CC BY
792
Информационное агентство INNOV.RU | технологии Blockchain в экономике; ICO
$
I NNDV Иннов: электронный научный журнал
РОССИИСКИИ ЕИЭНЕС ON-LINE
Главная страница журнала
Экономические науки
Технические науки
О журнале
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления
Practical aspects of the analysis of the document management system
Редакция Общая лента Выпуски
Опубликовать статью. Авторам
УДК 651.012.12
04.12.1713:45
О 224
Выходные сведения: Платко А.Ю. Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления // Иннов: электронный научный журнал, 2017. №4 (33). URL:
http://wwwdnnov.ru/science/economy/prakticheskie-aspekty-analiza-siste/
Авторы:
Платко А.Ю.
Д-р.экон.н., заведующий кафедрой документоведения ФГБОУВО МГЛУ,
Получить аккредитацию на поверку ЦЕЛ. З^Ии
Готовый бизнес «Поверка счетчиков воды
Authors:
PlatkoA.
Dr.Econ.Sci., head of the Department of documentation of the Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education «Moscow State Linguistic University» (MSLU) [email protected] http://www.innov.ru/science/economy/prakticheskie-aspekty-analiza-siste/
без снятия» под ключ 2018 Заходите!
Аттестат аккредитации Свидетельства о поверке 70 руб. от 200 шт.
©
11913 Год
2 300 руб
Meilleur Tarif Garanti
Booking.com
1/21
лючевые слова: документационное обеспечение управления, делопроизводство, документационный менеджмент
Keyword: document management support, office work, document management
Аннотация: Документационное обеспечение управления (ДОУ) заслуженно считается одним из наиболее важных направлений поддержания и усиления конкурентоспособности предприятий. Оно тесно связано с развитием электронно-цифровых технологий и комплексом процессных новаций, осуществляемых при модернизации управления.
Усиливающаяся роль ДОУ при создании единого информационного пространства предприятий, приводит к потенциальной необходимости выработки методических рекомендаций для проведения анализа эффективности системы ДОУ и выявления потенциальных возможностей ее рационализации и оптимизации.
В работе предложена комплексная методика проведения анализа эффективности работы системы ДОУ, основанная на всестороннем исследовании макро-, микроокружения, нормативно-правовой регламентации процессов делопроизводства, поэтапном выявлением «слабых мест» на всех этапах работы с документами.
Практические рекомендации для проведения анализа сформулированы на базе применения доступных и разносторонних инструментов менеджмента, применимых для организаций любых видов деятельности и форм собственности, что позволяет осуществить целостное изучение проблем в сфере делопроизводства и разработать комплексную программу совершенствования системы документационного обеспечения управления на предприятии, направленную на формирование общей стратегии документационного менеджмента.
Периодизация оценки фактического состояния системы документационного обеспечения управления и ее соответствия потребностям объекта управления позволяют организации занять новую качественную позицию в коммуникативном обмене информацией между контрагентами, государственными органами, партнерами и потребителями, что в свою очередь, приводит к стабильности результатов управления и гармонизации деловых отношений.
Annotation: Document management provision is deservedly considered to be one of the most important areas of maintaining and strengthening the competitiveness of enterprises. It is closely connected with the development of electronic and digital technologies and a complex of process innovations implemented in the modernization of management.
The increasing role of the document management provision in the creation of a single information space of enterprises leads to the potential need for developing methodological recommendations for analyzing the effectiveness of the document management provision system and identifying potential opportunities for its rationalization and optimization.
The paper suggests a comprehensive method for analyzing the effectiveness of the document management provision system, based on a http://www.innov.ru/science/economy/prakticheskie-aspekty-analiza-siste/ 2/21
comprehensive study of the macro-, microenvironment, regulation of the records management processes, and the gradual identification of "weaknesses" at all stages of work with documents.
Practical recommendations are formulated on the basis of the application of accessible and versatile management tools applicable to organizations of all types of activities and forms of ownership, which allows for a holistic study of problems in the field of records management and the development of a comprehensive program for improving the document management system at the enterprise, document management strategy.
Periodization of the assessment of the actual state of the system of document management provision and its correspondence to the needs of the management object allows the organization to take a new qualitative position in communicative information exchange between counterparties, state authorities, partners and consumers, which leads to the stability of management results and harmonization of business relations.
Введение
Делопроизводство является одним из важнейших направлений деятельности аппарата управления организации, которое охватывает комплекс вопросов, связанных с процессами
документирования и обеспечения качественной работы с документами. Данное направление всесторонне подкреплено нормативно-методической базой, которая включает в себя иерархию законодательных, правовых актов, национальных и отраслевых стандартов, методических
рекомендаций, перечней и правил архивного хранения. Объемы этих материалов исчисляются тысячами страниц, что подчеркивает не только важность процессов делопроизводства,
но и свидетельствует об обязательном характере создания системы делопроизводства в любой организации.
Масштабы делопроизводственной деятельности могут варьироваться в зависимости от ведомственной принадлежности организации, сферы деятельности, наличия партнерской сети, объемов бизнеса и других факторов. При этом анализ документационного обеспечения управления не носит жестко регламентированного характера и в ряде случаев требуется помощь в осуществлении процедуры оценки соответствия, существующей системы делопроизводства с фактическими потребностями организации и подготовке рекомендаций, позволяющих оптимизировать элементы данной системы.
09.01.2018 Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления
Предполагается осуществить решение обозначенной проблемы на основе разработки методики анализа системы делопроизводства организации, включающей в себя комплекс мероприятий по последовательному исследованию всех аспектов документационной деятельности. При этом локальность существующих методических разработок предопределяет актуальность темы проводимого исследования.
