CC BY
30Решетневские чтения. 2015
УДК 004.4; 004.413.5+004.91
ПРОБЛЕМА ВЫБОРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М. Ф. РЕШЕТНЕВА»
А. В. Темляков, Е. В. Зайцева
АО «Информационные спутниковые системы» имени академика М. Ф. Решетнёва» Российская Федерация, 662972, г. Железногорск Красноярского края, ул. Ленина, 52
E-mail: [email protected]
Проведен анализ имеющихся на рынке систем делопроизводства, приведены сведения об особенностях организации и ведения делопроизводства в АО «ИСС» имени академика М. Ф. Решетнева», сформулированы требования к разрабатываемой. Системе управления делопроизводством.
Ключевые слова: управление предприятием, документооборот, автоматизация, программные средства.
THE CHOICE PROBLEM OF AUTOMATED ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS AT JSC «RESHETNEV INFORMATION SATELLITE SYSTEMS»
A. V. Temlyakov, E. V. Zaytseva
JSC "Academician M. F. Reshetnev "Information satellite systems" 52, Lenin Str., Zheleznogorsk, Krasnoyarsk region, 662972, Russian Federation E-mail: [email protected]
The article analyses the electronic document management systems available on the market. Information about the features of the organization and control of office management in the JSC "ISS-Reshetnev" is provided. The requirements to develop system case management are formulated.
Keywords: enterprise management, document management, automation, software tools.
Автоматизация документооборота - актуальная потребность времени. Грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования предприятия. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это временные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения). Кроме того, в отсутствие электронного документооборота на предприятии работники предприятия тратят время на поиски различных документов, основная масса информации из организационно-распорядительной документации остаётся на бумаге, значительная доля документов теряется безвозвратно. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение, призваны системы электронного документооборота (СЭД) [1].
СЭД реализуют базовый функционал, который используется для автоматизации делопроизводства, однако, далеко не все СЭД подходят для реализации процессов делопроизводства, как правило, для этого используют информационные системы категории ECM (Electronic Content Management) [2]. За рубежом были попытки внедрения международных стандартов [3], регламентирующих последовательность полного отказа от бумажной документации.
На отечественном рынке представлено множество продуктов, реализующих функционал систем делопроизводства, как от зарубежных производителей, так и отечественных. Наиболее известные из них:
Directum, DocsVision, PayDox, «Е1 Евфрат», «1С: Документооборот», «Босс-референт», «ДЕЛО», «МОТИВ», из зарубежных следует отметить, прежде всего, SharePoint, Lotus. Эти системы имеют обширную практику внедрений, они используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме упомянутых решений, на рынке присутствуют еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения [4].
Выбор системы делопроизводства обусловлен в первую очередь особенностями ведения делопроизводства на конкретном предприятии, где происходит внедрение. Можно отметить следующие особенности АО «ИСС»: на предприятии работает относительно большое количество сотрудников (на текущий момент более 8 тысяч), объём выпускаемой организационно-распорядительной документации исчисляется десятками тысяч документов в год только для внешней переписки. Внутренняя переписка имеет ещё более значимые объёмы: ввиду жесткого контроля качества выпускаемой технически сложной продукции, работники вынуждены осуществлять документальное подтверждение взаимодействия между подразделениями. Предприятие режимное, что накладывает жесткие требования к сетевой безопасности, в частности, в АО «ИСС» невозможно внедрить не только онлайновые варианты систем делопроизводства, но и версии, требующие периодического или постоянного выхода в Интернет.
Существенным препятствием внедрения систем является проблемы с реализацией пользовательского
Программные средства и информационные технологии
интерфейса в имеющихся на рынке продуктах: помимо того, что в большинстве систем его реализация вызывает нарекание со стороны как пользователей, так и специалистов [5], примечательна ещё одна особенность: как правило, интерфейс реализован в достаточно общем виде и при внедрении кастомизируется под особенности конкретного предприятия. Однако практика показывает, что такая доработка далеко не всегда позволяет достичь конечной цели - удобства использования системой: ввиду того, что функционал систем обширен, серьёзное реконструирование интерфейса требует переработки ядра системы, что дорого и далеко не всегда допустимо, так как вносить правки в ядро может только вендор. В АО «ИСС» имеется более сотни подразделений, поэтому для внедрения системы делопроизводства необходимо проводить массовое обучение, ведь если некоторые подразделения не будут работать в едином информационном пространстве системы, это создаст значительные затруднения. Кроме того, на настоящий момент большинство ответственных за делопроизводство в подразделениях не являются опытными пользователями компьютера, поэтому испытывают значительные затруднения при использовании программных продуктов. Таким образом, шансы, что система на этапе внедрения может парализовать работу подразделений, увеличиваются. Требования к простоте пользовательского интерфейса, реализующего базовые привычные функции делопроизводителей, является одним из ключевых. На предприятии проводились попытки внедрения различных сторонних систем делопроизводства, опробовались системы тайм-менеджмента для управления поручениями. Результат во всех случаях - отказ от пользования системой либо использование их ограниченным кругом лиц.
