CC BY
230
УПРАВЛЕНЕЦ / 7-8/35-36/2012
Системы электронного документооборота: развитие и трансформация
^ Уваров сергей владимирович
Аспирант кафедры интеллектуальной собственности и инноватики, старший инженер-программист ЗАО «Аплана Софтвер»
Уральский государственный экономический университет 620144, рФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/народной воли, 62/45 Тел.: (912) 605-10-11 E-mail: [email protected], [email protected]
Ключевые слова
электронный документооборот автоматизация бизнес-процессов workflow
информационная система направления хождения документов ит-аутсорсииг
Аннотация
В статье рассматривается процесс развития систем электронного документооборота, их трансформация с учетом современных информационных технологий. Проводится анализ основных задач, которые пытаются решить предприятия, приобретающие Workflow-системы. Рассмотрены виды движения документов в государственных учреждениях.
Российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) появился приблизительно в конце 1980-х годов - в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем, которые представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства [1].
В последней четверти XX века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями, а в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или, как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего оно использовалось минимально и применялось по возможности исключительно в пределах одного здания [2].
Собственно, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, т.е. разрабатывались конкретно под определенное предприятие силами собственных программистов и соответственно не могли быть применимы для других организаций. Такие системы документооборота нельзя назвать универсальными, так как любое изменение в процессе электронного документооборота приводило к полному пересозданию самой электронной системы, т.е. система не могла быть масштабной, а охватывала определенный узкий процесс движения документов.
Таким образом, система электронного документооборота была неразрывно связана с моделью управления организацией. Очень часто предприятие не могло внедрить у себя более прогрессивные формы ведения документов, так как пришлось бы полностью отказаться от существующей системы электронного документооборота.
Возникла необходимость создания гибкой и адекватной СЭД, чтобы сделать развитие компании более эффективным. В 1990-х годах появилось несколько компаний (Электронные офисные системы, ИнтерТраст, АйТи и др.), которые начали заниматься разработкой и продажей первых универсальных решений в области электронного документооборота.
Такие решения легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика (предприятия, организации). Такой подход позволял снизить стоимость конечных решений, а будучи при этом еще и значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы [2].
Если до середины 1990-х годов СЭД внедрялись только в некоторых коммерческих предприятиях и учреждениях, то в период с 1994 по 2002 г. Правительством Российский Федерации был принят ряд законов и постановлений [3-6], которые определили использование систем электронного документооборота в государственных учреждениях и подтвердили сотрудничество с такими странами, как Франция, Казахстан, Индия и др., в области связи и информатизации. Таким образом, использование информационных систем и электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях было законодательно одобрено и подтверж-
systems of Electronic Document Management: Development and Transformation
дено, также был введен определенный регламент использования и требования к созданию СЭД.
В связи с определением электронного документооборота в законодательных документах, на российском рынке информационных технологий начиная с 2002-2003 гг. появляются иностранные информационные системы, представленные такими компаниями, как Microsoft, Documentum и др. Вышеперечисленные и российские компании начинают предлагать на рынке решения, которые являются Workflow (управление потоками работ) движками. При помощи таких информационных систем можно создать автоматизированную систему управления движением документов на предприятии. Данное программное обеспечение имеет очень гибкий интерфейс, легко дорабатывается и видоизменяется.
Появление такого рода систем также тесно связано с ISO 9000, серией международных стандартов, описывающих требования к системе менеджмента качества организаций и предприятий. В настоящее время на выбор компании, с которой планируется сотрудничество, достаточно большое влияние оказывает имеющийся у нее сертификат качества по стандарту ISO 9000, который помимо прочего требует наличия инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру [7].
Необходимо выделить основные задачи, которые могут решить организации, приобретающие Workflow-системы:
• автоматизация бизнес-процессов, обмена документацией при территориальной разрозненности. Нет необходимости внедрять на предприятии Workflow систему, если оно не обладает большим количеством внутренних производственных процессов. Покупая автоматизированную среду, любое предприятие заинтересовано в экономии денежных средств и в получении экономической эффектив-
ности от такого приобретения в максимально короткие сроки. Таким образом, для автоматизации малого предприятия с немногочисленными производственными процессами лучше воспользоваться индивидуальной разработкой, которая будет учитывать все особенности организации, а не приобретать массивное информационное решение;
• организация гибкой ролевой структуры. Сотрудники предприятия должны иметь гибкую систему ролевой организации, т.е. обладать возможностью не только создавать документы, но и проводить согласование, подписание, регистрацию, получение в качестве адресатов. Также необходимо отметить, что в Workflow-системе должна существовать возможность ограничения доступа к части ролей у определенных пользователей;
• интеграция и логирование. Система класса Workflow должна обладать возможностью интеграции с другими информационными системами предприятия и накапливать внутри себя обширную консолидированную информацию о качестве исполнения бизнес-процессов;
• архивирование. Информационная система должна обеспечивать возможность помещения электронных документов в специальные хранилища - архивы, в соответствии с определенными условиями и настройками;
• многофункциональный поиск. В системе электронного документооборота должна обязательно присутствовать функция поиска. Причем поиск может производиться по множеству условий;
• наличие «тонкого», «толстого» и Web-клиентов. Сотрудники организации должны иметь возможность работать как с рабочего места, так и удаленно, причем как с полным, так и с ограниченным набором функций.
