CC BY
22
ОБЛ1К. АНАЛ1З. АУДИТ ACCOUNTING. ANALYSIS. AUDIT
УДК 657.633
СИСТЕМНИЙ П1ДХ1Д ДО 1НФОРМАЦ1ЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВНУТР1ШНЬОГО КОНТРОЛЮ
В.Ф. Макамова, д.е.н., професор Н.М. Албу
Одеський нацюнальний економ1чний унгверситет, Одеса, Украша
Для устшного управлшня суб'ектом господарювання менеджерам потрiбна оперативна iнформацiя про результати !х управлiнського впливу на об'екти управлiння. У цьому сенсi корпоративний контроль е необхiдною, самостшною функцieю управлiння. Удосконалення корпоративного внут-рiшнього контролю сприяе пiдвищенню внут-ршньо! ефективностi процесiв управлiння в компашях i 1х переходу на яшсно новий рiвень. Дослiдники впровадження та розвитку внут-рiшнього економiчного контролю на вiтчизняних пiдприемствах вiдмiчають вiдсутнiсть в укра!н-ському законодавсга тако! оргашзацшно-правово! форми, як «корпоращя», а вiдтак - вiдсутнiсть понять «корпоративне управлiння», «корпоративний контроль», «корпоративш iнформацiйнi сис-теми» [1; 2; 5]. Однак уа щ термiни мають право на життя i можуть бути прийнятнi для зручносп при визначеннi вiдповiдних суб'екпв i процесiв [4].
В сучаснш лiтературi з управлiння зустрь чаються поняття «корпорацiя», «компанiя», <^р-ма» [7]. 1х визначення зводиться до дешлькох формальних ознак: розвиненiсть системи господа-рських зв'язк1в; розвиненiсть оргашзацшно! структури; широкий дiапазон видiв дiяльностi; штат професiйних управляючих. У такому розу-мiннi до визначення корпорацп, вiдповiдно до наведених вище ознак, тдходить публiчне акцiонерне товариство.
Змют корпоративного управлiння полягае у формуванш внутршньо! системи контролю за дiяльнiстю менеджерiв компанп вiд iменi 11 власник1в (iнвесторiв), а також шших заштере-сованих груп. Зростае необхщшсть ефективного управлiння компанiею i ефективного внут-рiшнього контролю. Маеться на увазi широкий дiапазон задач за уйма аспектами класичного управлiння i контролю господарських операцiй з ресурсами, кадрами, виробництвом, фiнансами, iнвестицiями.
Макашова В.Ф., Албу Н.М. Системный nidxid до iнформацшного забезпечення внутршнього контролю.
Розглянута можливкть розвитку внутршнього контролю, зокрема, його комушкативно1 властивосп з точки зору системного шдходу. Набула подальшого розвитку впоряд-ковашсть визначення зовнiшнього середовища, в середиш якого функцiонуe система контролю. Сформульовано вимоги до шформацшного забезпечення внутршнього економiчного контролю пiдприeмcтвa. Проведено aнaлiз трaдицiйноï iнформaцiйноï iнфрacтруктури компaнiï. Запропонована мож-ливicть створення iнтегровaного комушкативного середовища в упрaвлiннi суб'ектом господарювання.
Ключовi слова: система контролю, шформацшне забезпечення, зовшшне середовище
Максимова В.Ф., Албу Н.М. Системный подход к информационному обеспечению внутреннего контроля.
Рассмотрена возможность развития внутреннего контроля, в частности, его коммуникативной свойства с точки зрения системного подхода. Получила дальнейшее развитие упорядоченность определения внешней среды, внутри которой функционирует система контроля. Сформулированы требования к информационному обеспечению внутреннего экономического контроля предприятия. Проведен анализ традиционной информационной инфраструктуры компании. Предложена возможность создания интегрированной коммуникативной среды в управлении субъектом хозяйствования.
Ключевые слова: система контроля, информационное обеспечение, внешняя среда
Maximova V.F., Albu N.M. System approach information providing to internal control
Considered possibility of development of internal control, in particular, him communicative property from point of approach of the systems. Efficiency of determination of external environment, which the checking system functions in a middle, purchased subsequent development. Requirements are formulated to the informative providing of internal economic control of enterprise. The analysis of traditional informative infrastructure of company is conducted. The offered possibility of creation of the integrated communicative environment is in the management of menage a subject.
