CC BY
23
МАРКЕТИНГ И ОРГАНИЗАЦИЯ СБЫТА
УПРАВЛЕНИЕ КОНКУРЕНТНЫМИ ЗАКУПКАМИ: ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ М.А. Кузнецов, аспирант
Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана, г. Москва
Построение рациональной системы управления конкурентными закупками для большинства организаций обеспечивает их выживание в условиях текущего финансового кризиса.
Однако в современных условиях система управления закупочной деятельностью предприятий нуждается в совершенствовании, так как отсутствуют четкие законодательные требования, информационное обеспечение, единства отчетности в сфере регламентации закупок. В данной связи перед разработчиками и организаторами системы закупок стоит несколько задач: повысить её эффективность, обеспечить информационную прозрачность, развивать корпоративное управление в данной сфере, исключить возможности для необоснованного ограничения конкуренции, обеспечить единство способов организации закупок, одинаковые формы отчетности и т. д.
В целях совершенствования централизованной системы закупок обычно создаются специальные бизнес - единицы, принимаются стандарты по организации закупочной деятельности по ряду направлений: планирование закупок, инфраструктура, подготовка кадров и др. Новая система закупок должна основываться на следующих принципах:
• единство возможных способов закупок, условий их выбора, нормативно - методической базы;
• использование в качестве основного способа закупок открытого конкурса;
• широкое применение электронных торговых площадок;
• повышение роли центрального комитета по управлению торговой деятельностью;
Опыт российских предприятий показал, что после введения данной системы резко увеличилось количество заключенных контрактов через конкурсы. Так, в 2006 году количество закупок на конкурсах составило 924, а в 2005 - 749.[2, С. 165].
• эффективность системы регламентированных закупок наиболее полно характеризуют следующие показатели:
• количество заключенных договоров;
• общая стоимость предложений, по которым объявлялась закупка;
• общая стоимость заключенных договоров;
• цена одного контракта;
• затраты на организацию и проведение процедур [4, С. 147].
Корпоративное управление закупочной деятельностью осуществляется материнской компанией через своих представителей в Советах директоров, на которые возлагается обязанность определять приоритетные направления развития акционерного общества на долгосрочную перспективу. Эффективная работа по утвержденным приоритетным направлениям возможна лишь при условии их объективной оценки с учетом рыночной ситуации, финансового состояния общества и других факторов.
Таким образом, через своих представителей в Советах директоров акционер определяет основные расходы по каждому направлению деятельности общества и средства на их покрытие. Причем осуществляется это не в форме приказов материнской компании, а путем юридически правильно оформленного корпоративного управления.
Разработка четкого перечня процедур: конкурс, запрос предложений и цен, конкурентные переговоры и другие, способствует повышению качества корпоративного управления торгово-закупочной деятельностью корпорации.
Преимущественными способами закупок должны быть открытые конкурентные процедуры, так как настоящая конкуренция возможна только при проведении открытых процедур, в которых может принять участие любой желающий. Современный порядок осуществления закупок представляет собой баланс между жесткой регламентацией для типичных ситуаций и свободой принятия адекватных управленческих решений исполнительным аппаратом или Советом директоров в зависимости от ситуации для нестандартных случаев, которые заранее предугадать невозможно. В любом случае решения принимаются в рамках единой корпоративной политики, нацеленной на эффективные закупки, а различные способы закупок позволяют приобретать любую продукцию (товары, работы, услуги).
Регламентация закупочных процедур обычно начинается в корпорации с закупок на сумму двести тысяч рублей без налога на добавленную стоимость. На сумму менее двести тысяч рублей организация вправе закупать какими угодно способами. При этом заказчику запрещается намеренно дробить закупки, чтобы вывести их из-под регламентации. Применяя данную норму, следует учитывать общие объемы закупок по какой-либо номенклатуре в пределах одного финансового периода: квартала - если продукция закупается эпизодически или финансирование закупок
планируется только в пределах ближайшего квартала и года - если продукция постоянной номенклатуры.
