CC BY
13
Посилання на статтю_
Солоп Е.Г. Процессная модель проекта проверки субъекта хозяйствования/Е.Г. Солоп// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2008 - №2(26). С. 130-138._
УКД 005.8:005.935.31
Е.Г. Солоп
ПРОЦЕССНАЯ МОДЕЛЬ ПРОЕКТА ПРОВЕРКИ СУБЪЕКТА ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
Для реализации проектных решений в функциональную деятельность организаций с жесткими структурно-функциональными ограничениями предложен инструментарий процессной формализации проектов в виде матричной модели. Рис. 4, ист. 13.
Ключевые слова: проект проверок, контрольная функция, матричная диаграмма, модель процесса.
О.Г. Солоп
ПРОЦЕСНА МОДЕЛЬ ПРОЕКТУ ПЕРЕВ1РКИ СУБ'СКТУ ГОСПОДАРЮВАННЯ
Для реалiзацiï проектних ршень в функцюнальну дiяльнiсть оргаызацм з жорсткими структурно-фунцкюнальними обмеженнями запропоновано Ыструментарм процесно!' формалiзацiï проектiв у виглядi матричноï моделi Рис. 4, дж. 13.
E.G. Solop
THE PROCESS MODEL OF THE EMPLOYER REVISION PROJECT
In order to apply the project decisions in functional activity of organization with straite structural and functional limits instruments for the project process formalization by matrix model are offered.
Постановка проблемы. Функционирование организаций, которые имеют как внешние, так и внутренние ограничения, во многом зависит от количества ограничений и силы влияния этих ограничений на деятельность. Наиболее ограниченные в этом аспекте - организации с жесткими структурно-функциональными ограничениями (далее - ОЖСФО) [1]. Это все организации государственной системы управления (финансового, налогового, пенсионного и т.д.). Возникает проблема разработки метода формализации их деятельности, который бы позволил форму представления деятельности функциональной сферы адаптировать до уровня применимости проектных решений. Реорганизация и модернизация органов исполнительной власти и местного самоуправления в виде мегапроектов, а также реализация программ, которые предполагают внедрение инноваций в виде отдельных проектов в сфере государственного управления провозглашена на государственном уровне. Как
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
1
пример - внедрение проекта «Программа модернизации государственной налоговой службы Украины» [2].
Анализ исследований и публикаций. При разработке модели технологического процесса, схемы организационного процесса, а также при проектировании предстоящих работ объект моделирования целесообразно представить в визуальной форме. Визуальное представление о процессе, который необходимо будет организовывать на стадии управления проектом, или о процедуре выполнения каких-либо предстоящих работ должно быть подготовлено в такой форме, чтобы его исполнитель смог составить достаточно отчетливое представление по разрабатываемому или уже разработанному проекту. При подготовке визуальных представлений используется система общепринятых условных обозначений. В системе условных обозначений особую роль играет кодирование, т.е. краткая форма обозначения содержания параметров: операция, время на ее осуществления, начало и окончание работ и т.д. через существующий код [3, с. 194-195].
Существуют различные формы представления деятельности. Одной из наиболее наглядных форм отображения считается графическая форма. Простой и структурированный графический язык способен облегчить коммуникацию и является наиболее эффективным инструментом для представления деятельности в доступной форме. Авторы различных направлений теорий управления (управления качеством, процессного управления, проектного управления, и т.д.) предлагают различные варианты графической формы представления деятельности [4, 5, 6, 7].
В сфере управления проектами для визуальной фиксации планируемых к выполнению работ в их определенной последовательности с кодированием сопровождающей информации используется, как профессиональный прием, метод сетевых графиков. Сетевой график представляет собой фиксацию временной последовательности работ (операций) конкретного содержания. Сетевое планирование, осуществляемое в виде графика, позволяет проект-менеджеру уделять внимание технической стороне проекта, т.е. оценке предстоящих работ и сроков их выполнения. Использование сетевых моделей снимает многие проблемы, связанные с планированием и разработкой графиков, поскольку анализ сети в количественной и объективной форме определить степень критичности каждой работы.
Положительный аспект сетевых моделей состоит также в том, что они позволяют:
- иметь дисциплинирующую и логическую основу для планирования проекта, способствующую включению в план существенных работ и исключению излишних;
- иметь четкую картину общего временного объема работ проекта;
- устанавливать ответственность за выполнение конкретных задач.
