Применение концепции управления рисками при внедрении бизнес-процесса «Управление идеями» Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 338.242

Применение концепции управления рисками при внедрении бизнес-процесса «Управление идеями»

The application of risk management concept in the implementation of «Idea Management» business process

Доцент Д.Б. Лихачева, магистр H.B. Шевцова (Воронежский государственный университет инженерных технологий) кафедра управления качеством и машиностроительных технологий, тел. 8(473) 255-15-49 E-mail: [email protected]

Associated Professor L.B. Likhacheva, Master N.V. Shevtsova (Voronezh State University of Engineering Technologies) chair of quality and engineering technologies, tel. 8(473) 255-15-49 E-mail: [email protected]

Реферат. Большую актуальность на сегодняшний день имеет концепция управления рисками: это один из способов повышения конкурентоспособности предприятия. С точки зрения управления качеством использование менеджмента рисков стало обязательным требованием к системе менеджмента качества согласно ИСО 9001 версии 2015 г. Большую популярность получили системы подачи предложений по улучшениям от сотрудников, это также один из эффективных способов повышения конкурентоспособности предприятий. Рассмотрены особенности бизнес-процесса «Управление идеями», его влияние на обшую систему менеджмента и на конкретные бизнес-процессы. Проанализированы особенности процесса, отмечено, что в выбранном бизнес-процессе существует большое количество потенциальных проблем, которые могут повлиять на все процессы в системе менеджмента, поэтому необходимо уделить особое внимание при внедрении бизнес-процесса «Управление идеями» предотвращению потенциальных проблем, т.е. рисков. Были определены виды рисков и составлен их перечень по этапам процесса, эти риски были оценены. Для оценки были использованы экспертный метод, диаграмма Парето и зонирование рисками. Таким образом, наиболее значимым риском оказался риск низкой вовлеченности сотрудников в процесс. Помимо этого еше трем рискам (по результатам оценки) был присвоен статус «значимых»: предложения от сотрудников не соответствуют целям бизнеса н ожиданиям руководства, предложение будет оценено несоответствующим экспертом, предложение не внедрено или внедрено с большой задержкой во времени. Для снижения влияния значимых рисков предложен план мероприятий, выполнив который предприятие сможет значительно снизить потери от воздействия рисков. Для оценивания эффективности предложенных мероприятий представлен набор показателей, проводя периодический мониторинг которых можно своевременно обнаружить возникающие проблемы и предпринять необходимые действия для устранения отрицательного влияния рисков на процесс.

Summary. The concept of risk management has big relevance today: it is one of ways of increase of competitiveness of the enterprise and, from the point of view of quality management, use of management of risks became the obligatory requirement to quality management system according to ISO of 9001 version of 2015. Great popularity of systems for submission of suggestion for improvements from employees, also one of effective ways of increase of competitiveness of the enterprises for today. In article features of business process of "Idea managemnet" is considered, its influence on the general management system and on concrete business processes are considered also. Having analysed features of process, by authors of article it was noted that in the chosen business process there is a large number of potential problems which can influence on all processes in management system therefore it is necessary to pay special attention at introduction business process "Idea Management" to prevention of potential problems, i.e. is risks. Types of risks were defined and the list of risks on process stages is made, these risks were estimated. For an risk assessment the expert method, Pareto's chart and risk zoning were used. Thus, the risk of a low involvement of employees into process appeared the most significant risk. In addition, three more risks (by results of an assessment) were given the status of «significant»: offers from employees do not answer the purpose of business and expectations of the management, the offer will be estimated not corresponding the expert, the offer is not introduced or introduced with a big time lag. For decrease in influence of significant risks the plan of measures is offered, having executed which the enterprise will be able to reduce considerably losses from influence of risks. For estimation of efficiency of the offered actions the set of indicators is offered, carrying out which periodic monitoring it is possible to find in due time arising problems and to take necessary actions for elimination of negative influence of risks on process.

©Лихачева А.Б., Шевцова H.B., 2016

Ключевые слова: управление идеями, постоянные улучшения, бизнес-процесс, риск, бережливое производство.

