Организация делопроизводства в бухгалтерской службе: терминологическая оценка и содержание Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

pISSN 2079-6714 Проблемы учета

eISSN 2311-9411

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ: ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА И СОДЕРЖАНИЕ

Марина Дмитриевна АКАТЬЕВА

кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и менеджмента медиабизнеса, Высшая школа печати и медиаиндустрии Московского политехнического университета, Москва, Российская Федерация

История статьи:

Получена 02.10.2018 Одобрена 22.10.2018

Ключевые слова:

делопроизводство, организация бухгалтерского учета, бухгалтерская служба, организация документооборота, бухгалтерское дело, организация бухгалтерского дела

Аннотация

Предмет. В содержании одной из трудовых функций профессионального стандарта «Бухгалтер» - составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности - заслуживает особого внимания необходимое умение главного бухгалтера, связанное с организацией делопроизводства в бухгалтерской службе.

Особенности терминологии в данной сфере, а также тождественность отдельных ключевых понятий приводят к некорректным формулировкам и научно-теоретическим разночтениям.

Цели. Оценка терминологии в сфере делопроизводства с научно-теоретической и практической точек зрения. Формирование выводов и рекомендаций, направленных на оптимизацию состава и содержания необходимых умений главного бухгалтера экономического субъекта и основополагающих учетных понятий. Методология. В настоящей работе использованы методы экспертного анализа нормативных и законодательных документов в области профессионального законодательства и бухгалтерского учета, сравнительного анализа и синтеза. Результаты. Представленные теоретические основы делопроизводства в бухгалтерской службе, а также терминологическая оценка ряда ключевых понятий позволили автору выявить определенные тенденции в этом вопросе и предложить более корректные формулировки. Определены практические аспекты реализации требований профессионального стандарта с применением утвержденных правил и нормативов. Сформирован ряд рекомендаций научно-теоретического характера, ориентированных на совершенствование положений профессионального стандарта «Бухгалтер».

Выводы. Выявлено, что организация бухгалтерского учета включает в себя учетную политику, элементами которой являются документооборот и организация бухгалтерской службы экономического субъекта. При этом в данной системе не принято определять место и роль делопроизводства. Анализ терминологических особенностей и содержания ключевых понятий позволил автору указать на тождественность «организации документооборота» и «делопроизводства» по своему функциональному наполнению. Организация бухгалтерского дела - компетенция главного бухгалтера экономического субъекта, которая могла бы найти достойное место в составе необходимых умений в рамках реализации трудовой функции по составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности в профессиональном стандарте «Бухгалтер», позволив тем самым избежать повторов и некорректных формулировок по вопросам документооборота и делопроизводства.

Сделанные автором замечания и рекомендации позволят актуализировать теорию бухгалтерского учета в части терминологического и понятийного аппарата, а также оптимизировать структуру и содержание ряда компетенций главного бухгалтера в профессиональном стандарте «Бухгалтер».

© Издательский дом ФИНАНСЫ и КРЕДИТ, 2018

Вопросы организации бухгалтерского учета экономического субъекта и его бухгалтерской службы, формирования документов и текущей работы с ними относятся к основообразующим теоретическим и практическим учетным

элементам. В связи с чем всегда актуальными являются профессиональные подходы в оценке места и роли, сущностного содержания этих вопросов.

Достаточно широко и привычно используются в учетной среде понятия «организация бухгалтерского учета», «бухгалтерская служба», «документы и документооборот» и пр.

Однако несколько оригинально выглядит одна из формулировок, представленных в профессиональном стандарте «Бухгалтер» [1].

Так, применительно к трудовой функции «Составление бухгалтерской (финансовой) отчетности» в составе необходимых умений главного бухгалтера указано «организовывать делопроизводство в бухгалтерской службе», что заслуживает, по мнению автора, определенного осмысления и уточнения.

Само понятие «делопроизводство» представляется несколько устаревшим. Наиболее типичным подходом среди различных авторов [2, 3, 4, 5] можно считать определение делопроизводства в целом как сложной системы документирования, требующей постоянного контроля и регулирования и оказывающей значительное влияние на эффективность деятельности организации [4, с. 3].

