CC BY
101Технологии бизнес-анализа
ЭВРИСТИЧЕСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ БИЗНЕС-АНАЛИЗА*
Л.А. ГОРШКОВА, доктор экономических наук, профессор Нижегородского государственного университета им. Н.И. Лобачевского
Поисково-оценочные эвристические методы бизнес-анализа
К эвристическим методам анализа, предусматривающим как поиск вариантов аналитических решений, так и их оценку, относятся: комиссии и конференции, мозговой штурм (мозговая атака), банк идей, коллективный блокнот, типология, метод активного социологического тестированного анализа и контроля, функционально-стоимостный анализ, деловые игры и другие приемы.
Комиссии и конференции — метод групповой аналитической работы, в процессе которой происходит свободное выдвижение идей (решений), осуществляются их критика и оценка.
Технология метода:
1) постановка проблемы;
2) выдвижение вариантов решений проблемы и их обсуждение;
3) выбор приемлемого решения (решений) для реализации (чаще всего по результатам голосования).
Недостаток метода состоит в том, что аналитики в своих суждениях изначально ориентированы на принцип компромисса, что увеличивает риск получения искаженных результатов анализа.
Мозговой штурм (МШ) — метод, основывающийся на разделении во времени процесса поиска решений и их оценки.
Технология метода:
1) постановка проблемы заказчиком мозгового штурма;
* Окончание. Начало см.: Экономический анализ.— 2006. —№ 2 (59), 3 (60).
2) сбор максимального числа решений;
3) оценка всех решений и выбор наиболее предпочтительных из них.
В зависимости от числа участников различают индивидуальную (1 человек), групповую (7±2 человека) и массовую (неограниченное число участников) мозговую атаку. В случае массового штурма все участники разбиваются на группы, и работа проводится по группам с последующим ее продолжением с представителями групп. Число участников в каждой группе — не более 9 человек.
Наряду с открытым (устным) штурмом имеет место закрытый (письменный) мозговой штурм. Он проводится в той ситуации, когда затруднительно собрать вместе всех необходимых субъектов анализа. В этом случае специалистам рассылаются вопросники по проблеме, подлежащей решению.
Наиболее распространенной является групповая открытая мозговая атака. Она основывается на стимулировании творческой деятельности, которая приводит к неожиданным поворотам мысли, нестандартным идеям. Необходимая атмосфера создается за счет совместного обсуждения конкретной проблемы, регламентируемого определенными правилами: запрет на критику выдвигаемых предложений, ограничение времени одного выступления, обязательная фиксация всех высказанных идей и т.д.
На первом этапе в мозговом штурме во главу угла ставится не качество, а количество идей. Важны выбор участников, места, времени проведения штурма. Желательно привлечение специалистов разной направленности: бухгалтеров, финансистов, маркетологов, конструкторов и т.д. Необходимо, чтобы среди участников мозгового штурма были
специалисты с разным опытом. Они должны быть в курсе проблемы, но не слишком детально ее знать. Нежелательно присутствие на сессии начальника и его подчиненных.
При использовании метода многое зависит от руководителя, который должен обеспечить выполнение всех правил и процедур метода. Успешность работы определяется его умением вести штурм в нужном направлении, темпе, не позволять отклоняться от цели, переформулировать исходную постановку проблемы, поощрять выступающих генераторов идей и т.д.
Результаты мозгового штурма являются плодом коллективного труда и не персонифицируются. Детальные правила проведения одного из этапов открытого мозгового штурма в форме МАСТАКА представлены в табл. 13.
Установлено, что процесс выдвижения новых идей не является независимым от процесса их оценки. Идеи генерируются тем успешнее, чем менее генерация интегрируется с оценкой идей. Процесс мышления протекает таким образом, что высказываемая одним из членов группы идея порождает у коллег либо творческую, либо крити-
Таблица 13
Фрагмент МАСТАКа «Мозговой штурм» (этап генерирования идей)
Количество порождает качество: из большего количества альтернативных предложений можно с большей вероятностью найти качественное решение, чем из малого их числа.
