CC BY
35
Польшаков В.И. Совершенствование системы организационного управления в реализации стратегии инновационного развития проектноориентированных организаций/В.И. Польшаков, Ю.В. Черненко// Управлiння проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2007 - №2(22). С. 27-36.
УДК 338.244
В.И. Польшаков, Ю.В. Черненко
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ В РЕАЛИЗАЦИИ СТРАТЕГИИ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ ПРОЕКТНООРИЕНТИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Произведен анализ системы организационного управления проектноориентированной организации и бизнес процессов, проходящих в ней. Разработана концептуальная модель системы организационного управления проектноориентированной организации и сформулированы схемы проведения эффективного бизнеса в ней. Разработана организационная структура офиса управления проектами и программами мультипроектной среды проектноориентированной организации. Рис. 8, ист. 3.
Ключевые слова: проект, программа, система организационного управления, офис управления проектами, мультипроектная среда развития.
В.1. Польшаков, Ю.В. Черненко
УДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ ОРГАН1ЗАЦ1ЙНОГО УПРАВЛ1ННЯ В РЕАЛ1ЗАЦИ СТРАТЕГИ 1ННОВАЦ1ЙНОГО РОЗВИТКУ ПРОЕКТНО-ОР1СНТОВАНИХ ОРГАН1ЗАЦ1Й
Проведено анал1з системи орган1зац1йного управл1ння проектно-ор1ентованоТ орган1зац1й та 11' б1знес-процес1в. Розроблена концептуальна модель системи орган1зац1йного управл1ння проектно-ор1ентовано1 оргаызацп та сформульовано схеми проведення ефективного б1знесу в н1й. Розроблено орган1зац1йну структуру офюу управл1ння проектами I програмами мульппроектного середовища проектно-ор1ентовано1 орган1зац11. Рис. 8, дж. 3.
V.I. Polshakov, Y.V. Chernenko
IMPROVEMENT OF AN ORGANIZATIONAL MANAGEMENT SYSTEM IN REALIZATION THE INNOVATIVE DEVELOPMENT STRATEGY OF PROJECT-ORIENTED ORGANIZATIONS
The analysis of organizational management system of a project-oriented organization and suitable business processes is done. The conceptual model of organizational management system of a project-oriented organization is developed and effective business schemes are created. The organizational structure of the project management office and multi-project programs of project-oriented organization is developed.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
1
Постановка проблемы и ее связь с научными и практическими задачами. В условиях рыночных отношений, для обеспечения конкурентоспособности организаций, ориентированной на мировые стандарты в области всеобщего управления качеством, возникает необходимость во всестороннем анализе деятельности проектноориентированной организации (ПОО) как сложного и многофункционального элемента и использования в его деятельности современных, научно обоснованных систем организационного управления (СОУ). Для многофункциональных объектов управления, к которым относятся и ПОО, внедрение современных СОУ означает разработку сложных, перспективных проектов и программ, в которых будут использоваться наиновейшие достижения в области оптимального управления с использованием современных информационных технологий [1].
Основой рационального управления ПОО является получение руководящим составом оперативной, достоверной и своевременной информации, а также эффективный контроль за исполнительной дисциплиной, и быстрое принятие решений по управлению отклонениями, что должно быть обеспечено за счет автоматизации процесса сбора, обработки, хранения и представления информации. Совершенствование моделей и методов системы организационного управления позволяет повысить эффективность деятельности управленческого аппарата за счет:
- оперативного и достоверного представления информации;
- внедрения методов и средств, которые обеспечивают эффективное исполнение функций управления деятельностью;
- построения на основе использования теории управления математических методов и моделей, высокопродуктивных средств формирования и оптимизации управленческих решений.
Для получения конкурентного преимущества при разработке проектов и программ и наращивания стратегического потенциала по возможности реализации большего количества проектов, выполняемых одновременно, ПОО должна находиться в состоянии постоянного совершенствования своей модели организационного управления (ориентирована на разработку новых организационных проектов в условиях неопределенности) и разработки новых методов управления. Зачастую возможно применение трансфера новых технологий в системе организационного управления.