Конкретная организация может установить и иную предельную сумму для регламентации закупок, но она не должна превышать двести тысяч рублей без налога на добавленную стоимость, то есть относительно типового порога значение может быть только снижено, но никак не увеличено. Иногда пороговое значение воспринимается как запрет применять конкурсы для закупок на сумму менее пороговой, однако это неверно. При проведении закупки на сумму менее пороговой заказчик может объявить формальные процедуры, предусмотренные Типовым положением для регламентации закупок, если сочтет это целесообразным.
Регламентированные способы закупок подразделяются на конкурентные, использующие состязательность предложений независимых участников, и неконкурентные. Все неконкурентные способы называются закупкой у единственного источника. Этот способ закупки, при котором организатор направляет предложение о заключении договора конкретному поставщику, либо принимает предложение о заключении договора от одного поставщика без рассмотрения конкурирующих предложений.
Из конкурентных способов закупок чаще всего используются запрос предложений и цен, конкурентные переговоры, конкурс.
Кроме того, закупка может проводиться путем участия заказчика в аукционах, конкурсах или иных процедурах, организуемых продавцами продукции (в т.ч. на виртуальных электронных торговых площадках в сети Интернет). Как правило, это происходит в условиях дефицита продукции, когда спрос на нее превышает предложение.
В любом случае, если сумма закупки более двухсот тысяч рублей, то есть подпадает под регламентированные процедуры, то по умолчанию, должен проводиться открытый одноэтапный конкурс. Все остальные способы могут применяться только при наличии одновременно двух условий: во-первых, имеются основания для применения данного способа, и во-вторых, есть разрешение на его применение для конкретной ситуации от Совета директоров.
Большинство способов закупок могут быть открытыми и закрытыми, одно -, двух - и многоэтапными, с предварительным квалификационным отбором или без такового.
Ключевым моментом управления закупочной деятельностью является системный подход, предусматривающий наличие взаимосвязанных и совместно работающих элементов организации корпоративных закупок.
Главный элемент системы - ясно выраженная воля руководства относительно безусловной регламентации закупок.
Второй важный элемент - качественная регламентирующая среда. Правила проведения процедур
на всех стадиях закупочного процесса - от планирования до подписания контракта - должны быть ясно изложены и закреплены документально в соответствии с целями и задачами закупающей организации без нарушения действующего законодательства.
Третий важнейший элемент - контроль и координация. Сами по себе правила закупок не обеспечат эффективной работы, если не будет четкой постановки задач и контроля за их исполнением. Неслучайно, в корпорациях созданы Центральные закупочные органы (ЦЗО), вместе с Советами директоров являющиеся центрами управления закупочной деятельностью.
Четвертое слагаемое - кадры. Правильно организовать закупки невозможно без квалифицированных специалистов. Поэтому, внедряя рыночную процедурную регламентацию закупок, нужно быть готовым к росту расходов на персонал.
Пятый элемент - отчетность, которая необходима для осуществления контроля и оценки эффективности работы.
Последний элемент системы - информационное обеспечение, без которого невозможно организовать закупочный процесс, который предполагает прозрачность информации о закупках на рынке, оповещение поставщиков о потребностях заказчиков. Главную роль в информационном обеспечении играют современные средства обмена информацией, прежде всего Интернет. Поэтому приоритетной задачей является внедрение и развитие электронных систем закупок, в первую очередь электронных торговых площадок в сети Интернет. Электронная торговая площадка должна быть частью корпоративной информационной системы, с помощью которой можно проводить торговые операции.
Корпоративная информационная система (КИС) представляет собой информационную систему, поддерживающую оперативный и управленческий учет на предприятии и поставляющую информацию для принятия управленческих решений. КИС включает две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие.
Так, к функциональным относятся подсистемы: технико-экономического планирования, оперативного управления основным производством, стратегического планирования, маркетинга, материально-
технического снабжения и сбыта, технической подготовки производства, бухгалтерского учета.