Посему — все для сбора изобильного «урожая» идей! Важность Истинность
1. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ (РЕКОМЕНДАЦИИ ОРГАНИЗАТОРУ МШ)
1.1. В МШ в группу включай от 5 до 9 человек
1.2. Приглашай для генерации идей от 3 до 6 специалистов по изучаемой проблеме
1.3. Зови в группу двух-трех дилетантов, не знающих проблему, но служащих своеобразными катализаторами идей для специалистов
1.4. В группе не должно быть непосредственного начальника генераторов идей по основной работе
1.5. Желательно участие в работе хотя бы одной женщины
1.6. Проводить МШ лучше не в учебной аудитории, а в комнате отдыха, кабинете психологической разгрузки. Благотворно действует наличие цветов, картин, занавесей
1.7. Участникам МШ «удобнее разместиться в креслах на колесиках», «кружочком: лицом к лицу». Все должны быть в одинаковом положении
1.8. Обязательно познакомь участников МШ. Возможно с помощью проведения мини-тренинга «Знакомство»
1.9. Желательна интеллектуальная разминка
1.10. Доведи до участников МШ правила проведения МШ, убедись, что их хорошо освоили
1.11. Проведи разминочные упражнения на раскованность, создание игрового настроения
1.12. Нелишним будет выполнение заданий на сплоченность группы
1.13. Препятствуй официальности и формальности
1.14. Создавай открытую атмосферу, способствующую свободе мысли
1.15. Переводи приходящую на ум или допущенную другими критику в форму вопроса «как» (к примеру, фразу, содержащую критику «но это слишком дорого», в форму идеи «как мы можем получить это по более низкой цене?»)
1.16. Попытайся убедить каждого участника МШ в чрезвычайном значении разрешения проблемы для него лично
1.17. Организуй соревнование между 2-3 командами генераторов идей, сообщив, каким будет вознаграждение за победу
1.18. Подготовь магнитофон для записи МШ или пригласи стенографистку
2. ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ МШ (РЕКОМЕНДАЦИИ ГЕНЕРАТОРАМ ИДЕЙ)
2.1. Отсрочь критику на время «вызревания и сбора» идей
2.2. Исключай взаимные критические замечания и промежуточные оценки идей. Пресекай споры и конфронтации
2.3. Убеди себя, что поставленная проблема для тебя чрезвычайно важна
Окончание табл. 13
Важность Истинность
2.4. Вопросы задавай коллегам только в целях уточнения и развития идей
2.5. Встречай любую идею с одобрением, даже шуточную, явно нелепую, будь доброжелательным к коллегам
2.6. Постарайся максимально раскрепоститься. Высказывайся свободно, не опасайся критики
2.7. Дай волю своему воображению. Помни, в МШ нет глупых!
2.8. Не бойся поспешных решений
2.9. Не стремись найти единственно правильное решение, идеальное
2.10. Не жди одобрения или обсуждения своих предложений со стороны коллег
2.11. Будь весел! Оптимизм, улыбки, смех помогут в МШ!
2.12. Не претендуй на особую роль и привилегии, в МШ все равны
2.13. Добивайся предельной краткости в изложении мыслей
2.14. Время выступления каждого участника не должно превышать 1-2 мин Выступления членов группы должны чередоваться. Инициативу на длительное время не должен захватить один человек
2.15. Если проблема в целом не поддается решению, расчлени ее на составные части. Периодически акцентируй внимание на отдельных аспектах проблемы
2.16. Используй способ комбинирования приемов, соединения решений
2.17. Не пренебрегай методами эмпатии, ассоциации и т.п
2.18. Используй для решения данной проблемы известные тебе способы и приемы, эффективно применяемые в других ситуациях
2.19. Отойди от традиционных способов мышления: «это не будет работать», «это абсурдно», «это невозможно» и пр.
2.20. Скептицизм — это стена между тем, что ищется, и тем, кто ищет
2.21. Осмысливая выдвинутую для решения проблему, можно попытаться сделать от противного: изменить поставленную задачу, последовательность действий, операций и пр.