Материалы и методы
Методологическую основу исследования составляют изучение, систематизация, обобщение и анализ нормативно-методического регулирования и учебной литературы по теме исследования. Данная работа характеризуется основательным изучением теоретических аспектов организации системы делопроизводства на основе регламентирующих документов современного российского законодательства в области информации, документации и архивного дела.
Результаты исследования могут быть положены в основу совершенствования процессов делопроизводства и интеграции системы делопроизводства в общую структуру управления бизнес-процессами организации на основе современных автоматизированных систем управления документами.
Результаты и обсуждения
Основные методические разработки в области документационного обеспечения управления, подготовки нормативных документов, регламентирующих деятельность организаций в области делопроизводства, рекомендаций по выбору автоматизированных систем ДОУ принадлежат коллективам авторов ВНИИДАД [1], среди них: Т.Р Белая, М.В. Ларин, М.М. Ларин, Н.Н. Куняев, А.Н. Сокова, Н.Г. Суровцева, В.Ф. Янковая и другие [3, 10, 12, 13-15, 19-21] . Перечисленным авторам принадлежат также учебники, учебные пособия и научные статьи, затрагивающие многокритериальные аспекты делопроизводственной деятельности, начиная от вопросов создания документных систем и заканчивая передачей дел на архивное хранение или уничтожение. Определенный вклад в вопросы перспективного развития документационного обеспечения управления внесены учеными Российского государственного гуманитарного университета: Л.П. Афанасьевой [1, 2], Т.А. Быковой [4-6], Л.Н. Варламовой [7-9], Т.В. Кузнецовой [11], и другими.
Однако проблемы оценки эффективности системы делопроизводства, учитывающие специфику развития организации и влекущие за собой проведение оптимизационных мероприятий и внутренних реформ, ориентированных на создание условий устойчивости административно-хозяйственной деятельности исследованы в недостаточной степени.
В итоге актуальность проблемы и значимость разработок по комплексной оценке эффективности системы делопроизводства предопределили цель, задачи и логику исследования.
Цель исследования заключается в разработке комплексной методики оценки системы делопроизводства в организации с позиции использования наиболее рациональных технологий ДОУ и выявление путей оптимизации документооборота.
Методические основы исследования системы делопроизводства организации логически укладываются в структурную схему проведения ситуационного анализа.
При этом основные принципы, закладываемые ситуационным подходом к проведению анализа деятельности организации, сводятся к следующему:
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления 1) не существует универсального решения для повышения эффективности системы управления. Каждая ситуация считается уникальной и различные проблемы требуют различных способов решения;
2) основной задачей руководителя является правильная интерпретация ситуации, определение факторов, которые оказывают наибольшее влияние на положение дел, оценка последствий проектируемых решений и выбор наиболее рациональных методов реализации принимаемых решений. Вероятностные факторы изменения ситуации должны быть учтены в стратегиях при планировании организационных структур и процессов;
3) каждая из принимаемых к использованию методик имеет свои сильные и слабые стороны. Лицо, принимающее решение (ЛПР) должно знать о недостатках используемых подходов и делать компенсацию на их возможные проявления;
4) основу ситуационного подхода составляет сочетание совместного взаимодействия внешней и внутренней среды;
5) в силу уникальности каждой организации и ситуации, результаты решений могут быть различными;
6) цель может быть достигнута различными путями.
Технология ситуационного анализа строится на основе выполнения сквозного практического задания, содержащего рекомендации и направляющие действия по выявлению особенностей функционирования системы делопроизводства. Общая схема анализа представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Структурная схема ситуационного анализа системы делопроизводства организации
Ориентируясь на мероприятия, предусмотренные структурной схемой проведения ситуационного анализа, исследование внешней среды может быть проведено с помощью PEST-анализа (от англ. Р-роНсу-политика, Е-есопоту-экономика, S-society-социум
(общество), Т-technology-технология), предусматривающего разработку перечня факторов макроокружения, которые имеют высокую вероятность реализации и определение значимости каждого события для данной организации путем присвоения ему определенного весового коэффициента. Фиксируется оценка степени влияния оцениваемых факторов на стратегические перспективы организации и определяется взвешенная оценка путем перемножения веса фактора и его силы воздействия. После чего подсчитывается суммарная оценка. Чем выше будет полученный показатель, тем в меньшей степени компания адаптирована к изменяющимся условиям внешней среды, тем восприимчивее она к макро изменениям и тем серьезнее должны быть внутренние стабилизационные решения, в том числе в отношении системы делопроизводства. Подробные технологии проведения PEST-анализа описаны в учебниках по управлению [32].
Сбор информации об организации базируется, прежде всего, на анализе уставных документов, устанавливающих правовое поле действий организации. Кроме того, перечисленные в уставе направления деятельности дают явное представление о масштабах документационной деятельности.
Потенциальные внутренние возможности организации выявляются посредством проведения SWOT-анализа (от англ. S-strength — сила, W- weakness — слабость, O - opportunity — возможность и T - threat — угрозы).
SWOT - анализ позволяет осуществить анализ внутренней среды предприятия или структурного подразделения и определить стратегии развития с учетом сильных и слабых сторон организации.
Изначально формируется таблица (таблица 1), в которой описываются сильные и слабые стороны предприятия (по вертикали). Определяются возможности и угрозы для развития компании или подразделения (по горизонтали). Заполняется матрица (3х3). На пересечении «сильных» и «слабых» сторон, «возможностей» и «угроз» формируются основные стратегические мероприятия, позволяющие в максимальной степени использовать конкурентные преимущества организации и минимизировать негативные составляющие.
