CC BY
17
Трудно стать деловым человеком, если мы не научимся ценить свое (а также чужое) время. Человек, остро чувствующий ценность самого крошечного промежутка времени, успевает, как правило, многое, и при этом кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай». Но власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел персональным менеджментом.
Начинаем в «ЭКО» цикл статей, посвященных эффективным управленческим технологиям.
Где найти время?
С. Д. РЕЗНИК,
доктор экономических наук, директор Института экономики и менеджмента, Государственный университет архитектуры и строительства,
Пенза
Выдающиеся руководители обладают разными личными качествами, но одно объединяет их всех: они со смыслом и системно используют свое время, умеют высвобождать его для выполнения управленческих функций. Видный теоретик управления П. М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно.
Типичные ошибки руководителей
Опыт показывает, что каждый, кто хочет организовать и использовать свое время более эффективно, может это осуществить. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Вот некоторые из них.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главная причина - несобранность, нерешительность, неуверенность. Как правило, мы оттягиваем решение в том случае, когда возникшие задачи довольно туманны, нет ясного представления о цели. Проблему необхо-
© ЭКО 2007 г.
16 0 ЭКО
димо решать сразу, не откладывая «на потом». Самое трудное - начать, преодолеть боязнь безотлагательного решения. В такой ситуации можно использовать следующие приемы:
а) письменная формулировка ближайших задач помогает более отчетливо увидеть проблему;
б) построение «дерева целей», когда крупная проблема раскладывается на более мелкие и понятные составные части.
2. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать эффективно - не одно и то же. Можно заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую их часть. Куда полезнее ограничиться решением только нескольких проблем. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Это - самый верный путь к стрессам и неврозам. Многие привыкли громоздить на своем столе груды папок с бумагами. Они постоянно перед глазами, но мысли в результате все время скачут с одной проблемы на другую.
На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной многогранной проблемой - очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка, постоянно лежащая на самом видном месте, позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.
4. Стремление делать все самому. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение работы, которую можно поручить подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют личного участия самого руководителя.
Руководство - это деятельность, которую нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач организации.
УПРАВЛЕНИЕ 6 ЭКО №10, 2007
5. Неправильное разграничивание функций между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество.
Самое эффективное средство борьбы с дублированием функций - наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных с организационно-функциональной структурой управления организацией и меняющимися целями ее деятельности.
6. Желание переложить вину на подчиненных в случае неудачи. Если руководитель имеет привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, то его ценная энергия направляется в прошлое, хотя уже исправить практически ничего нельзя. Куда полезнее нацелить свою деятельность в будущее - на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя - установить объективные причины неудачи, а не искать «козла отпущения». По большому счету, во всех проблемах нужно винить себя, а не подчиненных.
7. Недооценка технологий организации и планирования личной работы. Например, руководители часто и справедливо жалуются на возрастающую лавину бумаг. Справиться с ней можно только одним способом - заняться ею. Речь идет о тех полезных бумагах, без которых немыслимо хорошо руководить: о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и пр. Без порядка в этих документах хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.
8. Уверенность в зависимости от других людей и обстоятельств. Тридцать главных «поглотителей времени»*.
1. Нечеткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах
3. Желание слишком много сделать за один раз
15. Неполная, запоздалая информация
16. Отсутствие самодисциплины
* Зайверт А. Ваше время - в Ваших руках. М.: АО «Интерэксперт», 1995.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения
5. Плохое планирование трудового дня
6. Личная неорганизованность, «заваленный»письменный стол
7. Чрезмерное чтение корреспонденции
8. Скверная система досье
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе)
10. Поиски записей, адресов, телефонных номеров
11. Недостатки кооперации или разделения труда
12. Отрывающие от дела телефонные звонки
13. Незапланированные посетители
14. Неспособность сказать «Нет»
17. Неумение довести дело до конца
18. Отвлечения (шум и пр.)
19. Затяжные совещания
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь
22. Болтовня на частные темы
23. Излишняя коммуникабельность и доступность
24. Увлечение деловыми записями
25. Синдром «откладывания»
26. Желание знать все факты
27. Длительное ожидание (например, условленной встречи)
28. Спешка, нетерпение
29. Редкое делегирование (перепоручение) дел
30. Недостаточный контроль за порученными делами
Существует уже четыре поколения технологий управления временем. Первая волна характеризовалась использованием записок, памяток, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует затрат времени и сил. Во втором поколении появились различные календари и деловые дневники. Это отражало попытку планировать на будущее события и свою деятельность.
В технологиях третьего поколения к этому добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме того, помимо ежедневного планирования, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное, постановка промежуточных целей.
Сегодня уже можно говорить о четвертом, совсем ином поколении технологий управления временем. Главная его задача - управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результата. Другими словами, сле-
УПРАВЛЕНИЕ 6*
дует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.
Новое мышление заставляет посмотреть на время с другой стороны. В соответствии с законом Парето оказывается, что 80% всех результатов достигается всего за 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления о времени: оказывается, его может хватать для жизни и успеха. Но для начала следует прекратить терять свое время.
Правила личной организованности и самодисциплины
Тот, кто заканчивает день с ощущением, что ничего не успел сделать, хотя весь день работал, как вол, обязан подвергнуть себя строгой самокритике и признать, что работу свою он организовал неправильно. Чтобы повысить свою результативность, нужно исходить из того, что многое зависит от нас самих. Представим, что мы решили перестать чувствовать себя в постоянном долгу перед прошедшими днями, искренне стремимся успевать делать больше дел за меньшее количество времени и испытывать удовлетворение от своей жизни. Для этого требуются всего два качества: организованность и самодисциплина, иными словами, умение «держать себя в руках». Вот их основные правила.
