Служебная командировка Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Масштабы и интенсивность служебных поездок в последние годы резко возросли: рыночная экономика интенсифицировала хозяйственные связи между предприятиями, учреждениями и фирмами, и увеличила количество деловых контактов между ними. Необходимость личного взаимодействия с потенциальными клиентами и деловыми партнерами, активное участие в выставках и конференциях сделали служебные командировки существенной частью жизнедеятельности сильного, рассчитывающего на успех руководителя.

Служебная командировка

С. Д. РЕЗНИК,

доктор экономических наук, директор Института экономики и менеджмента, Пенза

Почему служебные поездки заслуживают особого разговора? Казалось бы, эта тема не предусматривает каких-либо особых проблем. Тем не менее служебная командировка -сложный вид управленческой деятельности, требующий больших затрат времени руководителей и финансовых средств организаций. Поэтому очень важно извлекать максимум пользы от таких поездок, ограничивая их продолжительность и сокращая дорожные расходы.

В командировке резко меняются условия обычной жизнедеятельности руководителя: под рукой нет подчиненных и многое нужно сделать самому, нет своего рабочего стола, кабинета и техники, нарушен привычный распорядок дня и т. д. Иными словами, в командировке нужно уметь работать интенсивно при ограниченных возможностях.

Подготовка деловой поездки

Поскольку служебная командировка требует временных и финансовых затрат, планируя ее, нужно первым делом определить:

□ так ли необходима эта поездка с точки зрения затраченного времени;

© ЭКО 2006 г.

СОВЕТЫ ДЕЛОВОМУ ЧЕЛОВЕКУ 155

К» К^ шЖ

□ если вам действительно необходимо вступить в контакт с тем или иным человеком, возможно ли это сделать другими средствами, например:

• пригласить его приехать к вам;

• отправить в командировку кого-нибудь из подчиненных;

• провести переговоры по телефону;

• отправить письмо или факс;

• использовать электронную почту.

Самое главное - определить цель и задачи поездки:

^ сформулировать результаты, которых вы хотите достичь;

^ заранее по возможности согласовать свои цели с принимающей стороной;

^ учесть все детали поездки, чтобы обязательно решить ее задачи.

Планирование любой поездки дает возможность предусмотреть все до мелочей: каким видом транспорта ехать; где остановиться; каким будет маршрут поездки; что взять с собой в виде багажа; ехать одному или с коллегами. Чем лучше вы подготовитесь к поездке, тем меньше усилий, нервов и денег она будет стоить. Проще это будет сделать с помощью специальной формы в виде таблицы, где можно отразить следующие разделы:

■ вопросы, которые нужно решить в командировке;

■ вопросы, которые нужно решить до отъезда;

■ деловые атрибуты, которые нужно взять с собой;

■ личные вещи.

Обязательно оставьте копию плана поездки своему секретарю, коллегам, супруге (супругу).

«Офис» в командировке

Планируя личный набор дорожных атрибутов, не забудьте взять с собой паспорт, командировочное и служебное удостоверения, визитные карточки, телефонную и адресную записную книжку, проездные билеты, рекламные материалы вашего учреждения, бланки отчета о командировке, материалы для чтения в дороге; оргтехнику и канцелярские принадлежности; персональный компьютер (ноутбук), сотовый телефон и др.;

предметы туалета, лекарства и прочие предметы, которые могут пригодиться во время командировки.

Планируйте время отъезда и возвращения таким образом, чтобы дорога занимала как можно меньше полезного рабочего времени и рабочих дней.

Здесь необходимо соблюдать следующие правила:

^ не допускайте, чтобы все руководители вашего учреждения

отправлялись в поездку одновременно; ^ подготавливайте все деловые встречи основательно; ^ заранее ознакомьтесь со всей существующей информацией о предприятии, организации и лицах, которых вы собираетесь посетить, включая, по возможности, предысторию и материалы, касающиеся прежних контактов; ^ подготовьте и возьмите с собой нужное количество письменных материалов; их можно заранее разослать людям, с которыми вы собираетесь встретиться; ^ рассортируйте все бумаги, касающиеся поездки; ^ если предстоит посетить незнакомый город, следует ознакомиться с определенной информацией о нем: население, география, виды коммуникаций, культура, религия, история, политика, экономика и т. п.

Уезжая в командировку, обеспечьте себе сильный «тыл»:

^ подготовьте заместителя, который сможет решать проблемы, возникающие во время вашего отсутствия; ^ оставьте копии всех бумаг, которые вы берете в командировку;

^ определите, кто и как будет заниматься делами, пока вы в отъезде;

^ договоритесь о формах и времени связи; распланируйте дела на ближайший после возвращения отрезок времени; ^ выделите время на работу по закреплению результатов поездки и для разбора дел, появившихся во время вашего отсутствия.

Проведение командировки

Служебная командировка начинается уже в вагоне поезда или в салоне самолета, где самое время составить более детальный план поездки. Его можно отразить в виде таблицы, где отмечены главные задачи поездки и каждого дня в отдельности с указанием времени. На обороте этой табли-

цы можно отметить, где следует быть, какие решить вопросы, кому позвонить, номера телефонов, что нужно сделать по возвращении. Можно оставить место для записей, в том числе касающихся финансов.

В дороге можно читать, писать деловые письма, работать с компьютером или провести небольшое совещание, если вы едете вместе с коллегами.

Задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения какого-либо вопроса, подписанием какого-то документа. Решать эту задачу приходится с конкретными людьми, для которых ваш приезд носит порой незапланированный характер.