Keywords: control system, information provision, environment
Практично уа види бiзнесу потребують дiяльностi систем внутрiшнього контролю, особливо п компанп, як1 мають фiлiали. Як1 б змiни не вщбувались в напрямках i особливостях роботи зовшшшх контролерiв, зараз вже е загально-прийнятим, що задачi служби внутрiшнього контролю чiтко визначеш i вона повинна розвиватись паралельно з ростом комп'ютерних шформацшних систем.
Загальна проблема полягае у недостатносп висвилення застосування системного пiдходу до штегрування контролю, зокрема його комушка-тивно! функци в управлiнський процес, що уповiльнюе розвиток науки економiчного контролю i ускладнюе оргашзацш внутрiшнього контролю як системи в розгалужених економiчних структурах. Пошук шляхiв до вирiшення 11 висвiтлюе доцшьшсть подальших наукових роз-робок у площиш застосування системного пiдходу до шформацшного забезпечення внут-рiшнього економiчного контролю суб'екта господарювання та розгляду його шформацшно1 сутностi.
Метою статтi е викладення результатiв розгляду шформацшно1 сутностi економiчного контролю з точки зору системного тдходу. Наразi буде розглянута комунiкативна властивiсть системи контролю; впорядковано визначення меж1 зовнiшнього середовища, в серединi якого функцiонуе система контролю; розроблено вимоги до шформацп для потреб системи контролю; проведено аналiз традицшно! шформацшно1 iнфраструктури компанп; розглянуто можливiсть створення iнтегрованого комушкативного середовища в управлiннi суб'ектом господарювання.
Несистематизована шформащя - це просто ввдомосп. Для сучасного управлшня таких вщо-мостей замало. Ефективне корпоративне управлшня передбачуе прозорють вщповщно1, систе-матизовано! шформацп. Це призводить до бiльш повного розкриття для сустльства шформацп про дiяльнiсть корпорацп, прийняття бiльш передба-чуваних рiшень i значною мiрою сприяе доведению до мiнiмуму тшьового бiзнесу. Контроль в корпорацп можна характеризувати як процес визначення, оцшки i шформацп про вiдхиления фактичних даних вiд !х заданих значень, а також про результати аналiзу цих вщхилень. Ефек-тивнiсть функцюнування системи контролю багато в чому залежить вiд якостi iнформацiйного забезпечення оргашв контролю [4].
В окремих грунтовних дослiджениях у сферi економiчного контролю справедливо вiдмiчаеться, що в контролi яскраво виявляеться його шформа-цiйна сутнiсть. Вiн е ушверсальним засобом одержання шформацп по каналу зворотного зв'язку [4].
Ця його здатшсть започатковуе один iз важливих принципiв розвитку системи внутрш-нього корпоративного контролю - комушкатив-шсть, котра характеризуеться насиченiстю системи контролю шформащею; здатнiстю до зворотного зв'язку; вщповщтстю якостi процесу
контролю вимогам до шформацшного його забезпечення; зв'язком користувачiв системи на «виходЬ> з виробником контрольно1 шформацп i постачальником системи на «входЬ» Контроль представляе собою вiдкриту систему, яка мае прямий i зворотнiй зв'язки, тобто обмiиюеться iнформацiею з зовшшшм середовищем. Якщо система здатна сприймати i використовувати iнформацiю про результати свое1 дiяльностi, то вона надшена органами зворотного зв'язку. Одна iз форм зворотного зв'язку в управлшш тд-приемством - контроль, який дае iнформацiю про виконання розпоряджень вищого органу управлiния [6].
1нформащя, що и отримуе система контролю iз зовнiшнього середовища, суттево впливае на и стан. Бiльш того, вплив зовнiшнього середовища такий, що вш задае цiлi i параметри функцiоиу-вання системи контролю. Все це - нормальш вiдносини к1бернетично1 системи з зовнiшнiм середовищем. Аналопчно до теорil систем отри-мувану системою контролю iнформацiю доцiльно називати «вхвд» або «вхiднi величини». Видiляють два типи необхiдних для виршення задач управ-лiния вхiдних величин: управляючий вплив i збурюючий вплив [4].
