CC BY
95УДК 005.923.1
Каменева О.В.
студент кафедры Экономика и управление организаций, по профилю Управленческий учет и финансовый анализ бизнеса ФГБОУ ВО «ИжГТУ им. М.Т. Калашникова» (г. Ижевск, Россия)
Научный руководитель: Бушмелева Г.В.
кандидат экономических наук, доцент Кафедра Экономика и управление организацией, ФГБОУ ВО «ИжГТУ им. М.Т. Калашникова» (г. Ижевск, Россия)
СХЕМА ЛОГИСТИЧЕСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЛОГИСТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
Аннотация: в сферу логистики в ближайшем будущем ждет серьёзная трансформация в области документооборота. Планируется запустить обязательную цифровизацию и вывести её на высокий технологический уровень. Ожидается, что внедрение электронного документооборота существенно облегчит работу грузоперевозчика, логистов, грузоотправителя и грузополучателя. Экономическая эффективность ЭДО заключается в снижение затрат.
Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, бумажный документооборот, логистика, документооборот в логистики, электронная подпись.
Сегодня в логистике бумажные и электронные документы используются равнозначно. На многих предприятиях ведется двойной документооборот, которые дублируют друг друга. Данная проблема связана с тем, что многие
компании не готовы переходит на электронный документооборот.
Для начала рассмотрим основные понятия, связанные с документооборотом и схемы документооборота.
Документооборот — это процесс движения документов, начиная с момента их создания и получения, заканчивая завершением их исполнения, то есть архивацией, хранением, уничтожением в случае, когда срок хранения документа вышел.
Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
Электронный документооборот (ЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Рисунок 1 - Документооборот
На рисунке иллюстративно представлено определение документооборота. Углубляясь в тему документооборота необходимо выделить ещё два момента, что существует внутренний и внешний документооборот. Вне зависимости электронный или же бумажный документооборот.
Внутренний документооборот — это процесс, который обеспечивает деятельность организации. Документы созданные в данной процессе не выходят за пределы организации, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот отвечает за транспортировку документов между структурными подразделениями организации.
Внешний документооборот — это процесс обмена входящих и исходящих документов с контрагентами, поставщиками, заказчиками, контролирующими органами.
• ш-
Внешний документооборот Внутренний документооборот
Канцелярия предприятия
Производственно-технический
Подразделения
Приказы
Распоряжения
Служебные записки
Конструкторско-
технологическая
производственная
документация
Разработка Согласование Подписание Регистрация
В
Дирекция
Управления
Контроль исполнения Архивирование
Производство
Рисунок 2 - Внешний и внутренний документооборот
Внешний и внутренний документооборот — это основа документооборота любой организации. Масштаб и сложность документооборота зависит от деятельности организации, количества людей.
Далее рассмотрим документооборот в логистике. Логистические компании представляют услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, хранению грузов. Для организаций, планирующих расширить рынок сбыта, логистические компании могут стать выгодными партнерами по снижению себестоимости товаров за счет минимизации затрат на доставку. Логистическая компания обеспечивают полную логистическую цепочку от производителей до потребителей.
Классическая схема внешнего документооборота в логистике представлена на рисунке 3. Есть грузоотправитель - заказчик, транспортная компания -исполнитель, грузополучатель - получатель (покупатель). Договор разовой поставки. ТТН (3 экземпляра)
Договор на оказание услуг
Рисунок 3 - Логистический внешний документооборот
При перевозке товаров разработан ряд документов, необходимых для работы логистической компании:
Товарно-транспортная накладная - главный документ перевозки, выписывается логистической компанией. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе - перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. Товарно-транспортная накладная должна быть заверена печатью и выписывается в 4 экземплярах (один остаётся в компании, второй для получателя товара, третий для заказчика, четвертый является основанием для расчета оплаты перевозки и прилагается логистической компанией к счету на оплату).
Путевой лист, необходимый документ выписывается со стороны логистической компании.
Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза).
После оказания услуг логистическая компания выставляет счет-фактуру и акт выполненных работ заказчику. Таким образом, система документооборота по отражению доходов в логистической компании формируется в зависимости от вида услуг, должностных лиц, участвующих в оказании логистических услуг и способствует своевременности и полноте отражения в учете и отчетности доходов логистических компаний.
На рисунке 4 представлена схема логистического внутреннего
документооборота от начального пункта до конечного. Заявка на перевозку груза поступает на предприятие от заказчика и его исполнителем становится либо сама организация, либо наемный перевозчик. Отдел планирование вместе с отделом наёмного транспорта решают и планируют оптимальный маршрут, по которому возможно выполнить заявку в кратчайшие сроки с максимальной выгодой для организации. Заключается договор-заявка с заказчиком на перевозку товара. За координацию во время выполнения заявки отвечают диспетчера организации. Они следят чтобы водители-экспедиторы правильно оформили документы и следовали времени загрузки/выгрузки согласно заявке. После выполнения заявки все документы передаются в отдел документооборота. Специалисты в свою очередь проверяют правильность заполнения документов согласно законодательству РФ и нормативно-правовых документов, предусмотренных бухгалтерским и налоговым учетом. ЗАКАЗЧИКИ УСЛУГ
Рисунок 4 - Схема документооборота в логистике
Какие же могут быть проблемы при переходи от бумажного документооборота к электронному? На данный момент не все готовы переходит на электронный документ. Так как большинство руководитель организаций не готовы изучать
и внедрять что-то новое. Так как любые изменения и новации несут за собой новые траты, закупку оборудования, обучение и переобучение персонала.
Основная проблема тормозящий процесс перехода к электронному обороту документов — это отсутствие у участников рынка цифровых подписей и нежелание приобретать их, так обновление цифровых подписей необходимо через 15 месяцев. В нашей стране привыкли получили одну бумажку и все она действует на протяжение всей жизни. Но с приходи цифровизации в наши жизни, люди должны понять, что нам необходимо принимать и внедрять в сою жизнь технологии. Потому что оттягивание момента перехода или его отрицание может привести к плачевному последствию. Вплоть до того, что организация может стать аутсайдером на рынке услуг, конкурирующие фирмы просто заберут клиентов предложив им более выгоднее условия.
Так как электронный документооборот помогает решить следующие проблемы:
Бумага. Ошибки в бумажных документах неизбежны, а также их получение не только отодвигают сроки взаиморасчетов, но и грозят логистическим организациям штрафами от ФНС. Если налоговая затребует документы для проверки, то их просто может и не быть в организации. Следовательно, у организации нет подтверждения выполнения какой-то работы или услуги. Поэтому многие организации стремляться избавиться от бумаг и перейти на электронный оборот документов. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, ускорить и упростить работу с документами, организацию налаживают работу электронных систем не только с контрагентами, но и внутри организаций.
Защита данных. С помощью электронного документооборота можно передавать и юридического значимые документы. Так как электронно-цифровая подпись (ЭЦП) получается на основание паспортных данных и повреждает сервисным центром. Документы подписанные ЭЦП имеет такую же юридическую основу, как и бумажный документ с подписью и печатью.
Отправка документов. Есть несколько способов отправки документов Почтой России, либо курьерские службы. Эффективнее получаются отправка документов курьерскими службами. Занимает доставка документов от 2 до 5 дней стоимость от 560 рублей. Это примерные данные стоимость доставки зависит от удаленности контрагентов. Почта России стоимость меньше за отправление в среднем выходит от 100 до 200 рублей. А вот сроки намного больше. От 7 дней до 20 дней. На данный момент Почта России переживает плохие времена. Почтовые отделение либо закрывают, либо там просто некому работать. Это уже отрицательно влияет на деятельность логистических организаций. Почта России заявляет, что у неё многие процессы стали автоматизирование, но по факту это незаметно. Поэтому логистическим организациям пора менять способ получения и отправки документов. А именно внедрять электронный формат. Так как это с экономит огромное количество времени на отправке документов и их получении. Электронный документооборот позволит получать выплаты сразу после поставки груза.
