CC BY
2УДК 002.5+378.1+004.9 ОПЫТ АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНЫХ ПРОЦЕССОВ В ВУЗЕ
Стрикунова Лариса Игоревна
кандидат экономических наук, доцент кафедры управления, директор библиотеки Псковского государственного университета,
г. Псков, Россия E-mail: lstrikunowa@mail. ru
THE EXPERIENCE OF AUTOMATING LIBRARY PROCESSES AT THE
UNIVERSITY
Strikunova Larisa Igorevna
PhD in Economics, Associate Professor of the Department of Management,
Director of the Library of Pskov State University,
Pskov, Russia E-mail: lstrikunowa@mail. ru
Аннотация. В статье изложен опыт перехода на новую автоматизированную информационно-библиотечную систему, описаны её плюсы и минусы и даны рекомендации сотрудникам библиотек.
Abstract. The article discusses the process of switching to a new integrated library system, outlines its pros and cons, and provides recommendations for library staff.
Ключевые слова, информационно-библиотечная система, автоматизация библиотечных процессов.
Keywords: integrated library system, automation of library processes.
Библиотека вуза, отвечая запросам времени, меняется внешне и содержательно, по выполняемым функциям и применению различных новых технологий. Пользователям университетской библиотеки предлагаются как традиционные, так и электронные источники информации, которых становится все больше, запросы читателей становятся более персонализированными, а число сотрудников библиотеки сокращается, поэтому актуальным является изучение вопросов автоматизации библиотечно-библиографических процессов библиотек.
Под автоматизацией понимают процесс внедрения современных информационных технологий, с целью оптимизации различных библиотечных процессов [2].
Автоматизация позволяет повысить эффективность работы сотрудников библиотеки, улучшить качество обслуживания и сделать более доступными информационные ресурсы [1].
Можно выделить несколько факторов важности введения автоматизации в университетской библиотеке. Рассмотрим их с точки зрения наших постоянных пользователей и сотрудников.
С точки зрения студентов и преподавателей, важно внедрять процесс автоматизации, так как это обеспечивает:
1. Удобство доступа к ресурсам библиотеки. Через онлайн-каталог и базы данных наши пользователи могут в любое, удобное для них время, со своих электронных устройств изучать необходимые источники информации. Электронные книги, журналы, статьи можно читать дома, в транспорте, в любом месте, где есть Интернет.
2. Более быстрый и простой процесс поиска научной и учебной информации.
3. Оцифровку старых, редких изданий книжного фонда, они становятся более доступны для широко пользователя.
4. Развитие цифровых навыков. Работая с автоматизированными системами, и студенты, и преподаватели приобретают новые навыки,
необходимые в дальнейшем современному человеку.
5. Индивидуальность, персонализацию предоставляемых услуг (подбор источников по заданной теме для конкретного пользователя).
6. Сокращение времени выполнения запросов и обслуживания в библиотеке. Это важно, так как меняется темп жизни современного человека и порой надо в течение дня многое успеть сделать и получить необходимую информацию оперативно.
7. Безопасность и сохранение данных. Современная система обеспечивает высокий уровень безопасности данных конкретного пользователя.
Для сотрудников библиотеки переход к современным технологиям и автоматизация рабочих процессов позволяет:
1) расширить функциональные возможности;
2) сократить долю «ручного труда», связанного с выдачей книг, каталогизацией, инвентаризацией;
3) позволяет быстрее адаптироваться к потребностям пользователя;
4) быть актуальными в век цифровой информации. Сотрудники библиотеки, приобретая новые компетенции, растут профессионально.
В библиотеке Псковского государственного университета за последние десять лет в связи с внедрением процессов автоматизации произошли большие изменения. А именно, следующие:
- Осуществлён переход на новую систему автоматизации, введена АИБС «МегаПро». Система помогает автоматизировать такие процессы как каталогизация, учет, инвентаризация, обслуживание читателей, управление фондом, благодаря чему сокращается время, необходимое для выполнения трудовых операций и время обслуживания читателей. Освобожденное таким образом время используется сотрудниками для выполнения других содержательных и творческих задач.
- Постоянно пополняется и совершенствуется электронный каталог и библиотечные базы данных. Это позволяет удобно искать и находить документы в библиотеке, резервировать книги удалённо. Пользователи
библиотеки ПсковГУ имеют доступ к четырем электронно-библиотечным системам: «Лань», «Юрайт», «Консультант студент», «IPR SMART» а так же к базам данных по подписке Национальной электронной библиотеки (НЭБ), Научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU, к базе данных Polpred.com Обзор СМИ.
