CC BY
124
УДК 338.434
Регламентация процесса управления затратами на производство молока в сельскохозяйственных организациях
Баринова Ольга Игоревна, старший преподаватель кафедры финансов и кредита
ФГБОУ ВПО «Вологодская государственная молочнохозяйственная академия имени Н.В. Верещагина»
Юренева Татьяна Гельевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита
ФГБОУ ВПО «Вологодская государственная молочнохозяйственная академия имени Н.В. Верещагина»
Аннотация: как показали проведенные исследования в сельскохозяйственных организациях проблемным местом в управлении затратами является отсутствие регламентации этого процесса. В статье рассмотрен механизм регламентации процесса управления затратами на производство молока через центры ответственности. Новизна и практическая значимость статьи заключается в разработке конкретных форм отчетности по каждому центру затрат, а также положения об управлении затратами на производство молока.
Ключевые слова: управленческая отчетность, затраты, регламент, формы отчета, формы бюджета, положение об управлении затратами на производство молока.
В связи с кризисными явлениями в экономике и вступлением России в ВТО проблема повышения эффективности производства молока приобрела в последнее время еще большую актуальность. Производство молока является наиболее рентабельным видом сельскохозяйственной деятельности, но ежегодно эффективность производства молока снижается вследствие роста затрат. Поэтому именно сейчас в своей деятельности сельскохозяйственным предприятиям больше внимания следует уделять совершенствованию менеджмента внутри предприятия, в том числе и в управлении затратами на производство молока. Как показали проведенные нами исследования, главный недостаток сформированного механизма - недостаточное информационное обеспечение процесса управления затратами. Решением данной проблемы является внедрение на сельхозпредприятиях системы управленческого учета. Поскольку одна из главных задач постановки управленческого учета -удовлетворение информационных потребностей менеджеров различных уровней управления, весьма важным является перечень и содержание разработанных форм управленческой (внутренней) отчетности, а также их регламентация.
Управленческая отчетность представляет собой информацию, предоставляемую внутренним пользователям для обеспечения функций управления (в нашем случае, для управления затратами).
Существует ряд принципов, в соответствии с которыми формируются и предоставляются внутренние отчеты:
- отчет должен быть адресным и конкретным;
- должен содержать оперативную информацию, полезную для принятия управленческих решений;
- при составлении отчета следует учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет. Необходимо знать пожелания менеджера относительно формы представления информации (например, табличная или графическая), состава показателей;
- отчет не должен быть перегружен, информация в нем должна быть систематизирована;
- затраты на подготовку внутренней отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования (принцип экономичности);
- отчет должен быть «подготовленным», то есть облегчать принятие решений
[1].
Для реализации последнего принципа следует:
- дополнять фактические показатели плановыми, а также данными предшествующих периодов. Такой отчет позволяет видеть развитие событий во времени, их динамику, а также выявлять существенные отклонения от плана для последующей работы с ними (выявление причин отклонения, виновников, принятие соответствующих решений);
- дополнять отчетные формы текстовыми пояснениями (например, о причинах отклонений);
- осуществлять классификацию информации в отчетных формах (например, в порядке возрастания или убывания показателей, благоприятные/неблагоприятные изменения и т. п.);
- осуществлять расчет соответствующих аналитических показателей, например маржинального дохода, рентабельности, безубыточности, отклонений в натуральных единицах и процентах [1].
Для создания на предприятии системы внутренней отчетности необходимо, прежде всего, определить перечень информации, которая необходима менеджерам различных структурных звеньев, а также степень оперативности, регулярности ее предоставления. Для этого, как правило, проводится специальное обследование системы управления предприятием, выявляются полномочия менеджеров различных уровней управления по принятию решений и их информационные потребности. В результате заполняется информационная карта, отражающая потребности в информации структурных единиц предприятия.
Форма отчета о выполнении плана по затратам на производство молока по молочнотоварной ферме приведена в таблице 1. Используя такой отчет для анализа, можно оценить уровень затрат и выполнение плана по данному подразделению. Подобная информация необходима для оценки эффективности деятельности данного структурного подразделения и минимизации затрат. Исполнителем данного отчета является бухгалтер, утверждает заведующая фермой, предоставляется не позднее 5-го числа месяца следующего за отчетным. Информационной базой для составления отчета являются производственный отчет, табель учета рабочего времени, отчет по водоснабжению, отчет по энергоснабжению, отчет по РММ, отчет по МТП, отчет кладовщика, ведомость начисления амортизации и др.
Среди принципов, используемых при составлении отчетности, необходимо выделить иерархический принцип (принцип многоступенчатой отчетности по уровням управления). Например в сельскохозяйственных организациях для управления затратами на производство молока выделяют четыре уровня управления: 1 уровень
- молочно-товарная ферма, 2 уровень - животноводческая бригада; 3 уровень -цех молочного скотоводства; 4 уровень - цех животноводства. В результате образуется многоступенчатая схема отчетности. Реализация иерархического принципа предполагает, что по мере увеличения уровня руководства, которому предоставляется отчет, детализация отчета уменьшается.
