CC BY
37
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА
автоматизация концептуальных моделей учетного процесса на предприятии*
Ж. Р. СКРЕБКОВА,
старший преподаватель Уральского гуманитарного института
Важным инструментом исследования систем является метод моделирования, суть которого заключается в том, что исследуемый объект заменяется его моделью. Поэтому чтобы рассмотреть структуру учетного цикла на предприятии и представить концептуальные модели обработки данных в условиях автоматизации сначала рассмотрим некоторые определения, которые будут использованы при построении данных моделей.
Профессор С. И. Волков, исследуя методологические основы автоматизированного учета, при построении модели любого процесса выделяет следующие параметры: Х — вход, Y — выход и Р — преобразователь. Таким образом, система (системная модель) может быть представлена в виде схемы на рис. 1.
X р Y
Рис. 1. Схема системной модели
Представление экономического объекта в виде системной модели упорядочивает имеющуюся информацию в процессе ее распределения по этим трем взаимосвязанным параметрам. Системная модель предпочтительна для установления эффективных направленных упорядочен-
* Публикуется по материалам журнала «Все для бухгалтера» № 1,2, 2008.
ных воздействий на процесс в целях получения заранее желаемых его состояний.
Эта проблема актуальна и имеет смысл для достаточно широкого класса динамических систем с целенаправленным поведением. Конструктивным направлением решения этой проблемы является поиск некоторого множества процедур, моделирующих целенаправленные воздействия на процесс, которые в конечном счете являются сущностью управления. Системная модель любых процессов создает предпосылки для обобщения и формализации процедур, моделирующих целенаправленные воздействия на процесс.
Исследователи информационных систем про-фессоры В. А. Абчук, К. В. Балдин, М. И. Семенов, Ю. П. Липунцов и другие предлагают моделирование начинать с их концептуального описания.
Концептуальное представление описывает содержательный аспект любого процесса, в том числе и информационного. В концептуальном описании необходимы не только сведения о структуре обрабатываемой информации, но и сведения о технологии ее обработки. К концептуальному представлению предъявляется требование устойчивости. Это означает, что ряд изменений в предметной области не должен приводить к обязательной корректировке концептуального представления. Оно должно быть достаточно абстрактным, т. е. не содержать ограничений, вытекающих из программной реализации требуемых методов обработки данных.
Отображение предметной области в виде информации представляется информационными моделями нескольких уровней (рис. 2).
Предметная область
Рис. 2. Уровни информационных моделей: КМ — концептуальная модель,
ЛМ — логическая модель, ММ — математическая модель, АМ — алгоритмическая модель
Сущность концептуальной модели в литературе рассматривают профессоры В. А. Абчук, М. И. Кутер, А. Н. Романов, Е. Л. Шуремов, а также К. В. Балдин, М. И. Семенов, Ю. П. Липунцов, А. И. Мишенин и другие авторы, занимающиеся исследованиями в данной области. Обобщив мнения перечисленных авторов, отметим, что концептуальная (информационно-логическая) модель системы обеспечивает интегрированное представление о предметной области и имеет слабо формализованный (основанный на строгом соблюдении заранее заданных правил, алгоритмов) характер. Концептуальная модель отражает данные предметной области
Входящая
в виде совокупности инфор- учетная мационных объектов, каждый информация из которых характеризуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов и связей между ними. Объекты информационно-логической модели размещаются таким образом, что становится наглядной их иерархическая подчиненность и уровень связей между ними. В данной модели описание предметной области дается без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства.
Логическая модель формируется из концептуальной путем выделения конкретной части, ее детализации и формализации. Логическая модель, формализующая взаимосвязи в выделенной предметной области, на языке математики называется математической моделью. С помощью математических методов такая модель преобразуется в алгоритмическую, задающую последовательность действий и реализующую достижение поставленной цели. На основе алгоритмической модели создается компьютерная программа, являющаяся той же ал-
горитмической моделью, только представленной на языке программирования. Выделение информационных моделей разных уровней абстракции
позволяет разделить сложный процесс Компьютерная отображения «пред-программа метная область — программа» на несколько итеративных (повторяющихся) более простых отображений.
