на: а) планирование мероприятий по обеспечению требующегося уровня каче-
ства; б) разработку и конструирование лабораторных стендов, новых установок, измерительного и испытательного оборудования; в) анализ достигнутого качества преподавания (для предупреждения неудач); г) проверку работоспособности лабораторного оборудования и средств измерений, используемых при проведении лабораторных работ; д) техническое обслуживание учебно-лабораторного оборудования; е) подготовку и переподготовку кадров (преподавателей и сотрудников) для предупреждения неудач в достижении требующегося качества; ж) анализ и доклад о результатах работ по предупреждению неудач; з) утверждение и одобрение докладов о работах по предупреждению неудач и отказов; и) подготовку и переподготовку уполномоченных по качеству и внутренних аудиторов в СМК образовательной организации и т.п.
3 Затраты на улучшение качества - стоимость выполнения любого вида мероприятий, имеющих целью повышения качества образовательных услуг например, затраты на: а) поиск узких мест в процессах предоставления образовательных услуг и/или проблем, решение которых позволит повысить результативность и эффективность деятельности образовательной организации; б) генерирование вариантов решения найденных проблем и/или расшивки узких мест; в) выбор оптимального варианта действий, проектирование конструктивных и технологических решений, планирование мероприятий по осуществлению ранее выбранного варианта разрешения проблемы; г) осуществление в малом масштабе запланированных мероприятий по разрешению (преодолению) проблемы; д) определение результативности и эффективности осуществленных мероприятий; е) принятие решения о необходимости (возможности) полномасштабного внедрения ранее разработанного решения проблемы; ж) полномасштабное внедрение достигнутого улучшения, или поиск другого варианта действий; з) поощрение специалистов, успешно решивших проблему улучшения качеств.
Группа 2 «Затраты, связанные с несоответствием по качеству»
4 Затраты, связанные с отказами, проявившимися внутри организации внутренние расходы, которые несет образовательная организация в связи с неудачей в достижении установленного качества (когда отказы проявляются внутри организации и не приводят к отчислению студентов), например, затраты на: а) дополнительные консультации и занятия с отстающими и неуспевающими студентами; б) поиск причин неисправностей учебно-лабораторного оборудования, приборов, компьютеров; в) замену и ремонт учебно-лабораторного оборудования, приборов, компьютеров; г) анализ причин имевшихся неудач, дефектов и отказов; д) проведение повторных экзаменов и зачетов; е) проверку работоспособности, испытания и контроль отремонтированного оборудования; ж) повторные предварительные защиты курсовых и дипломных проектов отстающих студентов; з) рассмотрение жалоб и аппеляций студентов и других заинтересованных лиц.
5 Затраты, связанные с отказами, проявившимися вне организации внешние затраты, возникающие за пределами образовательной организации (при отчислении студентов) в результате неудачи в достижении установленного качества, например: а) возврат денег при отчислении студентов в связи с неуспеваемостью или по другим причинам; б) рассмотрение жалоб и претензий со стороны отчисленных студентов, их родителей и спонсоров; в) рассмотрение жалоб и претензий со стороны рецензентов и руководителей всех видов практик студентов на предприятиях; г) потери имиджа специальности (упущенная выгода) из-за неудачной профориентационной работы.
На основании предложенной классификации затрат на качество авторы работы [3] предложили общие затраты на качество Хобщ, приходящиеся на одного преподавателя (единицу персонала) в ходе выполнения процесса обучения, определять по формуле:
хобщ_хс + хн— хоц+хпр + хул+хвнутр + хвнеш , (1)
где хс=хоц+хпр+хул - приходящиеся на единицу персонала полезные затраты на достижение соответствия, включающее в себя затраты на оценку качества хоц, затраты на предупреждение несоответствий хпр, затраты на улучшение процедуры выполнения процесса хул;
хн=хвнутр+хвнеш - приходящиеся на единицу персонала затраты на несоответствия по качеству, в том числе затраты, связанные с несоответствиями, проявившимися внутри образовательной организации хвнутр и затраты, связанные с несоответствиями, проявившимися вне образовательной организации, например, из-за отчисления неуспевающего студента хвнеш [3, с. 63].
В таблице 2 рассмотрено содержание основных этапов процедуры отработки методики учета и анализа затрат на качество образовательных услуг, приведенных в работе [3, с. 76-84].