- Используется искусственный интеллект в библиотеке. В содействии со специалистами управления информационных технологий вуза разработан чат-бот для ответа на часто задаваемые вопросы пользователей в социальных сетях. Более эффективным становится поиск нужной статьи или книги, поиск по ключевым словам.
- Организуются онлайн-курсы, дистанционно проводятся программы повышения квалификации, вебинары по основам информационной культуры. Так в 2023 году был подготовлен модуль «Основы информационно -библиографической культуры» для программы «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», а в 2024 году подготовлена программа повышения квалификации «Цифровые технологии на службе библиотеки».
- Приобретены новые навыки и сотрудниками библиотеки и, с целью привлечения внимания читателей и развития их общего кругозора, создаются цифровые продукты в виде виртуальных выставок, онлайн-квестов, аудиогидов по историческим местам нашего любимого города. Библиотека теперь доступна не только преподавателям и студентам вуза, но и гостям и жителям нашего города и области.
- Введены и используются электронные читательские билеты в форме пластиковой карты прохода в вуз, у каждого читателя личный онлайн-кабинет пользователя библиотеки. В 2023 г. мы приобрели семь рабочих станций-считывателей для обеспечения этой работы.
- Создаются цифровые архивы, что позволяет систематизировать информацию и хранить её структурировано на сервере вуза. В 2024 году в рамках реализации проекта «Знание в цифре» на базе библиотеки вуза был
20
создан репозиторий, представляющий собой электронный архив интеллектуальных продуктов академического научного сообщества Псковского государственного университета. Репозиторий является частью электронной библиотеки вуза и включает следующие блоки:
• Авторефераты и диссертации ПсковГУ.
• Выпускные квалификационные работы и научные доклады.
• Материалы конференций.
• Инклюзивное образование.
• Медиатека.
• Музей редкой книги.
• История ПсковГУ.
• Результаты проектной деятельности.
- Оцифровка книжного фонда. В прошлом году у библиотеки появился новый профессиональный сканер для оцифровки документов разного формата. Мы начали работу с редкого фонда и к концу 2024 года удалось оцифровать 90 редких изданий.
- Использование технологий совместной работы и создание современных коворкинг пространств. Из электронного зала библиотеки у студентов есть возможность проходить онлайн-курсы, у преподавателей проводить онлайн-лекции и участвовать в онлайн-совещаниях, конференциях и круглых столах.
Цифровая трансформация в библиотеке начиналась постепенно, особенно масштабным и сложным был переход на новую автоматизированную систему: с АБИС «Руслан» на АИБС «МегаПро».
Перед переходом на АИБС «МегаПро» была предпринята попытка перейти на АБИС «Руслан-Нео», но она оказалась проблематичной и болезненной. Ещё при работе в тестовой версии возникало много ошибок, невозможность их исправить или откорректировать самостоятельно удручала сотрудников, должной технической поддержки со стороны исполнителя не было оказано. Кроме того, плохо осуществлялась синхронизация данных с внешними базами вуза, а во время короновирусной инфекции стало понятно,
что в этой системе нет возможности работать удалённо. В итоге заключили договор с другой организацией.
В переходный период, начиная с 2020 года, сотрудниками отдела информационных ресурсов и технологий библиотеки осуществлялась работа по изучению всех имеющиеся автоматизированных информационно-библиотечных систем для обоснования выбора перехода на одну из них. В то время в штате библиотеки был программист, который координировал эту работу.
Для сравнительного анализа были взяты пять автоматизированных библиотечных систем: «Ирбис», «МегаПро», «Марк SQL», «МАРК Cloud», «1С: Библиотека». Анализ проводился по следующим критериям: условия установки системы и встраивания её в университетскую информационную систему, возможность технического сопровождения и обучения сотрудников библиотеки, структура и модули работы в системе, охват ими библиотечных процессов, стоимость и отзывы других вузов об использовании системы. После анализа была выделена АИБС «МегаПро» как система, которая даёт комплексную автоматизацию информационно-библиотечной деятельности университетской библиотеки, решает задачи с системами автоматизации учебного процесса, обучающими системами и образовательными средами. Важно, что АИБС «МегаПро» может размещаться как на сервере, так и в виде облачного сервиса.
Опрос сотрудников по итогам четырёхлетней работы в этой системе, позволил выделить несколько положительных моментов её использования:
1) Все технологические операции выполняются не только на компьютерах, непосредственно подключенных к электронной сети библиотеки, но и на любых других компьютерах, независимо от их географического местонахождения, через Интернет, используя web-браузеры. Возможно также заходить в систему и работать со смартфона.
