CC BY
96
УДК 338.984
М.Ю. Катаев, А.А. Емельяненко, В.А. Емельяненко, П.А. Пяк, Р.И. Уколов, Д.М. Кривенцов
Автоматизированная программная система управления бизнес-процессами предприятия: задачи, описание, структура
Рассматривается подход к управлению промышленным предприятием через форму контроллинга, основанную на бизнес-процессах. Приводятся описание автоматизированной программной системы управления бизнес-процессами предприятия и некоторые результаты.
Ключевые слова: бизнес-процесс, автоматизированная программа, управление предприятием.
Успех бизнеса в современных условиях напрямую зависит от способности организаций приспосабливаться к внутренним и внешним изменениям, прямо или косвенно затрагивающим их деятельность. Успешная деятельность предприятия зависит от формы управления, качества и скорости принимаемых решений. В этом плане перешедшая к нам из прошлого система функционального управления [1, 2] не позволяет отвечать существующим ныне реалиям. В современных условиях более гибкой и удобной является процессно-ориентированная схема управления предприятием, основанная на бизнес-процессах [3-6]. При этом бизнес-процессы предприятия постоянно модифицируются и оптимизируются. Внедрение на предприятии процессного подхода в управлении позволяет повысить как эффективность работы предприятия, так и эффективность контроля над процессом производства, так как позволяет оценивать, управлять и контролировать каждый отдельный процесс технологического цикла.
В статье рассмотрены основные принципы процессного подхода в управлении, которые должны учитываться в современных автоматизированных системах, призванных помочь управляющему звену предприятий внедрить, а затем и эффективно использовать процессное управление на своем предприятии. Приводится описание основных частей разрабатываемой коллективом автоматизированной программной системы управления на промышленном предприятии и контроллинга, основанного на бизнес-процессах.
Процессный подход к управлению предприятием. В настоящее время практически на всех российских предприятиях господствует функциональный подход к управлению. Это значит, что фирма представляется как некий механизм, который обладает набором выполняемых функций. Эти функции распределяются среди подразделений, где их выполняет персонал предприятия. Выполняя свои узкоспециализированные задачи, сотрудники не видят конечные результаты своего труда в рамках всего предприятия и тем самым перестают осознавать свое место в общей цепочке создания добавленной стоимости. Такая система заставляет работников хорошо исполнять свои функции, однако она не ориентирует их на достижение общего результата. А ведь именно результат является мерой успешности бизнеса. Процессный подход к управлению позволяет руководителям определять и управлять ключевыми процессами и результатами деятельности компании, действительно создающими добавленную стоимость; а также интегрировать часто разрозненные действия функциональных департаментов и направлять их усилия на единый результат [7].
Первый этап внедрения процессного подхода в управлении на предприятии заключается в описании всего процесса производства на языке бизнес-процессов, что подразумевает не только разбиение всего технологического цикла на отдельные процессы, но и выявление ответственных лиц за каждый из процессов, описание информационных и материальных связей между процессами, оптимизацию процессов и организацию эффективных механизмов для контроля над качеством выполнения процессов. Описание и оптимизация бизнес-процессов должны проводиться с использованием средств моделирования процессов и структурного анализа, которые помогут выявить избыточность и дублирование функций штатными подразделениями, информационные коллизии, неопределённо -сти и другие признаки неоптимальных процессов. Ключевым в создании модели бизнес-процесса на компьютере является понятие методологии, или нотации. Именно с помощью неё объекты реально-
го мира и связи между ними представляются в виде модели, а для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта (номер объекта, название, описание, длительность выполнения, стоимость и др.).
Существует множество стандартов (методологий) описания бизнес-процессов, но наиболее популярными стандартами являются следующие [6, 8]:
1. IDEF0 (Integration Definition language 0). Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий.
2. IDEF3 (Integration Definition language 3). Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания потоков работ (work flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур во времени.
3. DFD (Data flow diagram). Моделирование потоков данных фокусируется на операциях обработки данных для сотрудников или организаций, которые либо предоставляют, либо получают данные, а также данных между различными задачами или операциями. Цель данной модели - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные.
4. ARIS (Architecture of integrated information system). Расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация относится к классу нотаций work flow, которые предназначены для описания деятельности компании в динамике. Модели потоков работ позволяют отобразить последовательность выполнения отдельных функций процесса.