Применительно же к организации делопроизводства в бухгалтерии это понятие ассоциируется с необходимостью осуществления в его рамках документооборота, являющегося «формой реализации процесса делопроизводства» [4, с. 3], а также подчеркивается принадлежность организации делопроизводства в бухгалтерии к элементам учетной политики, то есть одному из способов ведения бухгалтерского учета [2, с. 3].

Как известно, организация бухгалтерского учета - определенная система мероприятий (услов ий и элементов) построения бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой, с учетом специфики работы экономического субъекта, его структуры, друг ими условиями и предпосылками.

Организация бухгалтерского учета базируется на положениях учетной политики, на рабочих документах, относящихся к четвертому уровню системы нормативного регулирования.

Именно поэтому в понятие организации

бухгалтерского учета включаются:

• система бухгалтерского учета экономического субъекта;

• учетная политика;

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;

• синтетические и аналитические счета;

• первичные учетные документы;

• учетные регистры;

• внутренняя бухгалтерская отчетность;

• инвентаризация;

• формы бухгалтерского учета;

• оценка имущества и обязательств;

• документооборот [6, с. 100].

При этом к организационным положениям

учетной политики относятся:

- рабочий план счетов бухучета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухучета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены формы первичных учетных документов, а также формы для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за операциями;

- организация бухгалтерской службы;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета [6, с. 94].

П о л у ч ае т с я с л ед у ю щ ая и е р ар х и я :

д о к у м е н т о о б о р о т и о р г а н и з а ц и я

бухгалтерской службы - это элементы учетной политики, которая включается в понятие «организация бухгалтерского учета».

При этом документооборот фигурирует как в положениях учетной политики, так и в у точн е ни и с од е рж ани я о рг ан и з ац и и бухгалтерского учета. Однако полностью отсутствует понятие «делопроизводство» [7, 8, 9, 10].

Документооборот подразумевает создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив, движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следовательно, документооборот в бухгалтерском учете экономического субъекта включает все стадии движения первичных документов.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение алгоритма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

Принято считать, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер (в чьи необходимые умения и включается организация делопроизводства в бухгалтерской службе в соответствии с профессиональным стандартом «Бухгалтер»), а утверждается график приказом руководителя организации.

При этом график документооборота формируется группой специалистов, которые выполняют функции по делопроизводству совместно со службой делопроизводства организации и архивом, хотя в практической работе функции по делопроизводству выполняются бухгалтерами, в должностные инструкции которых включаются обязанности делопроизводителей [11].

Все это позволяет объективно и обоснованно считать именно понятие «организация документооборота» тождественным понятию

«делопроизводство» по своему функциональному наполнению.

В связи с чем представляется не совсем корректным перечень необходимых умений главного бухгалтера организации в рамках реализации трудовой функции «Составление бухгалтерской (финансовой) отчетности» (профессиональный стандарт «Бухгалтер»), где помимо анализируемого умения «организовать делопроизводство в бухгалтерской службе», также указывается «разработка форм перечных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности и составление графика документооборота».

Такая двусмысленная трактовка якобы различных профессиональных умений главного бухгалтера требует, по мнению автора, либо уточнения содержания используемого в стандарте «делопроизводства в бухгалтерской службе», либо объединения указанных позиций в одну как идентичных.

Количество работников бухгалтерской службы, занятых делопроизводством, также как и численность всех бухгалтеров этого структурного подразделения, напрямую зависит от объема учетной работы, квалификационного уровня персонала, уровня автоматизации и пр.

Это подтверждается и профессиональным стандартом «Бухгалтер», где непосредственно указано умение главного бухгалтера организации «определять объем учетных работ, структуру и численность работников бухгалтерской службы, потребность в материально-технических, финансовых и иных ресурсах» [1].

Практическая реализация этого вопроса целесообразна с использованием Типовых нормативов времени на работы п о бухгалтерскому учету и ф инансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях, утвержденных Минтруда и соцзащиты России от 07.03.2014 № 003 [12].

Так, расчет общей трудоемкости работ, выполняемых работниками бухгалтерии и финансовых подразделений, целесообразно

проводить по направлениям их деятельности по формуле

To=L Tp-K

1

где То - общая трудоемкость работ, выполняемых в бухгалтерии, финансовом подразделении;

Тр - затраты времени на соответствующее направление деятельности, охваченное нормативами;

п - количество видов выполняемых работ;

К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, носящих разовый характер и не охваченных нормативами.

