CC BY
10531 (382) - 2014
Информационное обеспечение управленчески.. решений
УДК 338.2
ФОРМИРОВАНИЕ ПЕРВИЧНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА
Н.Д. ТАНЮШИН,
аспирант кафедры экономики E-mail: [email protected] Одинцовский гуманитарный университет
Рассматриваются основные причины внедрения контроллинга на предприятиях. Дана оценка необходимости качественного информационного обеспечения системы контроллинга. Разработано определение контроллинга как основы информационно-аналитического обеспечения системы управления предприятием. Рассмотрен процесс преобразования данных в информацию и знания на основе трех уровней обработки информации. Представлена схема формирования первичного информационного пространства для информационного обеспечения системы контроллинга. Рассмотрены количественные характеристики информации, связанные с типом носителя и способом представления информации, смысловым содержанием, полезностью для достижения поставленной цели. Приведены основные качественные характеристики информации, от которых зависит своевременность и правильность управленческих решений.
Ключевые слова: контроллинг, информация, первичное информационное пространство, характеристики информации
В современных условиях, когда предприятия вынуждены работать в условиях жесткой конкуренции и постоянного лимита времени, необходимы новые способы построения систем управления. Одним из наиболее эффективных способов управления является контроллинг. Он позволяет направлять
менеджмент предприятия на принятие наиболее эффективных управленческих решений.
Многие российские ученые под контроллингом понимают функционально обособленное направление аналитической деятельности на предприятии. При этом некоторые из них связывают его с реализацией информационного, комментирующего обеспечения управления предприятием [2, с. 8], другие — с реализацией финансово-экономической функции в менеджменте для принятия оперативных и стратегических управленческих решений [1, с. 216].
Контроллинг возник в XV в. в Великобритании, затем получил развитие в Европе и в США. В России интерес к контроллингу начал проявляться в начале 1990-х гг., когда в экономике закрепились рыночные принципы хозяйствования. Наибольший интерес к контроллингу (в теоретическом и практическом плане) первоначально был проявлен со стороны банков как наиболее динамично развивавшегося сектора рыночной экономики.
В дальнейшем контроллинг стал внедряться в другие организации, действующие в разных сферах (промышленные предприятия, предприятия сферы услуг, строительство, образовательные учреждения, торговые организации и др.).
Основными причинами внедрения системы контроллинга на предприятиях можно назвать:
— постоянные изменения и рост нестабильности внешней среды, выдвигающие новые требования к системе управления предприятием;
— постоянное изменение и усложнение корпоративных систем управления предприятием;
— возрастание информационных потоков, циркулирующих между отдельными подразделениями;
— непрерывное появление новых и возрастание объемов существующих источников информации при недостатке релевантной информации. Это потребовало построения эффективной системы информационного обеспечения управленческих служб, направленной на сокращение времени при принятии управленческих решений.
Организационно контроллинг внедряется с помощью создания отдельного структурного подразделения (департамента, управления, службы или отдела), сформированного на основе внутренних документов организации.
При этом контроллинг не подменяет работы менеджеров организации, а выполняет сервисную функцию (в основном он решает вопросы информационной поддержки при принятии управленческих решений) [3, с. 11].
Современное предприятие не может быть конкурентоспособным, если оно не имеет качественного информационного обеспечения. Информация помогает не только принимать верные, но и своевременные управленческие решения (т.е. действовать быстрее других, если в этом есть необходимость).
Принимая во внимание специфику внедрения контроллинга на российских предприятиях, можно предложить следующее определение контроллинга: это концептуальный подход к информационно-аналитическому обеспечению системы управления предприятием на основе наиболее эффективного решения стратегических и тактических задач, результатом решения которых является максимально возможное получение прибыли (включая повышение конкурентоспособности, стабильности на рынке, где осуществляется бизнес, сплочение и справедливая мотивация персонала, а также повышение профессионального рейтинга предприятия).
Это определение дополняет теоретические знания в области контроллинга и подчеркивает значение функции информационной поддержки менеджмента предприятия как наиболее значимой части процесса принятия эффективных управленческих решений.
