CC BY
1328
сосредоточения внимания на повышении самозанятости населения. В среднесрочной перспективе, по мере стабилизации экономической ситуации, необходимо дальнейшее совершенствование системной работы, направленной на ослабление и ликвидацию глубинных проблем, сдерживающих устойчивое и эффективное развитие отечественного малого предпринимательства.
1. Малому и среднему бизнесу планируется предоставить субсидий на 10,2 млрд руб. 1^1.: http://economy.gov.ru/minec/ аЬои^гисШге/<ерМБ/20151216.
2. Мартынович В.И. Государственный контроль за созданием интегрированных структур // Вестник Саратовского
государственного социально-экономического университета. 2005. № 11-2.
3. Миронов М.Г. Технико-технологическое развитие промышленности // Современная экономика и управление: подходы, концепции, модели: матер. II Междунар. науч.-практ. конф. / [ред. колл.: М.И. Абрамова (отв. ред.), Е.В. Масленникова, А.М. Петров]. Саратов: Саратовский социально-экономический институт (филиал) РЭУ им. Г.В. Плеханова, 2016.
4. Найденков В.И. Совершенствование мер государственной поддержки развития малого предпринимательства // Научная мысль и современный опыт в решении системных проблем развития: сб. науч. тр. по итогам науч.-исслед. работы ученых Саратовского социально-экономического института (филиала) ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова» по итогам 2013 г. / под ред. Н.С. Яшина. Саратов, 2014.
[email protected] Елена Анатольевна Нацыпаева,
кандидат экономических наук, доцент кафедры менеджмента, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
[email protected] Алла Сергеевна Родионова,
студентка,
Саратовский социально-экономический институт (филиал) УДК 338.24 РЭУ им. Г.В. Плеханова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ КАК ИНСТРУМЕНТ ПРАКТИЧЕСКОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ В РАМКАХ НОВОЙ ВЕРСИИ СТАНДАРТА ISO 9001:2015
Выход новой версии стандарта ISO 9001:2015 вызывает необходимость перестраивать функционирование системы менеджмента качества предприятий под его требования. Как и предыдущие версии, стандарт базируется на внедрении процессного подхода. Реализация процессного подхода не единовременная процедура - она требует постоянного совершенствования. Авторами рассматриваются особенности реализации процессного подхода в ОАО «Завод "Проммаш"», занимающемся производством оборудования для профессиональной кухни и перерабатывающих производств. В статье проведена классификация основных бизнес-процессов, выделены ключевые бизнес-процессы, расписан цикл управления процессом планирования. Так как новая версия ISO 9001-2015 отменяет требование поддержания в рабочем состоянии шести обязательных документированных процедур, авторами предлагается методика построения и изложения документированной процедуры СМК с использованием схем и таблиц, что сводит описательную часть к минимуму.
Ключевые слова: система менеджмента качества, стандарт, процессный подход, бизнес-процесс, стандарт ISO 9001:2015.
Ye.A. Natsypaeva, A.S. Rodionova
PROCESS DOCUMENTATION AS A TOOL FOR PRACTICAL IMPLEMENTATION OF PROCESS APPROACH TO MANAGEMENT IN THE FRAMEWORK OF A NEW VERSION
OF ISO 9001: 2015 STANDARD
The paper argues that release of a new version of ISO 9001: 2015 makes it necessary to reorganize quality management systems according to its requirements. As with previous versions, the standard is based on the process approach. Implementation of the process approach is not a one-off procedure; it requires continuous improvement. The
authors consider the implementation of the process approach at a public company OAO "Zavod "Prommash"" which manufactures equipment for professional kitchens and food-processing industry. The paper presents a classification of main business processes, highlights key business processes, and describes stages of planning process management. Since the new version of ISO 9001-2015 does not require maintaining six mandatory operational documented procedures, the authors suggest a method for developing and presenting QMS documented procedures using charts and tables which reduces descriptive part to a minimum.
Keywords: quality management system, standard, process approach, business process, ISO 9001: 2015.