При этом затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитываются по формуле

г

Т = н -У 1 р / - **вр " г

1

где Нвр - норма времени;

У - объем работы г-го вида, выполняемый в течение года.

Оценивая учетную работу в части делопроизводства в бухгалтерской службе, следует, по мнению автора, также ориентироваться на два принципиальных показателя документооборота: его объем и скорость.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа (в условиях автоматизации - байт информации), характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен плохой продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация.

Скорость Удо документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота

- от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно получить из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности.

Тогда средняя скорость документооборота Удо может быть рассчитана по формуле

V

t

до'

N

где £ Т - сумма всех индивидуальных сроков прохождения документов,

N - общее число названий документов.

Очевидно, что ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому является положительной тенденцией, при этом его автоматизация дает в этой области не м ед ле н ны й и оч е нь суще ст в е нны й позитивный эффект.

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график [6].

Штатная численность работников

определяется по формуле

Т

Ч =—К

шт ^ н Фп

где Фп - фонд рабочего времени одного работника за год, устанавливается ежегодно;

Кн - коэффициент, учитывающий невыходы работников по уважительным причинам (во время отпуска, болезни и т.п.), как средний показатель за прошедшие 2 года, определяется по формуле

К=1 +

%невыходов 100

где % невыходов - невыходы работников по уважительным причинам как средний показатель за прошедшие 2 года, определяется по данным бухгалтерского учета.

В условиях сплошной автоматизации бухгалтерского учета особенно актуально то, что рекомендуемые Типовые нормативы [12] ориентированы на виды бухгалтерских работ, выполняемых с применени ем специализированных программных продуктов. Что позволяет говорить о современном варианте формирования бухгалтерских дел в электронной форме и, следовательно, э л е кт р о н н о м ( ав т ом ат и з и р о в а н н ом ) делопроизводстве в бухгалтерской службе организации.

Это в свою очередь требует от главного бухгалтера знания и соблюдения санитарно-эпидемиологических правил и нормативов к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работ [13]. Данные санитарные правила действуют на всей территории Российской Федерации и устанавливают санитарно-эпидемиологические требования не только к персональным электронно-вычислительным машинам (ПЭВМ), но и условиям труда, что особенно важно с точки зрения организации бухгалтерской службы и оптимизации рабочих мест.

Так, организацию работы с ПЭВМ целесообразно осуществлять в зависимости от вида и категории трудовой деятельности (санитарные правила выделяют таких три группы).

Для разных видов трудовой деятельности устанавливаются, соответственно, 3 категории тяжести и напряженности работы с ПЭВМ. В зависимости от категории трудовой деятельности и уровня нагрузки за рабочую смену при работе с ПЭВМ устанавливается суммарное время регламентированных перерывов [13].

Современная профессиональная реализация всех этих вопросов на практике непосредственно связана с требованием рациональности, которое подразумевает, что бухгалтерский учет должен вестись

рационально и экономично, исходя из условий деятельности организации и ее размера. Это положение относится к принципам -требованиям, то есть указывает на обязательность соблюдения правил организации и ведения бухгалтерского учета.

Как известно, именно совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета (совокупность принятых правил организации и ведения бухгалтерского учета) составляет его учетную политику [14, 15].

И м е н н о п о э т о м у с т о ч к и з р е н и я экономического субъекта, организация его бухгалтерского учета представляет собой определенную систему мероприятий (условий и элементов) построения бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой, с учетом специфики деятельности, структуры, другими условиями.

Очевидно, что специфика деятельности ор гани заци и , п ри над леж но сть ее к определенному виду экономической деятельности, не могут не сказаться как на формировании учетной политики, так и на вопросах организации бухгалтерского учета.

Как уже отмечалось ранее, объективная оценка терминологического аппарата в данной сфере указывает на неопределенность границ ключевых для данной статьи понятий и «размытость» их практикоориентированных особенностей - «организация делопроизводства в бухгалтерской службе» и «разработка форм первичного учета, регистров бухгалтерского учета, составление графика документооборота».

