Основи технології управління проектними документами в проектах проектно-орієнтованих корпорацій Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Посилання на статтю_

Морозов В.В. Основи технологи управлшня проектними документами в проектах проектно-ориентированных корпораций/ В.В. Морозов, О.М. Шаровара // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ ím. В.Даля, 2003.- № 4(8).- C.25-30___

УДК 519.68:681.3:658.512

В.В. Морозов, О.М. Шаровара

ОСНОВИ ТЕХНОЛОГИ УПРАВЛ1ННЯ ПРОЕКТНИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЕКТАХ ПРОЕКТНО-ОР1СНТОВАНИХ КОРПОРАЦ1Й

Надаються результати проведених дослщжень у межах реал1зацп проекту комплексноТ программ розвитку Об'екта "Укриття" ЧорнобильськоТ АЕС. Запропонована структура управл1ння 1нформац1йними потоками в межах проектно-ор1ентованоТ структури управл1ння проектами, надаються результати моделювання проектних процедур на основ! процесних моделей. Рис. 2, дж. 7.

Ключов1 слова: електронн проектн1 документи, 1нформац1йна система, горизонт управл1ння, ступень досягнення ц1лей, АРМ.

В.В.Морозов, Е.М. Шаровара

ОСНОВЫ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЕКТАХ ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫХ КОРПОРАЦИЙ

Рассмотрены результаты проведенных исследований в рамках реализации управления проектом Комплексной программой развития Объекта «Укрытие» Чернобыльской АЭС. Авторами предлагаются основные принципы построения информационной системы управления проектным документооборотом проектно-ориентированной организации на основе программной среды Expedition. Рис. 2, ист. 7.

V.V. Morozov, O^. Sharovara

FUNDAMENTALS OF PROJECT DOCUMENT MANAGEMENT TECHNOLOGY IN PROJECTS OF PROJECT-ORIENTED CORPORATIONS

The results of researches carried out within the frames of project implementation on the "Ukryttya" object in Chornobyl Atomic Power Station are stated. The structure of information flow management is offered within the limits of project-oriented project management structure, and the results of modelling the project procedures on the basis of process models are worded.

Постановка проблеми. Ефективне управлшня проектами в проектно-орieнтованих корпора^ях залежить вщ наявност для прийняття управлшського ршення своечасноТ' та необхщноТ шформаци. Надання такоТ шформаци забезпечуе використання автоматизованоТ шформацшно'Т системи для управлшня проектом в першу чергу пов'язаною з реалiзацiею функцш об^у електронних проектних документ. Це вимагае застосування системного шдходу щодо поеднання оргашзацшних, технолопчних, фшансових та шших параметрiв проекту, яким управляе проектна команда.

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

1

Досвщ розробки та впровадження шформацшних технологш з використанням стандартних засобiв управлшня проектами вказують на труднощi функцшвання сформовано! системи управлiння [5], де керiвник i учасники проекту неминуче зштовхуються з проблемами конфлiкту цтей, прiоритетiв, термiнiв, призначень, звiтностi тощо. При цьому втрати, пов'язан з помилками управлшня, додатковими витратами часу i ресурав, використовуваних на виршення виникаючих конфлiктiв, неминуче впливають на якють результатiв i призводять до систематичних затримок в реалiзацN проекту, ^ як наслiдок, його подорожчання.

Рiзне робоче проектне середовище, безлiч протоколiв i платформ, величезна кiлькiсть додатш, локальнi i глобальнi мережi, 1нтранет, Екстранет i вiртуальнi частки шформацшно! мережi - усi цi шноваци дозволяють не лише пiдняти на дшсно новий рiвень взаeмодiю й обмш iнформацieю та проектними документами мiж спiвробiтниками, пiдроздiлами i компашями, але й створити уявлення безнадшно! плутанини цих документiв, де утворюеться цiла купа проблем з несумюнютю рiзних iнформацiйних систем, що призводить до розробки помилкових або не ефективних ршень в управлшш проектами ^ як наслiдок - до значних видатш [2].

Вирiшення вказаних проблем та тримати проект "на рейках" дозволяе розробка i вттення штегровано! iнформацiйноТ системи управлiння проектними документами (1СУПД), яка пiдтримувала б виконання основних процеав планування, виконання i контролю щодо ефективного управлшня проектами [1]. Основними перевагами даного пщходу е:

- централiзоване збер^ання шформацп по графiку робiт, ресурсам, вартостям компонент проекту;

- можливосл швидкого аналiзу впливу змiн в графку, ресурсному забезпеченнi i фшансуванш проекту;

- можливiсть розподтено! пщтримки i оновлення даних в сггьовому режимi;

- можливiсть автоматизовано! генераци звiтiв i графiчних дiаграм, розробки документаци по проекту.

