CC BY
123
РАЗРАБОТКА МЕТОДОВ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ МАЛЫМ БИЗНЕСОМ
А.Р. Ахметов,
аспирант Башкирского государственного университета (г Уфа)
В статье рассматриваются методы контроля в системе управления малым бизнесом. Малые предприятия во многом определяют развитие экономики страны. Данный факт имеет значение для привлечения в сферу материального производства и в развитие инфраструктуры значительного количества трудоспособного населения.
Ключевые слова: управление малым бизнесом, эффективность, методы контроля,
ББК 65.29
Рассмотрим метод программного контроля на частном предприятии, который заключается в том, что благодаря индивидуальным продажам можно учесть эффективность работы сотрудников в сегменте торговли малого бизнеса. На его основе учитываются данные с кассовых аппаратов. Управляющий магазином оценивает результат продажи продавца-консультанта и эффективность его работы. Каждому продавцу-консультан-ту ставится план продаж, а управляющий через кассу может отследить работу каждого сотрудника. Для этого сотруднику присваивается свой номер. По истечении месяца выплачиваются дополнительные премии или проценты с продаж. Такой способ позволяет отследить производительность каждого продавца-консультанта и тем самым определить его уровень продаж. Стимул в виде премии определяет высокий уровень продаж. Сотрудники, получая хорошую заработную плату, не пойдут на хищение. С увеличением товарооборота возрастает капитал фирмы.
Актуально увеличение плана продаж в момент сезонности продаваемого товара. Суть выполняемого плана продаж состоит в том, что товар делится на группы, проценты с которых различны, например группа А — 60%, Б — 40%, В — 30%, таким образом фирме более выгодно продавать товары из группы А, что заинтересовывает и сотрудников продавать именно этот товар. Используя этот метод, можно увеличить товарооборот и прибыль организации. Применяя на практике указанный метод контроля руководству фирмы видно, кто и как работает и сколько прибыли приносит каждый сотрудник в организацию. Одновременно необходимо периодическое перераспределение обязанностей между работниками во избежание злоупотреблений и повышения эффективности внутреннего контроля [4].
Целесообразно ежегодно перераспределять сотрудников бухгалтерии по эквивалентным, с точки зрения оплаты труда, участкам учета. Недостаточная квалификация не должна рассматриваться как основание не применять данную методику, если принять во внимание современные требования к бухгалтеру при приеме на работу, а также помощь работникам со стороны внутренних аудиторов. Такой метод широко используется в Японии, где после 3 лет работающий сотрудник сдает экзамен и по результату его переводят на более высокую должность или переводят на низшую ступень.
Не менее важным в работе организации является контроль эффективности сегментов бизнеса. Для оптимизации контроля различных направлений деятельности организации целесообразно составление внутренней сегментарной отчетности по географическим районам сбыта, типам покупателей, товарным ассортиментным группам и т.д. Оперативный контроль показателей деятельности организации, проведенный на основе детального анализа внутренней сегментарной отчетности, позволит вовремя предотвратить появление и рост негативных моментов, связанных с отдельными сегментами бизнеса, а также предотвратить усиление их влияния на другие сегменты деятельности организации в целом. Например, работникам экономических служб предприятий целесообразно регулярно осуществлять контрольно-аналитические расчеты для определения наиболее рентабельных сегментов бизнеса, требующих сосредоточения основных ресурсов и концентрации деятельности организации, а также сегментов, требующих более продуманной сбытовой политики [3].
В деятельности организации важным является совершенствование контроля при планировании продаж. Необходимым условием выживания коммерческой организации является сохранение предпочтительной доли рынка, на что и направлена оптимизация планирования продаж.