2.22. Ищи аналоги данной проблеме.
2.23. Не добивайся исчерпывающих обоснований и разъяснений
2.24. Может помочь обратный МШ
ческую реакцию. В силу запрета на критику даже неконструктивные идеи порождают продуктивные реакции и приводят к тому, что процесс выдвижения новых идей в определенном смысле идет лавинообразно.
Наличие указанного эффекта подтверждается не только качественным анализом, но и статистически. Так, исследование эффективности мозговых атак, проведенные в университете Буффало, показали, что групповое мышление производит на 70% больше ценных новых идей, чем сумма результатов работы равных по численности, но изолированных специалистов5.
Для проведения второго этапа анализа может использоваться один или несколько рассмотренных ранее методов оценки и выбора решений.
Мозговую атаку следует организовывать в том случае, когда проблема не поддается традиционному решению.
5 Глущенко В.В., Глущенко Н.Н. Исследование системы управления. — Железнодорожный: ОО «НПЦ» «Крылья», 2000.- С. 108.
Банк идей — метод, основанный на обращении к систематизированным хранилищам вариантов решения различных бизнес-проблем.
Технология метода:
1) осознание проблемы;
2) поиск в картотеке или автоматизированной базе данных, создаваемой в процессе практической деятельности, аналогичной ситуации;
3) оценка решений проблемы, имеющихся в хранилище;
4) выбор вариантов решений, приемлемых с точки зрения субъектов анализа.
Коллективный блокнот — метод заочного выдвижения решений аналитической проблемы членами формального коллектива с последующей оценкой предложений.
Технология метода:
1) вручение каждому субъекту анализа блокнота, в котором в общих чертах излагается существо анализируемого вопроса, а также приводятся необходимые вспомогательные и справочные материалы, например схемы документооборота, должностные инструкции и т.д.;
2) запись субъектами анализа предложений и рекомендаций в свой блокнот;
3) сдача по истечении установленного времени блокнотов координатору;
4) подготовка координатором на основе содержащихся в блокнотах материалов обобщающей записки;
5) оценка выработанных решений.
Метод коллективного блокнота удобен в тех случаях, когда невозможно осуществить продолжительную совместную работу специалистов, привлечь опытных консультантов. Для использования метода необходимо наличие в коллективе организации творчески мыслящих, опытных специалистов.
Типологии—метод, основывающийся на теории позиционирования. Основная идея указанной теории заключается в существовании готовой, единой для всех картины стандартных ситуаций и решений.
Технология метода:
1) оценка анализируемого объекта по некоторым заданным параметрам (анализируемые параметры имеют как количественную, так и качественную оценку; отражают как простые свойства, так и комплексные);
2) позиционирование объекта в типологической схеме в соответствии со значениями параметров (позиционирование возможно в виде той или иной отметины (точек, окружностей и т.д.));
3) получение стандартных рекомендаций, предлагаемых разработчиками конкретной типологической сетки в соответствии с определенной позицией объекта в схеме;
4) выбор аналитиком рекомендаций, адекватных конкретной ситуации.
При использовании двух параметров типологическая схема имеет вид таблицы, при трех параметрах — объемной схемы.
Использование типологических сеток позволяет определить тип анализируемого объекта и воспользоваться готовыми рекомендациями по его совершенствованию. Однако с методом типологии необходимо быть крайне осторожным. Универсальные «рецепты» достаточно соблазнительны своей простотой, контрастирующей с решением творческих задач, но польза от применения полученных рекомендаций весьма ограниченна. Лучше знать, как выявить и решить проблемы, чем верить в готовые рецепты успеха. Лишь в сочетании с другими приемами оценки метод типологии позволяет найти приемлемые варианты аналитических решений.
SWOT-анализ — метод, базирующийся на органическом сочетании оценки внутренних и внешних факторов развития организации.