Keywords: idea management, continuous improvement, business process, risk, lean.

В сложившихся на данный момент сложных экономических условиях проблема повышения конкурентоспособности для компаний особенно актуальна. Для увеличения рентабельности бизнеса руководство различных компаний применяет разнообразные инструменты: внедрение системы «Бережливое производство», бенчмаркинг (сравнение с передовыми предприятиями отрасли), использование лучших практик (best practice), применение новых технологий, управление инновациями и так далее. В связи с выходом новой версии стандарта ИСО 9001 на данный момент актуальна концепция управления рисками, цель которой - повысить конкурентоспособность предприятия за счет снижения издержек.

Одним из актуальных способов снижения издержек, повышения эффективности процессов, увеличения удовлетворенности потребителей и сотрудников на данный момент являются знания сотрудников, заключающиеся в их идеях (внедрение систем подачи предложений по улучшениям от сотрудников). Далее для большего удобства и понимания будет использоваться понятие «бизнес-процесс «Управление идеями»».

Цель исследования - применение концепции управление рисками на примере бизнес-процесса «Управление идеями».

Бизнес-процесс «Управление идеями» представляет собой формализованный процесс, охватывающий следующие этапы:

- вовлечение сотрудников;

- подача предложений (сбор идей);

- назначение экспертов для оценки предложения;

- оценка предложения (отклонение «нежизнеспособных» предложений, доработка хороших предложений, одобрение пригодных предложений);

- внедрение одобренных идей;

- мотивация (выплата премии).

Предложение может касаться улучшений условий труда, предупреждения и уменьшения влияния на экологию деятельности компании, увеличения производительности, уменьшения затрат, повышения качества продукции и процессов. Этот процесс взаимосвязан с такими элементами в общей системе менеджмента предприятия, как система «Бережливое производство» (Lean), 5s (оптимальная организация рабочего пространства), обеспечение охраны труда и защиты окружающей среды, деятельность по снижению затрат и повышению конкурентоспособности организации, а также с формированием позитивной корпоративной культуры.

Данный процесс затрагивает деятельность всей организации. Выходы процесса «Управление идеями» являются входами для многих процессов, таких, как разработка технологической документации, закупка, ведение проекта, производство, управление качеством (рис. 1).

•БП -поставщик

НДС I

(проблемы!

^^Вход (™одИЯа|

Дыход (решение!

•БП "Управление идеями"

Рис. 1. Взаимосвязь процесса «Управление идеями» с другими процессами организации

Из описания бизнес-процесса и его взаимосвязи с деятельностью организации становится понятно, что данный процесс требует пристального внимания со стороны высшего руководства, и при внедрении данного процесса необходимо разработать план мероприятий, которые предотвратят возникновение потенциальных ошибок. Наиболее эффективным методом для разработки плана предупреждающих мероприятий является методология управления рисками.

При функционировании данного процесса существует множество рисков, обусловленных большим количеством этапов и вовлеченных ролей. Риски для процесса «Управление идеями» можно рассматривать с нескольких точек зрения, таких, как:

- этапы процесса (подпроцессы): должны быть рассмотрены отдельные подпроцессы и потенциальные ошибки, которые могут возникнуть на каждом этапе процесса;

- роли: оценивается влияние на процесс каждой участвующей роли (автор, эксперт, менеджер процесса, руководитель организации, владелец процесса - потребитель предложения);

- зрелость процесса «Управление идеями»: в зависимости от того, на каком этапе жизненного цикла находится сам процесс «Управление идеями» (внедрение, наладка, совершенствование и т.д.) существуют различные риски;

- взаимосвязь с другими процессами в организации: т.к. рассматриваемый процесс тесно взаимосвязан практически со всеми другими процессами, существующими в организации, то необходимо рассмотреть риски, существующие на стыках процессов. Чаще всего бизнес-процессы - поставщики проблемы будут и потребителями решения, но возможны и исключения;

- каждая конкретная идея: в этом случае необходимо рассматривать каждую идею и ее жизненный цикл как отдельный процесс и оценивать риски с точки зрения прохождения идеей каждого этапа процесса «Управление идеями». Данный подход рекомендуется использовать для предложений, оказывающих большое влияние на всю организацию;

- потребитель выходов процесса (идей) - сама организация: рассматривая риски процесса с этой стороны, необходимо оценить их влияние на потребителя, т.е. саму организацию.