На практике приходится сталкиваться с понятием «функция управления», качественно аналогичным процедурам целенаправленных воздействий на процесс. Основными функциями управления экономическим субъектом являются планирование, учет, контроль и регулирование, среди которых особое место занимает учет, так как его данные составляют большую часть информации, необходимой для принятия решений. Без получения результатов учета невозможна реализация других функций управления.
Таким образом, по мнению автора, концептуальное представление системной модели информационного процесса бухгалтерского учета в условиях автоматизации можно изобразить в виде схемы, изображенной на рис. 3.
Результатная
учетная информация
Рис. 3. Системная модель информационного процесса бухгалтерского учета в условиях автоматизации
Итак, цель данной статьи состоит в том, чтобы рассмотреть понятие и структуру учетного процесса на предприятии и представить концептуальные модели обработки данных в автоматизированной системе бухгалтерского учета (АСБУ).
Обзор литературы показал, что профессоры Я. В. Соколов, М. И. Кутер, Е. Л. Шуремов, А. Д. Шеремет, Н. П. Кондраков, а также Н. Г. Шредер, Д. А. Панков, Б. Нидлз и др., занимающиеся исследованиями в области бухгалтерского учета, процесс отражения хозяйственных операций в учетной системе предприятия трактуют по-разному. Систематизированные мнения перечисленных авторов представлены в табл. 1.
Следует отметить, что профессоры А. Д. Шеремет, Н. П. Кондраков и Н. Г. Шредер называ-
Автоматизированные системы бухгалтерского учета
Таблица 1
Структура учетного процесса
Авторы Этапы учетного процесса
Профессор Я. В. Соколов 1. Инвентарь. 2. Вступительный баланс. 3. Журнал. 4. Главная книга. 5. Оборотная ведомость. 6. Заключительный баланс
Профессоры М. И. Кутер и Е. Л. Шуремов 1. Анализ содержания фактов хозяйственной жизни (ФКЖ) по оправдательной документации, их стоимостная оценка, идентификация по времени и классификация в номенклатуре Плана счетов. 2. Регистрация в журнале хронологической записи. 3. Отражение бухгалтерских записей на счета Главной книги. 4. Пробный баланс (оборотная ведомость). 5. Заключительный баланс
Профессор А. Д. Шеремет 1. Отражение операций в первичных документах. 2. Запись операций в журнал. 3. Перенесение записей в Главную книгу. 4. Формирование финансовых отчетов. 5. Обработка счетов для закрытия текущего периода и подготовка к началу нового учетного цикла
Профессор Н. П. Кондраков 1. Идентификация и отражение хозяйственных операций и явлений. 2. Регистрация операций в журнале записи хозяйственных операций. 3. Отражение данных по соответствующим счетам Главной книги. 4. Составление проверочного баланса для контроля за правильностью выполненных корреспон-денций счетов. 5. Проверочный баланс, который дополняется исправительными проводками в процессе подготовки рабочей таблицы. 6. Составление финансовой отчетности по установленным формам на базе рабочей таблицы, после чего исправительные проводки заносят в журнал записи хозяйственных операций. 7. Закрытие номинальных (временных) счетов. 8. Составление заключительного проверочного баланса после закрытия номинальных счетов
Н. Г. Шредер 1. Анализ хозяйственной операции на основе первичных документов. 2. Регистрация хозяйственных операций в журнале в хронологическом порядке. 3. Перенос записи из журнала на счета в Главную книгу. 4. Составление пробного баланса. 5. Корректирующие проводки. 6. Составление скорректированного пробного баланса. 7. Закрытие счетов. 8. Составление заключительного пробного баланса. 9. Подготовка к следующему отчетному периоду
Б. Нидлз 1. Анализ хозяйственных операций на основе первичных (оправдательных) документов. 2. Регистрация операций в главном журнале. 3. Перенос записей в Главную книгу. 4. Трансформация счетов в конце отчетного периода с помощью составления трансформационной таблицы. 5. Составление финансовой отчетности на базе трансформационной таблицы. 6. Закрытие счетов в конце отчетного периода. 7. Подготовка к началу нового отчетного периода
ют учетный процесс учетным циклом, а Б. Нидлз учетный цикл (accounting cycle) называет учетной процедурой (accounting system).