Автоматизацiя рутинних процедур збору i обробки шформаци залишае менеджерам проекту бiльше часу на аналiз та прийняття ршень, для реалiзацiТ творчих пiдходiв до управлшня.

В сучасних проектно-орiентованих корпора^ях, як правило, функцiонуе цiлий ряд автоматизованих систем, як забезпечують шформацшну пiдтримку поточно! управлшсько! дiяльностi. Керiвник проекту може використовувати ту чи шшу iнформацiю, отриману з корпоративних шформацшних систем, проте, в основному, даы, структурован для пiдтримки дiяльностi функцiональних керiвникiв, виявляються надлишковими i нарештi марними для прийняття управлшського рiшення менеджерами проекту.

Отже, наступн вiдмiнностi 1СУПД вiд корпоративних шформацшних систем е принциповими:

- якщо корпоративн шформацшш системи, як правило, розробляються для пiдтримання окремих функцiональних пщрозд^в, то 1СУПД поеднуе данi з рiзних пiдроздiлiв i органiзацiй, як стосуються даного проекту;

- якщо цикл збору i аналiзу iнформацiТ i звiтностi в корпоративних шформацшних системах зазвичай прив'язаний до календарних пер^в (тиждень, мiсяць, рiк), то в 1СУПД управлiнська iнформацiя збираеться, збер^аеться i аналiзуеться вiдносно до горизонту управлшня та ступеня досягнення цтей проекту (задач, етатв, вiх).

Анал'13 останнх досл'джень. При проведены дослщжень авторами було виявлено, що iснуючi шформацшш системи (1С) реалiзують окремi розрiзненi

2

"Управл1ння проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

функци' щодо управлшня комплексною програмою po6iT (КПР) на Об'ект "Укриття" (ОУ). Серед них можна вiдзначити наступш:

1. 1С1 - "Облк i контроль термiнiв проходження документiв по службах ОУ". Виршуе локальну задачу по контролю за термшами проходження документ. Вона не обробляе шякоТ iнформацiï щодо фiнансування КПР, е незалежною до комплекса задач "Супроводу договорiв" i iнших задач штегровано' АСУ ОУ.

2. 1С2 - "Супровщ договорiв" виконуе бiльше функцш, нiж минула 1С1 i зв'язана з управлшням КПР. Дана 1С аналiзуе iнформацiю по фiнансам проек^в з КПР та виконаних фiзичних об'емах, однак цiлком не виршуе проблеми формування i монiторингу КПР.

3. Наступна 1С3 використовуеться економiчним вiддiлом. Основнi таблицi зведенi в одну книгу EXCEL- 2000 та е спробою якимось чином структурувати i обробляти шформацш з ведення договорiв, оплати праф, облiку гарантшних листiв i зв'язана з КПР. Вона розроблена безпосередньо користувачами на базi електронних таблиць. Робота з такою 1С збтьшуе швидкють обробки даних по КПР по рiзних пщроздтах, але тiльки в порiвняннi з рутинною обробкою тако' шформаци'. Виходячи зi складностi розв'язувано' проблеми й обсяпв робiт виконуваних рiзними пiдроздiлами, тут необхiдне програмне забезпечення вище за рiвнем функцiональностi на порядок.

4. 1С4 використовуе БД MS ACCESS, являе собою непогано виршену проблему автоматизаци' одного напрямку дiяльностi по КПР (роздiл 2). Концепцш цього пiдходу до ршення проблеми автоматизацiï можна використовувати i надал^ але для пiдсистеми управлшня програмою проеклв необхiдний бiльш серйозний проектно-орiентований пiдхiд, який дозволить здшснювати повне комплексне управлiння комплексною програмою роб^.

Основний недолiк перерахованих 1С, полягае в тому, що вони виршують окремi задачi чи проблеми окремих пщрозд^в i не штегроваш мiж собою на рiвнi шформацшного, методологiчного, органiзацiйного i програмного забезпечення.

Цль даноïcmammi- показати основы особливост побудови шформацшно' системи управлiння проектним документообiгом - розподтити загальнi iнформацiйнi ресурси таким чином, щоб вони забезпечували необхщною шформа^ею керiвникiв проектiв на вах етапах життевого циклу проектiв [4]. Розподт проектних документiв при цьому може бути незалежним вщ форми представлення документ - паперово' чи електронно'.

Отже система управлiння проектним документооб^ом мае базуватися на добре пророблених методах розробки документ, на шструментах, технологiях та алгоритмах дш, що забезпечать успiшне впровадження додатш та узгодження едино' системи обробки проектно' документацп в цiлому.