Управляючий вплив здшснюе така вхвдна iнформацiя, або - таш «вхiднi величини», яку можна змiнювати i використовувати в управлiннi з метою досягнення цiлей функцiоиувания системи. При цьому змiнюють вхiднi величини таким чином, щоб надати системi руху, переважного в порiвияннi з шшими можливими його напрям-ками. У такому разi посилюеться вплив вхщних величин, як управляючо1 шформацп, тобто тако1, яка здiйсиюе управляючий вплив.
Стосовно збурюючого впливу - це вхщна iнформацiя, яка вiдрiзняеться вiд управляючо1 тим, що вона не тддаеться змiнi. Збурюючi вхщш величини втручаються в процес всередиш системи, змiиюють результат и функцiоиувания i, таким чином, суттево впливають на систему в цiлому.
«Вихiд» системи складаеться iз сукупностi вихiдних величин. Останш утворюються в рез-ультап функцiоиувания системи i спрямованi довкола (на зовшшне середовище). Вони характеризуют в цiлому результат дiяльностi системи i И вплив на зовшшне середовище. Розрiзняють «iдеальний вихщ» i «реальний». У разi, коли на входi «вхiднi величини» мають задаш параметри управляючого впливу, то тсля опрадювання в серединi системи на виходi отримують необхiдиу для бажаного руху шформацш, тобто «щеальний вихiд». Якщо «вхiднi величини» чинять збурюючий вплив i об'ективно впливають зсередини або зовнi на функцюнування системи, то тсля !х опрацювання отримують «реальний» або «фактич-ний» вихiд.
Наближення фактичного виходу до iдеального може бути представлене, як задача управлiния системою. Для и вирiшения iсиуе «зворотнiй зв'язок^». Вiн слугуе для досягнення мшмального
вщхилення мiж «реальним» i «iдеальним» вихо-дами системи шляхом 1х зiставлення i внесения вщповщних змiн на «входi», тобто таких, як зможуть максимально приблизити «реальний вихiд» до «щеального» i, таким чином, мшм!зу-вати збурюючий вплив на систему зовшшнього середовища. Таким чином проявляеться корек-тувальна сутнiсть системи внутрiшнього корпоративного контролю.
Постае питания визначення меж1 зовшшнього середовища, в середиш якого функцюнуе дослвд-жувана система. В теорп систем не завжди можна знайти однозначну вiдповiдь на це досить складне питання. В кiбернетицi поняття меж1 тлумачиться, як границя, в середиш яко! об'екти, властивостi та 1х зв'язки можна адекватно пояснити i забезпе-чити управлiния ними. Найпроспше таке питання вирiшуеться, коли об'екти дослщження абсолютнi i кiнцевi за своею природою. У такому разi досить просто можна скласти характеристику, опис дослiджуваного об'екта. Це тлумачення певною мiрою розповсюджуеться на шбернетичну систему i встановлення меж! з 11 зовнiшнiм середовищем.
Визначення меж1 зовшшнього середовища контролю, як шбернетично1 системи, виглядае дещо складшше. Зовнiшне середовище оргашзо-ваних систем, як правило, щентифжують з зов-шшшм середовищем компанп - стан политичного, економiчного, культурного середовища. Це поло-ження залишаеться актуальним для уйе1 системи внутршнього корпоративного контролю. Однак зовшшшм можна вважати також загальне середовище в компанп - рiвень технолопчно1 та техшчно1 озброеностi пiдприемства; органiзацiя та стан управлшня пiдприемством, його прогнозш характеристики, мониторинг д!яльносп та управлiния.
При застосуванш системного шдходу до контролю: спочатку формулюеться «вихщ», а саме цшь, мета системи контролю; аналiзуеться вплив зовшшнього середовища на систему контролю; приймаються заходи, як1 забезпечують високу як1сть «входу»; забезпечуеться вщповщшсть якосп «процесу» вимогам «входу».
