CC BY
0
КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА
УДК 658.3
Ахмедов З.К.01
РАЗРАБОТКА МЕХАНИЗМА ОПТИМИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ
Аннотация. В статье рассматривается проблема эффективности использования кадровых ресурсов организации. Ее решение автор видит в применении инструментария управления кадровыми процессами на основе принципов оптимизации. С этой целью предлагается разработать механизм оптимизации, основными элементами которого будут методы управления, с помощью которых можно преобразовывать кадровые технологии для достижения наилучшего результата на каждом из этапов.
Ключевые слова: механизм оптимизации, управление, кадровые процессы, методы преобразования, достижение наилучшего результата.
Akhmedov Z.
DEVELOPMENT OF A MECHANISM FOR OPTIMIZING HR PROCESS MANAGEMENT
Abstract. The article discusses the problem of the effective use of human resources of the organization. The author sees its solution in the application of HR process management tools based on optimization principles. To this end, it is proposed to develop an optimization mechanism, the main elements of which will be management methods that can be used to transform HR technologies to achieve the best result at each stage.
Keywords: optimization mechanism, management, personnel processes, transformation methods, achieving the best result.
В современных условиях практически каждая организация испытывает нехватку квалифицированных кадров и потому заинтересована в оптимальном их использовании, создавая для этого необходимые механизмы эффективного управления. В этой связи возникает задача оптимального управления кадровыми процессами.
Понятием «кадровые процессы» определяют совокупность последовательных действий для достижения определенного результата в реализации кадровой политики (кадровой программы) путем рационального использования интеллектуальных, трудовых и материальных ресурсов в соответствии с действующим за-
конодательством и применением организационно-правовых основ, принципов, функций и методов современного управления [1].
Как известно, характеристиками любого процесса является динамичность, непрерывность его существования во времени и пространстве и его изменяемость. Следовательно, под кадровыми процессами следует понимать человеческие ресурсы в процессе их формирования, преобразования и перемещения в процессе применения по отношению к ним определенных управленческих воздействий [2]. При этом под входящими процессами будем понимать привлечение персонала в организацию и отбор в соответствии с заданными
1 Ахмедов Заур Камиль оглы, начальник отдела финансового контроля MB Holding, Азербайджанская Республика
Zaur Akhmedov, Head of Financial Control Department, MB Holding, Republic of Azerbaijan
критериями в количестве, соответствующем запланированным показателям, и отбор наиболее подходящих для вакантной должности кандидатов. Внутренние процессы - это расстановка кадров по рабочим местам, использование их трудового потенциала, профессионально-квалификационное продвижение. Исходящие процессы - это все процессы, связанные с высвобождением кадров.
Главная особенность кадровых процессов заключается в том, что они затрагивают все аспекты деятельности организации, поскольку без участия человека невозможно выполнить поставленные перед ней задачи. Как было ранее отмечено, кадровый процесс характеризуется высокой подвижностью и динамичностью, что требует повышенного внимания к управлению происходящими в нем изменениями. Однако существенные преобразования в системе управления организацией, обусловленные скоростью изменений и усложнением взаимосвязей во внешней среде, привели к необходимости поиска более действенных инструментов реагирования на внешние воздействия. Одним из них являются принципы оптимизации, которые направлены на поиск лучшего варианта выбора кадрового решения.
Определение термина оптимизация до сих пор находится в дискуссионном поле, хотя вопросы оптимизации занимали умы ученых с древних времен. Например, Платон считал, что оптимизация означает достижение равновесия в системе и тем самым обеспечивается ее наилучшее состояние. В этом плане данное понятие тождественно совершенствованию. Поэтому оптимизацию можно трактовать как поиск путей достижения наилучшего состояния системы и ее дальнейшее совершенствование.
Поскольку общество в процессе развития сталкивается постоянно с различными проблемами, так или иначе возникает ситуация, которая требует принятия решения. Соответственно, это решение представляет собой выбор из множества альтернатив, и оно должно быть лучшим с точки зрения затраченных ресурсов, времени решения проблемы и получения наивысшего результата. Из чего следует, что решение было оптимальным. В
этом суждении обращает на себя внимание идея «экономии» материальных, физических и временных ресурсов. Поэтому не случайно, что конкретное развитие теории оптимизации и ее практическое приложение получили реализацию в экономических науках, а затем в биологии, математике, кибернетике, теории принятия решений [3]. Во всех этих направлениях общая формулировка оптимизации может быть представлена следующим образом: это нахождение наилучшего варианта функционирования системы [4]. В теории управления наиболее часто применяются следующие принципы оптимизации: постановка чёткой цели, рациональность, эффективность, минимизация затрат ресурсов, надежность, своевременность, результативность [5, с. 81].