Технология метода:
1) выявление сильных и слабых сторон субъекта хозяйствования;
2) сопоставление сильных и слабых сторон организации и факторов внешней среды;
3) определение основных действий (мероприятий), необходимых для субъекта хозяйствования в силу сложившегося сочетания сил, возможностей, слабостей и угроз.
Для проведения SWOT-анализа удобно использовать табличную форму (табл. 14).
МАСТАК — метод активного социологического тестированного анализа и контроля6.
Технология метода при игровом командном способе работы включает несколько действий:
1) организатор объявляет тему для выработки рекомендаций по результатам анализа;
2) каждый из членов группы экспертов на отдельном листе бумаги в течение заранее определенного временного периода формулирует свои рекомендации по указанной тематике, стараясь отработать формулировки стилистически точно и ясно;
3) эксперты поочередно называют номер своей рекомендации (первый, второй и последующие порядковые номера), проставляют этот номер рядом со своей рекомендацией и зачитывают ее вслух. Остальные члены команды на свободном поле листа указывают этот номер и рядом с ним проставляют балл данной рекомендации. Система баллов может быть произвольной от 5 до 10, но заранее установленной организатором. Если оценивающие члены группы считают рекомендацию чрезвычайно полезной, они дают ей один из высших баллов, если, наоборот, — абсурдной, то указывают ноль баллов. Очередность чтения одной из рекомендаций переходит последова-
Таблица 14
Форма SWOT-анализа
Сильные стороны Слабые стороны
Внутренняя 1..
среда 2.... 2..
Возможности
Внешняя 1...... 1.....
среда 2 2
6 Бирштейн М.М., Жуков Р.Ф., Тимофеевский Т.П. Возникновение, состояние и перспективы развития деловых игр// Деловые игры и методы активного обучения. — Челябинск: Изд-во ПИ, 1982.- С. 6-11.
Таблица 15
Характеристика игрового метода анализа
Условия проведения игр Характеристики деловых игр
■ Наличие проблемного управления социально-экономической или социально-пси-
Наличие хологической системами;
неопределенности ■ невозможность полной формализации системы из-за неопределенности многих
в рассматриваемой факторов;
ситуации ■ присутствие общих целей всего игрового комплекса;
■ наличие различных ролей и в соответствии с ними различие интересов игроков;
■ взаимодействие участников, выполняющих различные роли;
Невозможность полной ■ противоборство и состязательность, осуществляемые в культуре делового конфлик-
формализации ситуации та, порождаемые кризисом средств и стимулирующие их развитие;
■ наличие правил, оформляющих нормативную и ритуальную культуру игры, систе-
му внутригрупповых и межгрупповых противоборств;
■ участие ведущего деловой игры (игротехника), дающего объяснения, методические
рекомендации, ориентацию в направлении поиска решения;
Наличие стимулов ■ мультилоговая форма коммуникации, позволяющая соединять знания и интуицию;
к проведению ■ подключение эмоциональных компонентов и подсознательных мыслительных
исследований операций;
■ динамичность обстановки и наличие обратной связи, зависящей от решений учас-
тников игры в предыдущие моменты времени и влияющей на изменение условий в
будущем;
■ повторяемость шагов при различных вариантах решений;
Организация обстановки ■ системы стимулирования, реализующие такие функции, как подчинение интересов
активных действий того или иного участника игры общей цели коллектива (что должно быть выгодно
участников лично для каждого игрока), объективная оценка личного вклада каждого игрока в
достижение общей цели;
■ объективность оценки результатов игровой деятельности, обеспечиваемая реализа-
цией функций системы стимулирования, коллегиальностью оценивания и другими
средствами;
■ поддержание эмоционального настроя в течение всей игры
тельно каждому из разработчиков пособия, до тех пор пока не будут оглашены и оценены все различающиеся советы. Организатор следит, чтобы все называли номера и очередность их соблюдалась;
4) координатор собирает все листы членов группы, подсчитывает суммарный балл каждой рекомендации, распределяет предложения по рубрикам, располагая их внутри рубрик в последовательности, соответствующей убыванию полученных баллов. И рекомендации, которые получили незначительное число баллов по сравнению с другими предложениями, из рассмотрения исключаются;
5) для облегчения пользования рекомендации оформляются в виде пособия. В пособии каждая из рекомендаций имеет номер, а справа — две графы для обозначения важности и истинности рекомендации. Периодическое заполнение указанных граф баллами оценок позволяет проанализировать успехи в реализации принятых рекомендаций.