В настоящее время трудно представить современные технологии практически в любой области производства, которые бы не предусматривали частичную или полную автоматизацию выполняемых процессов. Вычислительные системы позволяют не только значительно ускорить многие процессы, но и повысить их качество, частично исключая из тех или иных процессов производства человеческий фактор, часто сопряженный с ошибками [9-11].
В настоящее время на рынке программных продуктов представлено множество коммерческих версий программ управления предприятием на базе процессного подхода. Ниже представлен обзор функциональных возможностей наиболее известных программных продуктов (таблица).
Обзор функциональных возможностей программных продуктов
Возможности программных продуктов Business Studio 1C- предпри- ятие Инта- лев: Навига- тор Автоматизированная программная система управления бизнес-процессами предприятия
Графическое представление бизнес-процессов + + + +
Шаблонирование бизнес-процессов +/- +/- +/- +
Использование регламентов в качестве ограничений выполнения бизнес-процессов - - - +
Взаимосвязь бизнес-процессов и документооборота + + + +
Взаимосвязь бизнес-процессов и сетевого планирования - - - +
Взаимосвязь бизнес-процессов и стратегического планирования +/- +/- +/- +
Контроль выполнения бизнес-процессов на основе системы показателей + + + +
Моделирование и оптимизация бизнес-процессов + + + +
Бюджетирование бизнес-процессов - + + +
Стоит отметить, что рассмотренные программные продукты обладают более широким функционалом, помимо того, который представлен выше. Большое количество функциональных возможностей и, как следствие, стоимость сравниваемых программных продуктов являются барьером для
внедрения на средних и малых предприятиях, потому что, как правило, внедрение этих программных продуктов сопровождается привлечением специалистов со стороны компании разработчика, что сильно отражается на итоговой стоимости. Автоматизированная программная система управления бизнес-процессами предприятия, рассматриваемая в статье, направлена на использование средними и малыми предприятиями. Это становится возможным благодаря наличию большого количе -ства шаблонов бизнес-процессов, что заметно упрощает внедрение программного продукта на конкретном предприятии, так как сотрудники предприятия своими силами могут незначительно скорректировать шаблон бизнес-процесса под свою специфику без привлечения дополнительных специалистов. Тем самым, помимо некоторых функциональных возможностей, более низкая стоимость внедрения программного продукта является одним из конкурентных преимуществ данной системы по сравнению с аналогами, что делает рассматриваемый программный продукт полноценным участником рынка программных продуктов управления предприятием на базе процессного подхода.
Описание автоматизированной программной системы. В статье рассматривается структура автоматизированной системы управления предприятием «Парад-М» [12], в основу которой положена теория процессного подхода. Основными задачами данной системы являются:
- проектирование и оптимизация бизнес-процессов;
- формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации;
- контроль над текущим состоянием выполнения бизнес-процессов в организации;
- осуществление тактического и стратегического планирования на основе бизнес-процессов предприятия;
- проведение процессно-ориентированного бюджетирования.
Ниже представлена концептуальная схема программного продукта (рис. 1).
Рис. 1. Концептуальная схема «Парад-М»
Серым цветом выделены блоки, которые уже реализованы в системе. Далее приводится описание каждого из этих блоков.
Описание основных модулей программной системы. Процесс описания бизнес-процессов предприятия осуществляется средствами специального модуля описания бизнес-процессов. Для описания бизнес-процессов в настоящей версии программной системы используется стандарт ГОЕБО. Данная модель является одной из самых прогрессивных моделей и используется при организации бизнес-проектов, основанных на моделировании всех процессов - как административных, так и организационных. Кроме того, эта модель не требует от специалиста знаний программирования, что заметно упрощает работу с ней. Пользователю необходимо представить весь технологический цикл как набор взаимосвязанных блоков - процессов, у каждого из которых имеется вход, выход, набор потребляемых ресурсов и управляющие воздействия. Каждый блок и взаимосвязи имеют набор параметров, которые задаются пользователем и отражают сущность процесса. Ниже представ-
лен пример бизнес-процесса, изображенного при помощи модуля описания бизнес-процессов (рис. 2).