Особенности управления персоналом в российских организациях, в том числе и в органах государственной службы, с точки зрения оптимизации заключаются в том, что оно построено по принципу «выталкивающей» системы, суть которой заключается в том, что полученный на одном рабочем месте результат «проталкивается» дальше до перехода на следующую операцию. Таким образом, образуется запас незавершенного производства на входе. Проводя аналогию с системой управления персоналом, можно говорить о «накоплении» квалифицированного персонала с избыточными навыками на рабочих местах. Такое накопление потенциала происходит после приобретения определенного профессионального опыта работы и соответствующего обучения. В таком случае сотрудники ждут, когда освободится вакансия на другом, следующем по производственной цепочке, рабочем месте. При этом срок ожидания может быть очень большим, например, вся жизнь, в то время как в работника вложены определенные финансовые средства в связи с его обучением. При этом инвестиции становятся невозвратными, «замороженными» оказываются не только финансовые ресурсы, но и способности работника, который не использует свой интеллектуальный и творческий потенциал.
С учетом вышеизложенного можно предложить следующий алгоритм достижения оптимизации кадровых процессов (Рисунок 1).
Определение цели реализации кадрового процесса
Определение реального состояния кадрового процесса
Рисунок 1. Алгоритм достижения оптимизации кадровых процессов [6]
Каждый из этапов содержит ряд последовательных действий, направленных на преобразование кадровых процессов в зависимости от цели и оценки условий, в которых осуществляется преобразование кадровых процессов. Каждый из видов кадровых процессов требует тщательного анализа и выбора адекватных способов его построения. Следует принимать во внимание наличие факторов, которые в данный момент оказывают влияние на преобразование. В тех случаях, когда они препятствуют протеканию процесса, необходимо предусмотреть корректирующие мероприятия. На завершающем этапе происходит окончательная оценка состояния процесса, и принимаются решения по внесению изменения. Наконец на последнем этапе происходит оценка достигнутого результата в соответствии с критерием оптимальности.
С другой стороны, когда наиболее талант-
ливые сотрудники уходят из организации, появляется проблема излишнего оборота по выбытию, называемая текучестью кадров. При этом недостатком «проталкивающей» системы при рассмотрении кадровых процессов управления персоналом становится снижение мотивации труда. Особенно важно учитывать это обстоятельство, когда работа сложная и монотонная, что ведет к потере доверия к руководству и ухудшению социально-психологического климата. Во многом это обусловлено тем, что частая сменяемость кадрового состава приводит к тому, что появляются молодые специалисты, которых нужно заново готовить к работе в новых условиях. Для новичков необходимо проводить мероприятия по адаптации, их приходится обучать, отвлекаясь от основной работы.
Взамен этой концепции следует применить так называемую «вытягивающую», благодаря
которой упомянутые выше недостатки могут быть устранены. Суть этой концепции заключается в том, что вводится понятие «кадровая цепочка», в соответствии с которой намечается потенциальный путь прохождения работником последовательных этапов в зависимости от получения дополнительных компетенций и повышения квалификационного уровня. Такая «цепочка» может быть вертикальной, горизонтальной или смешанной, в зависимости от того, как растут обязанности сотрудника. Организация практически не желает нанимать сотрудников на должности в середине производственной цепочки и нанимает сотрудников только на должности на «входе» производственной цепочки. Занятость в середине «цепочки сотрудников» может быть только в крайнем случае, например, при увольнении по объективным причинам.
При найме нового сотрудника необходимо запустить всю «цепочку сотрудников». Для этого необходимо своевременно координировать процессы личностного развития сотрудников. Однако ясно, что начальный период для сотрудников будет варьироваться от одного рабочего места к другому, являющемуся частью «цепочки сотрудников». Чтобы ком -пенсировать это время, необходимо ввести в строку «горизонтальные цели». Для каждой группы должностей должны быть разработаны соответствующие карты компетенций государственных служащих, а также карта личного развития.
Для оптимизации кадровых процессов в процессе расстановки и служебного продвижения персонала целесообразно применить кадровый маркетинг. Как отмечают С. В. Алиева и И.В. Долгова, маркетинговый подход в этом случае представляет собой управленческую деятельность, которая позволит своевременно удовлетворить потребность в квалифицированном персонале и обеспечить возможности в дальнейшем его профессиональном развитии [7, с. 11]. Предлагаемый подход позволит избежать накопления компетенций, которые долгое время не будут реализованы, а, следовательно, наступит торможение карьерного роста. При этом маркетинг не является единственным инструментом опти-
мизации кадровых процессов. Возможно, он потребует апробации и корректировки, теоретической доработки, но в целом он повысит результативность труда и эффективность кадровых решений.