Преимущества метода сетевых графиков состоят в том, что они:
- представляют собой относительно простые инструменты, позволяющие управлять сложными проектами;
- помогают принимать решения при перепланировании ресурсов, когда это необходимо;
- позволяют сверять ход выполнения проекта с контрольными сроками, которые обозначены в проекте.
Сетевой график является основой для совершения целенаправленных действий на этапе управления проектом, с его помощью осуществляется контроль за ходом реализации разработанного проекта [3, с. 195].
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
Однако при использовании этого метода возникают и определенные трудности:
- иногда трудно определить продолжительность работ в рамках проекта, определить взаимосвязи некоторых действий в рамках сложного проекта;
- отсутствует фиксация законодательно-нормативного поля, которое имеет тенденцию постоянного изменения;
- требуется описательная форма проекта, т.к. использование условных обозначений предполагает необходимость соответствующих пояснений в текстовой форме.
Кроме того, традиционно используемые в управлении проектами «сетевые» модели не позволяют рассматривать варианты возможных решений, то есть их однозначность в представлении последовательно-параллельных действий не дает графического представления возможного «ИЛИ». Этот условие не учитывается даже в сетевой матрице (потому что она представляет собой коридорно-масштабный сетевой график только в разрезе исполнителей работ [7]). Это условие нашло отображение в процессном отображении работ (в виде блок-схем). Кроме варианта «ИЛИ», процессное представление позволяет идентифицировать внутренние возможности (ресурсные ограничения) и внешние ограничения организации, что существенно для ОЖСФО.
Одной из наиболее емких (из-за своей многогранности) форм отображения является матричная диаграмма [4]. Многогранность матричной формы отображения позволяет в едином формате демонстрировать несколько элементов в их взаимосвязи. Проводя исследования в части выявления наиболее приемлемых для представления деятельности ОЖСФО методов отображения, авторы [8, 9], разработали матричную модель представления процессов для ОЖСФО. Она позволила в едином формате матричной диаграммы отобразить пять различных компонентов процесса (микропроцессы, изменение информации, связи между процессами, регламентирующие документы и продолжительность исполнения микропроцессов). Однако, в число отображаемых в матрице компонентов не вошел показатель трудоемкости процесса, который на сегодня для данного вида организаций является ключевым.
Целью статьи является усовершенствование метода матричного представления процессов, адаптированных к проектной деятельности, который позволяет проводить исследования и внедрения проектных решений с учетом показателя трудоемкости. Матричную модель предлагается рассмотреть на примере проекта проверки субъекта хозяйствования.
Основной материал. Проверка субъекта хозяйствования характеризуется следующими признаками:
- направленность на достижение конечных целей, определенных уникальных результатов,
- координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных работ с многоуровневой детализацией по видам деятельности, ответственности, объемом, ресурсам;
- ограниченная протяженность во времени, с определенными моментами начала и завершения.
Эти признаки подтверждают правильность выбранного подхода рассмотрения проверки как проекта. Поэтому каждую проверку, которая предназначена для получения документально зафиксированной информации о деятельности предприятия, можно рассматривать как отдельный проект.
Учитывая особенности создания и функционирования ОЖСФО, которые описаны в статьях [1, 8-13] и продемонстрированы в системных моделях
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
3
функционирования [8, 9] и деятельности [10] ОЖСФО, в основу разработки матричной модели проекта исследования субъекта хозяйствования положим матричную модель представления процессов, описанную в статье [8].
В связи с тем, что матричная диаграмма многогранна, предлагается рассмотреть ее построение поэтапно.
1 этап. Формализация проекта проверки в виде процесса. На этом этапе построения диаграммы вводятся регламентированные входные потоки проекта проверки. Под входными потоками проекта будем подразумевать информацию о названии работ проекта, их продолжительности и трудоемкости, а также информацию об источнике, который регламентирует качество выполняемых конкретных работ (рис. 1). Последняя информация обозначена на рис. 1 как «Пакет управляющих воздействий».
1.1. Отображение матричной диаграммы как таблицы из пяти полей.
Предлагается рассмотрение матричной диаграммы как таблицы в виде структурного поля, состоящего из пяти полей (рис. 1).
Верхняя часть - «Пакет управляющих воздействий» - это фиксация нормативно-правовых документов, которые регламентируют выполнение конкретных работ. При этом указываются конкретные части нормативно-правовых актов для конкретных работ проекта.