Рис. 2. Модуль описания бизнес-процессов
После того как пользователь описал всю производственную цепочку предприятия, система генерирует в базе данных шаблон-описание данного цикла, который затем используется для осуществления мониторинга деятельности предприятия и в дальнейшем может быть использован как основа для другого предприятия с похожим видом деятельности. Шаблон представляет собой несколько взаимосвязанных записей:
- Множество процессов - каждый процесс имеет время выполнения, имя, ответственного за него сотрудника и т. д.
- Множество правил переходов - правила описывают последовательность, в которой выполняются все процессы. Данные представляются как пары процесс - предшествующий процесс. Кроме того, задается тип связей, содержащий в себе дополнительную информацию о природе запуска процесса.
- Множество образов документов - описывает все документы, связанные с каждым из процессов.
- Множество правил документ-процесс - описывает для каждого из процессов все входные и выходные документы, необходимые для старта и завершения процесса.
Структуризация и описание всех процессов предприятия даст возможность участникам процесса производства «видеть» его структуру и влияние на деятельность компании. Подразделения становятся компактными, самодостаточными, ответственными и как следствие эффективными. Это не позволит «плодиться» вширь ответвлениям в структурном дереве компании и избавит от выяснений, на каком участке конвейера застряло выполнение решения. Таким образом, происходит так называемое горизонтальное сжатие компании.
Следующим важным моментом является гибкость автоматизированной системы. Многие специализированные прикладные программные системы требуют полного перепрограммирования в случае внесения изменений в схему бизнес-процессов, что сильно тормозит развитие компании и увеличивает ее расходы. Автоматизированная программная система «Парад-М» позволяет производить проектирование бизнес-процессов непосредственно прикладным специалистом без участия программиста. При исполнении бизнес-процессов необходимо проводить отслеживание смены их состояния. В связи с этим элементом программы является «персональный список задач», назначенных конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит. Система «Парад-М» позволяет описывать производственный цикл без использования сторонних программ-
ных продуктов и сразу после утверждения изменений в процессах вносить эти изменения во внутреннюю базу данных системы, которую использует модуль документооборота, что позволяет не только оперативно информировать всех работников о внесенных изменениях, но и мгновенно начать работать по новому принципу. Для облегчения описания процессов в состав системы включены шаблоны типовых процессов предприятия. Их использование позволяет специалисту предприятия быстро описать технологический цикл без участия разработчиков системы. Кроме того, еще одна причина, по которой в основу редактора была положена нотация ГОЕБО, - это ее распространенность, информативность и удобство. Данная нотация известна большинству специалистов и не потребует специального обучения.
Еще одна очень важная функция в процессном управлении - предоставление средств мониторинга предприятия для управляющего звена. В состав системы входит модуль мониторинга, который осуществляет контролирующие функции за ходом производственного процесса. Ниже представлен модуль мониторинга бизнес-процессов (рис. 3).
Файл Инструменты Документы | Сообщения |
Пн 31 I Вт 01 | Ср 02 ЧтОЗ Пт 04 Сб 05 Век 06 1. Акт приемки 2. Заявка
Пяк ПА Менеджер Ґ ч ч, г'- Ч ч Ґ ч ч Ґ ч ч Ґ ч У ( % ц н- г і ч >
Уколов Р.И. Менеджер ч Ґ ч Г N ч Ґ ч С г 1
Кузнецов Д.И. Менеджер Ґ ч ч г Ч ч ) г V Ч г V Ч г Ч. Ч .Г ч ч ^ / Ч - л Создан 5.05.2011 Необходимо: Утвердить: Выполнить до: 13.00 в 05.2011 Статус: Не выполнено
Сидоров И.И. Рабочий с—^ / ч / ч / у ^ . і { ^ - ч 1- -1
Козлов И.И. Рабочий 1. к. ^ ь. -1
Рис. 3. Модуль мониторинга бизнес-процессов
Принцип работы модуля заключается в следующем: существуют описанные ранее бизнес-процессы, составляющие вместе производственный цикл. Процессы образуют некую последовательность действий во времени, причем нормы времени на каждый из процессов известны заранее и описаны в модели. Менеджер (бригадир и т.д.) стартует цикл, после чего на основе модели технологического цикла система формирует список работ для каждого служащего. Для каждого вида работ указываются ожидаемое время начала и продолжительность работы. Если по каким-то причинам процесс не выполняется в отведенное для него время, то система предупреждает ответственного за этот процесс и автоматически сдвигает время всех последующих процессов в цепочке. Таким образом, каждый рабочий всегда знает, что ему нужно делать в конкретный момент, а менеджер или бригадир с помощью специального интерфейса может видеть полную картину о ходе производственного цикла и моментально реагировать на возникающие проблемы. Данный интерфейс представляет решетку работник-время, элементом которой является процесс. Каждый элемент окрашивается в определенный цвет, несущий информацию о его состоянии. Таким образом, менеджер одним взглядом может моментально заметить возникающие проблемы, увидеть ответственных за них и заняться более детальным и глубоким изучением причин проблемы. Точно такой же интерфейс может использоваться и руководителем предприятия для просмотра ситуации на всем предприятии в целом. Для удобства решетку в данном случае можно представлять не только в режиме работник-время, но
в связи с тем, что для руководителя большую значимость имеют не отдельные работники, а отдел/цех в целом, то система автоматически суммирует информацию по всем работникам каждого отдела и выведет ее на решетку отдел-время.
