CC BY
67
УПРАВЛЕНЕЦ / 11-12/27-28/2011
Рузакова Ольга Васильевна
Кандидат экономических наук, профессор кафедры интеллектуальной собственности и инноватики
Уральский государственный экономический университет 620144, РФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/Народной воли, 62/45 Контактный телефон: (343) 221-26-71 E-mail: [email protected]
Уваров Сергей Владимирович
Аспирант кафедры интеллектуальной собственности и инноватики, старший инженер-программист ЗАО «Аплана Софтвер»
Уральский государственный экономический университет 620144, РФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/Народной воли, 62/45 Контактный телефон: (912) 605-10-11 E-mail: [email protected], [email protected]
Ключевые слова
электронный документооборот
этапы проектирования информационных систем
автоматизация управления документооборотом
эффективность управления предприятием
Аннотация
В статье рассматривается методология этапов выбора системы электронного документооборота для предприятия на посткризисном этапе развития экономики. Даются рекомендации, при помощи которых можно не только существенно снизить финансовые затраты при выборе, реализации и внедрении подобного рода информационных систем, но и автоматизировать процесс управления документационным обеспечением внутри компании.
методология выбора этапов проектирования систем электронного документооборота предприятия на посткризисном этапе развития экономики
В рыночной экономике фазы роста сменяются достаточно резкими спадами - именно в ситуации таких критических изменений очень важно построить стратегию развития компании и следовать ей, корректируя в зависимости от конъюнктуры рынка, на котором осуществляет свою деятельность компания.
Во время экономического кризиса компании испытывают влияние различных негативных факторов: снижается спрос на продукцию, уменьшаются цены на товары и услуги, доходы уже не покрывают себестоимость, нет возможности вернуть кредиты. Обычно реакцией на эти негативные последствия кризиса является избавление от неликвидных активов, оптимизация кадровых ресурсов, снижение зарплаты сотрудников, отказ от планов расширения бизнеса и т. п. Одним из оптимальных выходов, на взгляд авторов, будет являться автоматизация ресурсозатратных процессов, одним из которых является процесс управления документационным обеспечением.
Оптимизировать данный процесс, а значит существенно снизить издержки на его обеспечение, призван электронный документооборот. Его выбор весьма трудоемкое занятие, и анализ систем, предлагаемых на рынке программного обеспечения, занимает довольно продолжительное время. От правильного выбора системы электронного документооборота зависит эффективность движения документов в компании.
Для того чтобы наиболее эффективно выбрать систему электронного документооборота, необходимо выделить основные этапы этого процесса и, кроме того, учесть, каким образом изменились предпочтения различного рода организаций, как коммерческих, так и государственных, на посткризисном этапе развития.
В соответствии с ГОСТ 34.601-90 выделяются следующие основные этапы жизненного цикла автоматизированной системы: формирование требований к системе;
разработка концепции автоматизированной системы; написание технического задания; создание эскизного проекта; технический проект; рабочая документация; ввод в эксплуатацию; сопровождение и обслуживание [1]. В данном документе можно выделить определенный недостаток: этапы не ориентированы на конкретный вид программного продукта и являются слишком обобщенными, т. е. остаются нерассмотренными особенности различных видов систем, в частности, такой вариант, как разработка и внедрение комплексной системы автоматизации управления предприятием, который будет охватывать не только движение электронных документов внутри организации, но и работу с внешними контрагентами, бухгалтерский документооборот, систему управления персоналом, CRM и др. [2].
М. Бобылева в своей работе одной из стадий жизненного цикла любого управленческого автоматизированного нововведения считает осознание потребности в нововведении [3]. Именно руководитель должен понять необходимость автоматизации процессов документооборота. Такое понимание может возникнуть при общении с коллегами с других предприятий и из учреждений, где подобная система уже реализована; при потере времени, затраченного на поиск необходимых документов в бумажном архиве; при продолжительном прохождении важных документов через все инстанции.