Рис 1. Матричная диаграмма как таблица из пяти полей
Левая часть - «Название работ» - это перечень связанных последовательно-параллельных работ проекта. Совмещение по строкам указывает на код работы, которому соответствует название работы и возможен вариант фиксированного ответственного (в этом случае ответственный может указывается в виде отдельного блока в общем коде работы).
Центральная часть - это «основное поле», на котором в графическом отображении на матричном поле представлена последовательность работ проекта в виде сетевого графика.
Нижняя часть - «Длительность работ» - это источник данных аналитической части диаграммы в виде таблицы. Совмещение с графами «основного поля» позволяет отследить конкретную фиксированную величину показателя для каждой работы проекта.
Правая часть - «Трудоемкость» - это источник данных в виде таблицы, отображающей показатель трудоемкости. Совмещение по строкам указывает на распределение трудоемкости по отдельным работам проекта.
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
На данном этапе сохранена структура полей ранее разработанной матричной модели. «Верхнее поле» и «Нижнее поле» отражают основную специфику деятельности ОЖСФО (законодательно и нормативно установленные ограничения), «левое поле» - процессную основу описания деятельности по проекту.
В предлагаемом варианте изменено содержание «правого поля» путем введения показателя трудоемкости, который является базовым для расчета численности бригады ревизоров, необходимых для реализации проекта проверки. Это и является первым усовершенствованным принципиальным отличием предложенного варианта матрицы.
В связи с тем, что описывается деятельность ОЖСФО, необходимо выделить типовую (стандартную) часть проекта проверки, которая регламентирована законодательными и нормативными документами.
1.2. Построение сетевой диаграммы проекта проверки «по регламентирующим документам», которая регламентирует проведение проверки конкретной организации. В этом случае для каждого вида контроля специфичным будет объект контроля. Сначала определяется пакет документов, которые регламентирую деятельность, а затем по этим документам описывается процесс и представляется в виде сетевого графика.
При условии появления нескольких возможных вариантов дальнейшей реализации проекта, в сетевой график вводится знак «ИЛИ» и каждый из возможных вариантов работ располагается в отдельном графе (работы 3 и 4 на рис. 2).
Возможность отображения вариантов «ИЛИ» выгодно отличает предлагаемый подход отображения сетевых графиков от традиционно принятого в управлении проектами. Именно это преимущество позволяет типизировать деятельность с отображением возможных вариантов решений разработки проекта, в зависимости от характеристик субъекта хозяйствования, выбирать один из регламентированных вариантов.
Матричная модель условного проекта проверки с заполненными полями, которые регламентируются, демонстрируется на рис. 2. На рисунке отображен вариант выявленной не регламентированной работы 5. Этого не должно быть! Все работы, которые не регламентированы, подлежат регламентации (не нарушив обязательные законодательно прописанные процедуры с учетом нормативных ограничений).
Пакет управляющих воздействий
ЗУ л 1 1 п 1 ? т " 1
Порядок рэзд €
Методические рекомендации 1 115 че :ем
Н",6°Г
Работа 1
Работа 2
Работа 3
Работа 4 1
Работа 5 1
Работа 6 в □
Продолжительность, час
1 ь Ъ Ь. не регл.
Рис. 2. Матричная модель условного проекта проверки с заполненными регламентированными полями
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
5
2 этап. Формализация «правого поля» матрицы с применением приема «ввода и сдвижки дополнительных строк». На этом этапе матричная модель дополняется не регламентированными, полученными экспертным путем данными о трудоемкости каждой работы проекта.
Проведенное исследование контрольно-проверочной деятельности на примере органов государственной налоговой службы (представитель вида ОЖСФО) позволяет сделать вывод, что нормативное поле жестко регламентирует продолжительность проекта проверки, а также сроки начала и окончания его работ. Кроме того, жестко регламентируются по временным параметрам все основные процедуры: добровольная уплата доначисленных сумм платежей и штрафных санкций, сроки согласования и обжалования с обеих сторон, сроки применения мер принудительного взимания не перечисленных своевременно сумм задолженности. Поэтому в «нижнем поле» (таблица продолжительности работ) отражается регламентированная продолжительность работы проекта. Трудоемкость же каждой работы фиксируется по результатам, например метода экспертного оценивания. Поэтому «правое поле» будет отражать специфику каждой отдельно взятой проверки и являться основой для расчета численности бригады ревизоров.