Профессоры М. И. Кутер и Е. Л. Шуремов под процедурой бухгалтерского учета понимают
логически выдержанную строгую последовательность выполнения бухгалтерских действий по отражению информации в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных в целях формирования финансовой отчетности и управ-
Рис. 4. Этапы учетного процесса на предприятии (по данным автора)
ленческих сводок. Следует отметить, что этапы процедуры бухгалтерского учета М. И. Кутер разделяет также на одноразовые, т. е. выполняемые в момент создания организации и направленные на построение вступительного (организационного) баланса (инвентарь и вступительный баланс), и этапы, реализуемые и повторяющиеся из отчетного периода в каждый последующий период (остальные этапы).
Авторы В. П. Астахов и В. Р. Захарьин в учетном процессе совокупность действий по обработке первичных документов, обобщению, группировке, детализации и систематизации бухгалтерской информации определяют как учетные процедуры, к которым можно отнести составление и регистрацию первичных документов, таксировку, контировку, группировку документов, разноску, арифметический подсчет и др.
В авторской трактовке учетный процесс — это процедура бухгалтерского учета, представленная цикличной логически выдержанной строгой последовательностью этапов от формирования первичной бухгалтерской информации до состав-
ления отчетности посредством выполнения бухгалтерских действий и анализа фактов хозяйственной жизни. На рис. 4 в общем виде представлены этапы учетного процесса.
Согласно рис. 4 в организационном периоде выполняются два этапа процедуры — «Капитал собственника» и «Вступительный (организационный) баланс».
Капитал собственника отражает величину активов организации, уменьшенную на размер признанных обязательств, т. е. основной источник собственных средств.
Вступительный (организационный) баланс согласно принципу непрерывности ведения бухгалтерского учета составляется в период регистрации учредительных документов.
Текущие работы отчетного периода заключаются в обработке бухгалтерской информации и сводятся к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий.
В отчетном периоде на этапе « Формирование первичной бухгалтерской информации» необходимо знание концепций бухгалтерского учета, так как здесь осуществляется анализ содержания фактов хозяйственной жизни в целях определения корреспонденции счетов и суммы согласно первичным документам.
На следующем этапе учетного процесса «Журнал» осуществляется перенос бухгалтерских записей из первичных документов в журнал хозяйственных операций в хронологическом порядке методом двойной записи. Таким образом, первичные документы являются основой для регистрации данных бухгалтерского учета.
На этапе учетного процесса «Главная книга» движение информации в бухгалтерской системе отражается посредством переноса двойной записи в бухгалтерские учетные регистры. В конце отчетного периода по всем записям, зарегистрированным в учетных регистрах, определяются итоговый оборот и конечный остаток, которые имеют важное контрольное значение при коллации1 результатов обработки бухгалтерских данных за отчетный
1 Коллация — сличение, сверка счетов, выявление адекватности информации.
период. Затем осуществляется перенос итоговых данных из учетных регистров на счета Главной книги, которая является основной частью бухгалтерской информационной системы и представляет совокупность бухгалтерских счетов, открываемых в организации в течение отчетного периода. Цель этого этапа состоит в систематизации бухгалтерских записей, ранее зарегистрированных в учетных регистрах, и определении оборотов и конечных остатков на счетах.