Экономический кризис вносит существенные коррективы в этот этап, так как часто у компании нет денежных средств, которые нужны для приобретения электронной системы управления документооборотом. На этом этапе необходимо проанализировать финансовые возможности, произвести предварительный анализ расходов на внедрение системы и сравнить с возможным экономическим эффектом после автоматизации процессов, таким образом получив расчет периода окупаемости продукта,
Electronic Document Management Systems: Selection Methodology for Enterprises in the Post-Crisis Period
In the market economy phases of sustainable economic growth are replaced with rather dramatic declines. In conditions of such remarkable changes it is a matter of great importance to build up the company's strategy and follow it, adjusting the policy to the market and business environment in which the enterprise is operating.
In the situation of economic crisis organizations are influenced by various negative factors: weak consumer demand for products, falling prices for goods and services, revenues do not cover production costs, there are no opportunities to pay off credit debts. Usually response to these negative consequences of the economic crisis means the following: selling illiquid assets, human resources optimization, employees' salary reduction, abandoning plans for business expansion, and other methods. In the authors' opinion, automation of resource-intensive processes is one of the best solutions, and the process of document supply management relates to this category.
Electronic document management is designed to optimize this process and reduce costs on its performance. Choosing this system is quite a labour-intensive activity, and analysis of the programs, offered in the software market, can take a long time. Increase in efficiency of a company's document circulation depends on the correct selection of the electronic document management (EDM) system.
In order to select the most efficient EDM system, it is necessary to point out the essential stages of this process and keep in mind the way commercial and public companies have shifted their preferences in the post-crisis period.
According to GOST 34.601-90 there exist the following fundamental stages of automated system life cycle: identifying system requirements; formulating the automated system concept; creating technical design specification; producing preliminary design; technical project; detailed design documentation; putting
into operation; technical support and maintenance [1]. A particular weakness of the present document can be identified: the stages are too generalized and not oriented towards the specific software type. It means that peculiarities of different system variations are left unconsidered, notably development and implementation of an integrated system of enterprise management automation that will include not only electronic document circulation within an organization, but also dealing with external contractors, accounting docflow, personnel management system, CRM, etc [2].
In her work M. Bobyleva considers realization of the need for innovations as one of the life cycle phases of any managerial automated innovation[3]. It is the leader who has to recognize the necessity for docflow system automation. Such recognition can arise when:
- talking with colleagues from those enterprises and organizations where such a system has already been introduced;
- analyzing the time, spent on searching for the needed documents in the hard copy archive;
- waiting for the important documents to go through all the instances.
The economic crisis is making significant corrections into this stage, since companies are often short of funds that are necessary for purchasing the electronic document management system. At this phase it is important to analyze financial opportunities, perform a preliminary analysis of recourses required for the system introduction and make a comparison with a possible economic effect after processes have been automated. All these measures help estimate the product pay-back period and make a rational decision, considering all the gathered information [4].
When the necessity of EDM systems introduction is clarified, criteria for informational systems efficiency should be scrutinized and all business processes in a company that need automation should
^ Olga V. Ruzakova
Cand. Sc. (Ec.), professor of Intellectual Property and Innovations Dprt.,
Urals State University
of Economics
620144, RF, Ekaterinburg,
ul. 8 Marta/Narodnoy Voli, 62/45
Phone: (343) 221-26-71
E-mail: [email protected]
Sergey V. Uvarov
Postgraduate of Intellectual Property and Innovations Dprt., senior software engineer ZAO Aplana Software
Urals State University
of Economics
620144, RF, Ekaterinburg,
ul. 8 Marta/Narodnoy Voli, 62/45
Phone: (912) 605-10-11
E-mail: [email protected],
Key words
electronic document management
stages in the information systems designing process
docflow management automation
enterprise administration efficiency
Summary
The article reveals the methodology for selection of the enterprise electronic management system during the post-crisis economy development. The authors put forward their recommendations on how to decrease financial costs significantly in the process of selection, realization and introduction of such information systems. The authors also make suggestions that can assist in automation of the document supply management process within a company.
UPRAVLENETS / 11-12/27-28/2011
УПРАВЛЕНЕЦ / 11-12/27-28/2011
и принять взвешенное решение на основе полученных данных [4].
