CC BY
0
УДК 658
Маслова Н.С.
Студент 3 курса, Финансовый университет при Правительстве РФ,
г. Москва, РФ
Научный руководитель: Середина М.И.,
к.соц.н, доцент Кафедры международного бизнеса, Факультет международных экономических отношений, Финансовый университет при Правительстве РФ,
г. Москва, РФ
ЭФФЕКТИВНОСТЬ И ПЕРСПЕКТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ EDI-ТЕХНОЛОГИЙ и эдо в логистике
Аннотация
В статье автор охарактеризовал и проанализировал преимущества и недостатки электронного документооборота (ЭДО) и электронного обмена данными (EDI) в логистике. Проведен анализ рисков внедрения ЭДО и EDI систем в логистические компании и предложены меры по их минимизации и предотвращению. В статье показано, что основным трендом в современной логистике является переход документооборота в цифровую среду. При этом прогнозируется, что роль ЭДО и EDI увеличит свою важность в логистической отрасли.
Ключевые слова
EDI-технологии, EDI-документы, логистика, электронный документооборот, матрица рисков.
Maslova N.S.
3th year student of bachelor course, Financial University under the Government of the Russian Federation,
Moscow, Russia Scientific Director: Seredina M.I., PhD in Sociology, Associate Professor of the Department of International Business,
Faculty of International Economic Relations, Financial University under the Government of the Russian Federation,
Moscow, Russia
EFFICIENCY AND PROSPECTS OF USING EDI TECHNOLOGIES AND EDI IN LOGISTICS
Abstract
In the article, the author characterized and analyzed the advantages and disadvantages of electronic document management (EDI) and electronic data interchange (EDI) in logistics. An analysis of the risks of implementing EDO and EDI systems in logistics companies has been carried out and measures to minimize and prevent them have been proposed. The article shows that the main trend in modern logistics is the transition of document management to a digital environment. At the same time, it is predicted that the role of EDO and EDI will increase its importance in the logistics industry.
Key words
EDI technologies, EDI documents, logistics, electronic document management, risk matrix.
Современная логистика ориентируется на использование цифровых технологий. EDI-технологии и ЭДО представляют собой важные инструменты, позволяя автоматизировать обмен данными между
бизнес-партнерами и снизить ручные операции. Применения этих технологий позволяет компаниям сократить время на обработку документов, улучшить качество обмена информацией, повысить точность данных и снизить издержки. Это особенно важно в условиях конкурентного рынка, где оперативность и точность поставок являются ключевыми факторами успеха. По прогнозам Fortune Business Insights к 2030 году объем мирового рынка EDI достигнет около 4.52 млрд долларов США, а среднегодовой темп роста составит 12.5% [6].
EDI (Electronic Data Intercharge) - электронный обмен данными (ЭОД) между контрагентами, состоящий из стандартизированных электронных закодированных сообщений (EDI-документов) со сведениями о поставке: отгрузка, приемка, статус заказа, отправка документов [2]. Чаще всего в EDI используют международный стандарт GS1. Он подразумевает, что обмен данными о поставляемых товарах происходит с помощью уникальных идентификационных номеров или ключей: GTIN (кода товара), GLN (номера местонахождения) и SSCC (кода для транспортной упаковки) [5]. Контрагенты сами определяют состав набора сообщений, которыми будут обмениваться, однако чаще всего придерживаются общепринятого списка сообщений для уменьшения разногласий. Также система позволяет формировать EDI-документы автоматически и отправляет по заданной специально настроенной последовательности. В отличие от бумажных носителей стандартизированные электронные сообщения исключают ошибки ручного ввода в идентификации информации о компаниях, их товарах и другой важной информации для поставок.
Для обмена EDI-документами между торговой сетью и поставщиками используются следующие сообщения по UN-стандарту: PRICAT (Price Catalog) - каталог товаров/услуг с ценами; ORDERS (Purchase Order) - заказ на поставку; ORDRSP (Order Response) - ответ на заказ; DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке; RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приёме товара; RETANN (Announcement for Returns) - уведомление о возврате; INVOICE - счет и документы, на основе которого формируются счет-фактура, ТОРГ-12, УПД [4].