Если необходим полный пакет действий и возможностей, то используется «толстый» клиент, который обладает следующими положительными характеристиками: наличие широкого функционала; режим многопользовательской работы;
^ Sergey V. UVARoV
Postgraduate of Intellectual Property and Innovations Dprt., Senior Software Engineer of ZAO Aplana Software
Urals State University of Economics
620144, RF, Ekaterinburg,
ul. 8 Marta/Narodnoy Voli, 62/45
Phone: (912) 605-10-11
E-mail: [email protected],
Key words
electronic document management
automation of business-processes
workflow
information system
directions of documents' circulation
it-outsourcing
Summary
The article considers the development process of electronic document management systems and their transformation in modern information systems. The author specifies the main tasks, which companies try to carry out when buying workflow solutions. The paper identifies types of document circulation within state institutions.
UpRAvLENETs / 7-8/35-36/2012
УПРАВЛЕНЕЦ / 7-8/35-36/2012
Источники
1. Князева Т. Рынок электронного документооборота в России, 2008 // DSS Consulting: услуги ИТ консультирования. http://www.dssconsulting.ru/press_centre/ publications.html?37.
2. Назаренко А. История и тенденция развития современных СЭД // Itpractice.ru - Control the future/ Explore the past. http://itpractice.ru/ theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html.
3. О федеральной целевой программе «Электронная Россия» (2002-2010 годы): постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 // Российская Бизнес-газета. 2002. № 6.
4. О заключении Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Казахстан о развитии сотрудничества в области связи и информатизации: постановление Правительства РФ от 19 июня 2000 г. № 462 // Собрание законодательства РФ. 2000. № 26. Ст. 2778.
5. О заключении Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Французской Республики о сотрудничестве в области информатизации: постановление Правительства РФ от 14 февраля 1996 г. № 145 // Собрание законодательства РФ. 1996. № 10. Ст. 959.
6. О заключении Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Индия о сотрудничестве в области информатизации: постановление Правительства РФ от 29 июня 1994 г. № 752 // Собрание законодательства РФ. 1994. № 10. Ст. 1177.
7. Опыт практической реализации комплексной Workflow-системы на базе платформы DocsVision // Interface.ru - Internet & software company. http://www.interface.ru/ home.asp?artId=16926.
8. ERP-система, управление ресурсами предприятия. http://www.naviserv.ru/ products_ and_services/ms_dynamics/erp/.
9. Колесов А. ИТ-аутсорсинг в России поднимается на новый уровень // Datafort. ru. http://www.datafort.ru/content/257/2575-article.asp.
возможность работы даже при обрывах связи с сервером; работа без использования сети Интернет через локальную сеть; достаточно высокое быстродействие. При этом есть и определенные недостатки: необходимость установки программного обеспечения на каждое пользовательское место; высокая цена лицензии на использование.
Для работы с ограниченным функционалом электронного документооборота может быть использован «тонкий» или Web-клиент. «Тонкий» клиент имеет небольшой размер дистрибутива, все действия выполняются на стороне сервера, который предоставляет информацию в готовом для отображения виде. Что касается Web-клиента, то при его использовании специальное программное обеспечение не требуется, вся работа осуществляется через web-браузер, обновления и модификации происходят на стороне сервера, что делает удаленную работу очень удобной и достаточно быстрой.
Рассматривая трансформацию современных систем электронного документооборота, необходимо проанализировать использование такого рода информационных ресурсов в государственных структурах. На текущем этапе происходит реализация федеральной целевой программы «Электронная Россия», целью которой является повышение качества и эффективности государственного управления, сокращение времени вынужденного ожидания предоставляемых услуг для населения и т.д. [3]
Анализируя системы электронного документооборота, действующие в государственных учреждениях, следует отметить, что здесь документы имеют разные направления хождения:
• вертикальное. Документы различного типа (приказы, распоряжения, письма, постановления и т.д.) создаются, проходят согласование в необходимых инстанциях, затем поступают для ознакомления к подчиненным, если это необходимо. Далее следует создание поручений на основании этих документов заинтересованными лицами, обычно из числа руководящего состава, для своих подчиненных сотрудников. Задача анализируется и выполняется. Затем руководитель получает уведомление о завершении исполнения задачи, при этом существует возможность возврата поручения на доработку или утверждения, если оно выполнено корректно;
• оризонтальное. Движение документов между ведомствами или подразделениями. Если представитель населе-
ния обращается с каким-либо запросом в государственные учреждения, то он в свою очередь предоставляет определенный набор документов. Соответственно, при следующем обращении эти документы предоставлять не нужно, они могут быть запрошены одним ведомством у другого. Также необходимо обращение одного государственного ведомства к другому для решения совместных задач или получения необходимых документов;
• внешнее - предоставление информации юридическим или физическим лицам. Этот пункт отличает системы электронного документооборота, используемые в коммерческих организациях, от применяемых в государственных учреждениях;
• территориально-распределенное. Каждый субъект Российской Федерации имеет свои государственные учреждения различных видов (образовательные, здравоохранения, культуры и т.д.), все они должны обмениваться между собой информацией, причем их системы электронного документооборота написаны с использованием различного программного обеспечения. Следовательно, при реализации и внедрении такого рода информационных систем следует учесть, что должны существовать определенные правила для документов, передаваемых из одного ведомства в другое, т.е. системы электронного документооборота должны быть взаимоинтегрируемы.