В данной статье объектом исследования выступают бизнес-процессы проектноориентированных организаций и процессы развития при разработке новых проектов и их реализации, а предметом исследования - процессы в системе организационного управления мультипроектной средой.
Анализ последних достижений и публикаций. Проанализировав накопленный опыт в разработке систем организационного управления мультипроектной средой, можно сказать, что эта область отечественными и зарубежными учеными пока еще достаточно глубоко не разработана и освещена недостаточно.
Систему организационного управления проектноориентированной организации можно рассматривать на основании пяти основных параметров, характеризующих ее [2]:
- состава организационной структуры (ОС);
- структуры ОС - совокупности информационных, управляющих, технологических и других связей между участниками ОС;
- множеств допустимых стратегий участников ОС, отражающих институциональные, технологические и другие ограничения их совместной деятельности;
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
- целевых функций участников ОС, отражающих их предпочтения и интересы;
- информированности - той информации, которой обладают участники ОС на момент принятия решений о выбираемых стратегиях.
Соответственно пяти параметрам модели организационной системы соответствуют пять типов управления (рис. 1):
- управление составом;
- структурой;
- целевыми функц1ями;
- допустимыми множествами;
- информированностью.
Рис. 1. Типы управления организационными системами
Предметом совершенствования существующего управления может быть любой из пяти вышерассмотренных параметров модели организационной системы:
- управление составом организации. Решается задача, с кем из агентов заключить контракт, с кем расторгнуть;
- управление структурой. Принимается решение - кто кому подчинён, кто с кем взаимодействует;
- мотивационное управление. Воздействие на целевые функции участников организационной структуры;
- институциональное управление. Целенаправленное ограничение множества возможных действий и их результатов в деятельности участников;
- управление информацией. Участники организационной системы информированы неодинаково. Сообщая или не сообщая ту или иную информацию, центр воздействует на их поведение.
Сложная мультипроектная среда проектноориентированных организаций, требует постоянного совершенствования организационной структуры, позволяющей максимально выгодно использовать ресурсы компании и накопленный опыт. Поэтому современный рост интереса к созданию в организациях офиса управления проектами (ОУП), который представляет собой централизованную организационную структуру, предназначенную для совершенствования методов и результатов управления проектами, является одним из важнейших событий в почти 35-летней истории управления проектами [3]. В некоторых организациях в состав ОУП входит минимальное число
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
3
работников, привлекаемых на неполный рабочий день к оказанию помощи исполнителям проектов по мере необходимости. В иных организациях ОУП представляют собой крупные инфраструктуры с жестким централизованным планированием, управлением и собственной методологией работы.
Основой для достижения прорыва в работе организации является комплексный подход, под которым подразумевается необходимость рассмотрения всей совокупности проектов и их взаимосвязей с общими целями организации, а не только с задачами отдельных ее функциональных служб или подразделений. ОУП должен помогать руководству организации в реализации принятой стратегии посредством выполнения определенной совокупности проектов в определенно установленной последовательности.
Для руководителей приемлем только такой ОУП, который заметно повышает вероятность достижения организацией тех целей, которые они ставят перед собой:
- выбор надлежащего состава совокупности проектов, выполняемых организацией, что представляет новый подход к стратегическому планированию;
- увязка выполняемых и планируемых проектов со стратегией руководства компании;
- правильное управление портфелем проектов;
- оценка деятельности ОУП по величине реального повышения эффективности проектов относительно стратегических требований руководства.
Для оценки эффективности ОУП проводится количественная оценка его полезности в следующих областях:
- инвестиции в проекты;
- ресурсы;
- активы;
- стратегические цели.
Перед офисом управления проектами в проектноориентированной организации ставится сложная задача постоянного мониторинга и оптимизации процесса прохождения информации между участниками организационной структуры: по их вертикальным и горизонтальным связям, определение критериев оптимальности в определенных условиях (рис. 2), для чего проводятся такие мероприятия, как: построение теоретико-игровой модели, ее анализ и синтез управления.
