CC BY
36
УДК: 657:332.1:6142 ББК: Р-11
Свешникова О.Н., КоржЯ.В.
ПРОЦЕДУРЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ РАСХОДОВАНИЯ МЕДИКАМЕНТОВ В РЕГИОНАЛЬНОМ ПЕРИНАТАЛЬНОМ ЦЕНТРЕ
Sveshnikova O.N., Korzh Ya. V.
PROCEDURES FOR INTERNAL CONTROL OVER SPENDING MEDICAMENTS IN REGIONAL PERINATAL CTNTER
Ключевые слова: внутренний контроль, процедуры, расходы, медикаменты, перинатальный центр, предметно-количественнъй учет, финансовое обеспечение, документирование, компьютеризация.
Keywords: internal control, procedure, expenses, medicaments, perinatal center, detail-quantitative account, financial security, documentation, computerization.
Аннотация: в статье рассматривается содержание процедур внутреннего контроля расходования медикаментов в региональном перинатальном центре. Они основываются на сочетании контрольных инструментов предметно -количественного и бухгалтерского учета.
Abstract: the article describes the content procedures for internal control over spending medicaments in the regional perinatal center. They are based on a combination of monitoring tools in detail-quantitative and accounting.
В национальном проекте РФ «Здоровье» особое внимание уделяется строительству перинатальных центров как наиболее современных высокотехнологичных медицинских учреждений, обеспечивающих реализацию программы повышения рождаемости, снижения младенческой смертности, улучшение качества здравоохранения в целом. На сегодняшний день в стране действуют 58 самостоятельных перинатальных центров и 40 в составе многопрофильных больниц. Программой развития перинатальных центров в РФ в 2013-2016 гг. предусматривается строительство еще 32 перинатальных центров в 30 регионах РФ [1]. Только финансирование данной программы средствами ФФОМС России составляет 52,6 млрд. рублей. Данное направление модернизации здравоохранения не является данью моде, а непосредственно обусловлено реальным положением дел в области рождаемости, выживаемости младенцев, особенно на первом году их жизни. По словам министра здравоохранения РФ В.И. Скворцовой, в развитых странах один перинатальный центр предусмотрен на миллион населения, а в местностях с невысокой плотностью населения на каждых полмиллиона человек функционирует центр помощи матери и ребенку [2]. Из этих критериев следует, что для населения нашей страны с численностью 143 млн. чел. требуются около 143 перинатальных центров. Таким образом, с учетом действия Программы, идеальный показатель достаточности перинатальных центров будет выполнен на 90,90% (130:143х100%).
Так, например, в Приволжском федеральном округе с численностью населения 29715,450 тыс. чел., сосредоточенному в 14 его субъектах, по состоянию на 2015 г. перинатальные центры самостоятельно функционируют только в 5 субъектах и до конца 2016 г. предусмотрено строительство еще в 5. Конечно, данное количество далеко от идеального.
Денежные средства вкладываемые в финансирование перинатальных центров должны приносить отдачу, причем не только в виде социального эффекта, т.е. удовлетворение потребностей населения в определенном виде медицинской услуги (помощи), но и экономического, заключающегося в экономии выделяемых государством бюджетных средств, росте собственных доходов от оказания платных услуг.
В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» №402 экономические субъекты, в т.ч. и некоммерческие организации (в частности бюджетные учреждения), начиная с 2013 г. обязаны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни [3]. Хорошо организованная система внутреннего контроля является условием рационального расходования материальных запасов, недопущения их хищений, злоупотреблений материально-ответственных лиц. Рекомендации к содержанию внутреннего контроля содержатся в информации Министерства финансов РФ № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни,
ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности». Наибольший интерес представляет раскрытие содержания процедур внутреннего контроля, так как в них проявляется специфика документооборота, субординации и разграничения обязанностей и полномочий должностных лиц, автоматизации учетной и медицинской деятельности и т. а
В соответствии с рекомендациями к процедурам внутреннего контроля относятся: документальное оформление; подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям; санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее правомочность их совершения; сверка данных; разграничение полномочий и ротация обязанностей; процедуры фактического наличия и состояния; надзор, обеспечивающий оценку поставленных целей; процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами [4].