Проведение оценки рисков с разных сторон позволит дать комплексную оценку рисков, связанных с рассматриваемым процессом, и в результате выбрать наиболее оптимальный вариант внедрения процесса, его функционирования и совершенствования. С другой стороны, проведение оценивания рисков со всех перечисленных сторон - это большие трудозатраты, которые могут не оправдать себя.

Для дальнейшего рассмотрения был выбран первый вариант оценивания рисков: оценка рисков, возникающих на этапах процесса, так как он позволит оценить процесс как набор последовательных действий и выявить большую часть проблем, на этапе внедрения процесса этот путь исследования рисков будет наиболее результативен.

Принцип применения концепции управления рисками для внедрения бизнес-процессов в организации заключается в выполнении определенных действий.

Необходимо определить цель бизнес-процесса. Как видно из описания контекста бизнес-процесса, целей у него много: это и мотивирование сотрудников, и снижение затрат, и увеличение производительности, и увеличение за счет новых решений конкурентоспособности продукции, формирование корпоративной культуры.

Но на этапе внедрения необходимо выбрать одну наиболее значимую цель и предпринимать все необходимые действия для ее достижения.

Итак, на этапе внедрения главной целью является вовлечение сотрудников компании в деятельность по постоянным улучшениям.

2. Формализовать этапы процесса: определить что, кто, как, когда выполняет на каждом этапе.

3. Далее необходимо сформировать список рисков для каждого этапа, а также риски, связанные с целью процесса. Для выполнения этого этапа можно использовать экспертный метод, привлечь в качестве экспертов необходимо сотрудников различных уровней: от рядовых сотрудников до представителей высшего руководства.

4. Затем необходимо оценить значимость определенных рисков (применяется также экспертный метод). Как правило, оценка происходит по критериям «тяжесть последствий - вероятность появления». Чем чаще возникает и чем больше оказывает влияние, тем значимее риск.

5. Выбор метода отслеживания рисков. Методы, как мы будем собирать объективные доказательства, снизилось ли влияние рисков на процесс или нет. Это может быть установление показателей (КР1я) для измерения влияния конкретных рисков.

6. Разработка плана мероприятий для снижения или исключения влияния рисков на процесс и на систему управления в целом.

7. Выполнение разработанного плана. Необходимо начинать с действий по снижению наиболее значимых рисков. Иногда выполнения этих действий достаточно, чтобы снизить влияние и менее значительных рисков.

После выполнения плана мероприятий по устранению / смягчению рисков алгоритм действий повторяется.

Для формирования перечня рисков для процесса «Управление идеями» и оценки их значимости был использован экспертный метод (табл. 1,2).

Таблица 1

Критерии оценки значимости риска

Тяжесть последствий Баллы Вероятность Баллы

Недопустимо 4 Очень вероятно 4

Значительно 3 Вероятно 3

Среднее 2 Мало вероятно 2

Незначительно 1 Практически никогда 1

Таблица 2

Результаты оценки рисков по этапам процесса «Управление идеями»

Этап процесса Риски, которые Вероятность Тяжесть последствий Значи-

могут возник- возникновения мость

нуть на каждом

этапе

Вовлечь сотрудников в деятельность по улучшениям Сотрудники не будут принимать активное Очень вероятно (4) Значительное (3) 12

участие в программе подачи предложений

Подача предложения Предложения от сотрудников не соответствуют целям бизнеса и ожиданиям руководства Вероятно (3) Значительно (3) 9

Назначение эксперта Предложение будет оценено несоответствующим экспертом Вероятно (3) Среднее (2) 6

Оценка предложения Неко рректная оценка предложения Мало вероятно (2) Незначительное (1) 2

Внедрение Предложение Вероятно Среднее (2) 6

предложения не внедрено или внедрено с большой задержкой во времени (3)

Мотивация Невыплата заслуженного вознаграждения Редко (1) Незначительное (1) 1

Аалее неооходимо определить наиоолее значимые риски и их уровень, для этого используем диаграмму Парето и карту уровней рисков (рис. 2 и 3).