Таблица 2 - Содержание основных этапов процедуры отработки методики учета и анализа затрат на качество образовательных услуг_________________________________________________________________________________
Этапы процедуры Содержание этапов процедуры
1 Сбор данных о затратах на качество на кафедрах, в деканатах факультетов и в других подразделениях по источникам первичной информации сбор информации о затратах на качество по источникам первичной информации, находящихся в следующих подразделениях: 1) в бухгалтерии, например, в виде: - счетов на оплату приобретенных приборов, аппаратов, расходуемых материалов, реактивов, комплектующих, компьютеров, запасных частей и т.п.; - счетов на оплату различного вида услуг, например, по ремонту и обслуживанию компьютеров и т.п.; - ведомостей на выплату зарплаты сотрудникам; - финансовых отчетов о командировках руководителей, сотрудников и пре-
подавателей; - сведений о других видах расходов; 2) в деканатах факультетов, например, в виде: - сведений (приказов) о зачислении и отчислении студентов, позволяющих выявить случаи затрат, связанных с несоответствиями, проявившимися за пределами вуза; - экзаменационных и зачетных ведомостей, экзаменационных листов (направлений) и журналов, позволяющих выявить случаи несоответствий, проявившихся внутри образовательной организации; 3) на кафедрах факультетов и в отделах, например, в виде: - документов о постановке на учет приобретенных материально-технических ценностей; - документов о списании износившихся, устаревших и пришедших в негодность приборов, инвентаря и оборудования; - анкет, заполняемых сотрудниками кафедр с целью определения фактического расходования времени на каждую из пяти основных категорий затрат на качество; - отчетов о выполнении заданий во время командировок.
2 Распределение полученных данных о расходовании ресурсов по каждой из пяти категорий затрат на качество отнесение полученных сведений о расходовании ресурсов на каждую из пяти основных категорий затрат на качество (при оплате каждого счета, при приеме финансовых отчетов о командировках и т.п.)
3 Наглядное представление полученных данных о затратах на качество и их предоставление руководителям образовательной организации для целей анализа и поддержки процессов принятия решений полученные данные о затратах на качество следует представить с использованием средств их наглядного графического отображения, например, в виде: - гистограмм, позволяющих понять законы распределения собранных данных по каждой из пяти категорий затрат на качество, в том числе, оценить среднее значение и величину разброса имеющихся данных; - столбиковых и/или круговых диаграмм, например, в виде диаграмм Парето; - графиков, отображающих взаимозависимость двух величин (факторов, показателей качества и т.п.), в частности, в виде диаграмм разброса (рассеяния); - временных рядов и контрольных карт, позволяющих наглядно и самым простым способом представить ход изменения во времени наблюдаемых данных об изменении затрат на качество. Наглядное отображение собранных данных о затратах на качество с использованием перечисленных выше инструментов и методов, позволит руководителям среднего и высшего звена в процессе анализа оценить имеющееся положение дел, а затем использовать результаты анализа сложившейся ситуации как средство поддержки процесса выработки управленческих решений.
4 Принятие решений о необходимости выполнения корректирующих и предупреждающих действий если анализ положения дел с затратами на качество показывает рост расходов, обусловленных несоответствиями, проявившимися как внутри, так и за пределами образовательной организации, то на основании этого руководителю (образовательной организации, факультета, кафедры, отдела) следует запланировать и осуществить так называемое корректирующее действие. Если же выполненный анализ свидетельствует о том, что (несмотря на отсутствие роста затрат на качество, обусловленных несоответствиями, проявившимися внутри и вне образовательной организации) зафиксировано наличие причин, из-за которых возможен их рост руководителю подразделения следует запланировать и выполнить так называемое предупреждающее действие. Результатом процесса выработки управленческих решений может быть планирование и выполнение мероприятий по улучшению качества.
5 Подготовка отчета о затратах на качество в течение семестра Перечисленные выше подэтапы 1, 2, 3 и 4 повторяются ежемесячно. При этом данные о затратах на качество накапливаются в подразделении, которому вменено в обязанность собирать и анализировать такую информацию. После завершения семестра, подразделение, ответственное за учет и анализ затрат на качество (к примеру УСК-управление системой качества), приступает к подготовке отчета о затратах на качество в течение прошедшего семестра и представляет этот отчет на утверждение первому проректору, являющегося представителем руководства в СМК вуза. После утверждения проректором этот отчет заслушивается на ректорате и передается деканам и заведующим кафедрами для использования в дальнейшей работе.