После осознания необходимости внедрения системы электронного документооборота нужно рассмотреть критерии эффективности информационных систем и подвергнуть тщательному анализу те процессы на предприятии, которые необходимо автоматизировать. Этот этап является очень важным, так как требуется учесть все тонкости, поэтому желательно привлечь к данному процессу опытных аналитиков, специалистов сторонних компаний, обращение к которым позволит провести более тщательный анализ и сделать это в короткий промежуток времени.
Как показывает практика и результаты московской конференции-выставки йосАсм 2009, 2010, более 28% из 576 опрошенных не обозначают для себя критериев эффективности при планировании проекта по созданию и внедрению системы электронного документооборота, соответственно, не имеют возможности измерить ее по завершении процесса. Именно отсутствие четких критериев планирования и расчета эффективности является одной из основных причин провалов внедрения систем управления электронными документами. В практике более чем у 57% опрошенных были моменты, когда после завершения проекта приходило осознание того, что необходимо было реализовывать внедрение электронного документооборота кардинально иным образом [5].
Кроме того, важным на этом и последующих этапах выбора и внедрения системы электронного документооборота является обязательный подбор квалифицированных специалистов на самом предприятии, как сотрудников, работающих в сфере ИТ технологий, так и сотрудников, имеющих дело с документооборотом. Работа на каждом этапе будет гораздо эффективнее при тесном взаимодействии квалифицированных кадров.
Также на данном этапе производится оценка номенклатуры дел в тех подразделениях, где планируется автоматизация. Этот процесс достаточно трудоемкий, и его необходимо решать не в ходе внедрения, а на данной стадии, так как имеющуюся номенклатуру дел необходимо учитывать при составлении технического задания.
На третьем этапе, после анализа процессов модели предприятия «как будет», необходимо приступить к выбору систе-
мы электронного документооборота, где важную роль играет цена продукта, а также его технические характеристики и возможности.
На этапе выбора необходимо определиться, приобретать готовый продукт, предлагаемый на рынке (Босс Референт, Documentum, Евфрат-документооборот, Naumen DMS/Naudoc, DocsVision, Enterprise terradocs for Share Point, Optima Workflow, Companymedia и др.) [6], либо заказывать у разработчиков этих систем свою, реализованную индивидуально, в соответствии с требованиями непосредственно для конкретного предприятия, учреждения.
Сравнительный анализ компаний, занимающихся разработкой систем электронного документооборота, проведенный консалтинговой компанией DSS Consulting, показывает, как сильно изменился процентный показатель внедрений и разработок. Если ранее основная доля прибыли получалась из долгосрочных проектов и индивидуальных разработок, то сейчас, на посткризис-ном этапе, этот показатель уменьшился на 15%. С другой стороны, объем новых внедрений увеличился на 46% [6]. На основе этих данных можно предположить, что на данном этапе компании заинтересованы в приобретении готового решения, желательно такого, где в цену продукта входит лицензирование и обучение персонала работе в системе электронного документооборота.
Еще одна отличительная черта пост-кризисного этапа заключается в том, что основными заказчиками систем электронного документооборота являются представители государственного сектора [6]. Это обусловлено подписанием закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [7], который вступил в силу с 1 января 2010 г. Вследствие вступления в силу этого закона и в соответствии с федеральной целевой программой «Электронная Россия» происходит финансирование федеральных органов власти из государственного бюджета с целью построения единой системы взаимодействия с использованием электронных документов.
Кроме сказанного, анализируя информацию, представленную на сайтах компаний разработчиков [8], можно прийти к выводу, что особенностью кризисного и посткризисного этапов является наличие множества предложений купить автоматизированные системы со
скидкой, в кредит, в лизинг либо приобрести расширенный пакет решений по цене обычного.