Далее на этапе учетного процесса « Оборотная ведомость» обороты и остатки (сальдо) по счетам из Главной книги переносятся в оборотную ведомость в целях контроля. Реализация на практике контрольных функций оборотной ведомости позволяет выявить и устранить ошибки, возникающие на этапах заполнения Главной книги и при определении показателей конечного сальдо.
Последним этапом учетного процесса является составление заключительного (отчетного) баланса на основе оборотной ведомости. Затем заполняется бухгалтерская и иная отчетность предприятия. Данные заключительного баланса
на конец периода составляют информационную основу начального баланса на новый отчетный период, а для вновь созданных предприятий начальный баланс совпадает со вступительным. После составления отчетности на последнем этапе также выполняется анализ финансовых результатов за отчетный период в целях повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Обобщенное содержание каждого этапа представлено в табл. 2.
Таким образом, мы определили учетный процесс как процедуру бухгалтерского учета и выделили ее основные этапы:
- формирование первичной бухгалтерской информации;
- регистрация ФХЖ в журнале хозяйственных операций;
- отражение бухгалтерских записей на счетах Главной книги;
- формирование оборотной ведомости;
- составление заключительного баланса и анализ результатов деятельности экономического субъекта.
Таблица 2
Содержание этапов учетного процесса (по данным автора)
Этапы учетного процесса Характеристика этапа
Организационный период
Капитал собственника 1. Имущество, которым владеет и распоряжается экономический субъект (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и др.). 2. Долги перед экономическим субъектом (дебиторская задолженность покупателей, учредителей и т. п.). 3. Обязательства по признанным долгам перед различными физическими или юридическими лицами
Вступительный Совокупность имущества предприятия и дебиторская задолженность учредителей,
(организационный) баланс которые показывают авансированный капитал собственника
Отчетный период
Формирование первичной бухгалтерской информации Анализ содержания ФХЖ, отраженного в первичном документе: - установление момента времени регистрации ФХЖ; - стоимостная оценка ФХЖ; - классификация ФХЖ в номенклатуре Плана счетов
Журнал 1. Регистрация ФХЖ в журнале хозяйственных операций. 2. Составление бухгалтерских проводок2. 3. Определение итоговой суммы по всем записям
Главная книга 1. Заполнение учетных регистров на основании данных журнала. 2. Заполнение Главной книги на основании данных учетных регистров
Оборотная ведомость Заполнение оборотной ведомости на основании данных Главной книги
Заключительный баланс Формирование баланса и другой отчетности на основании данных оборотной ведомости, а также анализ результатов деятельности предприятия
2 Специальная запись, указывающая сумму, дебет и кредит счетов, на которых следует зарегистрировать данные о конкретном факте хозяйственной жизни.
Ранее было отмечено, что отражение данных предметной области реализуется при описании концептуальной модели, поэтому ее построение будем рассматривать как алгоритмизацию информационного процесса.
Профессор В. С. Рожнов отмечает, что с экономической информацией осуществляются многие операции, объединяемые по признаку однородности и целевым функциям в информационные процедуры (процессы), которые группируются в три стадии воспроизводства информации: сбор данных, преобразование и потребление информации.
Стадия сбора сопровождается одновременным выполнением операций регистрации, измерения и представления данных, после которых информация становится пригодной для обработки. Экономическая информация при первоначальном сборе прежде всего регистрируется. Примерами источников информации служат преимущественно производственно-хозяйственная деятельность предприятия, деятельность органов управления, а также индивидуальные действия человека. При сборе данных главная цель заключается в том, чтобы получить точное, своевременное, достоверное и полное отображение явлений экономической деятельности.
Собранная или полученная информация переходит в стадию преобразования. В соответствии с тем, что информация изменяется в пространстве, во времени и с формально-содержательной стороны, выделяют три информационные процедуры второй стадии: передача, хранение и вычислительная обработка данных.