EDI-технологии компании не внедряют, если у них не организован электронный документооборот. ЭДО и EDI могут быть объединены в одну систему или работать независимо друг от друга. ЭДО (электронный документооборот) - обмен юридически значимыми документами (ЮЗЭДО) и другими электронными информационными материалами. ЭДО является прямым аналогом бумажного документооборота. ЮЗЭДО обязательно подтверждается электронными подписями. Понятия, принципы использования и виды электронных подписей содержатся в Федеральном законе "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-Ф3.
Рассмотрим риски внедрения ЭДО и EDI в деятельность логистической компании, которые представлены в Таблице 1 и Таблице 2.
Таблица 1
Матрица рисков внедрения ЭДО и EDI в логистическую компанию
Предполагаемая степень ущерба Вероятность возникновения риска
Весьма вероятно Вероятно Маловероятно
Крайне высокая Отсутствие гибкости новой системы для адаптации к специфическим потребностям клиентов; Непредвиденные расходы на обучение персонала и техническую поддержку; Технические сбои в системе, приводящие к потере данных или простоям в работе. Полное отсутствие обучения персонала, ведущее к неправильному использованию системы; Нарушение конфиденциальности данных клиентов из-за недостаточной защиты информации; Неудовлетворительное качество технической поддержки со стороны поставщика системы; Непредвиденные юридические проблемы, связанные с использованием новой системы. Потеря доверия клиентов из-за неэффективной работы новой системы.
Предполагаемая степень ущерба Вероятность возникновения риска
Весьма вероятно Вероятно Маловероятно
Высокая Неудачное интегрирование новой системы с уже существующими программами и технологиями. Возможные незначительные ошибки в процессе перевода бумажных документов в электронный формат. Уменьшение производительности в начальный период после внедрения из-за необходимости освоения новых навыков.
Средняя Задержки в запуске проекта из-за сложностей с подготовкой инфраструктуры. Недостаточное участие сотрудников в процессе адаптации к новой системе; Отрицательное восприятие новой системы со стороны части персонала; Увеличение нагрузки на ИТ-инфраструктуру из-за новых требований к хранению и обработке данных. Минимальные сбои в работе системы, не влияющие на основные бизнес-процессы; Ограниченные проблемы совместимости с существующими программами и оборудованием.
Низкая Недостаточное понимание клиентами и партнерами преимуществ электронного документооборота. Небольшие задержки в процессе обучения персонала из-за необходимости освоения новых процессов; Возможные небольшие задержки в работе из-за технических проблем. Небольшое снижение производительности в период адаптации к новой системе.
Источник: разработана автором на основе [1], [3, с.31-33]
Исходя из Таблицы 1 распределим риски по категориям: недопустимые, нежелательные и допустимые риски в Таблице 2.
Таблица 2
Матрица рисков внедрения ЭДО и EDI по категориям риска
Недопустимый риск Полное отсутствие обучения персонала, ведущее к неправильному использованию системы; нарушение конфиденциальности данных клиентов из-за недостаточной защиты информации; технические сбои в системе, приводящие к потере данных или простоям в работе; неудачное интегрирование новой системы с уже существующими программами и технологиями; неудовлетворительное качество технической поддержки со стороны поставщика системы; непредвиденные расходы на обучение персонала и техническую поддержку; непредвиденные юридические проблемы, связанные с использованием новой системы;
Нежелательный риск Задержки в запуске проекта из-за сложностей с подготовкой инфраструктуры; недостаточное участие сотрудников в процессе адаптации к новой системе; уменьшение производительности в начальный период после внедрения из-за необходимости освоения новых навыков; возможные незначительные ошибки в процессе перевода бумажных документов в электронный формат; недостаточное понимание клиентами и партнерами преимуществ электронного документооборота; отрицательное восприятие новой системы со стороны части персонала; увеличение нагрузки на ИТ-инфраструктуру из-за новых требований к хранению и обработке данных; потеря доверия клиентов из-за неэффективной работы новой системы.