«Вихщ» формулюють водночас за дек1лькома параметрами: на що нацшений процес контролю; що отримають в результат! контролю; для кого передбачеш результати контролю; для чого слугують результати контролю; в який термш повинш бути представлен! результати контролю.
Щоб визначитись з параметрами входу, до-слщжують параметри внутршнього середовища системи контролю та параметри зовшшнього середовища, а саме:
— оргашзащя системи контролю, 11 техшчш можливосп, оргашзащя роботи контролер!в, 1х квал!фжащя, методика контролю, реал!защя результапв контролю;
— стан политичного, економ!чного, культурного середовища; р!вень технолопчно1 та техшчно1 озброеносп шдприемства; оргашзащя та стан управлшня шдприемством, його прогнозш
характеристики, мониторинг д!яльносп та
управлшня.
Анал!з стану зовшшнього середовища та його впливу на систему контролю, знання можливостей само1 системи дозволяе приймати заходи, як1 забезпечують високу яшсть вхщно1 шформацп, тобто формування на вход! необх!дно1, повно1, своечасно1, достатньо1 шформацп. Шсля такого дослщження визначають, яка шформащя та в якому обсяз! потр!бна для процесу контролю в заданому його напрямку. Саме вона формуе вхщш параметри системи контролю.
Для того, щоб забезпечити вщповщшсть якосп «процесу» вимогам «входу», д!е зворотний зв'язок - своерщний комушкацшний канал системи контролю, який зв'язуе користувач!в системи на «виходЬ» з виробником контрольно1 шформацп ! постачальником системи на «вход!». Д!я кому-шкацшного каналу системи контролю прослщ-жуеться досить чико: валяю змши вимог користувач!в до напрямк1в контролю, термшв подання контрольно1 шформацп, 11 об'ему та цшеспрямованосп, 11 аналиичносп, оперативности повноти викликають реакцш системи. «Вхщ» системи ! сама система контролю адекватно реагують на щ змши (повинш реагувати) шляхом вщповщних змш в окремих параметрах фун-кцiонувания уйе1 системи.
Належну роль в управлшш шдприемством контроль, як система, мае у раз!, коли: система здатна забезпечувати високояшсний прогноз пара-метр!в 11 виходу; система контролю може формувати високояшсний «вхщ», адекватний «виходу»; р!вень системи за 11 оргашзацшними характеристиками, техшчними можливостями та методикою може опрацювати вхщну шформацш ! перетворити як1сний «вхщ» системи в як1сний «вихщ»; проходженню оргашзованих належним чином уйх стадш процесу контролю сприяе, або хоча б не заважае, зовшшне середовище.
Таким чином, система контролю, як ! будь-яка шша к1бернетична, управляюча, оргашзована система, певним чином залежить в!д взаемозв'язку параметр!в 11 «входу», «виходу», внутршнього та зовшшнього середовища. Забезпечення високо1 якосп «виходу» можливе лише при забезпеченш високо1 якосп «входу», високо1 якосп зовшшнього середовища ! високо1 якосп безпо-середньо процесу контролю. Якщо як1сть «входу» задовшьна, тобто представлена для контролю шформащя хоч ! юнуе, але вона не повна, не вшповшае вимогам достов!рносп, не забезпечуе оперативносп 11 використання, аналиичносп, то якими б квал!фжованими не були контролери, яку б передову методику вони не використовували, яш б засоби не використали - яшсть «виходу» також буде задовшьною.
1снуе ! шша залежшсть: якщо яшсть «входу» вшмшна, а яшсть процесу задовшьна, то як1сть «виходу» також буде задовшьна. Тобто оцшка якосп «виходу» дор!внюе нижчш оцшщ попе-редшх елеменпв [4]. Спочатку формуються ви-моги до «виходу» системи, попм - до входу !
зовнiшнього середовища i тiльки пiсля цього - до процесу.