Таблица 1 - Матрица SWOT-анализа
Сильные стороны Слабые стороны
Возможности Стратегия при сопоставлении Сильных сторон и Возможностей Стратегия при сопоставлении Слабых сторон и Возможностей
Угрозы Стратегия при сопоставлении Сильных сторон и Угроз Стратегия при сопоставлении Слабых сторон и Угроз
Результатом такого анализа становится разработка комплексной стратегии предприятия или конкретного подразделения, в качестве которого может быть исследована служба ДОУ Другими словами, при использовании данного инструмента анализа возможна http://www.innov.ru/science/economy/prakticheskie-aspekty-analiza-siste/ 7/21
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления локализация исследований до уровня работы отдельного отдела.
Исследование организационной структуры также должно стать неотъемлемой частью анализа, так как именно между структурными подразделениями могут быть намечены основные документопотоки. Чем более разветвленной представляется организационная структура, тем сложнее будет взаимодействие между руководителями и исполнителями. Так наиболее прозрачные документопотоки формируются в рамках реализации линейной или линейно-функциональной структуры организации, а наиболее сложные, с точки зрения согласования, объемов, времени исполнения и других факторов, складываются при матричной структуре.
Сформировав понимание того, как работает организация, каковы масштабы ее деятельности, стратегические ориентиры, каковы ее задачи и реализуемые функции целесообразно приступить к исследованию системы делопроизводства.
Первая группа вопросов подвергающихся исследованию включена в раздел «создание документов». Следует уяснить на основании, каких внутренних нормативных актов функционирует система делопроизводства организации. В обязательном порядке должны быть: положение о службе ДОУ, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции. В приложениях к инструкции помещаются образцы бланков, образцы оформления отдельных видов документов, перечни документов, заверяемых печатью организации, формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов и др.
Таким образом, приложения должны содержать табель форм документов и альбом форм документов, применяемых в организации.
Должны быть определены основные системы документации, имеющие распространение в организации. Это могут быть: регламентирующие деятельность документы, финансовые, плановые и бухгалтерские документы, научно-техническая документация и т.д.
Определяя качество работы с документами, отнесенными к той или иной документной системе можно разработать и заполнить таблицу (таблица 2), позволяющую практически сразу выявить несоответствия в работе с документами. И в случае вынесения низких оценок предпринять усилия по улучшению работы по представленным параметрам. Таблица может быть дополнена и иными позициями для оценки.
Таблица 2 - Оценка качества работы с документами
Параметры Оценка качества
отлично хорошо Удовлетворительно Неудовлетворительно
1. Оформление (соответствие формы нормативным требованиям)
2. Соблюдение сроков исполнения
3. Степень выполнения поручений
Далее можно перейти ко второй аналитической группе - «оценке документооборота». В данном разделе применимы как традиционные теоретические подходы к оценке документопотоков, так и прикладные методы. Так, если речь идет об определении формы организации делопроизводства, то необходимо оценить какая форма используется в организации: централизованная, децентрализованная или смешанная и указать на особенности такой организации. Оценка объемов документопотоков может осуществляться через анализ входящих, исходящих и внутренних документов с применением количественной оценки эффективности работы, например, информационно-поисковой системы (ИПС).
Базовыми показателями эффективности поиска считают: полноту, точность, коэффициент информационного шума (таблица 3).
Таблица 3 - Показатели эффективности поиска документов
я а о К и И " оЗ Я щ С С; К 1 = Д а К Я Й СП К § из 5 -Ё в: а ■я ш я | Ш Й'л 5 § Р § £ £ § 5 к с д & 1 щ >. Показатель Методика расчета
15 я 4 Е & £ в » и, а 5 ° 6 ГС Р о н ^ я 5 я х О о Э я - 03 и Е-* С 3: ^ ш я 5 с. к ° 2- * -- & « к И Л 1 £ £ И ; ¡5 о ь: ^ о Я Полнота поиска Число релевантных документов найденных по запросу Число всех релевантных документов
Точность поиска Число релевантных документов Общее число выданных документов
Коэффициент информационного шума Число нерелевантных документов , выданных по запросу Общее чило выданных документов
Оценка рациональности маршрутов движения документов осуществляется посредством составления оперограмм, в которых на пересечении строк и столбцов проставляются символы, указывающие на исполнителя и характер той или иной операции. В крайнем правом столбце проставляется трудоемкость выполнения каждой операции.
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления При использовании электронных систем маршруты движения документов формируются автоматически, соединяя точки согласовании при задании параметров согласования.
Объемы автоматизации документопотока следует оценивать через количество регистрируемых, обработанных и исполненных в электронной системе документов.
Говоря об использовании прикладных программ при анализе документопотоков, сопровождающих определенные бизнес-процессы следует обратить внимание на программу графического моделирования ВРwin, которая позволяет формировать IDEFO-диаграммы бизнес-процессов. Обязательными атрибутами таких диаграмм являются обозначение информационных потоков на входе, выходе процесса, указывается информация, связанная с обозначением нормативных, регламентирующих процесс документов, а также ресурсы необходимые для выполнения работ
Особенно полезна данная программа, может быть в случае проведения реинжиниринга делопроизводственных процессов.
Третий раздел исследования сводится к анализу документного фонда. Результативность работы в этом направлении во многом зависит от правильности составления номенклатуры дел. Порядок ее составления отражен в Методических рекомендациях по разработке примерных номенклатур дел [16], поэтому при анализе системы делопроизводства требуется тщательная проверка корректности составления номенклатуры дел и указания сроков хранения документов. Также не маловажным аспектом анализа является оценка работы архивной службы организации и ее взаимодействия с подведомственными архивами.