Первоначальное использование процессного подхода связано с именем А. Файоля - основоположника школы административного управления. Однако широкое распространение он получил лишь в конце XX в., когда функциональный подход начал утрачивать свое доминирующее положение в процессе управления предприятиями. Как известно, принципиальное отличие процессного подхода от функционального заключается в том, что основное внимание руководства концентрируется не на отдельных функциях, выполняемых самостоятельными подразделениями и должностными лицами, а на межфункциональных процессах, объединяющих отдельные функции в общие потоки и нацеленных на конечные результаты деятельности организации. При этом основное внимание концентрируется не на вертикальных связях в организационной структуре, а на горизонтальных. Это обусловлено слабостью горизонтальных связей в организационных структурах многих предприятий. Безусловное достоинство процессного подхода - управление на стыках деятельности подразделений.
Процессный подход можно определить как методологию и практику отбора конкурентоспособных компонентов, подаваемых на вход управляемого объекта социально-экономической системы ( предприятие, организация, холдинг и т.п.), организацию их движения и преобразования до выхода при соблюдении требований, обеспечивающих выполнение соответствующих вертикальных функций [3].
Переход к процессному подходу позволяет рассматривать деятельность, проводимую в рамках системы менеджмента качества, в динамике. Стоит отметить, что включение процессного подхода в стандарт ISO серии 9000 было значительным шагом вперед, сделанным с учетом общемировой тенденции развития менеджмента. Распространение мирового опыта создания эффективных систем качества, соответствующих требованиям стандартов ISO и сертифицируемых третьей стороной, является одной из тенденций интеграции экономики страны в мирохозяйственные процессы [4, с. 64].
В 2015 г. вышла новая версия стандарта ISO 9001:2015. Работы по подготовке версии стандарта ISO 9001:2015 начались в июне 2012 г. Новая версия стандарта ISO 9001 содержит существенные изменения ( по сравнению с версией 2008 г.). Версия стандарта ISO 9001:2015 года разработана в соответствии с приложением к директиве ISO Annex SL (ISO/IEC Directives, Part 1 Consolidated ISO Supplement -Procédures specific to ISO). Директива определяет требования к нормативным документам на системы управления. Она устанавливает новый, единый стандарт для структуры систем управления ( не только ISO 9001, но и для других систем менеджмента).
Без изменений осталась реализация принципа ориентации на потребителя как основы построения СМК. При создании новой версии ISO 9001 применена «структура высокого уровня» - стандартизованное перечисление разделов, основанное на цикле непрерывного улучшения Шухарта - Деминга (PDCA). Такая структура теперь будет применяться для всех стандартов ISO, описывающих требования к системам менеджмента. Это огромный шаг на пути к унификации, который позволит значительно сэкономить усилия организаций при внедрении интегрированных систем менеджмента. Следует при этом понимать, что новая структура стандарта никоим образом не связана со структурой документации СМК.
Структура новой версии ISO 9001 выглядит следующим образом: разделы 0-3 посвящены терминологии, области применения и другой подобной информации, безусловно важной, но не содержащей конкретных требований к СМК; раздел 4 «Организационная среда»; раздел 5 «Лидерство»; раздел 6 «Планирование СМК»; раздел 7 «Поддержка»; раздел 8 «Операции»; раздел 9 «Оценка функционирования»; раздел 10 «Улучшение».
Авторами предлагается рассмотреть особенности реализации процессного подхода в ОАО «Завод " Пром-маш"», являющемся признанным лидером на рынке оборудования для профессиональной кухни и перерабатывающих производств. Все процессы, необходимые для получения конечных результатов деятельности организации и приносящие ей доход, относятся к бизнес-процессам. Любая организация, производящая продукцию или услуги, реализует n-е количество бизнес-процессов, участниками которых являются все подразделения организации, высшее руководство и другие стейкхолдеры: владельцы, партнеры, поставщики, инвесторы и др.
Как говорилось выше, стандарт серии ISO 9000 базируется на внедрении процессного подхода. Реализация процессного подхода не единовременная процедура - она требует постоянного совершенствования. В ходе практической реализации процессного подхода можно выделить следующие этапы: идентификация процессов, описание процессов, проектирование сети процессов, документирование процессов.