На основе этого подхода необходимо разработать организационный механизм управления кадровыми процессами. Целью данного механизма является оптимизация процессов управления кадрами организации для достижения наилучшего состояния кадрового обеспечения.
При разработке механизма следует принять во внимание, что основное назначение оптимизации состоит в обеспечении соответствия имеющихся в организации групп должностей, предъявляющих определенные требования к госслужащим (квалификация, личностные характеристики), профессиональным характеристикам, личностным качествам и уровню квалификации сотрудников. Исходя из этого, следует выбирать данные показатели в качестве основных критериев оценки результативности труда и кадрового потенциала организации.
Поэтому регулирование применяется в тех случаях, когда нужно устранить противоречие и внести организованность в процесс. Оно может быть обеспечено за счет введения норм, применения определенных принципов, нормативно-правовых актов. Необходимость регулирования как функции особенно важно при проведении отбора, расстановки кадров, обучении, оценки и аттестации кадров. Поэтому в рамках соответствующих кадровых технологий необходимо определить, какие виды операций нуждаются в регулировании [8].
Нормирование кадровых процессов предполагает установление величины затрат труда при выполнении определенных операций. Поэтому для рационального построения кадровых технологий, например при расстановке кадров, определении потребности в персонале и организации профессионального обучения, применяют нормативы, устанавливающие регламенты. Разработка норм предполагает глубокий анализ трудовых процессов, условий труда, сложности выполняемых операций и др. Нормированию подлежат не только дейс-
твия, но и документационное обеспечение кадровых процессов. Применение нормирования является особенно важным при принятии решений по результатам аттестации, при назначении на должность, при определении вознаграждения по результатам.
Данный вид деятельности реализуется при разработке системы правовых норм, учитывающих особенности кадровой работы на государственной службе, благодаря чему обеспечивается регламентирование и обоснование кадровых процессов.
Основное предназначение организации как функции - это распределение задач, структурирование и формирование новых процессов, исходя из особенностей организации и квалификации персонала. Благодаря процессам организации у социально-экономической системы появляется возможность адаптации к изменениям окружающей среды, а также появляются условия для достижения целей. В этом плане организация непосредственно связана с планированием. Поэтому во многих случаях они должны быть взаимосвязаны и осуществляться параллельно, особенно в таких кадровых технологиях, где наиболее явно присутствует необходимость структурирования процессов.
Термин «контроль в управлении» означает, прежде всего, проверку соблюдения и выполнения установленных задач, планов, решений и т. п. Его функциональное назначение - выявить отклонение, возникающее на определенной стадии управленческого процесса. Однако часто трактовка данного понятия ограничена представлением о нем как о проверке результатов деятельности персонала. В то же время следует отметить, что объектами контроля могут выступать не только фактические результаты определенной деятельности, но и определенные процессы, имеющие место в организации. Выделение объекта контроля играет большую роль, поскольку с этим структура контроля обретает новый смысл. В нашем случае объектами контроля выступают кадровые процессы.
Наконец, завершающей функцией в управлении кадровыми процессами является координация, в содержание которой включены
такие задачи, как обеспечение четкого взаимодействия персонала между собой. Под координацией принято понимать упорядочение совместной деятельности. Ее основным предназначением является обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, а также сохранение и поддержание работоспособности и эффективности деятельности организации. Координация как функция является особым видом деятельности, занимающимся согласованностью и упорядоченностью усилий, которые, в свою очередь, объединены общей задачей. Это означает, что данная функция обеспечивает стабильное взаимодействие всех управленческих звеньев. Это создает возможность обеспечения работы слаженного механизма и четкой взаимосвязи кадровых процессов.
Основной задачей координации является создание таких условий совместной деятельности, при которых будет достигаться согласованность в работе всех звеньев управления. Данные условия обеспечиваются путем создания рациональных связей между этапами прохождения кадровых процессов. В оптимизационной матрице координация выполняет такие задачи, как определение потребности в персонале, привлечение и отбор персонала, расстановка и перемещение персонала, адаптация, профессиональное обучение, оценка и аттестация, работа с кадровым резервом, управление карьерой и высвобождение персонала.