Виклад основного матерiалу. В даний час на ОУ дшть положення, розпорядження й шструкци', що частково регламентують задачу функци i взаемоди' як окремих пщрозд^в, так i всього ОУ в цтому, але не поки не юнуе унiверсального нормативного документа, що регламентував би процедуру створення i керування КПР.

Iснуючi на ОУ 1С е незалежними мiж собою, кожен пщроздт ОУ працюе зi сво'м видом документацп' на власнiй 1С, хоча вс пiдроздiли мають один iнформацiйний проспр, наданий технiчними можливостями ЛВС. Автоматиза^я документообiгу в цiлому по ОУ вщсутня.

На ОУ здiйснюеться постшний контроль над процесами дiяльностi по КП. На сьогодн не розроблена загальна структура зв^но' документацiï для контролюючих служб, тому iнодi виникають специфiчнi накази «зверху» про надання ^е' чи шшо' iнформацiï, у виглядi рiзних статистичних чи лопчних

"Управл1ння проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

3

в^рок. Вщсутнють автоматизаци всього процесу роботи з КП доставляв труднощi по формуванню вiдповiдних вибiрок шформаци.

Процес створення КПР на ОУ, разом iз внесенням уах необхiдних ресурав (фiнанси, трудомiсткiсть, фiзичнi обсяги i т.п.) [5], iнодi приймае хаотичний i слабо керований характер. Документи не забезпечен чiткими iнформацiйними потоками, що приводить до проблем у процес створення КПР. Ситуа^я виходить з пщ контролю групи планування та економiчного вiддiлу, коли вщбуваеться коректування КПР на рiвнi затвердження бюджету. Пюля декiлькох коректувань (а вони можливi навiть пiсля прийняття повного бюджету витрат) представити актуальний варiант КПР у цiлiсному видi дуже важко.

Починаючи процес розробки шформацшнот системи щодо управлiння проектними документами слщ спочатку зробити опис процеав обробки шформаци по таких документах [6]. Для цього можна використати системну модель, загальний вигляд якот показаний на рис.1.

При цьому передбачаеться, що единим документом, що регламентуе роботи iзi створення i управлшням КПР на визначений рк, е розпорядження НОУ, наприклад, "Про формування "Комплексно! програми роб^ на "Об'ект "Укриття" на поточний рк за №210 вщ 26.04.99. Iншi нормативы документи, що регламентують даний процес, вщсутш, що е слабким мюцем в управлiнському процеа проектно-орiентовaнот корпораций Тому спочатку необхщно розробити положення про процедуру формування та управлшня КПР [7].

На пщприемс^ юнуе ряд дiючих нормативних документ, по яким не вщпрацьоваш на прaктицi процедури робiт (проведення тендерiв, твердження комплексно! програми i т.д.), нема детально! шформаци про потоки роб^.

Отже, проблеми по робот з КПР, деякi з яких перерахован вище, приводять до того, що на забезпечення процесу керування дiяльнiстю ОУ по КПР витрачаеться значна ктькють ресурав.

4

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

Забезпечення:

люди та матерiали; знання та досвщ; шструменти та TexHiKa; технолога.

фшансов^

нормaтивно-прaвовi; eтичнi;

оточення проекту; лопстичш; методи aктивiзaцiТ; час обробки; рiвeнь якостi.

ПРОЕКТ (процеси обробки докуменлв)

^яко^.

Обмеження:

!

Рис. 1. Загальна системна модель процес1в обробки проектноТ документацп

Авторами було запропоновано замовнику впровадити стандарты засоби управлшня проектною документа^ею на бaзi пакету Expedition з майбутньою адапта^ею, спeцiфiчним наповненням та доробкою. Заповнення шформацшно'Т бази даних системи Expedition починаеться з фксацп локaлiзaцiТ шформаци в межах автоматизованих робочих мюць (АРМ) [1, 3] таких вщд^в, як наприклад, вiддiл „Бюро документацп та дтовиробництва" (БДiДВ) усiеТ предконтрактноТ документацГТ, що надходить. Така документа^я надходить вiд можливих виконaвцiв - майбутшх контрaкторiв ро6Гт i послуг. Дaлi така докумeнтaцiя поеднуеться в пакети i пакети вже закртлюються за роботами КПР ОУ за допомогою ^н^ф^^йного кода (ID) роботи. Сформован таким чином пакети документ у подальшому потрапляють до бази даних (БД) у виглядГ контракт, опис яких визначаеться в АРМ ^рГвни^ напрямку. Контрактна iнформaцiя надходить дaлi на узгодження до ^рГвни^ проекту i передаеться на ктька АРМГв до вГдповГдних пГдроздГлГв. Дaлi контракт пiдписуеться кeрiвником оргaнiзaцiТ.