Процесс преобразования данных и/или сведений в информацию, затем в знания является основой информационного обеспечения контроллинга. Качество информационного обеспечения во многом зависит от системы сбора информации, достоверности источников информации и своевременности ее предоставления руководству предприятия. Одним из основных элементов информационного обеспечения контроллинга является первичное информационное пространство, которое формируется исходя из стратегических и тактических целей функционирования предприятия.
Предложенные далее подходы к формированию первичного информационного пространства имеют непосредственное практическое значение, так как направлены на повышение эффективности принятия управленческих решений за счет оперативного сбора и обработки достоверной информации.
Информация относительно возникновения и последующих преобразований проходит три этапа. Вначале человек воспринимает информацию в виде определенного набора данных. Здесь проявляется синтаксический аспект. Данные структурируются в соответствии с конкретной предметной областью, формируется знание о наблюдаемом факте. На данном этапе проявляется семантический аспект. Знания, которые имеют высокую степень структуризации, позволяют создавать информационные модели исследуемых объектов. Полученные знания используются для достижения поставленных целей. Это прагматический аспект.
Знания определяются как совокупность хранимых в памяти человека или в базах знаний фактов (данных, сведений) о некоторой предметной области, их взаимосвязей и правил, которые могут быть использованы для получения новых фактов и/или решения каких-либо задач, связанных с различными видами интеллектуальной и практической деятельности людей или их сообществ. Знания отражают множество возможных ситуаций, характеризующихся состоянием и конкретной реализацией объектов определенного типа, способы перехода от одного описания объекта к другому. Для знаний характерна внутренняя интерпретируемость, структурированность, связанность и активность. Знания — это духовная деятельность, отражение объективной действительности, рассмотренное с точки зрения не процесса, а результата. Знание может быть передано другим поколениям и представляет собой продукт общественной,
источники ИНФОРМАЦИИ для формирования первичного информационного пространства системы
ПОДСИСТЕМА информационного обеспечения системы контроллинга
Схема формирования первичного информационного пространства для информационного обеспечения системы контроллинга
материальной и духовной деятельности людей, выраженный в знаковой форме и осуществляющий перевод разрозненных представлений в теоретически систематизированную, общезначимую форму. Информация может добавляться к знанию и становиться его частью.
Процесс обработки информации рассматривается на трех уровнях (см. рисунок).
Синтаксический уровень определяет внешнюю форму и структуру информационных сообщений. Он связан со способом представления информации вне зависимости от ее смысловых и потребительских качеств. На этом уровне рассматриваются формы представления информации для ее передачи и хранения. Обычно информация, предназначенная для передачи, называется сообщением. Сообщение может быть представлено в виде знаков и символов, преобразовано в форму электрических сигналов, закодировано и промодулировано для передачи по выбранному каналу связи. При хранении характеристики процессов преобразования сообщения определяются другими формами, позволяющими
осуществлять поиск, запись, обновление, изменение информации в базе. Информацию, рассмотренную только относительно синтаксического аспекта, называют данными.
Семантический уровень определяет смысловое содержание информации и соотносит ее с ранее полученной информацией - построение технико-экономических показателей, проектирование реквизитного состава документов, разработка логической структуры базы данных, создание системы классификации и кодирования. Смысловые связи между словами или другими элементами языка отражают тезаурус - словарь, который состоит из двух частей: списка слов и устойчивых словосочетаний, сгруппированных по смыслу, и некоторого ключа, например алфавитного, позволяющего расположить слова в определенном порядке. При получении информации тезаурус может изменяться, и степень этого изменения характеризует воспринятое количество информации.
Прагматический уровень отражает ценность информации, ее полезность для выработки ре-
шений. Этот уровень отражает потребительские свойства [4, с. 47].
В целом все характеристики информации делятся на количественные и качественные.
Рассмотрим количественные характеристики.
Синтаксическая мера (мера количества информации, которая оперирует с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту).