Четвертый блок аналитической схемы раздела «Исследование системы делопроизводства», представляет собой выявление уровня применения информационной среды. Для динамической оценки можно воспользоваться рядом количественных показателей, представленных в таблице 4. По желанию исследователя данный перечень может быть дополнен.
Таблица 4 - Показатели оценки уровня применения информационных технологий в организации
и X 3 Л з 1 1 щ — _ —' * со 1—1 £ 5 ° ее 1-Н ьч £ и = £ СЕ а з§ з о а я & 5 ё о я о 5 & Ш * ё = £- ° © щ Показатель Методика расчета
^— ЙЕ Е 2 и- К и Н £ и г м О £ а, о* « 3 Ь 3 а я Е 5 Е 6 НИ К к г о - а 3 0 М а и 6 К и Ь К 1 се а Р у 4 и ^ и 1 и м" и а и 1П О Уровень инвестиций в 1' I '-тех но логнн в интересах развития АСУД2 Инвестиции в АСУД'Общий объем инвестиций в процессные инновации
Уровень применения 1Т по структурным по др азделе н иям кампании Количество структурных подразделений оснащенных системой электронного документе оборота'Общее число структурных подразделений кампании
Охват средствами автоматизации этапов жизненного цикла выпускаемой пр о дукци и/у с луг Этапы жизненного цикла выпускаемой продукции (услуг) обеспеченные автоматизированными системами упр авл ен ия документа дп ей/О бще е количество этапов работы с документами
Степень морального старения применяемых систем электронного документооборота МИ = (Сс — Сн)/Сс, где МИ - моральный износ, Сс - старая стоимость программного» продукта (применяемой системы электронного документооборота), Сн — новая стоимость программного продукта
Степень интеграции имеющихся систем автоматизации Количество рабочих мест оснащенных системой электронного документооборота/ Общее количество рабочих мест
« К а Е — — 2 = и ^ | г К м а ^ ^ с! г-: -1 0 Г ^ = а е § и В о 1 Й 1 & и — Й , § К £ б £ с Процент внедренных новшеств в производство Количество рабочих мест, где внедрены технические новшества'' Общее количество технических оснащенных рабочих мест
Процент решенных проблем Количество решенных проблем / Общее количества проблем
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления Уровень информационной среды показывает готовность организации к автоматизации процессов делопроизводства с технической точки зрения.
Заключительный раздел анализа системы делопроизводства предполагает рассмотрение готовности персонала к выполнению задач, связанных с процессами документирования. Оценка осуществляется по ряду критериев, представленных в таблице 5.
Таблица 5 - Показатели эффективности работы с документами сотрудников подразделений и отделов
я л
ш -1
- и
= $
§ £
I щ
С!
-
О О ни
С &
8 -2
С К
£ 5
1—1 с.
К .
е
» я
а з
а ^
-_ и
' -1
и 3
3 Ё
с. с
Показатель
Методика расчета
я
и О
С
о
5
о
•-1
ев
6
>•
о
И
с; О.
С
с
йц
и
о
к
а
ЕЗ а,
Й-К
си
Ё
Производительность офис-менеджеров
Пт = ((?■ (1-0/(^-4), где
Пт - производительность труда.
<3- количество обработанных документов,
Кп - коэффициент простоев (потерянного
времени, в течение которого сотрудник
был без работы),
Т1- трудозатраты сотрудника,
Ч - среднее количество персонала отдела
Оценка роста выработки
■ индекс роста выраоотки.
У = т1, где I -
во
В1 - выработка текущего периода. В0 - выработка предыдущего периода
Текучесть персонала
Число уволенных сотрудников отдела за период / Среднесписочная численность сотрудников компании
Доля
в ыс око кв ал и ф ицир о ванных специалистов
Число сотрудников с высшим образованием в отделе;1' Среднесписочная численность сотрудников отдела
Средний возраст сотрудников
Суммарный возраст сотрудников / Среднесписочная численность
сотрудников одела
Представленные показатели в таблицах 4 и 5 можно признать в качестве КР1-показателей. В этом случае, полученные значения КР1 следует оценить в процентах и перенести на лепестковую диаграмму. Данная диаграмма даст возможность наглядно оценить, по каким направлениям результаты управления носят малоудовлетворительный характер, а какие позиции являются неоспоримым достоинством системы ДОУ (документационного обеспечения управления) компании.
В данном контексте работу исследуемого подразделения можно сравнить, либо со 100 % показателями, либо, если такие данные известны, с лидером данной сферы деятельности, сформировав «портрет» идеального одела и, проведя его сравнение с объектом исследования путем наложения лепестковых диаграмм.
Оценить качество работы клерков, не занятых в операционной и экономической деятельности компании, оказывается иногда очень трудно, так как анализу должны подвергнуться не количественные, а качественные показатели. В этом случае разумно прибегнуть к экспертной оценке. Известные методики [30] позволяют установить ряд критериев оценки и осуществить сравнение работы сотрудников отделов документационного обеспечения с позиции объема, выполняемой работы, быстроты и качества выполнения ими их должностных обязанностей. Названные показатели могут составить триаду критериев эффективности или систему КР1-показателей.
Следует отметить, что одновременное выполнение трех критериев эффективности является трудной задачей, хотя бы исходя из того, что, например, досрочное выполнение работы (улучшенное выполнение по критерию «быстрота») может быть оценено, как недостаточная загруженность работника, а не его оперативность. При этом замедленное выполнение поручения охарактеризует служащего, как медлительного сотрудника, а не желающего качественно выполнить свою работу.