Анализ практики выбора электронной системы управления документооборотом позволяет предложить ряд рекомендаций по процессу выбора уже готовой системы:
1) установить контакт с уже существующими покупателями системы - если приобретался готовый продукт, то можно узнать как положительные, так и отрицательные отзывы о работе предлагаемого продукта, а также посмотреть систему в действии в реальных условиях [9];
2) рассмотреть ряд технических и организационных вопросов: способ реализации процесса взаимодействия электронного документооборота с бумажным; организация архивного хранения и поиска документов в системе; определение субъектов подготовки системы для ввода в эксплуатацию и, если документы уже хранятся в какой-либо другой системе, субъектов, осуществляющих экспорт данных и настройку программного обеспечения, которое есть на предприятии, в интеграции с новой электронной системой; наличие потокового сканирования и работа со штрихкодами; удаленная работа при помощи меЬ-интерфейса; хранение истории работы с документом; качественная и недорогая техническая поддержка системы; использование электронноцифровой подписи; удобный и простой пользовательский и административный интерфейс и др.
На данном этапе существенно позволит сократить финансовые расходы поиск компании-разработчика, которая сможет реализовать решение на базе бесплатно распространяемого программного обеспечения, где ежегодная сертификация и лицензирование будут не нужны, а также в дальнейшем будет возможность свободно исправлять готовый код и разрабатывать собственные приложения силами сотрудников компании.
После выбора системы или компании-разработчика нужно переходить к четвертому этапу - написанию технического задания. Этот этап является одним из самых важных, от того, как он реализован, зависит результат внедрения, именно поэтому к созданию этого документа необходимо подходить очень подробно, в нем должно быть проанализировано все, на что нужно обратить внимание разработчиков.
be thoroughly analyzed. This stage is of high importance, since all the nuances have to be taken into consideration. Therefore it is desirable to involve experienced analysts and specialists of third party companies in this process. They will provide assistance in conducting a comprehensive analysis in the shortest time possible.
As practice and the results of Conference & Expo DOCFLOW 2009, 2010 in Moscow demonstrate, more than 28% of the total 576 interviewees do not establish efficiency criteria when planning a project on designing and introducing electronic document management system, and, consequently, they do not have opportunity to estimate its performance. The absence of clear principles in planning and efficiency measuring is one of the three basic reasons for failures in electronic document management systems implementation. In practice more than 57% of respondents experienced the following situation: when the project was already completed they realized that electronic document management system had been implemented in a radically different way [5].
Moreover, at this and the following stages of selection and implementation of EDM systems it is important for the company to hire qualified specialists, including those, involved in IT-technology and those, dealing with be docflow. At every stage the work will be much more efficient if the skilled staff cooperate with each other closely.
At the present phase, evaluation of assortment is carried out in departments, where automation is planned. This process is labour-intensive enough and it should be handled not in the process of initiation, but at this stage, because the existing assortment should be considered while technical design specification is being drawn up.
At the third phase, when the processes of the "the way it will be" business model are examined, it is time to pick out EDM system, in which the product price and its technical specifications play a significant role.
When making a selection, it should be clear whether to purchase a ready-to-use product, offered in the market (Boss Referent, Documentum, Evfratdokumen-tooborot, Naumen DMS / Naudoc, Docs-Vision, Enterprise Terradocs for Share Point, Optima Workflow, Companyme-dia, etc.) [6], or place an order for the company's proprietary system, which is
designed individually in accordance with requirements of a particular organization or enterprise.
The DSS Consulting undertook the comparative analysis of companies that are engaged in inventing of electronic document management systems. Its results demonstrate the way in which the percentage of introductions and developments has changed. Some time ago long-term projects and individual findings comprised the profit's fundamental part, but now, at the post-crisis stage, this parameter has decreased by 15%. On the other hand, volume of new implementations has risen by 46% [6]. On the basis of the information provided the authors assume that at this phase companies are more interested in acquiring ready-made software, especially if its price includes licensing and training of personnel to work in this electronic document management system.
One more distinctive feature of the post-crisis stage is that the public sector representatives are the key customers of EDM systems [6]. This is stipulated in the law "On access to the information about activities of state bodies and local authorities" [7], which came into force on January 1, 2010. On the threshold of this law comes into force and according to the federal target program "Electronic Russia" funding of federal government from the state budget is carried out in order to build up a single system of cooperation, based on the use of electronic documents.
In addition, when analyzing the information, given on the websites of the software producing companies [8], the following conclusion can be reached: the distinctive characteristic of the crisis and post-crisis periods is the availability of multiple offers to acquire automated systems at a discount, on credit, using leasing scheme, or to purchase an extended suite of solutions at the price of basic one.