Основными видами обеспечивающих подсистем являются подсистемы: технического, математического, информационного обеспечения, с помощью которых поддерживаются потоки компьютерной информации по закупкам.
Системы стандартов по организации и управлению закупочной деятельности, подготовки кадров для осуществления закупок, учитывающих отраслевые особенности, позволили добиться огромных успехов в организации конкурентных закупок. Однако даже столь отлаженный комплекс систем столкнулся с це-
лым рядом организационных трудностей и ограничений дальнейшего развития, обусловленных несколькими факторами:
• резким ростом объемов и числа проводимых конкурентных закупок;
• увеличением числа участников рынка;
• высокой трудоемкостью и стоимостью организации и проведения закупок (затраты на приобретение товаров, работ, услуг в настоящее время составляют примерно 50% совокупных издержек корпорации [4, C.10]);
• ограниченными информационными возможностями, не обеспечивающими прозрачность процедур закупок и вследствие этого допускающие разброс цен по аналогичной продукции, закупаемой на конкурсной основе различными организациями.
Чтобы устранить влияние этих факторов, необходим эффективный инструмент, позволяющий снизить трудоемкость закупочных процедур и предоставить организаторам и участникам торгов единое информационное пространство, обеспечивающее транспарентность закупок. Таким инструментом стало использование систем и технологий ERP (Enterprise Resource Planning). Комплексным ERP - решением, позволяющим не только автоматизировать управление бизнесом на средних и крупных предприятиях с учетом коммерческих и организационных особенностей компании, но и существенно расширить возможности её развития, улучшить взаимодействие с деловыми партнерами и клиентами является Microsoft Dynamics AX (Microsoft Axapta).
Axapta охватывает весь спектр бизнес-процессов компании, включая производство и дистрибуцию, управление цепочками поставок и проектами, взаимоотношениями с клиентами и персоналом, финансовый менеджмент и средства бизнес-анализа.
Axapta создавалась как революционный продукт, предусматривающий возможность трехуровневой работы, объектно-ориентированный язык, полную поддержку Windows, инструменты для web-разработки, динамически рисуемые окна и отчеты (MorphX), технологию функциональных ключей. В системе Axapta почти сразу отказались от поддержки Систем Управления Баз Данными (СУБД) собственного формата и оставили только MS SQL и Oracle. В системе появились новые модули типа Balanced Scorecard (Система взаимосвязанных показателей).
ERP-система Axapta является эффективным инструментом построения единого информационного пространства, основанного на интегрированной базе данных, обеспечивает прозрачность информации, оперативное получение сотрудниками компании и руководством достоверных данных, возможность работы с клиентами в режиме реального времени.
Система имеет собственную 3-х уровневую архитектуру клиент-сервер, предоставляющую возможность работы через собственные WEB-, WAP- и Windows-интерфейсы. У системы Axapta уникальная
среди подобных систем многослойная структура бизнес-логики приложения, обеспечивающая высокую надежность при внесении изменений и резко снижающая затраты на обновление версий. Благодаря трехзвенной архитектуре Axapta легко масштабируема и подходит для быстро развивающихся компаний.
Функциональные возможности системы Axapta:
• полностью реализованное ядро MRPII. Система полностью способна взять на себя функции планирования производственной программы и закупочной деятельности;
• производственный контур, функциональность которого позволяет полностью контролировать процесс прохождения заказа по всем этапам производственного цикла от расчета потребностей в материалах и ресурсах до появления готовой продукции;
• логистический контур, который поддерживает процессы получения товаров как от внешних поставщиков, так и из внутренних источников;
• финансовый контур, позволяющий за счет высокой степени интегрированности формировать бухгалтерские проводки автоматически при регистрации хозяйственных операций в других модулях;
• ориентация на Интернет;
• многоязычность / мультивалютность;
• поддержка корпоративных и территориально распределенных структур, которые ведут свой учет, возможно, со своим планом счетов, структурой финансовой аналитики и разной валютой;
• ведение учета в нескольких стандартах. Если требуется вести учет в определенных стандартах (МСФО, IAS), Axapta поддерживает трансляцию из данных, накопленных на бухгалтерских регистрах в новый план счетов с учетом финансовых аналитик;
• управление персоналом;
• средства анализа данных:
1. средства Balanced Scorecard (система сбалансированных показателей), позволяющие наглядно представить ключевые показатели деятельности;
2. встроенные средства OLAP, многомерного анализа данных;
3. широкий спектр стандартных отчетов;
4. генераторы международной и российской финансовой отчетности - для получения финансовых отчетов только путем настройки;
• произвольные отчеты любой сложности.