В этой связи классический подход к оценке КР1 работника предполагает введение весовых коэффициентов по каждому критерию, опирающихся на значимость критерия, и балльную оценку по соответствующему критерию, основанную на шкале, предложенной ЛПР (лицом, принимающим решения), например, от 1 до 5, предполагая, что 1 - худший показатель, а 5 - наилучший. Тогда ориентировочная схема оценки может быть представлена, например, с помощью таблицы 6.
Таблица 6 - Оценка КР1 работника службы документационного обеспечения управления
Показатель Ве с Шкала Оценк а
I 2 3 4 5
Объем выполненной работы 0;3 Крайне низкий Низкий Близкий к плану Пшнобый Сверх плана 3 (60%)
Качество работы 0:4 Крайне низкое Низкое Ожидаемое Требуемое Высокое 4 (80%)
Оперативное ть выполнения работы 0:3 Сроки нарушают ся Половина сроков нарушает ся Выполняют ся за редким исключение м Выполнен не в ожидаемы е сроки Досрочное выполнен ие 4 (80%)
Итого (расчет 1): 0,3 ■ 3 + 0,4 ■ 4 + 0,3 ■ 4 = 3,7 (при максимуме - 5 баллов
Итого (расчет 2) 0,3 ■ 60% + 0,4 ■ 80% + 0,3 ■ 80% = 74%
Таким образом, эффективность сотрудника, в данном примере, может быть оценена на 3,7 балла или на 74 %. Такие показатели, с одной стороны, явно оставляют перспективу для более эффективной работы, а с другой стороны, определяют достаточно высокий уровень квалификации оцениваемого сотрудника.
Данные расчеты, с точки зрения их практического применения, не представляют заметных трудностей и в определенной степени грешат субъективизмом, но при этом обладают рядом преимуществ, которые сводятся к следующему:
1. Качество работы сотрудника оценивается в целом, а не по отдельно выполненным поручениям.
2. Работник сам может оценить свою эффективность и в конструктивном диалоге прийти к взаимопониманию оценки, проведенной руководителем.
3. На основании данной методики легко выстраивается система материального поощрения (премирования).
4. Динамическая оценка сотрудника позволяет увидеть тенденции к повышению (снижению) эффективности его труда.
5. Стандартный подход к реализации представленной методики делает ее легкореализуемой в различных системах документооборота.
Материалы по оценке в развернутой форме были опубликованы в работе автора [17].
Таким образом, всесторонняя оценка системы делопроизводства дает возможность выявить «слабые места» в организации работы и сконцентрировать усилия на их преодолении.
2.2. Критерии оценки систем электронного документооборота
В современных условиях роста объёма документированной информации, увеличения потребности сопоставления данных, а также их быстрой передачи, обязательным элементом эффективной управленческой деятельности организации становятся системы электронного документооборота (СЭД), обеспечивающие управление электронными документами.
Рынок СЭД последних лет подвергся значительным переменам, так как произошли качественные сдвиги в области эксплуатации СЭД. Данные сдвиги связаны с изменением функциональной составляющей СЭД, которая получила возможность обслуживания специфических прикладных бизнес-процессов, и привела к расширению возможностей систем автоматизации документооборота за счёт достижения новых решений.
Потребители автоматизированных систем управления документацией предъявляют ряд базовых требований к функционалу СЭД. СЭД должна обладать:
- полноценным управлением документами, включая поддержку всего жизненного цикла документированной информации;
- обеспечением управления конфиденциальной информацией с возможностью разграничения прав доступа для различных категорий сотрудников;
- возможностью применения электронной подписи и создания документа, имеющего юридическую силу;
- способностью интеграции с другими информационными системами организации;
- возможностью отдалённой работы с СЭД, а также обеспечением доступа к ней с различных мобильных устройств;
- кастомизацией (индивидуализацией) СЭД под потребности организации.
Более того, современные СЭД имеют множество технологических предпосылок активного развития: увеличение уровня проникновения и использования Интернета, появление удобных смартфонов, планшетов и приложений к ним, снижение стоимости телекоммуникационных услуг и др. Все эти факторы положительным образом влияют на экономическую эффективность и удобство использования СЭД.
Однако, следует отметить, что использование автоматизированных СУД пока не позволяет полностью исключить традиционный бумажный документооборот. Тем не менее, СЭД значительно увеличивает скорость передачи информации в организации, оптимизирует множество процессов работы с документами и избавляет от ведения бумажного архива, который занимает много места.
Сегодня тенденции отечественного рынка СЭД не отличаются от общемировых. Для российских систем, так же как и для иностранных разработчиков, характерны мобильность, удобство, простота и рациональность в использовании СЭД, наличие различных способов обработки информации для работы с неструктурированными данными. До недавнего времени, зарубежные и российские разработчики делили рынок СЭД в денежном отношении примерно поровну, однако соотношение по количеству внедрений складывается в пользу отечественных разработок. Ввиду дороговизны иностранных лицензий, а также трудоёмкой адаптации под
09.01.2018 Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления
требования российских стандартов, организации, даже крупные, всё больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и невысокой стоимости. С каждым годом системы российского производства становятся всё функциональнее, мощнее, менее затратны во внедрении и ориентированы на специфику ведения российского бизнеса.
Согласно порталу TAdviser [27], по состоянию до начала ноября 2016 г. к числу наиболее распространённых в России СЭД относятся следующие системы: Directum [25], ELMA [23], ДЕЛО [24], DocsVision,1С:Документооборот 8 [22], ТЕЗИС [29], NauDoc, Microsoft Share Point, E1 ЕВФРАТ [26], Documentum [31], Тандем [28]. Согласно отчёту, главными направлениями развития российского рынка СЭД являются: расширенный функционал, юридически значимый документооборот, мобильность, корпоративные сети, замена устаревших СЭД.
Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводственной деятельности организации и жизнедеятельности самого документа, объединять разные потоки документов организаций и предприятий с территориально разобщённой структурой, обеспечивать гибкое управление маршрутами движения документов, а также уметь интегрироваться с текущими корпоративными системами организации. Помимо вышесказанного, в виду увеличения количества угроз, связанных с обеспечением информационной безопасности, в СЭД должно быть реализовано жёсткое разграничение доступа к различным документам для каждой из категорий пользователей.
Этап выбора СЭД является основополагающим для успешной реализации проекта модернизации системы делопроизводства. Необходимо осуществить детальный и комплексный анализ всех возможных решений для того, чтобы выявить наиболее оптимальный вариант системы, которая должна будет учитывать все возможности организации и иметь возможность «подстроиться» под специфику её управленческой деятельности.
Основными критериям практической оценки СЭД могут стать доступные потенциальному пользователю материалы, размещенные на сайте компаний-разработчиков. В этом случае акцент может быть сделан на следующих позициях:
1) функциональные возможности СЭД, в том числе возможности применения индивидуальных настроек на базе универсальных платформ;
2) наличие скриншотов, облегчающих знакомство с интерфейсом и позволяющих составить общее представление о визуализации результатов работы;
3) наличие видеоматериалов, в том числе обучающих роликов;
4) доступность демоверсий;
5) стоимость программного обеспечения и пользовательских лицензий (оценка финансовых затрат по прайс-листу).
Каждая из предложенных позиций может быть оценена экспертами, осуществляющими подбор СЭД, по пятибалльной шкале: где 1 балл - наименее удовлетворительный результат, 5 баллов - наивысшая удовлетворенность.
Таким образом, электронный документооборот становится одним из главных решений проблемы автоматизации делопроизводства организации. Внедрение оптимальной СЭД позволяет решить множество задач по совершенствованию системы ДОУ предприятия.
Заключение. Система делопроизводства организации является одной из главных составляющих системы управления.
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления Осуществление административно-хозяйственной деятельности любой организации основано на нормативно-правовых актах государственного уровня, а также локальных документах.
К обобщенным методам рационализации системы делопроизводства можно отнести: унификацию, прямоточность движения документопотоков, исключение вторичных действий и повторных операций по подготовке и обработке документов, ритмичность перемещения документов, обеспечивающую равномерное распределение нагрузки между работниками аппарата управления и делопроизводственной службой, автоматизацию системы управления документами, повышение квалификации персонала при работе с документами.
Система делопроизводства организации является многокомпонентной. Основными ее элементами являются: создание документов, оценка документооборота, оценка документного фонда, адаптивность информационной среды и качественно-квалификационный потенциал персонала.
Для проведения аналитических мероприятий применяется системный подход и используется комплексный практико-ориентированный и эмпирический инструментарий.
Анализ системы делопроизводства выходит за рамки анализа качества работы служб документационного обеспечения управления.
Тенденции последних лет сводятся к активному внедрению автоматизированных систем управления документами не только государственными, но и частными предприятиями и организациями, формируя потенциально емкий рынок потребителей СЭД. В случае дальнейшей реализации данного тренда можно будет говорить о новом уровне информатизации общества и постепенном переходе от «бумажного» к «безбумажному» делопроизводству.
СЭД позволяют комплексно повышать управляемость организации и качество работы сотрудников за счет исключения повторной регистрации документов, сокращения времени согласования, повышения прозрачности контроля и исполнительской дисциплины, а также структурированного хранения документов.
[1] ВНИИДАД - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (осн. в 1966 г.)
[2] АСУД - автоматизированные системы управления документацией
Библиографический список
Библиографический список
1. Афанасьева Л.П. Сетевые технологии в архивном деле. Учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02 "Документоведение и архивоведение". Российский государственный гуманитарный университет, Историко-архивный институт, Факультет архивного дела. Москва, 2016. С. 141-201.
2. Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Алексеева Е.В. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Российский государственный гуманитарный университет, Историко-архивный институт, Факультет архивного дела. Москва, 2016. С.684
3. Белая Т.Р, Сокова А.Н. ЕГСД-35 лет. Отечественные архивы, -М.: 2009, с.16-21
4. Быкова Т.А. Технологии управления документами, или устарело ли делопроизводство. «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее» Материалы III Международной конференции, посвященной памяти профессора Т. В. Кузнецовой. Министерство образования и науки Российской Федерации; Российский государственный гуманитарный университет, Историко-архивный институт, Факультет документоведения и технотронных архивов, Кафедра документоведения. 2017. С. 382-388.
5. Быкова Т.А., Конькова А.Ю. XXIII Международная научно-практическая конференция, посвященная 50-летию ВНИИДАД: «Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире» . Делопроизводство. 2017. № 1. С. 11-17.
6. Быкова Т.А. Профессиональная подготовка документоведов: от истории к современности. Документ. Архив. История. Современность//Материалы VI Международной научно-практической конференции. 2016. С. 17-20.
7. Варламова Л.Н. Стандартизация как элемент методической базы информационно-документационного обеспечения управления. Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2017. № 3 (9). С. 9-17.
8. Варламова Л.Н. Ста ндартизация управления документами. Учебник. - Москва ООО «ТЕРМИКА.РУ» . 2016. С.428
9. Варламова Л.Н. Специфика подготовки документов в России и зарубежом. Отечественные архивы. 2016. № 4. С. 27-32
10. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. - М.:, Инфрма-М, 1999. С.575
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. -М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2007. С. 528
12. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение: учебник. Под ред. Куняева Н.Н. -М.: Логос, 2015. -352 с.