The analysis of EDM system selection practice enables us to suggest a range of recommendations on ready-made software selection process:
1) contact with the software current customers has to be initiated. If a ready-to-use product has been bought then it is possible to explore both positive and negative comments on the offered product functioning. Also it is advisable to see the system in action in real world environment [9];
2) some technical and organizational issues are necessary to be considered:
how the process of interaction between electronic management system and hard copy archive will be realized;
organization of archival storage and retrieval of documents from the system;
specification of elements in system arrangement for putting it into operation and, if documents are already stored in other system then specification of those elements, that export data and customize software, used throughout the organization in conditions of integration with the new electronic system;
availability of sheetfed scanners and manipulations with bar-codes;
remote activity by means of web interface;
storage of the document circulation history;
qualitative and affordable technical support and maintenance of the system;
applying electronic-digital signature;
user-friendly administrative interface, and etc.
At the present stage involving the software producing company that is able to realize the solution on the basis of freeware (in which no annual certification and licensing are required) allows to cut financial costs significantly. Also in the future there will be a possibility to introduce modifications into the source code and develop the company's own applications by the efforts of its employees.
After selecting the system or the software producing company, it is time to proceed to the fourth stage - creation of technical design specification. This is one of the most important phases, because the result of introduction depends on how this step has been carried out. Therefore formulation of this document should be dealt in a very thorough way, and it has to contain analysis of all the details, which require developers' attention.
The introduction phase can be divided into two steps: pilot introduction and putting into industrial operation. At the same time participants should increase in number at each of these stages. It is necessary to introduce the new technology primarily in those departments, where urgent need and the effect of implementation are obvious. Usually at large enterprises and organizations such departments include documentary management office and then all the other structural departments.
The pilot introduction stage covers the period that is necessary for eliminating
UPRAVLENETS / 11-12/27-28/2011
УПРАВЛЕНЕЦ / 11-12/27-28/2011
►
Источники
1. ГОСТ 34.б01-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы: стадии создания: утв. постановлением Госстандарта СССР от 29.12.1990 г. № 34б9 // Информационно-правовая система «Гарант».
2. Пищиков С. В. План внедрения: новое и забытое старое // Корпоративный менеджмент: электронная библиотека. URL: http:// www.cfin.ru/itm/kis/process-vnedrenia.shtml.
3. Бобылева М. Этапы внедрения системы автоматизации документооборота // Финансовая газета. 2005. № 34.
4. Пачханян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения // Технологии корпоративного управления. URL: http://www.iteam.ru/ publications/it/section_б4/article_2б87.
5. Внедрение СЭД: дорога через минное поле. Итоги DOCFLOW 2010 (Москва). Режим доступа: http://www.prtime.ru/2010/05/24/ vnedrenie_sjed_dorog.html.
6. Аналитический обзор российского рынка СЭД по итогам 1 полугодия 2009 года // DSS Consulting: услуги ИТ консультирования. URL: http://www.dssconsulting.ru/ services/marketing/analytics/?id=5б
7. Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления: Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ // Российская газета. 2009. №8.
8. Внедорожный П. Плюсы кризиса: СЭД можно купить дешевле // CNEWS аналитика: электронное издание о высоких технологиях. URL: http://www.cnews.ru/reviews/index. shtml?2009/05/14/347152
9. Храмцовская Н.А. Как сформулировать ТЗ для разработчиков системы электронного документооборота? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. 4 мая.
10. Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству и архивному делу и основам работы на компьютере. СПб., 1999.
11. Колесов А. Российский рынок СЭД в первом полугодии // PC Week. 2009. № 44.
12. Орлов Л. Технологии комплексной автоматизации органов государственной власти и органов местного самоуправления // Финансовая газета. Экспо. Учет. Налоги. Управление. 200б. 5 мая.
Этап внедрения можно разделить на две части: пилотное внедрение и ввод в промышленную эксплуатацию, причем в каждой из них должен расширяться круг его участников. Необходимо внедрять новую технологию в первую очередь в подразделениях, где наиболее очевидна насущная необходимость и эффект от реализации. Обычно на больших предприятиях и в органах власти это служба документационного обеспечения управления, а затем все остальные структурные подразделения.