Основной отличительной чертой матричной модели проекта проверки является возможность отображения уникальности каждого проверяемого субъекта хозяйствования. Притом уникальность как по системе учета (например, бухгалтерского - 1С, Баланс Мастер, Парус, Мемориально-ордерная, Журнально-ордерная и пр.) так и по содержанию. И если время на проведение проверки нормативно регламентировано, то трудовой ресурс, задействованный для проверочной деятельности, это тот элемент проекта, которым будет гибко варьировать руководитель проекта (например, перемещать или использовать с учетом профессиональной компетенции).
Для исследования различных вариантов рационализации использования трудового ресурса заполняется «правое поле». Расчетное значение необходимого трудового ресурса целесообразно показывать с подуровневой детализацией. Подуровнем работы назначаем операцию.
Например, для органов ГНС на величину трудоемкости работы существенно влияют:
- количество проверяемых налогов;
- количество проверяемых периодов;
- класс предприятия (крупное, среднее, малое - в зависимости от объема валового дохода).
При этом, проверка отдельного вида налога может иметь разную трудоемкость.
Декомпозицию работ предлагается рассмотреть на отдельном условном примере. Для этого применяется прием ввода и сдвижки дополнительных строк (число дополнительно введенных строк соответствует числу вводимых операций, необходимых для детализации работы, т.е. числу различных видов налогов). Прием «сдвижки строк» применяется для усиления визуального отображения. Строки, в которых отражены операции, сдвигаются вправо и располагаются под клеточкой детализируемой работы. При этом «правое поле», в котором отображается трудоемкость, смещается на один граф вправо и данные отражаются во вновь образованном графе. Предложенный вариант графического отображения процедуры детализации работ 1, 2, 3 на операции демонстрируется на рис. 3. Это является вторым отличительным признаком усовершенствованной матричной модели.
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
Если рассмотреть, как вариант, контрольно-проверочную деятельности органов государственной налоговой службы, то в проекте проверки работы «Сбор данных» дополнительными операциями могут быть операции «Сбор данных по отдельным видам налогов». В этом случае сетевая модель разворачивается путем детализации именно той работы, которую необходимо раскрыть в разрезе видов налогов. Данные по отдельным операциям суммируются и отображаются в строке, соответствующей развернутой работе и используются для составления свернутой матричной модели.
На этом же рисунке показано наличие нескольких возможных вариантов решения (элемент «ИЛИ») применительно к работе 2 и использование собирательного элемента перед работой 6.
3 этап. Составление свернутой матричной модели проекта проверки. На этом этапе демонстрируется основные составляющие матричной модели.
Пакет управляющих воздействий
ЗУ пи 1.1.2 п.1.4
Порядок раад.3 разд. 8
Методические рекомендации п.1.15 не регл.
Название (код) Трудоемкость, чел-час
рябп-ь (ибегь операции рзЪоть 1 операции озбэты 2 операции раЬсгы 3
О- ..............
Работ:1 П(
Опрряция 1.1 1Г
Операции 1.2 I1
Оисрици, 1.3
Операция 1.4
| Работа ? п»
Операции 2.1
Ои'-рици. 2.2 J
| Работ:3 1_о_ п-
Опррйци? 3.1 Г-
Операции 3.2
Рабой 4 -а—[ 11«
Работ: 1> —о— Пэ
РаЬотя Г» л? Г\(
.......о
Продолжительность, час
Рис. 3. Матричное представление процессной модели проекта проверки субъекта хозяйствования с применением приема «сдвижки строк»
Данные аналитического «правого поля» имеют условное обозначение трудоемкости работы п (в человеко-часах), данные аналитического «нижнего поля» носят условное обозначение продолжительности работы I (в часах или днях). Аналитические поля матричной модели могут быть дополнены, например, столбиковыми диаграммами (рис. 4).
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
7
Рис. 4. Пример матричной модели условного проекта проверки с дополнениями в виде столбиковых диаграмм
4 этап. Рационализация организации проекта проверки субъекта хозяйствования. На этом этапе рассматриваются возможные варианты формирования количественного состава бригады ревизоров для проектов проверки в условиях ограниченного трудового ресурса и множества проверяемых субъектов хозяйствования, т.е. решается задача портфельного способа управления проектами
Выводы. В основу разработки метода формализации контрольной функции ОЖСФО положена матричная модель проекта проверок, которая представлена как усовершенствованный вариант матричной модели представления процессов.