2) В модуле «Каталогизация» запись создается по шаблону, незаполненные поля автоматически удаляются. Можно добавлять поля,
подполя в той последовательности, в какой это необходимо. Есть возможность создавать тематические словари для поиска в системе, через словари полей, подполей найти необходимый индекс, ключевое слово, автора и не вписывать вручную. Созданную библиографическую запись можно редактировать без боязни, что программа войдет в режим «сна» и от этого запись не сохранится и нужно будет создавать заново. Программа по модулю «Каталогизация» работает стабильно, не зависает, заносить, сохранять информацию, вести поиск, составлять отчеты и др. операции получается достаточно быстро.
3) При росписи статей есть возможность прикрепления каждой статьи к конкретному номеру журнала через команду «Расписать». Точно также и в книгах создается многоуровневое описание, когда том прикрепляется к основной записи, так называемой «шапке». Это очень удобно собрать все статьи номера или тома многотомного издания вместе.
4) Есть возможность использовать команду «Создать подобный» для росписи изданий одного вида.
5) В модуле «Каталогизация» можно достаточно быстро производить загрузку/выгрузку библиографических записей в MARC-формате (RUSMARC).
6) Удобен функционал «Последняя 1000», где можно сразу посмотреть последние загруженные издания и не искать их через поиск.
7) Появилось больше возможностей при создании дополнительных модулей, например выпускные квалификационные работы и научные доклады магистров теперь могут заносить в систему представители от кафедр.
8) Удобно работать с модулем «Регистрация», создавать и редактировать учетную запись читателя, есть возможность создавать учётную запись читателя по образцу (шаблону), загружать и удалять фото читателей, пользуемся функцией «сформировать и направить письмо читателю».
9) Модуль «Обслуживание» позволяет просматривать личный кабинет пользователей, выполнить отбор, заказ и резервирование необходимой литературы; в автоматизированном режиме осуществлять выдачу и возврат книг, отслеживать задолженности и должников по возврату литературы,
проводить экспресс-каталогизацию, вести учёт выданных справок, выставок, мероприятий.
Конечно, работа системы зависит от наличия и скорости Интернета, на данный момент приходится подстраховываться и сохранять традиционные формуляры читателей.
Есть и ещё моменты, над которыми стоит поработать: на данный момент только 42% фонда внесено в АИБС «МегаПро», не хватает сотрудников для этой работы, пока не налажена книговыдача через RFID-систему и инвентарные номера, УК и БН, вводятся вручную. Система ежегодно обновляется и совершенствуется, дополнительные услуги и модули можно приобрести, но заключая дополнительный договор и внося дополнительно плату.
Технические вопросы решаются достаточно оперативно со стороны разработчика ООО «Дата Экспресс», продолжается процесс освоения новых модулей и возможностей системы. Так в настоящее время, в рамках реализации проекта библиотеки «Знание в цифре», в рамках программы стратегического академического лидерства «Приоритет-2030» осуществлён бесшовный переход ко всем ЭБС, с которыми у вуза заключён договор на взаимодействие, проведена интеграция 1С и МегаПро для импорта информации о студентах из системы «1С: Университет» в систему библиотеки.
В качестве рекомендации для тех коллективов вузовских библиотек, которые в начале своего пути по переходу на автоматизированную информационно-библиотечную систему, можно порекомендовать следующее:
1. Настроиться морально.
2. Выделить свои приоритеты или наиболее важные для организации деятельности модули.
3. Сформировать вузовскую команду трансформации библиотечной деятельности. Желательно, чтобы в неё вошли, кроме сотрудников библиотеки, представители управления информационных технологий (программисты), представители учебного управления.
4. Изучить опыт и отзывы о работе с различными автоматизированными
информационно-библиотечными системами других библиотек.
5. Выделить критерии для отбора АИБС и провести сравнительный анализ.
6. Технический аудит, обновление серверов при необходимости, программного обеспечения компьютеров.
7. Закупка АИБС.
8. Обучить персонал библиотеки работе в новой АИБС.
9. Конвертация данных из прежней системы.
10. Наладить техническую поддержку по АИБС.
11. Иметь постоянно доступ к Интернету.
Обобщая вышесказанное, стоит отметить, что для успешной трансформации библиотеки и её движения вперёд по траектории развития процесс автоматизации очень важен. Современные технологии позволяют более эффективно работать с данными наших читателей, анализировать их предпочтения, создавать персонализированные услуги, предлагать новые книги, на основе прочитанных, подбирать научную литературу, исходя из обозначенных научных интересов пользователей.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Алешин Л.И. Автоматизация в библиотеке. - М. Изд-во МГУКИ, ИПО Профиздат, 2002. - 176 с.
2. Яцевич Н.А Автоматизация библиотек: проблемы терминологии [Электронный ресурс] // Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса: междунар. конф. «Крым 2006». - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/wm/mter-events^rimea2006/disk2/169.pdf.