Допустимый риск Небольшие задержки в процессе обучения персонала из-за необходимости освоения новых процессов; минимальные сбои в работе системы, не влияющие на основные бизнес-процессы; небольшое снижение производительности в период адаптации к новой системе; ограниченные проблемы совместимости с существующими программами и оборудованием; возможные небольшие задержки в работе из-за технических проблем.
Источник: разработана автором на основе [1], [3, с.31-33]
Таким образом, при внедрении технологий ЭДО и EDI необходимо учитывать риски, учитывая вероятность возникновения риска и предполагаемую степень ущерба. Основными мерами минимизации рисков, представленных в Таблице 1 и 2, являются: проведение комплексного обучения персонала по работе с системами ЭДО и EDI; усиление безопасности и конфиденциальности электронных данных и документов; проводить перед полным внедрением тщательное тестирование системы; проверка возможности интеграции с существующими системами компании; проведение своевременной
технической поддержки; привлечение активного участия сотрудников во внедрении системы; глубокий анализ юридических аспектов; проведение регулярного обновления и обучения; обеспечение прозрачности и коммуникации между сотрудниками, клиентами и поставщиками даже в случае поломки систем ЭДО и EDI. Поэтому прогнозируя риски и зная методы их предотвращения и минимизации, логистические компании могут внедрять системы ЭДО и EDI для облегчения коммуникации с сотрудниками, клиентами и партнерами. Это позволит логистическим компаниям выйти на новый уровень взаимодействия между собой и позволит повысить качество и скорость логистических операций, за счет ускорения обмена информацией и снижения ошибок в документации, а также позволит расширить географию поставок и возможности сотрудничества. Список использованной литературы:
1. Викулина А. Проблемы внедрения системы электронного документооборота /WISEADVICE IT/ 23.08.2023— URL: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/problemy-vnedreniya-elektronnogo-dokumentooborota/?ysclid=lvqz9rtt85214293289 (дата обращения: 30.05.2024).
2. В чём разница между EDI и ЭДО / Редакция Scloud / Scloud.ru / 12.05.2023. URL: https://scloud.ru/blog/v_chyem_raznitsa_mezhdu_edi_i_edo/ (дата обращения: 30.05.2024).
3. Ефимова, Екатерина Андреевна / Управление логистическими рисками в цепях поставок: теория и методология: учебное пособие / Е.А. Ефимова. - Самара: Издательство Самарского университета, 2023. -80 с. — URL: http://repo.ssau.ru/bitstream/Uchebnye-izdaniya/Upravlenie-logisticheskimi-riskami-v-cepyah-postavok-teoriya-i-metodologiya-103243/1/978-5-7883-1872-1_2023.pdf?ysclid=lvqzdrqqlm742890498 (дата обращения: 31.05.2024).
4. Справочник типов электронных сообщений ООН для электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте Сообщения ЭДИФАКТ ООН (версия D 11.A от июня 2011 г.) / BrokersOnline.ru — URL: https://brokersonline.ru/edifact.html (дата обращения: 30.05.2024).
5. EDI и ЭДО — чем отличаются и какую технологию выбрать / Docrobot — URL: https://www.docrobot.ru/blog/edi-i-edo-chem-otlichayutsya-i-kakuyu-tekhnologiyu-vybrat/?ysclid=lv16ol9tpd138394926 (дата обращения: 31.05.2024).
6. Hardware & Software IT Services The global Electronic Data Interchange (EDI) Software Market / FORTUNE BUSINESS INSIGHTS / 15.04.2024 — URL: https://www.fortunebusinessinsights.com/electronic-data-interchange-edi-software-market-103690 (дата обращения: 1.06.2024).
© Маслова Н.С., 2024