При передаче государственных документов для ознакомления необходимо уделять пристальное внимание обеспечению информационной безопасности. Также оптимальным будет создание общей базы данных для хранения информации по всем запросам. Таким образом, при последующих обращениях можно в короткие сроки получить данные о том, когда и какие запросы производились определенным человеком или организацией.
Если рассматривать современные тенденции развития информационных систем, то можно отметить, что хорошо прослеживается реализация все более глобальных решений, так называемых all in one или «все в одном». К таким системам можно отнести ERP (Enterprise Resources Planning - планирование ресурсов предприятия), их предназначение - управление всей совокупностью ресурсов предприятия. Такие информационные ресурсы могут включать в себя работу с персоналом (HR-решения), анализ движения товаров на каждой стадии, бухгалтерский и налоговый учет, работу с клиентами и их предпочтениями (CRM
- Customer Relationship Management), управление наполнением сайта (CMS -Content Management System), учет и контроль реализации проектов компании по календарно-временным, финансовым, ресурсным параметрам, управление производственными мощностями и др.
Компании, создающие такого рода системы, могут предложить все эти модули по отдельности, т.е. только те, которые непосредственно необходимы заказчику. Можно привести следующие примеры систем такого рода, признанных в мире: SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV. Относясь к одному классу ERP-систем, каждая из них имеет свою специфику, функциональные возможности и стоимость [8].
Также следует отметить еще одну современную тенденцию - ИТ-аутсорсинг, т.е. подмножество услуг сторонних организаций, а именно, предоставление для работы внешних ресурсов, связанных с реализацией постоянных функций и бизнес-процессов предприятия, на долгосрочной основе. Подобного рода системы полностью обслуживаются сервис-провайдерами, которые отвечают за функциональное удобство, работоспособность
аппаратного, серверного и программного обеспечения.
Таким образом, компания может не тратить деньги на специалистов, оборудование и обслуживание системы, а просто использовать предоставляемые ресурсы. Такой подход экономичен и поэтому удобен для малого и среднего бизнеса. Мировой финансово-экономический кризис способствовал переходу заказчиков на более широкое использование ИТ-аутсорсинга, что объясняется необходимостью концентрировать ресурсы на ключевом бизнесе, а все непрофильные бизнес-процессы отдавать на сторону [9].
Если рассмотреть возможности различных современных систем электронного документооборота, представленных на рынке программного обеспечения, то можно увидеть, что все они обладают необходимыми для работы возможностями и полезными свойствами, но реализованы на различных платформах и имеют неодинаковую стоимость. Поэтому для каждого предприятия важно сделать правильный выбор оптимальной информационной системы, непосредственно подходящей для определенной организации.
Источники
1. Knyazeva T. Electronic document management market in Russia, 2008 // DSS Consulting: IT consulting services. http://www. dssconsulting.ru/press_centre/publications. html?37.
2. Nazarenko A. Electronic document management systems: history and development trends // Itpractice.ru - Control the future/ Explore the past. http://itpractice.ru/theory/ tehnology/docflowecmedi/183-historyade-velopmentdocflow.html.
3. On federal target program "E-Russia" (2002-2010): Resolution of the RF Government of January 28, 2002. No. 65 // Rossiys-kaya Biznes-gazeta. 2002. No. 6.
4. On Agreement between the RF Government and the Government of the Republic of Kazakhstan on developing cooperation in communications and informatisation: Resolution of the RF Government of June 19, 2000. No. 462 // Collection of laws of the Russian Federation. 2000. No. 26. Sec. 2778.
5. On Agreement between the RF Government and the Government of the French Republic on cooperation in informatisation: Resolution of the RF Government of February 14, 1996. No. 145 // Collection of Laws of the Russian Federation. 1996. No. 10. Sec. 959.
6. On Agreement between the RF Government and the Government of the Republic of India on cooperation in informatisation: Resolution of the RF Government of June 29, 1994. No. 752 // Collection of Laws of the Russian Federation. 1994. No. 10. Sec. 1177.
7. Implementing a complex Workflow-system on the basis of DocsVision platform // Interface.ru - Internet & software company. http://www.interface.ru/home. asp?artId=16926.
8. ERP as a system for managing company's resources. http://www.naviserv.ru/prod-ucts_ and_services/ms_dynamics/erp/.
9. Kolesov A. IT-outsourcing in Russia reaches new heights // Datafort.ru. http:// www.datafort.ru/content/257/2575-article. asp.
UpRAvLENETS / 7-8/35-36/2012