Система менеджмента качества ОАО «Завод "Проммаш"» сертифицирована на соответствие стандарту ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008), что подтверждается сертификатом соответствия и разрешением на использование знака соответствия интегрированной системы менеджмента. Безусловно, это является одним из конкурентных преимуществ организации, повышающим его деловую активность, которая характеризуется в том числе и качественными показателями [1]. В марте 2016 г. у ОАО «Завод
♦
♦
"Проммаш"» истек срок действия сертификата соответствия СМК предприятия требованиям ГОСТ ISO 9001:2011 (ISO 9001:2008). Следовательно, предприятию необходимо пройти процедуру сертификации по новой версии ISO 9001:2015.
В ГОСТ ISO 9001-2011 не был прописан стандартный перечень бизнес-процессов, поэтому ОАО «Завод "Проммаш"» самостоятельно определил состав процессов, выполнение которых необходимо для выпуска продукции, отвечающей требованиям потребителей. Данный состав отражает специфику производства и ведения бизнеса. Для формирования состава процессов выполнялся следующий порядок действий:
- устанавливалась цепочка основных бизнес-процессов и их подпроцессов;
- определялись обеспечивающие процессы и процессы менеджмента.
На рис. 1 схематично представлена классификация части бизнес-процессов ОАО «Завод "Проммаш"». Среди основных бизнес-процессов можно выделить: выбор поставщиков, закупку сырья и материалов, производственный процесс и т.д. К процессам менеджмента относятся обеспечение внедрения и функционирования СМК, предоставление отчетов о функционировании СМК, поддержание на высоком уровне кадрового менеджмента; к обеспечивающим процессам - разработка документации, проверка документов, обеспечение ресурсами и т.д.
Стоит отметить, что не все процессы оказывают одинаковое влияние на успех организации в конкретных рыночных условиях. Анализ литературы, описывающей опыт внедрения стандартов серии ISO 9000 и 9001, выявил возможность выделения ключевых бизнес-процессов, оказывающих наибольшее влияние на достижение первоочередных целей организации. Для этого может быть использован экспертный метод. Авторами был проведен опрос среди сотрудников
предприятия, в том числе отдела технического контроля. Целью опроса было выявление ключевых бизнес-процессов деятельности ОАО «Завод "Проммаш"». По мнению сотрудников, к ключевым бизнес-процессам можно отнести выбор поставщиков, производство, планирование деятельности, контроль качества, сервисное обслуживание и т.д. На рис. 2. представлены бизнес-процессы, отмеченные большинством опрошенных как ключевые.
Каждый бизнес-процесс должен быть определенным образом описан. В описании должны быть учтены все компоненты, необходимые для его надлежащего функционирования. На наш взгляд, целесообразна разработка определенного цикла для ключевых бизнес-процессов деятельности предприятия. На основе схемы, представленной в работе М. Свиткина «Процессный подход при внедрении систем менеджмента качества в организации» [2, с. 76], авторами разработан цикл процесса планирования ОАО «Завод "Пром-маш"» (рис. 3).
Владельцем данного процесса является генеральный директор предприятия, руководителем - начальник планово-экономического отдела (ПЭО), ответственным подразделением - ПЭО. Поставщиками в данном случае будут все подразделения, показатели деятельности которых учитываются в процессе составления планов деятельности предприятия (ОТК, отдел продаж (ОП), бухгалтерия, сервисный центр и т.д.); потребителями - все подразделения предприятия. Ресурсы (на входе) - это данные, информация, необходимые для процесса планирования. Для реализации процесса планирования необходимо установить требования к входным данным (например, точность, релевантность, своевременность и т.д.), выходным данным (например, своевременность, точность, минимальное количество корректировок и т.д.), порядок выполнения процесса.