13. Ларин М.В., Ларин М.М. Документационное обеспечение управления проектами: учебно-методическое пособие. -М.: ВНИИДАД, 2011. С.192
14. Ларин М.В., Плешкевич Е.А., Янковая В.Ф. и др. Документоведение: учебник для студ. учреждений высш.образования / Под ред.М.В. Ларина. -М.: Издательский центр «Академия», 2016. С.320
15. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Метод. пособие. -М.: ВНИИДАД, 2008. С.208
16. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. -М.: ВНИИДАД, 2010. С. 30
17. Платко А.Ю., Наянов Е.А. Методическая оценка эффективности работы отделов информационно-документационного обеспечения.// Экономика и предпринимательство, №11 (2), 2016. С.721-726
18. Платко А.Ю., Фалеев П.С. Проблема идентификации электронного документа. «Информационные технологии в науке, бизнесе и образовании». Материалы IX Международной научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых (01 декабря 2017). -М.: МГЛУ, 2017
19. Суровцева Н.Г. Применени е процессного подхода при разработке методических рекомендаций к правилам работы архивов организаций. Документ. Архив. История. Современность Материалы VI Международной научно-практической конференции. 2016. С. 195-197.
20. Суровцева Н.Г. Влияние междисциплинарного подхода на формирование терминосистем документоведения и смежных научных дисциплин. Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная
безопасность. 2016. № 2 (4). С. 62-70.
21. Суровцева Н.Г. Документацион ное обеспечение управления в контексте современной российской модернизации. Урал индустриальный. Бакунинские чтения: Индустриальная модернизация Урала в XVIII-XXI вв XII Всероссийская научная конференция, посвященная 90-летию Заслуженного деятеля науки России, доктора исторических наук, профессора Александра Васильевича Бакунина. Материалы в 2-х томах. Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина; Уральское отделение Российской Академии Наук, Институт истории и археологии; Главный редактор: Запарий В.В.. 2014. С. 587-591.
22. 1С: Документооборот 8 [Электронный ресурс] // URL: http://v8.1c.ru/doc8/ (Дата обращения 02.07.2017 г)
23. Обзор системы ELMA ECM [Электронный ресурс] // URL: http://www.doc-online.ru/software/elma (Дата обращения 02.07.2017 г)
24. Официальный сайт компании ЭОС. Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО» [Электронный ресурс] // URL: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (Дата обращения 02.07.2017 г)
25. Официальный сайт. Системы для комплексных задач внутреннего и внешнего документооборота Directum [Электронный ресурс] // URL: http://www.directum.ru/ (Дата обращения 02.07.2017 г)
26. Система электронного документооборота автоматизац ии бизнес-процессов [Электронный ресурс] // URL: http://www.evfrat.ru/ (Дата обращения 02.07.2017 г)
27. Системы электронного документооборота. Управление корпоративной информацией.//[Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 Дата обращения 20.07.2017 г
28. Тандем. Автоматизация бизнеса.//[Электронный ресурс] URL: http://tandemservi ce.ru/products/tandem-university/stoimost (Дата обращения 21.07.2017)
29. Тезис современная система документооборота [Электронный ресурс] // URL: https://www.tezis-doc.ru/ (Дата обращения 02.07.2017 г)
30. Чемеков В. Оценка по KPI работников бэк-офисов. [Электронный ресурс] // URL: http://hr-media.ru/otsenka-po-kpi-rabotnikov-bek-ofisa-razberem-po-shagam/ (Дата обращения 30.10.2016 г)
31. Эффективные решения. О системе Documentum [Электронный ресурс] // URL: https://eradv.ru/docflow_documentum/ (Дата обращения 02.07.2017 г)
32. PEST-анализ: 3 наглядных примера составления. [Электронный ресурс]// URL: https://www.gd.ru/articles/8800-pest-analiz (Дата обращения 28.08.2017)
References
1. Afanasyeva L.P. Network technologies in archive business. Teaching-methodical manual for students of higher educational institutions studying in the direction of 46.03.02 "Document Management and Archival Studies". Russian State University for the Humanities, Historical and Archival Institute, Faculty of Archival Affairs. Moscow, 2016. P. 141-201.
2. Afanasyeva LP, Burova EM, Alekseeva E.V. Archivology (theory and methodology): textbook for universities / Russian State Humanitarian University, Historical Archival Institute, Faculty of Archival Affairs. Moscow, 2016. P.684
3. Belaya TR, Sokova A.N. YGSD-35 years. Domestic archives, -M .: 2009, p.16-21
4. Bykova TA Document management technologies, or the paperwork has become obsolete. "Documentation management: past, present, future" Materials of the III International Conference, dedicated to the memory of Professor T. V. Kuznetsova. Ministry of Education and Science of the Russian Federation; Russian State University for the Humanities, Historical and Archival Institute, Faculty of Documentation and Technotronic Archives, Department of Document Management. 2017. P. 382-388.
5. Bykova TA, Konkova A.Yu. XXIII International Scientific and Practical Conference dedicated to the 50th anniversary of VNIIDAD: "Documentation in the Information Society: Archival Studies and Document Management in the Modern World". Office work. 2017. № 1. P. 1117.
6. Bykova TA Professional training of document experts: from history to modern times. Document. Archive. History. Modernity // Proceedings of the VI International Scientific and Practical Conference. 2016. P. 17-20.
7. Varlamova L.N. Standardization as an element of the methodological base of information and documentation support of management. Herald of the RSUH. Series: Dokumentovedenie and archival science. Computer science. Information security and information security. 2017. No. 3 (9). Pp. 9-17.