При изменении информации в пространстве различают несколько вариантов процедуры ее передачи: передается письменная или звуковая информация, зарегистрированная на носителях или в форме сигналов по каналам проводной связи и т. д.
Процедура хранения информации (изменение во времени) реализуется в зависимости от формы ее представления, применяемых устройств хранения, продолжительности хранения и других критериев. Имеется несколько вариантов хранения информации, основными из которых являются хранение в запоминающих технических устройствах и архивное долговременное хранение. В процессе хранения информация может утрачивать свою ценность под влиянием фактора времени или других изменений некоторых условий. Иногда это влечет за собой изъятие единиц
информации и их уничтожение, но значительно чаще единицам информации присваиваются новые современные значения. Подобная операция называется актуализацией данных и представляет самостоятельную информационную процедуру. Посредством актуализации значения определенных единиц информации постоянно поддерживаются на заданном уровне.
Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме (структуре) и значениям и заключается в получении результатной (выходной) информации. Достигается это посредством арифметических (сложения, вычитания, умножения, деления и др.) и логических операций (сравнения, сортировки, упорядочения и др.). Процедура вычислительной обработки информации часто сопровождается операцией поиска, которая также связана с процедурой хранения данных.
Стадия потребления включает получение выходной информации и ее использование. Выходная информация предназначена для формирования, подготовки и принятия управленческих решений, а также для технологических целей и др. Поскольку потребление информации состоит и в новом включении ее в процедуры сбора и преобразования, то можно говорить о кругообороте экономической информации. Существуют также и другие процедуры преобразования информации, т. е. кодирование, размножение, идентификация, агрегирование и дезагрегирование и т. д.
На основании изложенного представим структуру движения экономической информации в виде табл. 3.
Таким образом, процесс сбора, преобразования и потребления информации называется информационным процессом.
Следует отметить, что в современных условиях применение автоматизированных информационных систем значительно повлияло на технику выполнения процедур сбора, преобразования и потребления информации. Поэтому автор предлагает добавить в рассмотренный вариант информационного процесса процедуры, выполняемые в условиях автоматизации бухгалтерского учета, и представляет его в виде схемы на рис. 5.
На первом этапе процедура сбора ирегистра-ции учетной информации реализуется первичным (оперативным) учетом. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на машинных носителях количественных и качес-
Таблица 3
Структура движения экономической информации
Этапы движения информации Процедуры движения информации
Сбор данных Регистрация
Измерение
Представление
Преобразование информации Передача
Хранение
Обработка
Потребление информации Выдача результатов обработки
твенных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество результатной информации, предназначенной для принятия решений.
Регистрация информации возможна на материальном носителе или при использовании специализированных автоматизированных сис-
Этапы
I
Процедуры
Источники возникновения экономической информации
Сбор данных
Преобразование информации
Регистрация
Потребление информации
Потребители экономической информации
Рис. 5. Состав информационных этапов и процедур в условиях автоматизации
тем, совмещающих процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи. В этом случае ввод информации осуществляется непосредственно в компьютер для накопления данных и их последующей обработки или для формирования документов. Такая схема реализует безбумажную технологию обработки информации, при которой повышается ее достоверность и снижается трудоемкость работ. Распространение получили системы, позволяющие не только считывать заранее нанесенные на товар штрих-коды, но и предварительно обрабатывать их мобильными терминалами с дальнейшей передачей данных в компьютер. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются учетные записи, хранящиеся в информационной базе учета.
Передача информации может быть выполнена различными способами: традиционными средствами связи (курьером, пересылкой по почте), современными дистанционными средствами связи и т. д.
Хранение и накопление первичной информации необходимо для получения данных за определенный интервал времени и многократного их использования. Система компьютерного учета обычно хранит все введенные данные с начала ее эксплуатации, позволяя формировать результатную информацию за предшествующие периоды в любое время. С хранением информации связана операция поиска (выборки) данных.