• поддержка проектного метода организации работы;
• управление взаимоотношений с клиентами. Модуль CRM (Customer Relationship Management) позволяет получить максимальный эффект от интеграции ERP и CRM: помимо информации, которая ведется в автономной CRM-системе, менеджер получает доступ ко всем отношениям с клиентом, включая договора, заказы и оплаты.
Технологические возможности системы Axapta:
1.СУБД:
• MS SQL Server;
• Oracle.
2.Средства разработки:
• объектно-ориентированный язык X++ из семейства языков Java (откуда взят синтаксис), ориентированный на работу с SQL;
• разделение разработок на различных уровнях (международный, российский, вертикальных решений и модификаций клиента) реализовано через слои;
• средства визуального моделирования.
3.Возможности интеграции с внешними приложениями:
• поддерживается импорт из текстового файла, CSV-файла, MS Excel;
• поддерживается экспорт в MS Excel, MS Word, текстовый файл, CSV-файл;
• интеграция через открытые стандарты взаимодействия (XML, Commerce Gateway);
• разделение доступа к общим данным средствами СУБД.
4.Разграничение прав доступа:
• Axapta позволяет разграничить доступ к таблицам целиком или определенным полям, отдельным записям таблицы (контроль на уровне записей), отчетам, запросам, по уровням (просмотр, правка, удаление), к операциям обработки данных;
• защита от ввода заведомо неверных данных программными средствами и средствами СУБД;
• протокол действий пользователя в системе.
Использование информационной системы Axapta
позволяет ликвидировать основные недостатки, свойственные традиционным способам организации конкурентных закупок. Так, обеспечивается полная информационная прозрачность и равная доступность сведений о торгах для всех участников рынка, сокращаются временные нормативы на проведение основных операций и сделок, снижаются трудозатраты на поиск, заключение и реализацию транзакций, появляется возможность контролировать все проводимые в ходе торгов операции, индикатировать цены, автоматизировано формировать аналитические материалы о результатах торгов. Преимущества системы Axapta по сравнению с традиционными способами проведения торгов привели к её стремительному развитию. Так, итогом тестовых испытаний системы Axapta, проведенных в Европейском центре тестирования, является рекордно высокое количество обработанных транзакций (315 тысяч строк заказов в час) и 3600 одновременно работающих пользователей [1, C 267]. Все это, несомненно, способствует развитию добросовестной конкуренции на рынке и оптимизации цен как для потребителей, так и для производителей.
Литература
1. Брусакова И.А. Информационные системы и технологии в экономике / И.А. Брусакова, В.Д. Чертовский. - М.: Финансы и статистика, 2007.
2. Смоляков А.В. Служба сбыта в российских компаниях: организация работы, финансирование, планирование результатов / А.В. Смоляков. - М.: Вершина, 2007.
3. Чкалова О.В. Торговое предприятие / О.В. Чкалова. - М.: Эксмо, 2008.
4. Эффективность управления корпоративными закупками. Опыт РАО «ЕЭС России» / под общ. ред. Г. А. Суходольского. - М.: Вершина, 2007.
® (926) 850-93-28 (495) 588-60-80 E-mail: kyznecov@yandex.ru
[1] Конкурентные закупки
[2] Конкурс
[3] Запрос предложений
[4] Запрос цен
[5] Конкурентные переговоры
[6] Система управления закупками