Автори проaнaлiзувaли потоки проектноТ докумeнтaцiТ та запропонували проeктно-орiентовaний пГдхГд (рис.2), який гарантуе виконання повного комплексу обробки проектноТ шформаци та забезпечуе ^рГвництво проeктно-орiентовaноТ корпораци своечасною iнформaцiею для прийняття управлшьких рiшeнь щодо управлшня проектами.

Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

5

Виконавець робот

АРМ вщдшу БД 1 ДП

АРМ керiвника напрямку

I_

АРМ керiвника проекту

Узгодження за ^ допомогою мереж

АРМ ЕВ

Проект КП ОУ (Expedition) ^

АРМ КВ

АРМ куратора

Внесення даних за договорами

АРМ АдмЫютратора п1дсистеми

WBS структура, словники, замовлення

Керiвник

оргашза-Ц"

ПИ4

Рис. 2. Схема руху 1нформац1Т з моыторингу проекту

За допомогою АРМу адмшютратора пiдсистеми i засобiв забезпечення процесу поширення шформаци це ршення передаються на АРМ керiвника проекту. Основы функци всiх АРМом наводяться в описах вщповщних в докуменпв: АРМ адмiнiстратора пiдсистеми, АРМ КП - керiвника проекту, АРМ КНП - керiвника напрямку, АРМ пщроздту куратора, АРМ фахiвця договорного вщдту, АРМ фахiвця економiчного вiддiлу, АРМ фахiвця БдiДВ i т.д.

Впровадження 1СУПД мiстить такi основнi етапи:

1. Докоршний аналiз бiзнес-процесiв, стану обладнання, що використовуеться та технологш;

2. Розробка шформацшно-функцюнальноТ моделi пщприемства, реiнжинiрiнг його бiзнес-процесiв;

3. Аналiз можливоТ конф^ураци апаратно-програмних засобiв, що необхщш для впровадження 1СУПД;

4. Виконання шлотного проекту;

5. Затвердження результалв виконання пiлотного проекту i розробка плану впровадження 1СУПД;

6. Вибiр та поставка необхiдних для впровадження 1СУПД апаратно-програмних засобiв;

7. Поставка та iнсталяцiя 1СУПД;

8. Адаптацiя та настройка 1СУПД;

9. Перенос i конвертацiя даних з наслщуваних систем;

10. Навчання системних адмiнiстраторiв та користувачiв робот з 1СУПД;

11. Пiдготовка контрольного прикладу, програми та методики випробувань, проведення повного тестування 1СУПД;

6

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

12. Розробка проектно', програмно', техшчно' документаци' та документацiï для користувачiв;

13. Завершення впровадження 1СУПД, здача ïï в промислову експлуатацiю;

14. Супровщ СПД.

Висновки. Отже пiсля фунтовного вивчення об'екту дослiдження можна сказати, що впровадження 1СУПД на базi програмного продукту Expedition е досить ефективним ршенням для даноï задачi управлiння документами (документопотоками), спроможним забезпечити якюне управлiння проектом, бо забезпечуе цтюний пiдхiд та управлiння вам дiaпaзоном корпоративних знань.

ЛИТЕРАТУРА

1. VoropaevV.I., Sekletova G.I., Archibald R. Project and program management system methodology. // Материалы 17-го всемирного конгресса по управлению проектами "Проектно-ориентированное бизнес и общество". М.: СОВНЕТ. - 2003.

2. Морозов В.В., Кальшченко О.В. Управлшня вартютю проекпв на основ! комплексного структурного пщходу. // Управл1ння проектами та розвиток виробництва. Зб1рник наукових праць. Пщ. Ред. В.А.Рач. - 2002. - №1(4) - С.10-15.

3. Archibald R. Managing high-technology programs and projects. Translated from english. -M.: Dmk press, 2002. - P.464.

4. Шапиро В.Д., Ансов С.П. Корпоративное реформирование: опыт разработки и реализации стратегической программы. // Материалы 17-го всемирного конгресса по управлению проектами "Проектно-ориентированное бизнес и общество". М.: СОВНЕТ, 2003.

5. Васильев В.В. Методология внедрения корпоративных систем управления проектами. // Материалы 17-го всемирного конгресса по управлению проектами "Проектно-ориентированное бизнес и общество". М.: СОВНЕТ, 2003.

6. Kremser W. Project management - the way to process management. // Материалы 17-го всемирного конгресса по управлению проектами "Проектно-ориентированное бизнес и общество". М.: СОВНЕТ, 2003.

7. IDC, Europe Document Management market review and Forecast, 1998-2003, (February, 2000).

Стаття надмшла до редакцп' 10.12.2003 р.

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

7