Стадия пилотного внедрения охватывает период, необходимый для устранения выявленных недостатков и внесения соответствующих изменений. Также на этом этапе проводится инструктаж или обучение сотрудников, подготовка методических материалов: технологических схем, руководства для пользователей и администраторов системы и др. Очень важно разработать внутренние нормативные документы, которые должны регламентировать работу в системе управления документооборотом [10].
Ввод в промышленную эксплуатацию начинается, когда исправлены все ошибки. На этой стадии важно уделить внимание поддержанию и совершенствованию нововведения, обеспечить контроль над работой сотрудников. Часто наблюдаются попытки вернуться к прежним «бумажным» способам работы, поэтому задачей является воспрепятствовать этому, стабилизировать и поддержать нововведение - постепенно работа с системой управления документооборотом станет нормой и правилом во всем коллективе.
Следует отметить, что на этапе внедрения системы автоматизации документооборота может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий в тех подразделениях, которые к системе еще не подключены. В этих условиях изменяется распределение обязанностей между сотрудниками, решаются вопросы, касающиеся формирования службы сопровождения системы и ее администрирования, определяется порядок подключения пользователей [3]. Предприятию необходимо в первую очередь реализовать правильное взаимодействие электронного документооборота с бумажным потоком документов и создать единый эффективный смешанный процесс [11].
Таким образом, после этапа внедрения электронная система управления документооборотом должна стать основой для взаимодействия, охватывающего все подразделения организации, конечным результатом
которого будет являться введение единого порядка работы с документами в сети, использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов, применение общих справочников-классификаторов, определение номенклатуры дел, обеспечение унификации управленческой документации [12].
На этапе гарантийного обслуживания, технической поддержки, доработки по требованию необходимо проанализировать, что будет для предприятия экономически выгодно:
• платить за постоянную техническую поддержку пользователей и системы;
• обращаться к разработчикам только для усовершенствования и модернизации существующего электронного документооборота;
• самостоятельно осуществлять техническую поддержку внедренной системы.
При выборе второго и третьего вариантов оптимальным решением является создание специальной группы, в функции которой входит администрирование и устранение проблем при работе с системой управления электронным документооборотом, настройка рабочих мест сотрудников, локализация ошибок движения документов, наполнение справочников организации, изменение номенклатуры дел, обновление настроек системы при переходе на следующий год.
Таким образом, в новых условиях, на этапе посткризисных экономических отношений, существенно меняется взгляд коммерческих компаний, которые хотят приобрести систему электронного документооборота. Они акцентируют свое внимание на рассмотрении систем электронного документооборота, которые можно приобрести как готовый продукт. Если ранее предпочтение отдавалось заказу индивидуальной разработки именно для своей организации, то на данном этапе предпочтительны готовые решения. Коммерческие структуры не хотят тратить большое количество денежных средств на покупку системы электронного документооборота, оптимальным вариантом является решение, которое легко настроить и установить, можно бесплатно тиражировать на любое количество рабочих мест, обучать персонал работе в системе за счет компании разработчика. В результате таких предпочтений достаточно ощутимо упали цены на предлагаемые продукты и сейчас многие компании предлагают готовые решения в кредит.
discovered failures and making appropriate corrections. Also at this stage briefing and training for employees are arranged, and the following guidance materials are developed: technological schemes, user's manuals and system administrator's guides, etc. It is a matter of high importance to produce internal regulatory documents that are designed to arrange work in docflow management system [10].
The process of putting into industrial operation starts when all the program's errors have been rectified. At this step scrupulous attention should be paid to maintenance and improvement of the innovation, and it is important to provide supervision over employees' activity. There are frequent attempts to return to the previous paper ways of working. Therefore, the main task is to prevent such a situation, and to stabilize and maintain the innovation. Operations with the docflow management system will gradually become the norm and the rule in the entire collective.