8. Varlamova L.N. Standardization of document management. Textbook. - Moscow OOO TERMIKA.RU. 2016. P.428
9. Varlamova L.N. Specificity of preparing documents in Russia and abroad. Domestic archives. 2016. № 4. P. 27-32
10. VA Kudriaev. and others. Organization of work with documents. Textbook. - M.:, Infma-M, 1999. P.575
11. Kuznetsova TV Office work. -M .: OOO "Personnel Management", 2007. P. 528
12. Kunyaev NN, Uralov DN, Fabrichnov AG Dokumentovedenie: the textbook. Ed. Kunyaeva N.N. -M .: Logos, 2015. -352 p.
13. Larin, MV, Larin, M.M. Documentation support for project management: a teaching tool. -M .: VNIIDAD, 2011. P. 192
14. Larin MV, Pleshkevich EA, Yankovaya VF. and others. Documentation: a textbook for stud. institutions of higher ed ucation / Under red.MV. Larina. -M .: Publishing Center "Academy", 2016. P.320
15. Larin MV, Ryskov OI Electronic documents in management: Method. allowance. -M .: VNIIDAD, 2008. P.208
16. Methodical recommendations on the development of exemplary nomenclatures of cases. -M .: VNIIDAD, 2010. P. 30
17. Platko A.Yu., Nayanov E.A. Methodical evaluation of the effectiveness of the work of information and documentation support departments. // Economics and Entrepreneurship, №11 (2), 2016. С.721-726
18. Platko A.Yu., Faleev P.S. The problem of identifying an electronic document. "Information technology in science, business and education." Proceedings of the IX International Scientific and Practical Conference of Students, PhD students and young scientists (01 December 2017). -М .: МГЛУ, 2017
19. Surovtseva N.G. Application of the process approach in the development of methodological recommendations to the rules of the archives of organizations. Document. Archive. History. Modernity Materials of the VI International Scientific and Practical Conference. 2016. S. 195-197.
20. Surovtseva N.G. Influence of the interdisciplinary approach on the formation of terminology systems for document management and related scientific disciplines. Herald of the RSUH. Series: Dokumentovedenie and archival science. Computer science. Information security and information security. 2016. No. 2 (4). Pp. 62-70.
21. Surovtseva N.G. Documentary provision of management in the context of modern Russian modernization. The Urals are industrial. Bakuninsky readings: Industrial modernization of the Urals in the XVIII-XXI centuries. XII All-Russian scientific conference dedicated to the 90th anniversary of the Honored Worker of Science of Russia, Doctor of Historical Sciences, Professor Alexander Vasilievich Bakunin. Materials in 2 volumes. Ural Federal University named after the first President of Russia BN. Yeltsin; Ural Branch of the Russian Academy of Sciences, Institute of History and Archeology; Editor in Chief: Zapariy V.V., 2014. P. 587-591.
22. 1C: Documentooborot 8 [Electronic resource] // URL: http://v8.1c.ru/doc8/ (Date of circulation 02.07.2017)
23. Overview of the ELMA ECM system [Electronic resource] // URL: http://www.doc-online.ru/software/elma ( Date of circulation 02.07.2017)
24. Official site of the company EOS. Electronic document management system (SED) "BUSINESS" [Electronic resource] // URL: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (Date of circulation 02.07.2017)
25. Official website. Systems for complex tasks of internal and external workflow Directum [Electronic resource] // URL: http://www.directum.ru/ (Date of circulation 02.07.2017)
26. Electronic document management system for business process automation [Electronic resource] // URL: http://www.evfrat.ru/ (Date of
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления circulation 02.07.2017)
27. Electronic document management systems. Management of corporate information.// [Electronic resource]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 Date of circulation July 20, 2017
28. Tandem. Business automation.// [Electronic resource] URL: http://tandemservice.ru/products/tandem-university/stoimost (Date of reference 21.07.2017)
29. The thesis is a modern document management system [Electronic resource] // URL: https://www.tezis-doc.ru/ (Date of circulation 02.07.2017)
30. Chemekov V. Evaluation of KPI employees in back-offices. [Electronic resource] // URL: http://hr-media.ru/otsenka-po-kpi-rabotnikov-bek-ofisa-razberem-po-shagam/ (Date of circulation 30.10.2016)
31. Effective solutions. On the Documentum system [Elect ronic resource] // URL: https://eradv.ru/docflow_documentum/ (Date of circulation 02.07.2017)
32. PEST-analysis: 3 illustrative examples of compilation. [Electronic resource] // URL: https://www.gd.ru/articles/8800-pest-analiz (Date of circulation August 28, 2017)
+1
У Tweet ^^И Нравится 0
О Яндекс.Виджет^РУ
архив: 2013 2012 2011 1999-2011 новости ИТ гость портала 2013 тема недели 2013 поздравления
1 I 1913 Год 2 300 руб Meilleur Tarif Garanti Booking.com
©
.|п г-, Дорожные Блокираторы для защиты объектов и
2 | Противотаранное устройство - В ассортименте и в наличие к к к ^
предприятий. Сертифицированы. protivotarannoe.ru
©
Реклама на INNOV.RU История компании О компании Рецепты Поиск Карта сайта Контакты
© 1996-2017 INNOV.RU (Иннов.ру) - информационное агентство, ООО «Иннов».
■ правила пользования
Свидетельство Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Нижегородской области ИА № ТУ 52-0604 от 29 февраля 2012 г. ISSN: 2414-5122
Веб-студия «INNOV» - продвижение и разработка сайта