, 35 3 30 3 25 «о 20

Й 15

0 10

1 5 я о Ь

со

Н в :

•2 8 11

* ь

= *

Г (5

6 Н

н

I 2

5 I 5

|31 I

О {• 3

5Б * &

; 1 о

а X

1 о >,

; ь а

£ ?

' с Г

о =

а о & *

| Значимость, баллы

•Кумулятивный процент.

и с —

¥ <

3 Д

4) О

г 2 §

ш

Риски

I

Р *

2

1э

11 - ;

сп

%

Рис. 2. Диаграмма Парето для выбора наиболее значимого риска

Не эна<1ПСП£нэя у-" Звучит ^ъная Н" допустимая

Тяжесть пйоеде'илй

Рис. 3. Определение уровня риска: 1 - сотрудники не будут принимать активного участия в программе подачи предложений; 2 - предложения от сотрудников не соответствуют целям бизнеса и ожиданиями руководства; 3 - предложение будет оценено не соответствующим экспертом; 4 - некорректная оценка предложения; 5 - предложение не внедрено или внедрено с большой задержкой во времени; б - невыплата заслуженного вознаграждения

Таким образом, после проведенной оценки наиболее значимым риском для процесса «Управление идеями», является низкая заинтересованность сотрудников в участии в процессе: этот риск занял первое место на диаграмме Парето и попал в область высокого риска.

Также по правилу Парето 80/20 значимыми оказались риски, что предложе ния от сотрудников не будут соответствовать целям бизнеса и ожиданиям руководства и неправильное назначение эксперта. Эти риски находятся на границе между зонами среднего и высокого риска.

Риск, что предложение не будет внедрено или внедрение его будет отложено, на диаграмме Парето занял четвертое место и не попал в 20 % наиболее значимых рисков, но этот риск также находится на границе между средним и высоким риском, поэтому для снижения влияния этого риска также необходимо предпринять меры.

В табл. 3 представлен перечень мероприятий для снижения наиболее значимых рисков, а также набор показателей, с помощью которых можно оценивать эффективность предпринятых действий.

Необходимо определить сроки и ответственных за внедрение определенных мероприятий. Далее собирается статистика по функционированию процесса, и через какое-то время риски снова пересматриваются (возможно, в зависимости от другой цели и/или с другой точки зрения, в зависимости от полученных знаний), и снова разрабатывается план мероприятий.

Таблица 3

Результаты оценки рисков для бизнес-процесса «Управление идеями»

Описание этапа Риски, которые могут возникнуть на каждом этапе Мероприятия по снижению риска Показатель, по которому отслеживается эффективность мероприятий

Вовлечь сотрудников в деятельность по улучшениям Сотрудники не будут принимать активное участие в программе подачи предложений 1. Проведение промоакций по продвижению программы (определить периодичность и способы) Увеличение количества поданных предложенггй Увеличение количества вовлеченных сотруднггков

2. Определить показатели, по которым будут отслеживаться результаты работы программы, способ сбора информации и ответственные за предоставление и обработку информации. Показатели: количество поданных предложений на человека; % вовлечения сотрудников от общего количество сотрудников

3. Организация регулярных совещаний высшего руководства и руководителей департаментов для обсуждения результатов

Подача предложены я Предложения от сотрудников не соответствуют целям бизнеса и ожиданиям руководства 1. Задать требования к предложениям Соотношение принятых и отклоненных предложений

2. Задать темы предложений, обозначить актуальные проблемы

Назначение эксперта Предложение будет оценено несоответствующим экспертом 1. Составить список экспертов и тем предложений, которые может оценивать конкретный эксперт Срок принятия решений по предложенггям

2. Проведение регулярных встреч с определенными экспертами по вопросам взаимодействия в программе