It should be noted that while introducing the docflow automation system there can be a period of simultaneous existence of the new system and the previous one in those departments that have not been connected to the single system yet. In such conditions allocation of responsibilities between employees is altered, the issues on organization of the maintenance and system administration service are solved, and order of users to be connected to the system is determined [3]. The enterprise above all has to provide the proper interaction between electronic docflow and hardcopy documents and to create a single effective combined process [11].
Consequently, after the introduction stage the electronic document management system has to become the basis for interaction, embracing all the departments of the organization. The final result of this interaction is initiation of a single procedure for dealing with documents in the network, use of an indexing (numbering) system that is common for all subdivisions, application of common classification systems, File Register determination, and provision of unified managerial documentation [12].
At the phase of warranty service, technical support and maintenance, revision on request it is necessary to analyze which one of the following three options is financially profitable for the organization:
- to pay for permanent technical maintenance of the system and assistance for users;
- to address the software developers ^ only for improvement and modernization of the existing electronic document management system;
- to perform technical support for the installed system independently.
If the company chooses the second or the third option then the optimal solution is to organize a special team that has to fulfill the following functions:
- system administration and troubleshooting when working with the electronic document management system;
- customizing computer software in employee workplace;
- faults localization in document circulation;
- filling the organization's directories;
- changes in File Register;
- updating the program settings when the system maintenance for the next year is activated.
Thus, at the stage of post-crisis economic relations attitude of commercial organizations, which intend to purchase the electronic document management system, is changing considerably. They concentrate their attention on those electronic docflow systems that can be acquired as a ready-to-use product. Organizations previously favoured engineering of a proprietary software, but at the present stage they prefer ready-to-use computer programs. Commercial institutions are not ready to spend sizeable amounts of money on purchase of the EDM system. The most suitable alternative is a software solution that can be easily installed and customized, applied for any number of computers for free, and the enterprise personnel should be trained to work in the system at the software developing company's expense. As a result of such preferences, prices for offered products have dropped significantly, and now the majority of companies offer to get ready-made solutions on credit.
References
1. GOST 34.601-90: Information technology. A set of standards for automated systems. Automated systems of the creation stage: approved by decree of the State Standards Committee of the USSR on December 29, 1990. No. 3469 // Information-legal system "Garant".
2. Pishchikov S. V. Introduction plan: new and well-forgotten old // Corporate management: online library. http://www.cfin.ru/itm/ kis/process-vnedrenia.shtml.
3. Bobyleva M. Stages of EDM systems introduction // Finansovaya gazeta. 2005. №. 34.
4. Pachkhanyan A. EDM systems introduction: problems and solutions // Corporate governance technologies. http://www.iteam.ru/ publications/it/section_64/article_2687/
5. EDM systems introduction: way through the minefield. DOCFLOW 2010 Results. http:// www.prtime.ru/2010/05/24/vnedrenie_sjed_ dorog.html.
6. Analytical review of the Russian EDM systems market on the first half of 2009 // DSS Consulting: IT consulting services. URL: http:// www.dssconsulting.ru/services/marketing/ analytics/?id=56
7. On access provision to information about activities of State Bodies and Local Authorities: Federal Law on February 9, 2009. № 8-FZ // Rossiyskaya gazeta. 2009. № 8.
8. Vnedorozhny P. Advantages of the cri-
sis: EDM systems can be purchased at a lower price // CNEWS analytics: Russian IT-review. URL: http://www.cnews.ru/reviews/index.
shtml?2009/05/14/347152.
9. Khramtsovskaya N. A. How to formulate technical design specification for EDM systems developers // Deloproizvodstvo i documen-tooborot na predpriyatii. May 4, 2007.
10. Pavlyuk L. V., Kiseleva T. I., Vorobiev N. I. Records Management and archive and basic computer skills. Reference book. S.-Petersburg: Gerda, 1999.
11. Kolesov A. Russian market of EDM systems in the first half of the year // PC Week. 2009. № 44.
12. Orlov L. Technologies of integrated automation of state authorities and local governments // Finansovaya gazeta. Ekspo. Uchet. Nalogi. Upravleniye. May 5, 2006.
UPRAVLENETS / 11-12/27-28/2011