В лiтературi зустрiчаеться велика шльшсть понять, в яких робиться опис якосп шформацп: правильнiсть, точнiсть, обгрунтовашсть, достовiр-нiсть, надiйнiсть [8, 9, 10]. Цей перелш, на наш погляд, необхiдно доповнити такими вимогами, як своечасшсть, оперативнiсть надходження i ви-користання шформацп у процеа контролю; повнота - не повинно бути упущень суттево1 для управлшня шформацп; деталiзацiя - iнформацiя повинна бути деталiзованою за центрами витрат; зрозумiлiсть - iнформацiя не повинна потребувати додаткових пояснень, розшифровок; аналггачшсть - iнформацiя повинна бути корисною для все-бiчного И аналiзу; релевантнiсть - необхiднiсть i корисшсть шформацп для прийняття управлш-ських рiшень; економiчнiсть шформацп - ефект ввд використання повинен перевищувати витрати на И отримання; систематизованiсть - шформащя повинна пiддаватись чiткiй систематизацп вщпо-вiдно до об'ектiв контролю i його цiлей.
Система контролю адекватно вщдзеркалюе цi вимоги. Таке ствердження пояснюеться тим, що насамперед вивчають як1сть отриманих для контролю докуменпв, шформацп, зовнiшне сере-довище i його вплив на формування шформацп та проходження контрольного процесу, тобто опрацьовують «вхiд» системи; якщо це можливо, регулюють вiдносини з зовшшшм середовищем i тiльки тсля цього приступають до пiдвищения якосп контрольного процесу шляхом пред'яв-лення конкретних вимог до контролерiв.
Для устшного управлiния компанiею i функ-цiоиувания ефективно1 системи виутрiшнього контролю е сенс у впроваджеш штегровано1 корпора-тивно1 iнформацiйноl системи, яка б вщдзерка-лювала сутшсть iнтегрованого комунiкативного середовища в управлшш суб'ектом господарю-вання та вщповщала сучасним вимогам щодо iнформативного забезпечення системи внутрш-нього економiчного контролю i управлiния корпо-рацiею в цшому. До недавнього часу в компашях переважала централiзацiя прийняття ршень, коли потоки шформацп пiднiмались вгору по управ-лiнськiй iерархil, тсля чого директивт вказiвки спускались донизу. В таких компашях прийняття ршень уповiльиювалось. Часто рiшения ставали неадекватними виробничiй ситуацп.
В наш час шформацшна структура суб'екта господарювання складаеться з певно1 кiлькостi iнформацiйних систем рiзного профiлю. Вони ви-конують, як правило, функцп пiдтримки окремих шдроздшв i процесiв. Так1 системи тдтримки вiдокремленi, не взаемодiють одна з одною, ускладнюють процес збору необхщно1 шформацп. До типових недолЫв iнформацiйних потоков можна вiднести дублювання отримувано1 шфор-мацil; вiдсутнiсть однозначного розпод^ вiдповi-дальностi за шформацш, що мiститься в документах; несвоечасшсть надання iнформацil; на-дання неяк1сно1 iнформацil, пiсля отримання яко1 можуть знадобитись пояснення, уточнення;
вщсутшсть суттевох (релевантно1), необхiдноl iнформацil. Це призводить до того, що управлшщ не мають чiткого уявлення про дiяльнiсть ком-панИ. Розподiл шформацп у розрiзi велико1 к1лько-сп незалежних систем може не лише ускладню-вати процес контролю i управлiния, а й чинити негативний вплив на ефектившсть компанil i результати И дiяльностi.
Для виршення цiеl проблеми пропонуемо впровадження у вичизняних компанiях iнтегро-ваних корпоративних шформацшних систем, як1, на наш погляд, створять оптимальш можливостi для функцюнування дослiджуваноl нами системи внутршнього контролю. Це - життево важливий аспект через те, що шформацшш потоки для потреб контролю повинш бути органiчно вмонто-ваними в загальну iнформацiйиу систему компанil. Передбачуеться, що така iнформацiйна система охопить основний бiзнес компанil, усi И структурш пiдроздiли з метою надання опера-тивно1 iнформацil для прийняття управлшських рiшень. II функдiональне навантаження залежить вiд виду дiяльностi компанп. Однак основними функцiями iнтегрованоI корпоративное' iнформа-цiйноI системи будуть моделювання, автомати-зацiя господарських процесiв в компанп, тд-тримка функдiй управлшня. 1нформащя, розпо-дiлена ранiше мiж рiзними системами, в iнтегрованiй шформацшнш системi буде доступна для уах вiддiлiв i пiдроздiлiв компанil. Вона зможе бути використана водночас у процеа мaтерiaльно-технiчного забезпечення, у процеа виробництва, в облшовому процесi, у процеа контролю тощо.