Ещё одним серьёзным препятствием, возникающим при внедрении систем делопроизводства, является тот факт, что система делопроизводства должна быть достаточно плотно увязана с кадровой службой: существенную проблему составляет один только вопрос регистрации и дальнейшего сопровождения информации о сотнях, а то и тысячах пользователей системы. В АО «ИСС» программное обеспечение отдела кадров, в котором ведётся информация о работниках и их должностях, - собственной разработки. Финансовое и бухгалтерское программное обеспечение, используемое на предприятии, так же является собственной разработкой. Таким образом, встаёт вопрос об обеспечении возможности интеграции разработанного и действующего в АО «ИСС» программного обеспечения с внедряемой системой делопроизводства.
Приведённый анализ показывает, что внедрение систем делопроизводства - непростая задача, требующая подробного анализа и включения массы ресурсов. В АО «ИСС» был рассмотрен вариант разработки собственной системы делопроизводства, реализующей текущие нужды секретарей-делопроизводителей и руководителей предприятия. Система должна обеспечивать регистрацию внутренней организационно-распорядительной документации, транс-
порт документов между подразделениями и отслеживание исполнения документа - поручений внутри подразделений и групп, вплоть до конечного исполнителя. Пользовательский интерфейс системы должен быть реализован под нужды конечных пользователей, интегрироваться с действующими АСУ.
Разрабатываемая система призвана не только решить насущные проблемы с хранением, движением и контролем выполнения документов, но также и подготовить персонал к работе в электронной форме и помочь сформулировать требования к покупной системе, если это понадобится в дальнейшем.
Библиографические ссылки
1. Российский рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL: http:// www.sekretariat.ru/discuss/91387/ (дата обращения: 15.09.2015).
2. Особенности согласования документов с применением информационных систем управления данными / А. А. Вичугова [и др.] // Вестник науки Сибири. 2012. № 5(6). С. 118.
3. Ларин М. В. Методологические аспекты управления электронными документами [Электронный ресурс]. URL: http://www.aiteh.ru/evropejskij-opyt-razrabotki-trebovanij-k-upravleniyu-elektronnymi-doku-mentami.html (дата обращения: 15.09.2015).
4. Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. URL: http://www.ixbt.com/ soft/sed.shtml (дата обращения: 15.09.2015).
5. Почему мы ненавидим СЭД? [Электронный ресурс]. URL: http://usabilitylab.ru/blog/webinar-111/ (дата обращения: 15.09.2015).
References
1. Rossiyskiy rynok sistem elektronnogo dokumento-oborota [The Russian market of electronic document management systems]. Available at: http://www. sekretariat.ru/discuss/91387/ (accessed: 15.09.2015).
2. Vichugova A. A., Vichugov V. N., Dmitrieva E. A., Tsapko G. P. Osobennosti soglasovaniya dokumentov s primeneniem informatsionnykh sistem upravleniya dannymi [Features matching documents using information systems for data management] // Vestnik nauki Sibiri. 2012. № 5(6), рр. 118.
3. Larin M. V. Metodologicheskie aspekty upravleniya elektronnymi dokumentami [Methodological aspects of management of electronic documents]. Available at: http://www.aiteh.ru/evropejskij-opyt-razra-botki-trebovanij-k-upravleniyu-elektronnymi-dokumen-tami.html (accessed: 15.09.2015).
4. Obzor sistem elektronnogo dokumentooborota [Overview of electronic document management systems]. Available at: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (accessed: 15.09.2015).
5. Pochemu my nenavidim SED? [Why do we hate EDS?] Available at: http://usabilitylab.ru/blog/webinar-111/ (accessed: 15.09.2015).
© Темляков А. В., Зайцева Е. В., 2015