Таблица 1. Отчет о выполнении плана по затратам на производство молока по молочно-товарной ферме
________________на_______________201____г
№ п/п Статьи затрат Еди- Месяц С нача-
і 'І,1 « План Факт Отклонение факт от плана ла года нарастающим итогом
1 Производственные затраты в т.ч.:
1.1 корма руб.
1.2 материалы руб.
1.3 медикаменты руб.
1.4 ИТОГО материальных затрат (1.1+1.2+1.3): руб.
2 Затраты на оплату труда (2.1+2.2+2.3+2.4) в том числе: руб.
2.1 операторы машинного-доения руб.
2.2 телятницы руб.
2.3 скотник руб.
2.4 слесарь руб.
3 Взносы во внебюджетные фонды руб.
№ п/п Статьи затрат Еди- Месяц С нача-
ницы из- ме- ре- ния План Факт Отклонение факт от плана ла года нарастающим итогом
4 Прочие производственные затраты в т.ч.:
4.1 услуги МТП руб.
4.2 водоснабжение руб.
4.3 электроэнергия руб.
4.4 исскуственное осеменение руб.
4.5 ИТОГО производственных затрат (4.1+4.2+4.3+4.4) руб.
5 Амортизация руб.
ИТОГО ЗАТРАТ (1,4+2 + 3+4,5+5) руб.
Кроме самих форм должен быть проработан регламент их составления, передачи и обработки (порядок, сроки, ответственные). В нашем примере, под регламентом следует понимать порядок формирования и применения внутренней отчетности для организации процесса управления затратами на молоко на предприятии
[2].
Регламенты реализуются в виде положений. Положение создается как текстовый документ, соответствующий по форме принятым на предприятии стандартам и содержащий все полученные в процессе работы результаты. Так как процесс управления затратами включает в себя выполнение трех функций управления, то в регламентах должны найти отражение планирование (бюджетирование) затрат, текущий оперативный контроль за объемами производства и затратами и анализ работы по итогам периода (месяца, декады).
Регламент может быть разработан в виде положений отдельно по каждой функции управления затратами (например, Положение о планировании, Положение о финансово-экономическом анализе, Положение о центрах ответственности), но наш взгляд, это не целесообразно, так как мы рассматриваем лишь часть или направление управленческой работы.
В данном случае мы предлагаем разработать единое «Положение об управлении затратами на производство молока» на предприятии, которое включает следующие разделы:
1) «Общие положения», которые устанавливают порядок разработки, изменения и утверждения Положения;
2) «Базовые принципы», где отражены цель, область применения и описание бюджетного управления затратами на производство молока, а также перечень центров ответственности, необходимых для осуществления бюджетного управления затратами, схема бюджетного управления затратами на производство молока;
3) «Основная часть», в которой описываются этапы бюджетного управления затратами, а именно, разработка системы планирования, финансово-экономического анализа и контроля;
4) «Приложения», где отражены список подразделений, на которые распространяется действие данного положения, перечень контролируемых показателей по центрам затрат, макеты бюджетов и отчетов для каждого центра затрат и другая дополнительная информация [2].
Данное Положение разрабатывает главный экономист предприятия с привлечением главного бухгалтера, главного зоотехника, главного инженера, начальника службы снабжения, главного ветврача, утверждает руководитель предприятия. Положение разрабатывается на календарный год.
Проект Положения и приложений к нему предоставляются главным экономистом в срок до 1 октября отчетного года главным специалистам для согласования. Главный зоотехник (руководитель центра затрат высшего порядка, который отвечает за затраты на молоко в целом по предприятию) доводит проект Положения для согласования и внесения изменений руководителям центров затрат нижестоящих уровней. В срок до 15 октября отчетного года в Положение вносятся корректировки и дополнения. Дополнения оформляются в виде служебных записок с обоснованием аргументов по пунктам Положения, требующих уточнения, и предоставляются главному экономисту. Изменение в Положение вносит главный экономист путем замены раздела Положения. При внесении в текст раздела отдельных изменений используют другой шрифт. Главный экономист в срок до 1 ноября подготавливает проект нового Положения с учетом предложенных изменений и корректировок и доводит до заинтересованных лиц. Текст скорректированного проекта Положения в срок до 10 ноября предоставляется всем заинтересованным лицам для согласования. В случае согласия главные специалисты на титульном листе Положения ставят свою подпись. Разработанный проект Положения и изменения к нему после согласования с главными специалистами утверждает руководитель организации. Утверждение Положения должно произойти в срок не позднее 25 ноября отчетного года.