Как следует из вышеприведенных суждений, механизм оптимизации позволит получить наилучший вариант построения кадровых технологий. С его помощью можно осуществлять все выполняемые действия по преобразованию кадрового процесса в нужном направлении. Это создает возможность своевременного воздействия в случае появления изменений во внешней среде и своевременно отреагировать на ее вызовы.
В качестве основных элементов механизма оптимизации нами были предложены методы, с помощью которых можно преобразовывать каждую кадровую технологию. Применение указанных методов позволит принять наиболее удачное решение по каждому кадровому процессу. Например, применение функ-
ционального анализа на этапе привлечения персонала и проведения конкурсного отбора позволит определить качественные характеристики функций, выполняемых на вакантной должности и определить альтернативные, принципиально новые способы проведения конкурсного отбора. Применение метода фун-
кционального анализа позволяет более качественно разработать адекватные критерии отбора и проанализировать применяемые методы, а также провести декомпозицию выполняемых функций в рамках каждой должности, провести оценку и принять решение о способах совершенствования.
Методы преобразования кадровых процессов
Привлечение персонала и конкурсный отоор
Оценка и аттестация персонала
Планирование карьеры
Функциональный анализ Экспертная оценка Метод оптимальной численности должностных лиц
Формирование кадрового со става,со ответе твующепз совр еменным тр е о ованиям
Адаптация Функциональный анализ Имитационное моделирование Диаграмма Щзшш |ШМЖ:ех ожд е ние
персонала персонала в профессиональную среду
Расстановка и Построение дерева целей Функциональный анализ Построение карты компетенций Расстановка персонала в
перемещения персонала соответствии £ ЖШШ1 должности
Построение дерева целей Функциональный анализ Исследование операций
Многокритериальный анализ Методы моделирования
Принятие оооснованных решений
Составление
ооо снованных пл анов по
управлению карьерой
Высвобождение Методы определения оптимальной Приведение
персонала численности Мето ды пр огнозир о ва ния числ е нно сти пер сонала к оптимальному значению
Рисунок 2. Методы оптимизации кадровых процессов [10]
При выполнении расстановки и перемещения персонала используется метод карты компетенций, суть которого заключается в сравнении характеристик реального сотрудника с «идеальным». Для этого должен быть составлен портрет такого сотрудника, который будет
служить эталоном для сравнения личностных характеристик. Перечень компетенций определяется на основе профессиографических исследований специалистами в области экономики и социологии труда, которые помимо набора этих характеристик, дадут их деталь-
ное описание. Карта компетенций, являясь самостоятельным методом, в то же время разрабатывается с помощью метода моделирования, который также применяется для преобразования внутренних кадровых потоков.
Применительно к исследованию профессиональной деятельности человека применяется метод имитационного моделирования, сущность которого заключается в изучении трудового поведения конкретного специалиста. Имитируя эту деятельность путем включения в нее разнообразных ситуаций, получаем набор характеристик, т. е. компетенций специалиста, необходимых для выполнения функций. При этом целесообразно карту компетенций представить в виде диаграммы, графика или таблицы. В разработанной модели будут представлены компетенции, которые необходимы для выполнения трудовых функций. Например, способность работать в команде, строить эффективные коммуникации, умение отстаивать свою точку зрения, способность к генерированию инновационных идей [9].
Другим методом, с помощью которого можно принять решение для оптимизации процесса, является экспертная оценка. Она применяется как на входе кадрового потока в организацию, так и на выходе. Однако наибольшее значение она имеет при проведении оценочных процедур во время конкурсного отбора и уровня профессиональной подготовки при назначении на новую более высокую должность. Ценность метода заключается в том, что она позволяет уменьшить управленческие ошибки за счет соединения разнообразных характеристик и учета разнообразных
факторов при проведении оценки. Специально подобранные независимые эксперты обеспечивают более объективную оценку и позволяют избежать искаженного представления о поведении сотрудника.
Преобразование входных кадровых потоков в выходные будет осуществляться за счет применения методов, позволяющих их оптимизировать, чтобы на выходе получить оптимальный результат. Каждый из указанных методов направлен на исследование кадрового процесса и выбора наиболее приемлемого способа воздействия на него, что и обеспечивает достижение наилучшего результата (Рисунок 2).
Таким образом, на основе принципов оптимизации предложен механизм реализации кадровых технологий. При его разработке было принято во внимание, что основное назначение кадровой работы состоит в обеспечении соответствия имеющихся в организации групп должностей, предъявляющих определенные требования к госслужащим, их профессиональным характеристикам, личностным качествам и уровню квалификации. Исходя из этого, следует выбирать данные показатели в качестве основных критериев оценки результативности труда и кадрового потенциала организации. На основании этих основных положений, а также квалификационных характеристик по должностям должна вестись работа по оптимизации управления кадровыми процессами. Таким образом, оптимизация означает, что кадровые процессы совершенствуются в рамках каждого блока.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Муниципальное управление и поддержка предпринимательства: Учебное пособие / Под ред. В.П. Белянского, А.Г. Воронина, Б.Т. Пономаренко. М., 2001. С. 207.