Существуют три предпосылки по повышению эффективности контроля при планировании продаж. Во-первых, планированием продаж в организации должно заниматься специализированное подразделение: отдел сбыта или отдел маркетинга. Во-вторых, основным критерием оптимальности планирования продаж является учет и соотнесение (совмещение) ряда параметров контроля — в их числе избранная модель развития организации, максимально возможный объем продаж на основе исследования рыночной конъюнктуры. Здесь имеет значение оценка ресурсов и потенциал организации: оптимальный с точки зрения максимизации прибыли и в соответствии с возможностями организации относительно объема выпуска продукции. Большое значение имеют оптимальные продуктовые программы и увязка планов продаж с планами производства. При планировании продаж следует осуществлять контроль на предмет взаимовлияний видов продукции на объемы их сбыта. В-третьих, существенным моментом является сам порядок разработки и контроля планов продаж. Отправной точкой для разработки плана сбыта должно служить комплексное исследование и прогнозирование конъюнктуры рынка, проводимое отделом маркетинга путем присвоения заказчику номера степени риска [1].
В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами, по коммерческим договорам и недопущения ухудшения результатов деятельности организации, каждому покупателю (заказчику) целесообразно присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска (классы риска: высокий, средний, низкий) должно производиться начальником договорно-правового бюро отдела сбыта по разработанному алгоритму на основе степени выполнения обязательств по расчетам за продукцию. На основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам — критериям рыночного сегментирования (география, размеры организации, отраслевая принадлежность и т.д.). Если ранее заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, то есть является новым контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств по специальной группе заказчиков (покупателей). Имеет значение содержание первичной информации о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.). Кроме этого, должностное лицо производит контрольное сличение суммы, указанной в товарно-транспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности в целях предотвращения превышения ею критической суммы. При наличии отклонения отгрузка санкционируется только на сумму, которая не будет превышена на установленный лимит задолженности. Покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.
Важным моментом в деятельности организации является формирование досье на заказчиков. Структура досье на покупателей (заказчиков) должна разрабатываться одним из руко-
водителей отдела сбыта. Ее форма утверждается заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье на заказчика целесообразно возложить на начальника договорно-правового бюро отдела сбыта.
Досье представляет структурированную совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе). В ней указываются все реквизиты заказчика: его наименование, адрес (юридический и фактический), платежные реквизиты; данные по должностным лицам заказчика; дата и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности). В досье фигурируют данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению. К ним относятся: оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровней дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию, по инкассации просроченной дебиторской задолженности. Здесь же должны найти отражение данные по сверкам дебиторской задолженности, статистические данные по частоте заключения и срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.
Досье (или база данных) регулярно пополняется в соответствии с новыми сведениями о клиенте. Такое досье служит для
контроля на предмет надежности покупателя и его финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, а также для контроля выполнения договорных обязательств самой ор-ганизацией-продавцом. В деятельности организации определенное место отводится внедрению системы бюджетирования. Ее сутью является планирование и учет денежных средств и финансовых результатов деятельности организации по различным сферам деятельности в целом, оперативный контроль над соблюдением этих планов, то есть сравнение проектных (плановых) и отчетных (фактических) данных и оперативная корректировка планов по результатам анализа выявленных отклонений [2].
На основе анализа рыночной конъюнктуры, возможностей и целей организации составляется бюджет продаж. На этой основе различными функциональными отделами составляются другие бюджеты по каждой сфере деятельности.
Ответственность за организацию и контроль бюджетного управления, определение состава бюджетов целесообразно возложить на специально созданное бюро организации бюджетного управления, скомплектованное из квалифицированных работников финансового и экономического отделов. Использование приведенных выше методов способно существенно улучшить как контроль на предприятии, так и систему управления малым бизнесом в целом.
Литература
1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. — Изд.: ИНФРА-М. 2003.
2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие.- 5-е изд.: Новое знание, 2002.
3. Козлова О.В. Теория управления производством. — 2-е изд.: М. Экономика, 2000.
4. Мельник М.В., Пантелеев А.С. Ревизия и контроль. — Изд.: М. КноРус, 2009.