Особенность состава материальных запасов в региональных перинатальных центрах состоит в том, что основной их объем приходится на медикаменты и перевязочные средства (45,84-52,71%), которые являются объектами предметно-количественного и бухгалтерского учета. Организация предметно-количественного учета является лицензионным требованием для медицинских учреждений и его отсутствие влечет за собой административную ответственность. Он ведется медицинскими работниками.
Как видно из таблицы 1, вторую позицию по значимости в расходовании материальных запасов ГБУЗ РМ «МРКПЦ» занимают прочие материалы (38,43% - 50,25), состав которых весьма разнообразен. Однако преобладающая
Проиллюстрируем их содержание применительно к расходам медикаментов на примере государственного бюджетного учреждения здравоохранения Республики Мордовия «Мордовский республиканский клинический перинатальный центр» (ГБУЗ РМ «МРКПЦ»), введенный в эксплуатацию в 2011 г. Анализируемый период охватывает 2012-2015 гг. В общей величине расходов центра расход материальных запасов занимает от 17 до 27%. Как правило, состав материальных запасов в перинатальных центрах представлен медикаментами и перевязочными средствами, продуктами питания, горюче-смазочными материалами, прочими материальными запасами. В данной статье не затрагивается расход наркотических и психотропных веществ, контроль над которыми регулируется специальными постановлениями Правительства РФ.
Структура материальных запасов ГБУЗ РМ «МРКПЦ», представленная в таблице 1, основана на аналитических данных синтетического счета 0105000 «Материальные запасы».
доля в них принадлежит химическим реактивам, являющимися обязательными компонентами проведения клинических исследований (анализов).
Незначительная доля продуктов питания объясняется тем, что по данному виду материальных запасов проходят только молочные смеси для новорожденных, а питание пациенток в ГБУЗ РМ «МРКПЦ» осуществляется на условиях аутсорсинга, так как центр не имеет собственного пищеблока (столовой).
Как известно, региональные перинатальные центры имеют несколько видов источников финансового обеспечения деятельности, информация о которых содержится в кодах счетов бухгалтерского учета: собственные доходы уч-
Таблица 1 - Структура израсходованных материальных запасов в ГБУЗ РМ «МРКПЦ» за 2012-2015 гг., %
Виды 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. Изменения
материальных 2015 г. к 2015 г. к
запасов 2014 г. 2012 г.
Медикаменты и 55,98 52,71 53,31 45,84 -7,47 -10,14
перевязочные
средства
Продукты 1,80 1,10 1,15 1,55 0,40 -0,25
питания
Горюче- 0,48 0,62 0,44 0,78 0,34 0,30
смазочные
материалы
Мягкий 3,31 3,26 3,55 1,58 -1,97 -1,73
инвентарь
Прочие 38,43 42,31 41,55 50,25 8,70 11,82
Итого 100,00 100,00 100,00 100,00 - -
реждения (код 2); субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания (код 4); субсидии на иные цели (код 5); субсидии на цели осуществления капитальных вложений (код 6); средства по обязательному медицин-
скому страхованию (код 7).
Рассмотрим, как изменилась структура источников финансового обеспечения израсходованных материальных запасов в ГБУЗ РМ «МРКПЦ» за период 2012-2015 гг. (таблица 2).
Таблица 2 - Структура источников финансового обеспечения расходуемых материальных запасов ГБУЗ РМ «МРКПЦ» за 2012-2015 гг., %
Виды источников 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. Изменения
финансового 2015 г. к 2015 г. к
обеспечения 2014 г. 2012 г.
Собственные доходы 0,18 3,17 3,54 7,61 4,07 7,43
учреждения
Субсидии на выполне- 47,02 25,85 18,15 19,40 1,25 -27,62
ние государственного (муниципального) за-
дания
Субсидии на иные 3,85 - 2,02 1,33 -0,69 -2,52
цели
Средства по обяза- 48,95 70,98 76,29 71,66 -4,63 22,71
тельному медицин-
скому страхованию
Итого 100,00 100,00 100,00 100,00 - -
Таблица 2 наглядно отражает общую тенденцию финансирования учреждений здравоохранения - одноканальное финансирование за счет средств ФОМС. Если в 2012 г. они занимали лишь 48,95% в израсходованных материальных запасах, то к 2015 г. их доля увеличилась на 22,71 пунктов и составила 71,66%. Одновре-
менно снижается доля субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания: с 47,02% в 2012 г. до 19,40% в 2015 г. Также положительным моментом является увеличение доли собственных доходов ГБУЗ РМ «МРКПЦ» в расходуемых материальных запасах. За исследуемый период они возросли на 7,43 пунктов.