В усовершенствованной процессной модели проекта проверки субъекта хозяйствования при сохранении положительных аспектов сетевых графиков и процессного отражения деятельности, отражающих специфику деятельности организаций с жесткими структурно-функциональными ограничениями, усилен аналитический аспект путем введения второго аналитического поля. Предложенная модель позволила в едином формате матричной диаграммы отобразить:
- последовательно-параллельные работы проекта в их взаимосвязи и предложенные комбинации принятия оперативных решений (при необходимости),
- регламентирующие деятельность организационно-распорядительные, нормативные, законодательно-правовые и др. документы,
- длительность работ и их трудоемкость.
Это является рациональным сочетанием характеристик деятельности для принятия управленческих решений в части планирования, реализации и контроля проекта проверки.
Перспективы дальнейших исследований. Контрольно-проверочная деятельность ОЖСФО, регламентированная в функционально-процедурном виде, не может быть использована для рациональной организации проверки. Для разработки типового варианта проекта проверки необходима формализация деятельности в проектно-процессной форме. Поэтому целесообразно проведение исследований в части формализации проверочной деятельности в
8
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
виде проектов проверок на примере различных видов ОЖСФО. Кроме того, с целью разработки нормативов трудоемкости работ в проектах проверок необходимо провести сбор статистических данных о затратах времени на выполнение работ, входящих в состав проекта.
ЛИТЕРАТУРА
1. Солоп О.Г. Особливост створення та функцюнування установ з жорсткими обмеженнями // Економлка. Менеджмент. Пщприемництво. Зб. наук. праць СНУ iм. В.Даля. Вип. 16. - Луганськ: СНУ iм. В.Даля, 2006. - С. 194-200.
2. Заява Державно! податковоТ адмшютраци УкраТни «Про стратепю модерызацп податковоТ служби УкраТни» // Вiсник податковоТ служби УкраТни.-2001.- №42. - С. 3-4.
3. Бусыгин А.В. Деловое проектирование и управление проектом. - М.: Бусыгин, 2003. -518 с.
4. Всеобщее управление качеством: Учебник для вузов / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов, И.А, Гуров, Ю.В. Зорин: под. ред. О.П. Глудкина. - М.: Горячая линия. - Телеком,
2001. - 600 с.
5. Практичн шструменти репонального та мюцевого розвитку: Навчальний поабник / В.А. Рач, А. Гоне, М.А. Черенкова, О.А. Зеленко, О.М. Рач, О.В. Росошанська, П. Свяневiч, О.М.Куцел, Д. Лiч, О.М. Медведева, Г.С. Черепаха / За ред. проф. В.А. Рач. - Луганськ: ТОВ <^ртуальна реальнють», 2007. - 156 с.
6. Джеймс Харрингтон, К.С. Эсселинг, Харм Ван Нимвенг. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. - ООО «БМикро», «Азбука», 2002. - 328 с.
7. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / кол. авт.; под ред. проф. М.Л. Разу. - М.: КНОРУС, 2006. - 768 с.
8. Игнатова Е.В. Сравнительный анализ методов представления деятельности организаций// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: Вид-во СНУ iм. В.Даля, 2004. - № 4(12). - С. 126-141.
9. Рач.В.А., Игнатова Е.В. Матричная модель представления процессов // Економка. Менеджмент. Пщприемництво. Зб. наук. праць СНУ iм. В.Даля. Вип. 12. - Луганськ: СНУ iм. В.Даля, 2004. - С. 187-193.
10. Солоп О.Г. Законодавчi обмеження в проектах проведення перевiрок суб'екпв господарськоТ дiяльностi // Матерiали Y МiжнародноТ конференцп "Управлшня проектами у розвитку сусптьства". - КиТв: КНУБА, 2008. - С. 196-197.
11. Солоп О.Г. Особливосп оргаызацм з жорстко обмеженими оргаызацшно-функцюнальними структурами // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: Вид-во СНУ iм. В.Даля, 2001. - № 1(3). - С. 78-81.
12. Солоп О.Г. Системна модель функцюнування оргаызацм з жорсткими структурно-функцюнальними обмеженнями // Матерiали IX МiжнародноТ науково-практичноТ конференцп "Ушверситет i ре^он". - Луганськ: СНУ iменi В.Даля, 2004. - С. 128-129.
13. Солоп О.Г., Мiхальова О.В. Особливосп оцшки ефективнос^ роботи оргашзацм з жорстко обмеженими оргаызацшно-функцюнальними структурами // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: Вид-во СНУ iм. В.Даля,
2002. - № 1(4). - С. 49-55.
Стаття надмшла до редакцп 18.04.2008 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
9
