Система заявок на ремонт и обслуживание вычислительной техники для официального Интернет-представительства вуза как средство автоматизации контроля исполнения поручений

Акинчев Андрей Игоревич; Шестопалова Алина Юрьевна; Каменев Александр Владимирович; Мекшенева Алена Алексеевна; Артемов Андрей Владимирович; Новиков Сергей Владимирович

Литература

1. Баранова Е. С., Исакова Е. А., Попов А. М., Попов М. С. Учебно-практическое пособие «Линейная алгебра». С.-Петербург: БГТУ им. Д.Ф. Устинова, 2015.

СИСТЕМА ЗАЯВОК НА РЕМОНТ И ОБСЛУЖИВАНИЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ ДЛЯ ОФИЦИАЛЬНОГО ИНТЕРНЕТ-ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА ВУЗА КАК СРЕДСТВО АВТОМАТИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

1 2 3

Акинчев А. И. , Шестопалова А. Ю. , Каменев А. В. , Мекшенева А. А.4, Артемов А. В.5, Новиков С. В.6

1Акинчев Андрей Игоревич /Akinchev Andrej Igorevich - студент;

2Шестопалова Алина Юрьевна / Shestopalova Alina Jur'evna - студент-магистр;

3Каменев Александр Владимирович /Kamenev Aleksandr Vladimirovich - студент-магистр;

4Мекшенева Алена Алексеевна /Meksheneva Alena Alekseevna - студент-магистр; 5Артемов Андрей Владимирович / Artemov Andrej Vladimirovich - кандидат технических наук,

доцент,

кафедра программной инженерии; 6Новиков Сергей Владимирович /Novikov Sergey Vladimirovich - кандидат технических наук,

доцент,

кафедра информационных систем, Орловский государственный университет им. И. С. Тургенева, г. Орёл

Аннотация: проблема автоматизации контроля исполнения поручений актуальна для большинства образовательных учреждений, в том числе для средних и крупных вузов. Решение данной проблемы значительно упрощает управление образовательной организацией и повышает эффективность функционирования ее отдельных подразделений. В статье описывается способ решения данной проблемы на примере системы заявок на ремонт и обслуживание вычислительной техники, являющейся частью официального Интернет-представительства Орловского государственного университета имени И. С. Тургенева. Приведено описание функционирования данной системы, ролей пользователей и способов обработки выходных данных. Ключевые слова: контроль исполнения поручений, автоматизация контроля, вуз, Интернет-представительство.

Поручение - договор, по которому одна сторона обязуется совершить за счет и от имени другой стороны, порученные ей действия [1].

В крупных и средних организациях, к которым можно причислить и вузы, большая часть поручений оформляется в письменном виде. В таких организациях количество поручений, в большинстве случаев, достаточно большое, поэтому ни один руководитель не в состоянии запомнить все выданные его подразделению поручения и самостоятельно контролировать их исполнение. Это, равным образом, ведет к снижению исполнительской дисциплины [2] и падению эффективности деятельности организации. Следовательно, проблема автоматизации контроля исполнения поручений актуальна [3] для большинства образовательных учреждений, в том числе для средних и крупных вузов. Решение данной проблемы значительно упрощает управление образовательной организацией и повышает эффективность функционирования ее отдельных подразделений. Кроме того автоматизация контроля исполнения поручений приводит к повышению общей исполнительской дисциплины организации и появлению возможности анализа причин невыполнения управленческих решений.

Примером решения данной проблемы может служить система заявок на ремонт и обслуживание вычислительной техники, являющаяся частью официального Интернет-представительства Орловского государственного университета имени И. С. Тургенева.

Преподаватели и сотрудники структурных подразделений университета имеют логины и пароли для авторизации. В личном кабинете они оставляют заявки при возникновении проблем, причины которых могут быть связаны с личным кабинетом пользователя, программным обеспечением, установленном на рабочем месте или вычислительной техникой университета.

В системе функцию контроля выполняет начальник структурного подразделения. Роли ответственного за исполнение поручения и исполнителя поручения играет один и тот же человек. Этим человеком может быть как сотрудник одного из следующих структурных подразделений: ИВЦ (информационно -вычислительный центр), технический отдел и Web -отдел, так и начальник одного из этих структурных подразделений.

При организации исполнения поручения на ответственного исполнителя возлагаются следующие функции:

• организация и координация деятельности по исполнению поручения;

• подготовка доклада (информации) об исполнении поручения;

• информирование руководителя организации или начальника структурного подразделения.

Документы, на основании которых созданы поручения (или их копии), должны передаваться исполнителям в течение суток. Исполнитель должен своевременно просматривать уведомления о поступлении новых документов и входить в систему не реже одного раза в час.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении поручений, которые предоставляют начальникам структурных подразделений. Периодичность формирования данных отчетов, их количество и форму каждого из них варьируется в зависимости от подразделения.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения поручений, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Литература

1. Толковый словарь Ефремовой. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://slovariki.org/tolkovyj-clovar-efremovoj/84913/ (дата обращения: 17.01.2017).

2. Большая энциклопедия нефти и газа. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.ngpedia.ru/id006001p1.html/ (дата обращения: 17.01.2017).

3. Корпорация ПАРУС. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.parus.com/solutions/corporate/special/686/ (дата обращения: 17.01.2017).