Анализируя процессы, протекающие в ПОО, стратегически направленной на разработку инновационной продукции (рис. 3), можно принять рассмотрение ее концептуальной организационной системы в разрезе содержания 2-х основных составляющих - организационно-производственной системы (ОПС) и мультипроектной среды развития (МПСР).
ОПС содержит в себе функциональные подразделения ПОО, где протекание бизнес-процессов происходит с учетом функционального признака. Качество работы оценивается по критериям, свойственным функциональным службам.
МПСР включает в себя матричные (сильная, сбалансированная, слабая) или / и проектные организационные структуры, где бизнес-процессы ориентированы на достижение целей соответствующих проектов, по чему, в свою очередь, и оценивается качество ее работы.
Выделение нерешенной части проблемы. Даже в развитых с точки зрения организационного управления компаниях, работающих в условиях неопределенности, существует постоянная проблема объективного планирования ресурсов, сроков, бюджетов. Соответственно возникающие риски во многом могут быть предупреждены и уменьшены за счет понимания
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
проблемы, постоянной работы над совершенствованием организационной системы ПОО, адекватно соответствующей окружающим условиям.
Рис. 2. Последовательность исследования систем управления организаций
Целью статьи является проведение анализа бизнес-процессов в проектноориентированных организациях в соответствии с их функциональной деятельностью; разработка концептуальных моделей системы организационного управления ПОО и офиса управления проектами в ней.
Основной материал исследования. Деятельность ПОО можно рассматривать в разрезе процессов, протекающих по 2-м линиям: бiзнес-процессов основной деятельности и процессов по развитию (развитию проектов и программ).
В качестве бизнес-процессов основной деятельности компании выступает также сервисная поддержка проектов, находящихся на соответствующей фазе "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22) 5
своего жизненного цикла (фаза завершения). Что же касается процессов по развитию, то они присутствуют на всех этапах жизненного цикла проектов, во всех аспектах деятельности и в самой сути ПОО. Для возможности дифференциации процессных линий развития предлагается следующее их представление (рис. 4).
Проекты
Рис 3. Концептуальная схема проектноориентированной организации
Рис.4. Концептуальная модель совершенствования деятельности ПОО за счет развития проектов (А - организационно-производственная система; Б - мультипроектная среда развития)
В блоке А задаются характеристики организационно-производственной системы (ОПС), включающие в себя процессы основной деятельности. В Блоке
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
Б включена процессная линия по развитию ПОО за счет проектов и программ с учетом акцента внимания на том, что проектный офис может быть функционально ориентирован как на проекты создания новых бизнесов, так и / или на проекты развития действующих (за счет развития основных бизнес-процессов и системы управления бизнесов). Понятие унифицированного проектного офиса может быть введено с учетом его одновременного назначения для управления разработкой и реализацией новых проектов и программ и развития уже действующих бизнесов в организации.
Процессы основной деятельности условно можно представить в виде следующих направлений: разработка продуктов; маркетинг и сбыт; снабжение; производство; сервис; доставка; управление; обеспечение и т.д.
Что же касается процессов по развитию проектов, то их традиционно можно подразделять на пять составляющих: процесс инициации; процесс планирования; процесс исполнения; процесс контроля; процесс завершения.
Задание логики совершенствования действующего бизнеса ПОО за счет использования существующих и поиска новых возможностей можно осуществить следующим образом (рис. 5). Под использованием существующих возможностей подразумевается экономия на масштабе и трансакционных издержках, за счет чего в правильно сформированной организационно-производственной структуре достигается конкурентное преимущество продукции организации в цене за счет наращивания объемов выпуска, минимизации себестоимости выпускаемого продукта и оптимизации соотношения цена/качество. В концепцию же поиска новых возможностей, ориентирующих ПОО на достижение стратегических целей, закладывается понимание экономии за счет аккумулирования опыта при проведении проектов и экономии на упущенных возможностях, что, в конечном итоге, определяет конкуренцию новизной, качеством и сервисом (стратегия инновационного развития).