6 Формирование сводного отчета о затратах на качество в течение учебного года В следующем семестре продолжается ежемесячный сбор данных о затратах на качество. После завершения второго семестра УСК формирует сводный отчет о затратах на качество в течение всего учебного года и представляет его на утверждение проректору по учебной работе. В начале следующего учебного года этот отчет заслушивается на Совете университета как часть выполнения процесса «Анализ со стороны руководства». В результате обсуждения отчета формируется и утверждается план мероприятий по управлению и улучшению качества образовательных услуг
Классификация, предложенная в работе [3] имеет место быть, однако ее необходимо структурировать и применять для реализации процессного подхода в деятельности ГОУ ВПО. Затраты на качество для ГОУ ВПО должны включать соответствующую номенклатуру затрат на каждый процесс и на СМК в целом и с учетом уровней управления. Установив процессы жизненного цикла оказываемых услуг в рамках бюджетной и внебюджетной деятельности ГОУ ВПО, можно подходить к классификации затрат на качество образовательной организации и их оценке, с учетом требований ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях образования, требований налогового законодательства Российской Федерации, нормативных документов по внедрению и развитию СМК.
Составив классификацию и проведя оценку затрат на качество ГОУ ВПО по каждому процессу и всей СМК можно подходить к оценке эффективности. Ее необходимо так же проводить по каждому процессу СМК ГОУ ВПО и всей системы в целом. Все показатели оценки эффективности процессов и СМК должны отражать требования потребителей, степень достижения поставленных целей в области качества с учетом затрат на качество.
Предлагается рассчитывать показатель эффективности процессов СМК ГОУ ВПО Эп следующим образом:
Эп= Рп/Зп (2)
где Рп - результативность процесса, которая определяется как процентное отношение фактического ПРфакт и планового значения показателя ПРплан процесса каждого структурного подразделения ГОУ ВПО. Оценка результативности достижения цели в области качества основана на анализе степени достижения привязанных к цели количественных показателей:
Рп= ПРфакт/ПРплан (3)
где Зп - затраты на процесс, которые определяются как отношение фактических затрат Зфакт и планируемых Зплан, необходимых для реализации процесса по центрам ответственности, иначе говоря, по каждому структурному подразделению ГОУ ВПО:
Зп=Зфакт/Зплан, (4)
С учетом выражений (2) - (4) формула (1) примет вид:
Эп=(ПРф
акт /ПРплан)/(Зфакт /Зплан), (5)
Со стороны органов государственного надзора в области ВПО требуется выработка согласованных стандартов, процедур и руководящих принципов, на основании которых будет осуществляться оценка эффективности процессов и СМК в целом за анализируемый период. Это даст возможность оценить показатель относительной эффективности анализируемого процесса ГОУ ВПО и всей системы управления качеством за анализируемый период по сравнению с эталонным показателем эффективности Ээталон по формулам:
Эп=Эп анализ. период /Ээталон (6)
Эталонным показателем процесса может быть лучший показатель по университету, полученный за конкретный временной период, или установленный руководством ГОУ ВПО целевой показатель.
Оценка показателя относительной эффективности анализируемого процесса по сравнению с эталоном, с учетом затрат на качество, позволит принять высшему руководству ГОУ ВПО соответствующего структурного подразделения и университета в целом заключение об эффективности в области качества, своевременно принять меры по устранению выявленных несоответствий и внести соответствующие коррективы в управленческую политику.
ЛИТЕРАТУРА
1. Экономика качества. Основные принципы и их применение / Под ред. Дж. Кампанеллы / Пер. с анг. А. Раскина / Науч. ред. Ю.П. Адлер и С.Е. Щепетова. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2005.
- 232 с., ил. - (Серия «Практический менеджмент»).
2. Щепетова С.Е. Менеджмент и экономика качества: От простого к формальному, от формального к естественному.- М.: КомКнига, 2006. - 512 с.
3. Затраты на качество в образовательной организации: монография / С.А. Пахомова, С.В. Мищенко, В.Д. Жариков, С.В. Пономарев. - Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2006. - 128 с. 400
экз. ISBN 5-8265-0524-9