На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ представления информации, скорость передачи и обработки, размеры кодов представления информации. Количество информации на синтаксическом уровне определяется через понятие энтропии системы. Так, объем данных V понимается в техническом смысле как информационный объем сообщения или как объем памяти, необходимый для хранения сообщения; информационный объем сообщения измеряется в битах и равен количеству двоичных цифр (0 и 1), которыми закодировано сообщение.
Пусть до получения информации потребитель имеет некоторые предварительные (априорные) сведения о системе а. Мерой его неосведомленности о системе является функция Н(а), которая в то же время служит и мерой неопределенности состояния системы. После получения сообщения Ь получатель приобрел дополнительную информацию ^^), уменьшившую его априорную неосведомленность так, что неопределенность состояния системы после получения сообщения Ь стала Н^а). Тогда количество информации о системе й^), полученной в сообщении Ь, определится следующим образом: Ш^) = Н(а) — Н(Ь), т.е. количество информации измеряется уменьшением неопределенности состояния системы. Если конечная неопределенность Н^а) обратится в ноль, то первоначальное неполное знание заменится полным знанием и количество информации Ш^) = Н(а), т.е. энтропия системы Н(а) может рассматриваться как мера недостающей информации [4, с. 48].
Семантическая мера (служит для измерения смыслового содержания, т.е. количества информации на семантическом уровне). Наибольшее признание получила тезаурусная мера, которая связывает семантические свойства информации со способностью пользователя принимать поступившее сообщение. Для этого используется понятие тезауруса пользователя — совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система. В
зависимости от соотношений между смысловым содержанием информации и тезаурусом пользователя S изменяется количество семантической
р
информации I воспринимаемой пользователем и включаемой им в дальнейшем в свой тезаурус. В предельных случаях, когда количество семантической информации 1с равно 0, при Бр ^ 0 пользователь не воспринимает (не понимает) поступающей информации; при Бр ^ »пользователь все знает и поступающая информация ему не нужна.
Максимальное количество семантической информации 1с пользователь приобретает при согласовании ее смыслового содержания 5 со своим тезаурусом 8р (5р = 8р ), когда поступающая информация понятна и несет отсутствующие сведения. Следовательно, количество семантической информации в сообщении, количество новых знаний, получаемых пользователем, — величина относительная, так как одно и то же сообщение может иметь смысловое содержание для одного пользователя и быть бессмысленным для другого. Относительной мерой количества семантической информации является коэффициент содержательности С, который определяется как отношение количества семантической информации к ее объему С = 1с / V .
Прагматическая мера (позволяет определить полезность/ценность информации для достижения пользователем поставленной цели). Эта мера — величина относительная и обусловлена особенностями использования информации в той или иной системе. Ценность информации целесообразно измерять в тех же единицах (или близким), в которых измеряется целевая функция.
Так, в экономической системе прагматические свойства (ценность) информации можно определить приростом экономического эффекта функционирования, достигнутым благодаря использованию этой информации для управления системой:
ыЬ^) = П & / Ь)—П (£), где ^Ь^) — ценность информационного сообщения Ь для системы управления g; П (£ / Ь) — ожидаемый эффект функционирования системы g при условии, что для управления будет использована информация, содержащаяся в сообщении Ь; П(§) — априорный ожидаемый экономический эффект функционирования системы управления g .
Теперь рассмотрим качественные характеристики.
31 (382) - 2014
Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств объекта. Важнейшее значение имеют: правильность концепции, на базе которой сформулировано исходное понятие и обоснованность отбора существенных признаков и связей отображаемого явления.
Содержательность информации отражает семантическую емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных. Коэффициент содержательности С определяется как С = 1с / V С увеличением содержательности информации увеличивается семантическая пропускная способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведений требуется обработать меньший объем данных. Коэффициент информативности характеризует отношение количества синтаксической информации к объему данных и определяется
как Y = 1 / V.
д
Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателей. Понятие полноты информации связано с ее семантикой и прагматикой.
Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее преобразования. Например, в информационной системе информация преобразовывается в удобную для восприятия пользователя форму, что достигается согласованием ее семантической формы с тезаурусом пользователя.
Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования и зависит от динамики изменения ее характеристик и интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.
Своевременность информации означает ее поступление не позже назначенного времени решения поставленной задачи.
Точность информации определяется степенью соответствия получаемой информации реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.
Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Измеряется вероятностью того, что отображаемое информацией
значение параметра достоверности отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.
Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности, обусловлена выбранной методикой ее отбора и формирования.
Представленные характеристики информации нельзя считать исчерпывающим перечнем. Для крупных организаций, которые нуждаются в более детализированной информации, этот перечень характеристик может быть расширен.
От полноты первичного информационного пространства зависит не только качество информационного обеспечения контроллинга, но и эффективность принимаемых управленческих решений. Обработанные в информационных системах различные данные, сведения и информация формируют систему знаний. Накопление знаний позволяет создавать информационные модели исследуемых объектов и с их помощью прогнозировать возможные изменения различных параметров, т.е. предвидеть будущее, а это и есть основное предназначение контроллинга.
В современном мире почти все предприятия одной отрасли предоставляют примерно одинаковый набор услуг (так как все находятся в одинаковом правовом поле), и конкурировать можно лишь в качестве предоставляемых услуг (или в качестве выпускаемой продукции). Именно для повышения качества принимаемых управленческих решений и требуется создавать системы информационного обеспечения, основу которых составляет первичное информационное пространство.
Список литературы
1. Александров Д.В., Александрова Е.В., Лек-син А.Ю., ДавыдовН.Н. Методологические основы управления и информатизации бизнеса. М.: Финансы и статистика, 2012. 376 с.
2. ДанилочкинаН.Г., Чернер Н.В. Контроллинг. М.: Доброе слово, 2006. 294 с.
3. Контроллинг на промышленном предприятии: под ред. А.М. Карминского, С.Г. Фалько. М.: ФОРУМ; Инфра-М, 2013. 304 с.
4. Спиридонов Э.С., КлыковМ.С. Информационная экономика. М.: ЛИБРОКОМ, 2010. 288 с.
Economic analysis: theory and practice Dataware for managerial decisions
ISSN 2311-8725 (Online) ISSN 2073-039X (Print)
THE FORMATION OF PRIMARY INFORMATION SPACE FOR CONTROLLING SYSTEMS
Nil D. TANYUSHIN
Abstract
The article describes the basic reasons for implementing controlling in enterprises. The research work estimates the need for quality information support of a controlling system. The article defines controlling, as the basis of both the information and analytical support systems of enterprise management The paper describes a process of converting data into information and knowledge on the basis of three levels of information processing The article presents a scheme of formation of primary information space to support controlling systems . The author considers the quantitative characteristics of information associated with the media type and the way of presenting information, semantic content and usefulness for the purpose stated The author presents the basic qualitative characteristics of information affecting the timeliness and accuracy of management decisions .
Keywords: controlling, information, initial information space, characteristics
References
1. Aleksandrov D.V., Aleksandrova E.V., Leksin A.Yu., Davydov N.N. Metodologicheskie osnovy up-ravleniya i informatizatsii biznesa [The methodological bases of management and informatization of business] . Moscow, Finansy i statistika Publ., 2012, 376 p.
2. Danilochkina N.G., Cherner N.V. Kontrolling [Controlling]. Moscow, Dobroe slovo Publ., 2006, 294 p.
3. Kontrolling na promyshlennom predpriyatii [Controlling for an industrial enterprise]. Moscow, FORUM Publ., INFRA-M Publ., 2013, 304 p.
4. Spiridonov E.S., Klykov M.S. Informatsionnaya ekonomika [Information economy]. Moscow, LIBRO-KOM Publ., 2010, 288 p.
Nil D. TANYUSHIN
Humanities University of Odintsovo, Odintsovo, Moscow region, Russian Federation [email protected]