Рис. 5. Формирование эффективного бизнеса в ПОО (А - совершенствование действующего бизнеса в ПОО)
Совершенствование деятельности ПОО за счет эффективного использования ОУП проводится путем совершенствования технологических и
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
7
организационных подходов, подразумевающих соответствующие организационно-технологические мероприятия (рис. 6). Таким образом, в качестве совершенствования технологических подходов, разрабатываемых и реализуемых офисом управления проектами, подразумевается улучшение качества работ по реализации проектов и программ за счет совершенствования методов производства работ, выбора рационального способа их проведения, совершенствования технологии процессов (оптимизации маршрута).
Совершенствование технологических подходов взаимозависит от совершенствования организационных подходов, в качестве составных частей которых можно рассматривать уменьшение рисков в МПСР, возможные изменения содержания работ, их последовательности, повышения их интенсивности, резервирование ресурсов и совершенствования структуризации и оптимизации процессов развития.
Рис. 6. Совершенствование деятельности проектноориентированной организации
Задача правильной ориентации ОУП по управлению мультипроектной средой развития подразумевает наличие сбалансированных обратных связей между самим ОУП и стратегически важными для организации функциональными подразделениями (рис. 7). Функционально-матричные, комбинированные и проектно-организационные структуры, занимающиеся управлением проектами и портфелями проектов и входящие в состав ОУП, постоянно взаимодействуют со стратегическими службами ПОО (служба планирования, финансовая служба, служба контроля качества, служба контроля стратегии и т.д.), что позволяет
8
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
создать возможность своевременной корректировки как стратегии самой
организации, так и приоритетов в проектах.
Функциональные направления деятельности ПОО Офис управления проектами
_ Служба планирования Проектно-организационные структуры управления проектами
1- Финансовая служба
Комбинированные организационные структуры управления проектами
Служба контроля качества
Служба контроля стратегии Функционально-матричные организационные структуры управления проектами
-
Рис. 7. Концептуальная модель офиса управления мультипроектной средой развития
В основу концепции замкнутой системы работы ОУП (рис. 8) закладываются следующие основные принципы:
Рис. 8. Схема замкнутой системы работы ОУП
- проекты и портфели проектов должны быть разработаны в соответствии со стратегией организации (адаптированы);
- участие функциональных подразделений в разработке реализации проектов должно быть скоординировано в соответствии со стратегией организации;
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
9
- реализация проектов и портфелей проектов должна сопровождаться наличием постоянно действующих быстрых обратных связей через руководителей проектов и программ и соответственно руководителей функциональных подразделений с управлением организации, осуществляющим контроль соблюдения стратегии.
Скорость прохождения процессов по прямым и обратным связям, обозначенным на рис. 8, по сути, задает главное конкурентное преимущество самой ПОО, поэтому ее повышение является приоритетной задачей в разработке ОУП.
Выводы и перспективы дальнейшего развития. В статье проведен анализ систем управления организациями и основными бизнес-процессами в них. Разработана концептуальная модель совершенствования деятельности проектноориентированной организации за счет развития проектов и программ и схема формирования проведения эффективного бизнеса в ней. Разработана концептуальная модель офиса управления проектами в проектноориентированной организации и схема работы офиса по управлению проектами. Перспективой развития данного направления исследований является оптимизация прохождения информации между объектами проектноориентированной организации за счет совершенствования бизнес-процессов, разработка гибкого унифицированного проектного офиса, адаптированного к различным организационным структурам проектов.
ЛИТЕРАТУРА
1. Польшаков В.И., Тесля Ю.Н., Польшаков И.В. К вопросу об интеграции автоматизированных систем в управлении сложными проектами. // УправлЫня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля,
2003. - №2(7). - С. 66-70.
2. Польшаков В.И., Польшаков И.В. Разработка интегрированной корпоративной структуры управления проектноориентированным предприятием // УправлЫня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля,
2004. - №2(10). - С. 36-42.
3. Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: Максимизация ROI: Пер. с англ. - М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2004. - 576 с.
Стаття надмшла до редакцп 13.05.2007 р.
10
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 2(22)