Цшком ймовiрно, що сучасш iнформaцiйнi технологiI та технiчнi можливосп у змозi забезпечити на бaзi единоI корпорaтивноI технiчноI платформи обслуговування усiх процесiв компaнiI, на уах и рiвиях з тим, щоб упрaвлiнцi мали систему адекватного та ефек-тивного контролю. Кожен керiвник повинен мати таку iнформaцiю, котра вiдобрaжaе х1д виконання плaнiв, нормaтивiв, за як1 вiн несе вщповь дaльнiсть. Уся iнформaцiя, що збиратиметься в iнтегровaнiй iнформaцiйнiй системi, повинна зберпатись в окремому сховищi даних. Вона будь-коли може бути використана для потреб системи внутршнього контролю i системи управлшня уама процесами та пiдроздiлaми компанИ.
Висновки
1) Комунiкaтивнa влaстивiсть системи вну-трiшнього контролю пiдтверджуе можливiсть и дослiджения з точки зору системного пiдходу.
2) Анaлiз iнформaцiйного забезпечення вка-зуе на нaявнiсть ряду недолЫв, що викликае утруднення внутршнього контролю i упрaвлiния компaнiями.
3) Проблеми шформацшного забезпечення виутрiшнього контролю i корпоративного управ-лiния можуть бути усшшно вирiшенi впроваджен-ням в компaнiях iнтегровaноI корпорaтивноI iнформaцiйноI системи.
Список л^ератури:
1. Артюх О.В., Макамова В.Ф. 1нновацшний процес функцюнально! штеграцп в управлшш -Проблеми науки. - № 10, 2007. - С. 14-20.
2. Влияние учетно-контрольной проблематики на управление предприятием // Максимова В.Ф. Научный сборник. - Том 2 . - Свищов: АИ «Ценов», 2013. - С. 39-45.
3. Крамаровский Л.М., Максимова В.Ф. Оценка качества бухгалтерского учета: Монография.
- М: Финансы и статистика,1990. - 202 с.
4. Макамова В.Ф. Внутршнш контроль економiчноl дiяльностi промислового шдприемства -системний тдхвд до розвитку: Монографiя. - К.: АВР1О, 2005. - 262 с.
5. Облж i контроль у механiзмi реатзацд ефективного управлiння: Монографiя. - За заг.ред. д-ра екон. наук, проф. В.Ф. Макамово!. - Одеса: ОНЕУ, 2012. - 374 с.
6. Основные понятия кибернетики и исследования операций и возможности применения их в управлении производством // Жуков Р.Ф. - Л.: ИПК СП, 1975. - 36 с.
7. Системний тдхвд до створення концепцп внутршнього економiчного контролю дiяльностi промислового шдприемства // Макамова В.Ф. Проблеми науки. - № 5, 2005. - С. 22-28.
8. Системный анализ и структура управления. Под общей редакцией проф. В.Г. Шорина. М.: Знание, 1975. - 303 с.
9. Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
- 352 с.
10. Финансовое планирование и контроль: Пер. с англ./ Под ред. М.А. Поукока и А.Х. Тейлора.
- М.: ИНФРА-М, 1996. - 480 с.
Надано до редакцп 05.04.2014
Макамова Валентина Федорiвна / Valentyna F. Maksimova
maxval3@gmail. com
Албу Нащя Микола!вна / Nadiia M. Albu
vishenka_2504@mail. ru
Посилання на статтю /Reference a Journal Article:
Системний nidxid до тформацшного забезпечення внутрШнього контролю [Електроннийресурс]/В.Ф. Макамова., Н.М. Албу //Економiка: реалП часу. Науковий журнал. — 2014. — № 4 (14). — С. 73-77. — Режим доступу до журн.: http://www. economics. opu. ua/files/archive/2014/n4. html