Таблица 3 - Структура источников финансового обеспечения расходуемых медикаментов ГБУЗ РМ «МРКПЦ» за 2012-2015 гг., %
Виды источников фи- 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. Изменения
нансового обеспечения 2015 г. к 2014 г. 2015 г. к 2012 г.
Собственные доходы 0,43 0,30 0,92 1,76 0,84 1,33
учреждения
Субсидии на выполне- 54,53 24,21 14,86 13,79 -1,07 -40,74
ние государственного (муниципального) за-
дания
Средства по обяза- 45,04 75,49 84,22 84,45 0,23 39,41
тельному медицин-
скому страхованию
Итого 100,00 100,00 100,00 100,00 - -
Сравнение данных таблиц 2 и 3 показывает практически одинаковую тенденцию «поведения» финансовых источников расходуемых всех материальных запасов и медикаментов в частности. Лидирующая позиция в финансовом обеспечении принадлежит средствам по обязательному медицинскому страхованию. Разница -в отсутствии субсидий на иные цели.
Как известно, медикаменты, преобладаю-
щие в составе материальных запасов перинатальных центров, входят в сферу предметно-количественного учета.
Предметно-количественный учет лекарственных средств ведется в соответствии с положениями инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях, состоящих на государственном бюд-
жете СССР (Приказ Минздрава СССР от 2 июня 1987г. №747), которые не противоречат требованиям ФЗ от 12.04.2010 №61-ФЗ "Об обращении лекарственных средств". Во всех медицинских учреждениях предметно-количественному учету подлежат лекарственные средства, перечень которых утвержден Приказом Минздрава России от 22.04.2014 №183н (ред. от 10.09.2015) "Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету". Он осуществляется старшими медсестрами отделений в журнале предметно- количественного учета лекарственных средств и носит оперативный характер. Правила ведения данного журнала определены Приказом Минздрава РФ от 17 июня 2013г. № 378н "Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения».
В ГБУЗ РМ «МРКПЦ» предметно-количественному учету подлежат лекарственные средства, стоимость которых начинается с 1 рубля, т.е. все. Такая практика не являлась повсеместной, разные медицинские учреждения устанавливали свои стоимостные пределы медикаментов, входящих в сферу предметно-количественного учета, что затрудняло внешний контроль расходования медикаментов. С целью внедрения системы персонифицированного учета потребления лекарственных средств, материалов и изделий медицинского назначения в Республике Мордовия с 1 февраля 2016 г. Минздрав РМ принял решение осуществлять предметно-количественный учет этих ценностей независимо от цены за учетную единицу [9]. Данное решение направлено на оптимизацию потребления лекарственных средств, рационализацию их закупок.
Материальные запасы хранятся на складах, которые обычно подразделяются на меди-коментозный и хозяйственный. Складской учет медикаментов является объектом сетевых компьютерных программ: медицинской информационной системы «РИСАР», лабораторной системы «ЛИС», 1С: Предприятие 8.3 Конфигурация : Бухгалтерия государственного учреждения. Учитывая огромный ассортимент используемых
в перинатальных центрах материальных запасов, для их учета не применяются карточки учета материальных ценностей (ф.0504043), предусмотренные Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н. Материально ответственным лицом, несущим полную материальную ответственность за сохранность материальных ценностей, является старшая медсестра, ведущая их учет в Книге учета материальных ценностей (ф.0504042).
Расходование материальных запасов, как и любой факт хозяйственной жизни, отражается в документах. Документальное оформление операций расходования материальных запасов осуществляется в соответствии с Приказом Минздрава РФ от 17 июня 2013г. № 378н и Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Повсеместность применения компьютерных учетных программ (в ГБУЗ РМ «МРКПЦ» применяется "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения версия 8.2") внесло изменения в процедуру документирования, заключающуюся в компьютерном формировании бухгалтерских документов.
Расходование медикаментов и расходных материалов оформляется следующими первичными учетными документами: требованием -накладной (ф.0504204), ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210), накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0504206). Требование -накладная предназначается для учета движения материальных ценностей между отделениями центра, выписывается сестрой-хозяйкой отделения в 3-х экземплярах (2 экз. для передающего и получающего отделений, 3-й экз. для бухгалтерии). Санкционирование данной хозяйственной операции подтверждается подписями зав. отделений, директора, главного бухгалтера, бухгалтера учета материальных ценностей.