Заключение
Раньше об ЭДО говорили о чем-то высоком и интересном новшестве. А сейчас ЭДО превращается в жизненную необходимость для организации. Электронный документооборот становиться одним из конкурентных преимуществ организаций, работающий в сфере логистики и грузоперевозок. Надо понимать, что внедрение электронного документооборота — это разработка уникального проекта, требующего обширных знаний в сфере применения, комплексного подхода к оценке работы организации и выбора технологии внедрения на самом раннем этапе.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Федотова, С. Н. Цифровизация транспортно-логистических услуг / С. Н. Федотова // Экономика и бизнес: теория и практика. - 2019. - № 11-3(57). - С. 124-127. - DOI 10.24411/2411-0450-2019-11407. - EDN JGYIMU.
2. Сербинова, Н. А. Разработка графика документооборота по учету доходов логистических компаний / Н. А. Сербинова, З. В. Чеботарева // Научная дискуссия современной молодёжи: актуальные вопросы, достижения и инновации : сборник статей II Международной научно-практической конференции: в 2 частях, Пенза, 17 декабря 2017 года. - Пенза: "Наука и Просвещение" (ИП Гуляев Г. Ю.), 2017. - С. 105-108. - EDN YKVCYC.
3. Жарков Александр Александрович Система электронного документооборота // Наука, техника и образование. 2014. №3 (3). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 08.06.2022).
4. Сербинова Н.А., Чеботарева З. В. особенности внутреннего контроля доходов и расходов логистической компании // Евразийский Союз Ученых. 2017. №4-2 (37). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-vnutrennego-kontrolya-dohodov-i-rashodov-logisticheskoy-kompanii (дата обращения: 08.06.2022).
5. Шалдыбин, И. И. Электронный документооборот в логистике / И. И. Шалдыбин, В. Б. Литовченко, И. В. Додорина // Наука и образование транспорту. - 2020. - № 1. - С. 219-222. - EDN YQRKEY.
6. Ипатов, М. Е. Электронная подпись в системе внувтреннего электронного документооборота / М. Е. Ипатов, Д. В. Белоус, Р. Р. Сиразетдинов // Техника средств связи. - 2019. - № 1(145). - С. 107-111.
7. Ксенофонтов, А. Ю. Электронный документ в системе электронного документооборота / А. Ю. Ксенофонтов // Студенческий. - 2022. - № 25-1(195).
- С. 27-29.
8. Кузнецов, А. А. Применение электронной цифровой подписи в электронном документообороте / А. А. Кузнецов // Студенческий вестник. -2021. - № 41-5(186). - С. 11-13.
9. Куршакова, Н. Б. Деловые отношения и документооборот в логистике: Учебник / Н. Б. Куршакова, Г. Г. Левкин; Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте. - Москва: Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте, 2021. - С. 624-631.
Kameneva O.V.
IzhSTU named after of M.T. Kalashnikov (Izhevsk, Russia)
Scientific advisor: Bushmeleva G.V.
IzhSTU named after of M.T. Kalashnikov (Izhevsk, Russia)
THE SCHEME OF LOGISTICS DOCUMENT MANAGEMENT AND PROBLEMS OF IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN LOGISTICS ORGANIZATIONS
Abstract: in the field of logistics, a serious transformation in the field of document management awaits in the near future. It is planned to launch mandatory digitalization and bring it to a high technological level. It is expected that the introduction of electronic document management will significantly facilitate the work of the cargo carrier, logisticians, consignor and consignee. The economic efficiency of EDI is to reduce costs.
Keywords: document management, electronic document management, paper document management, logistics, document management in logistics, electronic signature.