Разрабатываемая система [12] имеет распределенную структуру. Это позволяет обеспечивать руководящее звено предприятия актуальной информацией о ходе производства в режиме реального времени без необходимости для последних перемещаться по территории предприятия. Руководителю достаточно войти в программный клиент, и, как уже описывалось ранее, получить информацию по всем отделам предприятия. Это особенно актуально, если предприятие само в свою очередь имеет распределенную структуру в географическом плане, т.е. различные цеха предприятия удалены друг от друга. Ниже представлена структура системы (рис. 4).
Сервер
процессов
о
Клиент
Сервер
документов
Рис. 4. Структура системы «Парад-М»
Следующим важным принципом процессного подхода является документирование каждого процесса. Качественная документация - важная часть управления бизнес-процессами. Документирование всех процессов в компании способствует эффективному взаимодействию на всех организационных уровнях. Документация должна содержать все самые последние изменения и быть доступной для лиц, вовлеченных в процесс. В настоящее время существует значительное число технологий документооборота и их реализаций. Основной задачей разрабатываемой системы является создание именно инструментов контроля по механизмам, описанным выше. Модуль документооборота системы «Парад-М» решает следующие задачи:
- Организация хранилища документов - решает задачи, где и в каком виде будут храниться документы, а также о том, какие инструменты необходимы сотрудникам для доступа к ним.
- Создание - описывает процесс создания документа, контроль за версиями и авторством, в случае, когда над документом работает несколько сотрудников.
- Заполнение - описывает способы попадания документов в хранилище.
- Извлечение - описывает механизмы поиска нужного документа, а также механизмы поиска нужной информации в самом документе.
- Безопасность - решает задачи организации безопасности информации, механизмы предотвращения чтения или повреждения документов лицами, не имеющими прав доступа к ним.
- Восстановление - механизмы восстановления документов в случае их уничтожения или повреждения в связи с форс-мажорными обстоятельствами.
- Срок хранения - как долго к документам будет организовываться доступ.
- Архив - механизмы сохранения документа после истечения сроков хранения.
- Распространение - решает вопрос о том, как доставить документ сотрудникам, которым он необходим.
Перспективы развития автоматизированной программной системы. Развитие автоматизированной программной системы состоит в разработке следующих модулей:
1. Модуль моделирования. Для того чтобы управляющее звено могло быстро и эффективно принимать решения, необходимо обеспечить их инструментами моделирования, которые позволят
быстро и без лишних затрат анализировать влияние каких-либо изменений на процесс и производство в целом. Предполагается использование теории игр для моделирования поведения предприятия как системы в будущем с учетом внесенных изменений в структуру бизнес-процессов.
2. Модуль оптимизации. Этот модуль позволит на основе данных о бизнес-процессах компании провести оптимальное распределение ресурсов по проектам или специалистам. Примером оптимизации может служить длительность выполняемого бизнес-процесса, приоритет выполнения работ, потребляемые ресурсы в ряде бизнес-процессов и т.п.
3. Модуль тактического и стратегического планирования. Данный модуль направлен на собственников и высшее руководящее звено, так как цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются начальным пунктом при разработке стратегии. Модуль должен отвечать руководителям предприятия на вопросы «а что, если...?» при выборе стратегии.