В срок до 30 ноября отчетного года главный зоотехник как руководитель, ответственный за производство молока, доводит до нижестоящих руководителей центров ответственности утвержденное Положение и разработанный бюджет по каждому центру затрат для исполнения, то есть плановое задание на следующий год. Положение вступает в силу с 1 января следующего за отчетным годом.
Под бюджетным управлением понимается оперативная система управления затратами на производство молока по центрам ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов.
Система бюджетного управления затратами на производство молока функционирует посредством выполнения следующих основных этапов цикла бюджетного управления:
1) Разработка системы планирования (разработка бюджетов).
Планирование затрат на производство молока осуществляется главными специалистами совместно с экономической службой и доводится до исполнения руководителям центров затрат. Бюджеты утверждает руководитель организации.
Каждый центр затрат (молочно-товарная ферма, ферма по откорму молодняка, телятник, бригада, цех молочного скотоводства, цех по откорму, цех животноводства) планирует свои затраты, направленные на достижение поставленных перед ним задач - объемов производства молока и качественных показателей, в натурально-стоимостном выражении по статьям бюджета, консолидация которых позволяет сформировать соответствующие функциональные и итоговые бюджеты по цеху животноводства и предприятию в целом.
Бюджет по каждому центру затрат состоит из 4-х подбюджетов: бюджет производства молока, бюджет материальных затрат, бюджет затрат на оплату тру-
да, бюджет прочих производственных затрат. Для облегчения планирования все бюджеты объединены в единый бюджет по центру затрат. В бюджеты включаются только контролируемые затраты. Бюджет разрабатывается на год с помесячной разбивкой (по необходимости подекадной). Главные специалисты в срок до 30 ноября отчетного года доводят до руководителей центров затрат разработанные и утвержденные бюджеты, которые обязательны для исполнения.
2) Разработка системы финансово-экономического анализа.
Финансово-экономический анализ осуществляется экономической и бухгалтерской службами на основании отчетов, представленных в таблице 1. В отчетах данные показываются за месяц или декаду, нарастающим итогом с начала года. Анализ осуществляется в расчете отклонения фактического значения по всем показателям, представленным в бюджете, от планового за период. По натуральным показателям анализ может проводиться с использованием графического метода. По результатам анализа выявляются отклонения фактических показателей от плановых, выясняются причины отклонений. Результаты анализа обсуждаются на планерках специалистов всех на всех уровнях ответственности (фермы, бригады, цеха, главные специалисты).
3) Разработка системы контроля.
Контроль за показателями, представленными в бюджетах и отчетах, осуществляется руководителями центров ответственности, специалистами бухгалтерской и экономической служб, проводится на основании бюджетов, отчетов и первичных документов. Текущий контроль осуществляется за следующими показателями: объемом надоенного молока (журнал учета надоя молока), затратами на корма (ведомость расхода кормов), отработанным временем (табель учета рабочего времени), затратами на материалы (отчет кладовщика). Текущий контроль проводится ежедекадно. Оперативный контроль осуществляется по итогам месяца, по всем показателям, представленным в бюджетах и отчетах [2].
Информация управленческого учета, представленная во внутренней отчетности, составляет коммерческую тайну. Она не публикуется и носит конфиденциальный характер. Внутренняя управленческая отчетность индивидуальна и уникальна для каждого хозяйствующего субъекта [2].
Таким образом, сформированный нами механизм регламентации форм внутренней управленческой отчетности позволит менеджерам сельхозпредприятия на основе предоставленной информации принимать оперативные управленские решения на каждом этапе управления затратами на молоко и минимизировать затраты как по каждому центру затрат, так и по предприятию в целом и повысить эффективность управления.
Список литературных источников:
1. Управленческий учет : учебник для вузов / под ред. А. Д. Шеремета. - М. : Инфра-М, 2011. - 427 с.
2. Баринова, О. И. Информационное обеспечение процесса управления затратами на производство молока / О. И. Баринова, Т. Г. Юренева // Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий. - 2013. - №5.
Regulation of cost management process for the milk production in agricultural organizations
Barinova Olga Igorevna, senior lecturer of the Finance and Credit Chair [email protected]
The Federal State Budget Educational Institution Higher Professional Education the Vereshchagin Vologda State Dairy Farming Academy
Yureneva Tatyana Gel'evna, Can. of Sciences (Economics), associate professor of
the Accounting and Audit Chair
The Federal State Budget Educational Institution Higher Professional Education the Vereshchagin Vologda State Dairy Farming Academy
Abstract: As studies in agricultural organizations showed the problem in the cost management is the lack of the process regulation. In the article the mechanism of the costs management regulation process for milk production through responsibility centers has been observed. Novelty and practical significance of the article is to develop specific reporting forms for each cost center, as well as regulations on managing the cost of milk production.
Keywords: management accounts, costs, regulations, reporting forms, forms the budget, regulations on managing the cost of milk production.