2. Панченко А.С. Кадровые процессы в государственном управлении. Режим доступа: file:/// C:/Users/1/Downloads/kadrovye-protsessy-v-gosudarstvennom-upravlenii%20(2).pdf
3. Разумовский О.С. Оптимология. Общенаучные и философско-методологические основы. ч. 1. -Новосибирск, 1999. - 285 с.
4. Тавокин Е.П. Оптимизация кадрового состава государственной гражданской службы. Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/optimizatsiya-kadrovogo-sostava-gosudarstvennoy-grazhdanskoy-sluzhby (дата обращения 02.12.2024)
5. Синявец Т.Д. Теоретические аспекты оптимизации системы управления персоналом// Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2011. № 4. С. 78-84.
6. Ромаданова Л.С. Процесс оптимизации персонала организации. Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2023. № 2-4 (79). С. 68-71. Режим доступа: file:///C:/ Users/1/Downloads/protsess-optimizatsii-personala-na-predpriyatii.pdf
7. Алиева С.В., Долгова И.В. Применение технологий маркетинга персонала в совершенствовании кадрового потенциала государственной службы// Вестник экспертного совета. 2022. № 3. - С. 9-15.
8. Управление персоналом: учебник и практикум для вузов / А.А. Литвинюк и [др.] / Под редакцией А. А. Литвинюка. - 3-е изд., перераб. и доп. - Москва: Изд-во Юрайт, 2023. - 461 с.
9. Белов А.Г., Моисев С.А., Григорьев А.В. Методы имитационного моделирования.// Труды Международного симпозиума «Надежность и качество». Режим доступа: file:///C:/Users/1/ Downloads/metody-imitatsionnogo-modelirovaniya.pdf (дата обращения 10.11.2024)
10. Ведякова А.О., Милованович Е.В., Слита О.В., Тертычный-Даури В.Ю. Методы теории оптимального управления. Учебное пособие. - СПб.: Университет ИТМО, 2021. - 219 с.
BIBLIOGRAPHICAL LIST
1. Municipal management and support of entrepreneurship: Textbook / Edited by V.P. Belyansky, AG. Voronin, B.T. Ponomarenko. Moscow, 2001. P. 207.
2. Panchenko A.S. Personnel processes in public administration. Access mode: file:///C:/Users/1/ Downloads/kadrovye-protsessy-v-gosudarstvennom-upravlenii%20(2).pdf
3. Razumovsky O.S. Optimology. General scientific and philosophical-methodological foundations. part 1. - Novosibirsk, 1999. - 285 p.
4. Tavokin E.P. Optimization of personnel ofthe state civil service. Access mode: https://cyberleninka. ru/article/n/optimizatsiya-kadrovogo-sostava-gosudarstvennoy-grazhdanskoy-sluzhby (date of access 02.12.2024)
5. Sinyavets T.D. Theoretical aspects of optimization of the personnel management system // Bulletin of Omsk University. Series "Economics". 2011. No. 4. P. 78-84.
6. Romadanova L.S. The process of optimization of the organization's personnel. International journal of humanitarian and natural sciences. 2023. No. 2-4 (79). P. 68-71. Access mode: file:/// C:/Users/1/Downloads/protsess-optimizatsii-personala-na-predpriyatii.pdf
7. Alieva S.V., Dolgova I.V. Application personnel marketing technologies in improving the human resources potential of the civil service// Bulletin of the expert council. 2022. No. 3. - P. 9-15 .
8. Personnel management: textbook and practical training for universities / A.A. Litvinyuk and [others] / Edited by A.A. Litvinyuk. - 3rd ed., revised. and additional. - Moscow: Publishing house Yurait, 2023. - 461 p.
9. Belov A.G., Moisev S.A., Grigoriev A.V. Methods of simulation modeling.// Proceedings of the International Symposium "Reliability and Quality". Access mode: file:///C:/Users/1/Downloads/ metody-imitatsionnogo-modelirovaniya.pdf (date of access 10.11.2024)
10. Vedyakova A.O., Milovanovich E.V., Slita O.V., Tertychny-Dauri V.Yu. Methods of optimal control theory. Study guide. - St. Petersburg: ITMO University, 2021. - 219 p.