4. Модуль бюджетирования бизнес-процессов. Этот модуль позволит анализировать стоимость каждого процесса в отдельности, а также варьировать его параметры с отображением на весь цикл в целом. Процесс становится центром процессной ответственности (ЦПО). Сопоставление качества продуктов на выходе с уровнем затрат данного процесса может наглядно показать как преимущества, так и недостатки экономии. Решение по сокращению затрат будет принимать руководитель ЦПО, который может определить влияние решений в центрах финансовой ответственности на стоимость процесса и удовлетворенность клиента. Те затраты, которые не создают добавленной стоимости для клиента, можно сокращать, а те, которые эффективны, — анализировать на предмет их качественно нового уровня.
Заключение. Таким образом, основное преимущество в ориентировании организации на процесс состоит в том, что появляется четкая картина всего происходящего в организации со всеми существующими проблемами и узкими местами. Компания, построенная по процессному принципу, более гибкая и адаптивная. Управление на основе процессов позволяет руководству точно знать, какой сотрудник за какой процесс отвечает и как данный процесс влияет на достижение конечного результата.
Использование автоматизированных систем, ориентированных на управление процессами, позволяет дополнительно повысить эффективность производства, а также предоставляет инструменты, которые позволяют быстро получать актуальную информацию о ходе производства, необходимую для процесса принятия эффективных решений в управлении.
Отметим, что данная программная система в настоящее время проходит всестороннее тестирование на строительном предприятии ООО «ЭКОПАН-КУЗБАСС».
Литература
1. Пушкарь А. Управление развитием промышленных предприятий // Бизнес-информатика. -1999. - № 13. - С. 51-53.
2. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: справочник / под ред. В.Н. Волковой и А. А. Емельяновой. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 455 с.
3. Организация производства: учеб. для вузов / под ред. О.Г. Туровца. - М.: Экономика и финансы, 2002. - 450 с.
4. Малин А.С. Исследование систем управления / А.С. Малин, В.И. Мухин. - М.: ГУ ВШЭ, 2002. - 400 с.
5. Клевин А.И. Организация гармоничного производства (теория и практика): учеб. пособие / А.И. Клевин, Н.К. Моисеева. - М.: Онега-Л, 2003. - 360 с.
6. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г Елиферов. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. - 314 с.
7. Процессный подход в управлении [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.quality.eup.ru/docum2/presentofkas.html, свободный.
8. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP II. - СПб: Питер, 2008. -416 c.
9. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. - М.: Юрайт, 2009. - 521 с.
10. Лихтенштейн В.Е. Информационные технологии в бизнесе / В.Е. Лихтенштейн, Г.В. Росс. -М.: Финансы и статистика, 2008. - 512 с.
11. Информационные системы и технологии управления: учеб. для вузов / под ред. Г. А. Тито-ренко. - М.: Юнити, 2010. - 591 с.
12. Официальный сайт автоматизированной программной системы «Парад-М» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.parad-m.ru, свободный.
Катаев Михаил Юрьевич
Д-р техн. наук, профессор каф. автоматизированных систем управления (АСУ) ТУСУРа
Тел.: 8 (382-2) 70-15-36
Эл. почта: [email protected]
Емельяненко Александр Александрович
Аспирант каф. АСУ ТУСУРа
Тел.: 8-923-620-06-20
Эл. почта: [email protected]
Емельяненко Владимир Александрович
Аспирант каф. АСУ ТУСУРа
Тел.: 8-923-460-99-88
Эл. почта: [email protected]
Пяк Павел Андреевич
Аспирант каф. АСУ ТУСУРа
Тел.: 8-906-955-53-87
Эл. почта: [email protected]
Уколов Руслан Иванович
Аспирант каф. АСУ ТУСУРа
Тел.: 8-905-992-57-47
Эл. почта: [email protected]
Кривенцов Дмитрий Михайлович
Аспирант каф. АСУ ТУСУРа Тел.: 8-953-926-94-98 Эл. почта: [email protected]
Kataev M.Yu., Emelianenko A.A., Emelianenko VA., Pyak P. A., Ukolov R.I., Kriventsov D.M.
The automated program system of enterprise business-processes control: tasks, description, structure
The approach to management of industrial enterprise through controlling form, based on business process is described. The description of the automated program system for control of business processes in an interprise are present.
Keywords: business process, automated program system, enterprise management.