Внедрение предложени я Предложение не внедрено или внедрено с большой задержкой во времени Контроль за внедрением предложений со стороны высшего руководства (помощь экспертам, выделение соответствующих ресурсов) Время между принятием окончательного решения гг внедрения предложенггя

Оценка предложени я Некорректная оценка предложения Предусмотреть способ обратной связи от эксперта к автору Количество выявленных случаев

Мотивация Невыплата заслуженного вознаграждения Предусмотреть процесс передачи информации в отдел кадров Соотношение количества одобренных предложений и количества оплаченных предложений

Так выглядит процесс постоянного совершенствования бизнес-процессов с использованием методов и принципов управления рисками на примере процесса «Управление идеями».

Таким образом, предложенное решение позволит эффективно внедрять и совершенствовать бизнес-процесс «Управление идеями» организациями любого размера и любого рода деятельности. Практическая значимость предложенной методики заключается в том, что применение методологии управления рисками регламентируется стандартом ISO 9001:2015, а использование предложенной методики позволит выполнить поставленное требование.

ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ Р ИСО 9001 - 2015 Системы менеджмента качества. Требования. -М.: Изд-во Стандартинформ, 2015. - 32 с.

2. ГОСТ Р ИСО 31000 - 2010 Менеджмент риска. Принципы и руководство. -М.: Изд-во Стандартинформ, 2012. - 26 с.

3. ГОСТ Р ИСО 31010 -2011 Менеджмент риска. Методы оценки риска,- М.: изд-во Стандартинформ, 2012.-74с.

4. Лихачева, Л.Б. Использование процесса «Управление идеями» для достижения целей компании [Текст] / Л.Б. Лихачева, Н.В. Шевцова / / Вестник Воронежского государственного университета инженерных технологий. - 2015. - С. 223 -227.

5. Лихачева, Л.Б. Применение принципов и методов анализа риска при планировании процесса «Управление идеями» [Текст] / Л.Б. Лихачева, Н.В. Шевцова / / Экономика. Инновации. Управление качеством. - 2015.- № 2 (10). - С. 112 -115.

6. Садриев, А.Р. Управление идеями в системе инновационного менеджмента [Электронный ресурс]: Теория и практика общественного развития, № 11 / 2012, с. 286 - 290. - Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-ideyami-v-sisteme-innovatsionnogo-menedzhmenta (Дата обращения: 20.03.2016).

REFERENCE

1. GOST R ISO 9001 - 2015 Sistemy menedzhmenta kachestva. Trebovanija [Quality management systems. Requirements], Moskva, 2015, 32 pp. (Russian).

2. GOST R ISO 31000 - 2010 Menedzhment riska. Principy i rukovodstvo [Risk management. Principles and guidelines], Moskva, 2012, 26 pp. (Russian).

3. GOST R ISO 31010 -2011 Menedzhment riska. Metody ocenki riska [Risk management. Risk assessment techniques], Moskva, 2012, 74 pp. (Russian).

4. Lihacheva L.B., Shevcova N.V. Ispol'zovanie processa «Upravlenija idejami» dlja dostizhenija celej kompanii [Use of «Idea management» process for company target achievement], Vestnik Voronezhskogo gosudarstvennogo universiteta inzhenernyh tehnologij, 2015, pp. 223 - 227 (Russian).

5. Lihacheva L.B., Shevcova N.V. Primenenie principov i metodov analiza riska pri planirovanii processa «Upravlenie idejam» [Application of risk alalysis principleas and methods for planning of «Idea management» process] Jekonomika. Innovacii. Upravlenie kachestvom, 2015, No 2 (10), pp. 112-115 (Russian).

6. Sadriev A.R. Upravlenie idejami v sisteme innovacionnogo menedzhmenta [Management of ideas in system of innovative management], [Jelektronnyj resurs]: Te-orija i praktika obshhestvennogo razvitija, No 11, 2012, pp. 286 - 290., Rezhim dostu-pa: http: //cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-ideyami-v-sisteme-innovatsionnogo-menedzhmenta (Data obrashhenija: 20.03.2016) (Russian).