Бизнес-процессы менеджмента, Обеспечивающие бизнес-процессы,
м О
Mi Обеспечение внедрения и функционирования системы менеджмента качества Oi Разработка документации
М2 Предоставление отчетов о функционировании системы менеджмента качества О2 Проверка и совершенствование документов
м3 Поддержание на высоком уровне кадрового менеджмента Оз Обеспечение ресурсами
...Mn -On
*
Основные (базовые) бизнес-процессы, Б
Выбор Закупка сырья, материалов Производственный Контроль
поставщика процесс -Э- качества ->
Рис. 1. Классификация бизнес-процессов ОАО «Завод "Проммаш"»
■ Сервисное обслуживание
■ Обучение сотрудников
■ Производство
■ Планирование деятельности
■ Контроль качества
■ Ремонт и диагностика оборудования
■ Выбор поставщика
Ключевые бизнес-процессы
Рис. 2. Ключевые бизнес-процессы ОАО «Завод "Проммаш"»
Контроль качества, составление отчетной документации и т.д.
Данные, информация
Руководители ОТК, ОП, бухгалтерии и т.д.
Производство продукции, транспортировка, обеспечение энергией и т.д.
Руководители механосборочного, транспортного цехов, ОГЭ и т.д.
Требования к входным данным: точность, релевантность, своевременность и т.д.
Порядок выполнения процесса: сбор данных - анализ информации -составления плана - утверждение плана (возможны корректирующие мероприятия в процессе реализации)
Требования к выходным данным: своевременность, точность, минимальное количество корректировок и т.д.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ
Планирование: сбор информации по итогам предыдущего периода (требования: своевременность, точность и т.п.); сбор данных (требования: достоверная информация по будущим заказам, стоимость сырья и др. ресурсов) и т.д.
Организация работ: распределение обязанностей среди сотрудников отдела, наделение их полномочиями
Контроль выполнения: количество проведенных корректировок в предыдущем периоде, адекватность показателей и т.п.
Регулирование: достижение максимальной гибкости
Рис. 3. Цикл управления процессом планирования для ОАО «Завод "Проммаш"»
Процесс получения заказа для ОАО «Завод "Проммаш"»
Схема процесса
Ответственный исполнитель операции Выход из операции Ссылки
Сотрудник отдела продаж (ОП) Регистрация в журнале входящей корреспонденции
Руководитель ОП (руководитель процесса) Регистрация в журнале заказов на поставку
Заместитель по коммерческим вопросам (владелец процесса) Решение о принятии/об отказе
Сотрудник ОП Письмо-отказ
Сотрудник ОП Проект контракта
Заместитель по коммерческим вопросам Проект контракта (с коррективами)
Генеральный директор Контракт
1. Получение заявки на поставку
5. Подготовка контракта 1 ~
6. Согласование контракта
т
Все бизнес-процессы, попадающие под действие СМК, подлежат документированию. Основной формой документа является процедура. В зависимости от сложности процесс может быть документирован одной или несколькими процедурами. Новая версия ISO 9001-2015 отменяет требование поддержания в рабочем состоянии 6 обязательных документированных процедур: управление документацией, управление записями по качеству, проведение внутренних аудитов, управление несоответствующей продукцией, корректирующие действия, предупреждающие действия.
Отсутствие в СМК документированных процедур процессов вызывает необходимость компенсировать это другими способами. Авторами предлагается методика построения и изложения документированной процедуры СМК с использованием схем и таблиц, что сводит описательную часть к минимуму. Документированная процедура может содержать таблицу с основными характеристиками процесса, а также алгоритм, в котором приводится схема процесса, указываются исполнители его операций, форма пред-
ставления выходов из операций и необходимые ссылки (таблица).
По мнению авторов, разработка подобных таблиц-схем для бизнес-процессов предприятия (в первую очередь ключевых) не только будет способствовать практической реализации процессного подхода, но и позволит избежать проблем, связанных с распределением полномочий и ответственности.
1. Нацыпаева Е.А. Количественные показатели оценки деловой активности предприятия // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2012. № 2 (41). С. 68-72.
2. Свиткин М. Процессный подход при внедрении систем менеджмента качества в организации // Стандарты и качество. 2002. № 3. С. 74-77.
3. Фатхутдинов Р. «Функции - процессы» в управлении конкурентоспособностью // Стандарты и качество. 2008. № 2. С. 74-78.
4. Яшин Н.С., Литвинова А.В. Эволюция методов управления качеством продукции в условиях экономических преобразований // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2003. № 6. С. 61-65.