1. Точно определите свою цель. «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра» (Сенека). Люди попусту тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело из-за того, что отчетливо не представляют себе, ради чего, собственно, они собираются его делать. Они сбиваются еще на старте, теряют дорогу и падают духом. Определите сначала хотя бы «пункт назначения», и он будет достигнут гораздо быстрее. Это - решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут. В конце рабочего дня составьте список дел на завтра. Сделайте то же самое и для дома. Список не толь-
ко страхует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите в порядке убывания важности самые срочные дела. Назавтра примитесь за дело № 1 и не отступайте, пока не закончите. Затем также поступите с делом № 2, № 3 и т. д. (естественно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтесь, если к концу дня разделаетесь только с одним или двумя делами - на следующий день вы снова сосредоточитесь на самом главном.
Если 80% наших результатов обеспечиваются 20% затраченных усилий, значит, нужно из 10 заданий найти два с наивысшим приоритетом и выполнять их. Устанавливая очередность, необходимо отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше всего делаем то, что нам хочется делать, и выдвигаем такие дела вперед тех, которые нужно сделать. Отсюда задача: каким-то образом превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность деятельности автоматически повысится. Если найти для себя пользу в задании начальства - к его выполнению мы отнесемся уже совсем по-другому.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством (да и не только себя) - назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой возможности» и совсем другое - «Я отвечу на письмо, а потом пойду обедать». В первом случае себе дается возможность оправдания, во втором - ставятся определенные рамки. Но здесь есть два момента:
а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы остынете и откажетесь от самого дела;
б) твердо держитесь срока, не расслабляйтесь и не балуйте себя рассуждениями о том, что срок можно перенести. Наоборот, будьте непреклонны к себе.
6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Успех состоит в том, чтобы поступать правильно хотя бы в 51% случаев. Поэтому, располагая основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. И уж если что-то сделали, не теряйте время на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «Нет», соизмерять свои дела, цели и возможности. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченным в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть личной программы самодисциплины и экономии времени и должна состоять в том, чтобы отделять второстепенное от главного. Если захочется размяться, отвлечься от дел - сходите поиграть в теннис или волейбол, в бассейн или посидите над шахматной партией, это зависит от ваших интересов. Но избегайте бесцельных мероприятий, если в другом месте время можно провести полезней.
8. Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном (и компьютером) как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указания или условиться о встрече. Но всегда присутствует искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне.
Многие из чувства такта не смеют прервать собеседника, не умеют быстро сориентироваться и позвать подчиненного, который с не меньшим успехом может дать ту или иную справку. «Первая линия обороны» возлагается на хорошего секретаря, который в состоянии ответить на половину вопросов, обращенных к руководителю, а телефонный разговор можно и прервать, сославшись на плохую слышимость и, воспользовавшись паузой, продолжение его поручить кому-либо из подчиненных.
9. Приобретите привычку к записной книжке. Всякий, кто хоть раз испытывал муки вспоминания, поручится
за справедливость правила - записывать все предстоящие дела, мимолетные мысли, номера телефонов и пр. Целесообразно размещать пометки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т. п. Они напомнят о мелких делах, о которых иначе можно забыть. Берегите время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке списки часто требующихся адресов и телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
10. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу и свой график, тактично дав понять, что вы в цейтноте. Если в вашу комнату заходит много людей, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Другие переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда коллеги уходят обедать.
Конечно, хорошо воспитанные люди не указывают коллеге на дверь. Преобладает чувство обязанности поговорить, даже если визитер пришел просто так. Но как же драгоценное время и личные планы?
Например, начальник большого отдела распорядился вынести из кабинета все стулья, кроме своего. После этого разговоры стали намного короче. Или, допустим, что кто-то из бродящих без дела подчиненных входит в ваш кабинет. Немедленно подайте ему особую папку и поручите рассортировать, скажем, по датам, газетные вырезки. Здесь могут быть два результата: либо посетитель действительно окажет помощь, либо его визиты станут намного реже, а то и прекратятся вообще.
11. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Например, явившись на совещание к 14.30, когда оно назначено на 15.00, вы потеряете ценное время. Прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то неясно, сразу же спросите.
12. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Но многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления только потому, что всегда выполняли что-то одним определенным способом, подчас считая, что он и есть самый лучший из возможных. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если вы делаете работу в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ - может, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться какими-нибудь канцелярскими машинами, чтобы сберечь время? Не следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?
13. Не упускайте из виду мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в работе и быту, - будь то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или денежная мелочь. При необходимости приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром.
14. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, многие приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, глядят в окна, решают кроссворд, выпивают чашку кофе, смотрят спортивный отчет, а потом удивляются - куда девалось время? Если знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами.
15. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять планированием дня, обдумыванием предстоящих задач, просматриванием записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
16. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч с друзьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться - прекрасно! Но не предавайтесь та-
ким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин, телепередач, книг и журналов.
17. Меняйте занятия. Наше тело обычно не устает целиком, устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род занятий, можно побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если вы несколько часов работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или двигаясь. Если весь день на ногах, займитесь сидячей работой. Такая перемена взбодрит вас, сделает более заинтересованным в работе.
18. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного времени, мы зададим тон всему дню.
19. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, потом составляйте список дел на следующий день -и можете отдыхать.
20. Обязательно перенесите на другой день то, что не успели сделать сегодня. Только после этого переворачивайте страницу своего блокнота.
21. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно (или письменно в конце дня) давать оценку результативности использования времени, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет решить, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые возникают в рабочее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того, чтобы сразу же выбросить их? Почему же нужно с меньшим уважением относиться к невосполнимому времени?
***
Итак, существует немало способов сделать больше в имеющееся время. Отнеситесь к ним с вниманием. Испытайте, чего они стоят, и вы окажетесь в совсем ином мире - в том, в котором время перестанет быть вашим постоянным противником.