В связи с чем представляется, по мнению автора, недооцененной возможность применения понятия «бухгалтерское дело», под которым следует понимать современную профессиональную деятельность бухгалтера во всех ее проявлениях: изучении теоретических и методологических основ бу х г а л т е р с ко г о у ч е т а, о р г а н и з а ц и и и ведении бухгалтерского финансового и управленческого учета экономического субъекта, составлении отчетности , ф ормировании учетной политики организации, контроле и анализе отчетных

данных, участии в профессиональных организациях, повышении профессиональных и морально-этических качеств и др. [16].

Следовательно, обеспечивая организационные и технические аспекты ведения бухгалтерского учета, бухгалтерское дело становится неотъемлемой частью системы управления, и эффективное формирование такой системы - одной из сложнейших современных задач как на уровне экономических субъектов, так и в масштабах государства. Поэтому бухгалтерское дело цел е со обр аз но, на в з гл яд автора , рассматривать как незаменимый инструмент в системе сбора и обработки экономической информации обо всех аспектах деятельности организации [16].

Более того, учетная система организации, формируемая в рамках бухгалтерского дела, является основой всей информационной системы, так как отражает фактическое состояние управляемого объекта и создает необходимые данные для анализа, планирования, эффективного управления в целом.

Очевидно, что составляющие бухгалтерского дела динамично развиваются, адаптируются к современным процессам в экономике в целом и учетному процессу в частности.

Вследствие чего и понятие «организация бухгалтерского дела» отражает актуальный комплекс профессиональных бухгалтерских компетенций, эффективная реализация кото р ы х н а п р акт и ке - од н а и з первоочередных задач учетного специалиста.

Представляется целесообразным под организацией бухгалтерского дела экономического субъекта считать:

• разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);

• составление графика документооборота организации;

• создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

• определение технологии обработки получаемой информации (формы и способы ведения учетного процесса);

• формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации) [6].

Таким образом, можно определить основные

выводы и тенденции.

1. Организация бухгалтерского учета включает в себя учетную политику, элементами которой является документооборот и организация бухгалтерской службы экономического субъекта. При этом в данной системе не принято определять место и роль делопроизводства.

2. В профессиональном бухгалтерском стандарте некорректно используется понятие «организация делопроизводства» и «разработка форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составление графика документооборота» - как различные по содержанию, не имеющие общего в профессиональной реализации. Такой подход критически оценивается автором.

3. Анализ терминологических особенностей и содержания ключевых понятий позволил автору указать на тождественность «организации документооборота» и «делопроизводства» по своему функциональному наполнению.

4. Недооцененным представляется понятие «бухгалтерское дело» при определении спектра профессиональных прав и обязанностей учетного специалиста.

5. Организация бухгалтерского дела относится к компетенции главного бухгалтера экономического субъекта, которая могла бы найти достойное место в составе необходимых умений в рамках реализации трудовой функции по составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности в профессиональном стандарте «Бухгалтер», позволив тем самым избежать повторов и некорректных формулировок по вопросам документооборота и делопроизводства.

Список литературы

1. Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»: приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 22.12.14 № 1061н.

2. Верховцев А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. 4-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М, 2001. 172 с.

3. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: учебное пособие. М.: Дело, 2002. 360 с.

4. Климова М.А. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: Изд-во РИОР, 2004. 157 с.

5. Поленова С.Н. Об условиях рациональной бухгалтерской службы в субъектах экономики // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2017. № 1.

6. Акатьева М.Д., Бирюков В.А. Бухгалтерский учет и анализ: учебник. 2-е изд., переработанное и доп. М.: ИНФРА-М, 2018. 258 с.

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учета» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

8. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 24.12.2010 №186н.

9. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008): утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

10. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете: приказ Министерства финансов СССР от 29.07.1983 № 105.

11. Поленова С.Н. Формирование и оформление дел (документов) бухгалтерии и текущая работа с ними // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. 2014. № 2.

12. Типовые нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях: утверждены ФГБУ «НИИ труда и социального страхования Министерства труда и социальной защиты РФ от 07.03.2014 № 003.

13. О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2 / 2.4.1340-03: постановление Главного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118.

14. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет: учебн. пособие. М.: Московский государственный университет печати, 2009.

15. Акатьева М.Д. История развития бухгалтерского учета: учебное пособие. М.: Московский государственный университет печати, 2010.

16. Акатьева М.Д. Категория бухгалтерского дела в системе управления экономического субъекта // Международный бухгалтерский учет. 2013. № 43. С. 2-6.