Пример пособия «МАСТАК» по реализации мозгового штурма представлен в табл. 13.
Функционально-стоимостный анализ — метод системного исследования, предусматривающий обнаружение, предупреждение, сокращение и
ликвидацию излишних затрат при выполнении различных процессов, процедур, функций. Описанию данного метода посвящены солидные исследования монографического и практического характера, вузовские учебники и пособия7.
Обобщенно технологию метода можно описать в виде нескольких этапов:
1) подготовительный этап предполагает формирование целей, задач, исполнителей и объекта анализа;
2) информационный этап связан с подготовкой, сбором и систематизацией информации по объектам-аналогам;
3) расчетный этап сводится к формированию функций, определяющих предельно допустимые затраты;
4) творческий этап предназначен для генерации идей, где могут использоваться все ранее рассмотренные методы поиска решения;
5) исследовательский этап — оценка вариантов и выбор одного из них по критерию минимизации затрат.
7 Справочник по функционально-стоимостному анализу/ Под ред. М.Т. Карпухина, Б.И. Майданчика. — М.: Финансы и статистика, 1988.
Деловые игры — метод имитационного моделирования сложных процессов в различных ситуациях путем совершения деятельности по заданным правилам группой людей8.
Технология метода включает несколько действий (этапов):
1) подготовительный этап (знакомство с целями и правилами игры, распределение ролей, изучение нормативной документации и т.д.);
2) основной этап (разыгрывание ролей);
3) заключительный этап (подведение итогов, оценка участников игры и т.д.).
Основные условия использования деловых игр и характеризующие их признаки отражены в табл. 15.
Поскольку для участников игры часто характерна несовместимость высказываний и точек зрения, различия образцов мыследеятельности,
8 Бирштейн М.М. Основные направления развития деловых игр// Деловые игры в мире. — Спб.: Изд-во СПбИЭИ, 1992.— С. 5-12; Горшкова Л.А. Деловая игра «Бизнес-анализ»// Деловые игры. Конкретные ситуации. Тесты. Учебно-методическое пособие. — Н. Новгород: Изд-во ВВАГС, 2000.— С. 47-98; Платов В.Я. Деловые игры: разработка, организация, проведение: Учебник. — М.: Профиздат, 1991.
то следствием этого являются противоречия, конфликты, разрывы в коллективной работе. В ходе игры происходят выявление и фиксация причин и источников этих явлений, а следовательно, и ситуативный анализ, целеопределение и ситуативная проблематизация осуществляемых работ.
Параллельно происходит уяснение культурного и социального смысла позиций и точек зрения оппонентов. Появляется интерес к их способам работы, делаются попытки разобраться в общей структуре и основных составляющих их мысле-деятельности. Коллектив ищет новые знаковые формы, новые схематизмы, для того чтобы представить в объектно ориентированной форме ситуацию коллективной мыследеятельности. Участники игры вынуждены соотноситься друг с другом, выбирать допустимые и эффективные в данных условиях комбинации. В такой форме игра используется в качестве средства и метода разрешения конкретных аналитических задач.
Конкретизация рассмотренных эвристических методов осуществляется при разработке методик решения задач бизнес-анализа.
Издательский дом «Финансы и Кредит» оказывает услуги по изданию книг, брошюр, монографий, учебников, учебно-методической и художественной литературы. Издание осуществляется за счет средств автора. Срок изготовления монографий объемом 10 печатных листов в мягкой обложке составляет 35 дней.
Тел./факс: (495) 921-69-49, Http:/www.financepress.ru
(495) 921-91-90 e-mail: [email protected]
у J