Накладная на отпуск материалов на сторону используется преимущественно для оформления передачи медикаментов, по которым истекает срок годности, другим учреждениям. Ее составлению предшествует направление письма в Минздрав РМ для получения разрешения, последний издает приказ, являющегося основанием для формирования главным бухгалтером данного первичного документа в 2 экземплярах.
Подтверждением соответствия между документами по внутреннему движению материалов является равенство выбывших со склада материалов поступившим в отделение центра и отраженным в приходной части материального отчета старшей медсестры. Расходом материа-
лов считается их передача старшей медсестрой постовой медсестре на пост отделения, что показывается в расходной части материального отчета старшей медсестры. Принятые от старшей медсестры медикаменты постовая медсестра фиксирует их в своем журнале. Следующей процедурой подтверждения полученных пациенткой медикаментов служит сверка данных журнала постовой медсестры с электронной картой пациентки. Во всех этих процедурах движение материалов ведется в натуральных измерителях.
Санкционирование (авторизация) сделок и операций расходования материалов состоит в разграничении прав должностных лиц, инициирующих запрос соответствующих медикаментов, и разрешающих (визирующих документы) их получение. Так, требование-накладная, выписываемая старшей медсестрой отделения, визируется зав. отделением и начальником медицинской части (зам. директором) соответствующего профиля центра (по акушерству или педиатрии). Также последние утверждают журнал предметно количественного учета лекарственных средств.
Процедура сверки расходования материальных запасов осуществляется в рамках количественного учета, бухгалтерского учета, так и между ними. Так, расход журнала предметно-количественного учета должен соответствовать расходу, отраженному в материальном отчете старшей медсестры отделения. Данные накладных-требований сверяются с информацией расхода журнала предметно-количественного учета. В бухгалтерии расходная часть материального отчета должна соответствовать кредитовому обороту оборотной ведомости счета 010500000 «Материальные запасы» и дебетовому обороту счета 01090000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг».
Процедура разграничения полномочий и ротация обязанностей заключается в закреплении за каждым должностным лицом определенного объема прав, обязанностей и ответственности Это находит отражение в должностных инструкциях и трудовых договорах работников. Ее содержание в определенной мере дублируется в процедуре «Санкционирование (авторизация) сделок и операций». Естественно, иерархия должностей проявляется в правах создания, согласования (визирования), утверждения документов.
Процедура контроля фактического наличия материальных запасов в оперативном режиме осуществляется на всех стадиях (этапах) движения материальных запасов от склада до пациенток: при выдачи со склада в отделения,
внутри отделения - при передаче от старшей медсестры к постовой. Полученные со склада материальные запасы находятся в полной материальной ответственности старшей медсестры отделения, которая отвечает за имеющийся под ее ответственностью 10-ти дневный запас. Дубликаты ключей от шкафов для хранения материальных запасов находятся у зав. отделениями и специалиста по гражданской обороне.
Процедура надзора, обеспечивающего оценку достижения поставленных целей, применительно к расходованию материальных запасов, проявляется в том, чтобы отпущенный со склада центра конкретный материал своевременно и в полном объеме был получен пациенткой либо непосредственно, либо опосредованно - был использован для проведения рекомендованных врачом каких-либо анализов и исследований. Процедура может осуществляться как в ручном варианте, так и автоматизированном. Надзор в ручном варианте осуществляется в рамках оперативного предметно-количественного учета. Надзор в автоматизированном варианте основывается на данных сетевых компьютерных программ медицинской информационной системы «РИСАР» и лабораторной системы «ЛИС». Базовой единицей хранения информации по каждой пациентке центра является электронная карта пациента. Общая величина полученных пациентами лекарственных средств и, соответственно, расходных материалов, должна быть равна их величине отпущенных со склада за любой контролируемый период.
В бухгалтерском учете в конце месяца по данным отчетов прихода и расхода лекарственных средств, составляемых старшими медсестрами отделений, формируется учетный регистр «Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов».
Также процедура надзора реализуется через проверку выполнения сроков предоставления документов, отражающих расходование материальных запасов: первичных бухгалтерских документов по расходу, специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, отчетов прихода и расхода лекарственных средств; материальных отчетов.
Процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, направлены на обеспечение сохранности информации, формируемой компьютерными программами, наличие мер защиты информационной безопасности. В частности, в перинатальном центре применяются следующие меры: аутентификация пользователей (процедура входа в компьютер), защита пароля; защита
носителей информации; наличие источника бесперебойного питания; резервное копирование данных. Данные конфиденциального характера (врачебная тайна, личные данные пациентов) имеет ограниченный и санкционированный доступ.
Таким образом, детальная разработка процедур внутреннего контроля любого факта хозяйственной жизни, имеющегося в деятельности перинатального центра, направлена на оптимизацию распределения должностных обязанностей, исключение их дублирования, рациональное использование ресурсов, сохранность и безопасность информации. Независимо от уровня автоматизации движения медикаментов на всем пути их следования от склада до пациента незаменим оперативный параллель-
ный контроль в системах предметно-количественного и бухгалтерского учета, обеспечивающий адресность расходования финансовых средств ФОМС и бюджета. Реальны два способа документального оформления системы внутреннего контроля: в виде отдельного документа - стандарта экономического субъекта или в виде соответствующего раздела учетной политики учреждения, однако, главный вопрос заключается в том, кто автор. Выход из этой ситуации видится в разработке типовых систем внутреннего контроля для коммерческих и некоммерческих организаций негосударственными субъектами регулирования бухгалтерского учете, т.е. саморегулируемыми профессиональными организациями.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Распоряжение Правительства РФ от 09.12.2013 №2302-р (ред. от 18.10.2014) «Программа развития перинатальных центров в РФ» [Электронный ресурс: (с изм. и доп.)]. - [М., 2016]. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
2. Совещание Правительства РФ «О реализации Программы развития перинатальных центров в РФ» 29 января 2014 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://government.ru/news/10074/
3. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [Электронный ресурс: (с изм. и доп.)] // Гарант: [сайт информационно- правовой компании]. - [М., 2016]. - Режим доступа: http://www/.garant.ru/law/12038291.000.htm, свободный.
4. Информации Министерства финансов РФ № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» [Электронный ресурс: (с изм. и доп)]. - [М., 2016]. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
5. Приказ Министерства здравоохранения СССР от 2 июня 1987г. №747 «Об утверждении «Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях, состоящих на государственном бюджете СССР» [Электронный ресурс: (с изм. и доп.)]. - [М., 2016]. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс»
6. Федеральный закон от 12.04.2010 №61-ФЗ "Об обращении лекарственных средств" [Электронный ресурс: (с изм. и доп.)]. - [М., 2016]. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантП-люс».
7. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 17 июня 2013г. № 378н "Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского пр и-менения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения» [Электронный ресурс: (с изм. и доп.)]. - [М., 2016]. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
8. Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» [Электронный ресурс: (с изм. и доп.)]. - [М., 2016]. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
9. Приказ Минздрава Республики Мордовия от 22.01.2016 №48 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://minzdrav.e-mordovia.ru/normact/tag/232.
10. Кадыров, Ф.Н. Оптимизация использования медикаментов и расходных материалов [Текст] / Ф.Н. Кадыров // Менеджер здравоохранения. - 2009. - №4. - С. 32-40.
11. Наумова, Н.А. Внутренний аудит системы внутреннего контроля процесса закупки медика-
ментов в медицинских организациях // Аудит и финансовый анализ. - 2012. - № 5. - С. 265- 271.
12. Литовкина, М. И. Рациональное использование лекарственных препаратов и информатизация здравоохранения в ряду направлений правового регулирования проблемы лекарственной безопасности // Вопросы российского и международного права. - 2013. - №4. - С. 131 - 158.
13. Тараскина, А. В., Зурнаджьянц Ю. А. Особенности организации внутреннего контроля в учреждениях здравоохранения // Вестник Астраханского государственного технического университета. - 2008. - Выпуск №4. - С. 124-128.
14. Экономические методы управления в здравоохранении / В.В. Уйба, В.М. Чернышев, О.В. Пушкарев, О.В. Стрельченко, А.И. Клевасов. - Новосибирск: Альфа-Ресурс, 2012. - 314 с.
15. Маслова, Т.С. Бухгалтерский учет материальных запасов по новому законодательству // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2011. - №14. - С. 10-21.