Неподготовленная встреча - плохое начало. Отсюда совет: как можно раньше (письменно или по телефону) договоритесь о встрече и существе проблемы, которую предстоит обсудить. Если же до начала командировки такой возможности не представилось, сделайте это сразу по приезде в пункт назначения.

Необходимо предварительно составить план беседы, письменно сформулировать вопросы, которые могут задать вам и которые собираетесь задать вы. При переговорах:

> ведите разговор в русле интересов организации, в которую прибыли, и должностного лица, с которым вы разговариваете;

> постарайтесь не создавать своей проблемой дополнительных трудностей другим людям;

> выдерживайте корректный, доброжелательный тон, говорите негромко и спокойно;

> попытайтесь сделать собеседника участником ваших идей и предложений;

> имейте при себе документальное подкрепление в виде деловых писем, проектов документов, ссылок на директивные и периодические документы и пр.

Получаемую в ходе беседы информацию нужно зафиксировать (например, в блокноте), а после беседы обязательно проанализировать свои действия и результаты переговоров.

План командировки должен быть гибким, поэтому каждый вечер следует подводить итоги и вносить коррективы в оставшуюся программу действий.

Чтобы сделать больше за малое время, требуются личная организованность и самодисциплина:

► точно определите главные задачи поездки, составьте план их достижения и сосредоточьтесь на его выполнении;

► научитесь проявлять решительность;

► не увлекайтесь телефонными разговорами - важнее личные контакты;

► ведите записи, не полагайтесь на память;

► начинайте рабочий день как можно раньше.

Контакты с вашим основным местом работы должны быть двусторонними: звонить должны не только вам, но и вы. Не забывайте:

V оставить на работе и дома номер своего контактного телефона или факса;

V сообщить время, когда вы будете на месте и когда с вами удобнее всего связаться;

V незамедлительно информировать о любых изменениях в своем командировочном графике;

V коротко познакомить подчиненных с тем объемом работы, который ждет их после вашего возвращения.

Работа с документами:

♦ не запускайте работу с бумагами;

♦ не допускайте накапливания дел;

♦ старайтесь сделать как можно больше во время поездки: пишите письма, отчеты о совещаниях, поручайте задания «тылу», читайте и т. д.;

♦ используйте время в пути и время ожидания;

♦ сохраняйте контроль над делами. Дорожные расходы:

♦ записывайте все расходы во время командировки;

♦ счета из гостиницы, ресторана и товарные чеки в магазинах проверяйте на месте;

♦ ежедневно сортируйте квитанции и указывайте на них необходимые сведения;

♦ не забывайте записывать расходы, на которые нет квитанций.

Местный транспорт:

♦ выбирайте самый целесообразный вид транспорта. В городе с интенсивным движением и нехваткой автостоянок предпочтительными являются такси, машина с шофером или общественный транспорт;

♦ узнайте, сколько времени примерно уходит на дорогу до места назначения. Рассчитайте время на дорогу с запасом, чтобы приходить вовремя;

♦ старайтесь договариваться, чтобы за вами заезжали и привозили в гостиницу лица, с которыми вы должны встречаться, или кто-то, кто знает город.

Безопасность в поездке

Это серьезная проблема, решение которой требует некоторых усилий, например:

♦ старайтесь по возможности не ездить в районы, где существует опасность забастовок, стихийных бедствий;

♦ обеспечивайте страхование во время поездки;

♦ сделайте необходимые прививки;

♦ не играйте с посторонними лицами, спутниками по купе в карты и другие игры; не пользуйтесь случайными такси и услугами незнакомых водителей; не принимайте от чужих людей угощение и спиртное; не рассказывайте лишнего посторонним;

♦ используйте гостиничный сейф для хранения денег и ценностей;

♦ используйте специальный кошелек для хранения денег, паспорта, билетов, кредитных карточек во время командировки;

♦ соблюдайте правила предосторожности, принятые в гостинице, запирайте двери номера, пользуйтесь дверной цепочкой и глазком, изучите маршрут от своей комнаты до аварийного выхода и т. п.;

♦ не оставляйте вещи без присмотра;

♦ снабдите свой багаж биркой с именем и адресом;

♦ при регистрации билета проследите за тем, чтобы каждый предмет вашего багажа получил бирку с нужным номером рейса и указанием места назначения;

♦ запирайте чемодан на ключ;

♦ не сдавайте в багаж бумаги и предметы, без которых нельзя обойтись; помещайте их в ручную кладь;

♦ не употребляйте пищевых продуктов и напитков, которые могут угрожать вашему здоровью.

Завершение командировки

Несколько заключительных советов:

И отчет о поездке должен быть сдан сразу же по возвращении - напишите его на обратном пути в дороге;

И не затягивайте с реализацией задач, вытекающих из итогов командировки: напишите письма, позвоните, сформулируйте новые идеи и задачи, проинформируйте руководство и подчиненных, смежные службы об итогах поездки;

И обязательно сделайте критический анализ поездки: достигнута ли цель, насколько эффективно вы поработали, что не получилось и почему, узнали ли вы что-то новое и как это использовать в дальнейшем; наличие полезной информации для руководства и подчиненных;

И итоговую записку с анализом результатов поездки, новыми адресами и телефонами, списком задач обязательно сохраните - она вам понадобится еще не раз;

И доложите своему руководителю лично о практических результатах вашей деловой поездки.

СОВЕТЫ ДЕЛОВОМУ ЧЕЛОВЕКУ 6 ЭКО №6, 2006