Обработка экономической информации выполняется согласно разработанному алгоритму — набору четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информа-
Измерение
Представление
Передача
Хранение
Обработка
Кодирование
Идентификация
Актуализация
Сжатие
Тиражирование
Выдача результатов обработки
Таблица 4
Процедуры информационного процесса бухгалтерского учета в условиях автоматизации
Процедуры Действия (операции) Технические и программные средства, применяемые в информационном процессе бухгалтерского учета
Сбор и регистрация информации Измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, замер временных характеристик и т. п., ввод информации на машинный носитель Автоматические весы, часы, измерительные приборы, датчики, счетчики, устройства, сканирующие штрих-коды, и другие средства
Передача информации Перемещение информации во времени Электронная почта, факс, физические каналы связи (телефонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые)
Хранение и накопление информации Увеличение и сохранение объема информации в базе данных Дисковые устройства
Обработка информации Арифметические операции (сложение, вычитание, деление, умножение и т. д.), логические операции (сортировка, т. е. подбор, упорядочение и объединение; выборка данных из информационной базы), верификация Алгоритмические действия программного обеспечения
Кодирование Перевод информации в числовую форму Программные средства
Идентификация Сравнение данных, переданных от источника информации к получателю Программные средства
Актуализация Изменение, пополнение и обновление базы данных в целях поддержания информации в достоверном состоянии Клавиатура, сканирующие устройства и программные средства
Сжатие Уменьшение объема занимаемой памяти Программные средства
Тиражирование Копирование Копирующие аппараты
ции) в результатную (выходную) информацию за определенное число шагов. Таким образом, в процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Процесс обработки информации сопровождается верификацией3 выполняемых операций и корректировкой данных, которая в АСБУ возможна в процессе выполнения операций ввода информации или после их завершения в течение отчетного периода. На этапе преобразования информации также выделяют процедуры кодирования, идентификации, актуализации, сжатия и др.
При необходимости предоставления отчета нескольким пользователям выполняется процедура тиражирования.
На основе анализа результатной информации принятие решений остается за специалистом, заинтересованным в ее получении.
Авторская группировка процедур информационного процесса бухгалтерского учета в условиях автоматизации представлена в табл. 4.
3 Верификация — проверка расчетов и подтверждение достоверности информации.
По мнению автора, агрегирование и дезагрегирование информации относятся к операциям, а не к процедурам обработки информации, так как осуществляются посредством суммирования, группировки или других способов сведения частных показателей в обобщенные.
Итак, мы определили, что особенности выполнения процедур информационного процесса в АСБУ непосредственно связаны с применением технических и программных средств.
В условиях автоматизации бухгалтерского учета определяющим фактором построения концептуальной модели является разработка технологического процесса обработки учетной информации от первичной регистрации до получения всех форм отчетности.
Исследователи в области автоматизированных систем предлагают следующие определения технологического процесса. Например, профессор В. С. Рожнов отмечает, что выполнение информационных процедур в сочетании образует единый технологический процесс. Профессор В. И. Подольский технологический процесс определяет как упорядоченную последовательность
Регистра-
Сбор и регистрация информации Сбор Передача ция на бумажном или машинном носи- Ввод в информационную систему Контроль ввода и регистрации
3 3 теле
й 13 ¡У Ввод в кана- Преобразо- Вывод сооб-
5 16 £ •е г § Л ¡У г £ Передача информации й ^ 8 лы связи, в систему передачи данных вание из цифровой формы в аналоговую Передача информации щений с обратным преобразованием Контроль вывода
* 8 ^ а £ Обработка информации У а з I Ввод информации в систему Контроль ввода Обработка информации Вывод и контроль вывода Отображение результатов
Хранение и поиск информации Хранение Запрос Поиск Контроль поиска Выдача и отображение Контроль
Анализ и подготовка принятия решений Анализ исходной информации Моделирование Прогноз Анализ и корректировка Подготовка \ для принятия \ решений \
Рис. 6. Состав процедур и операций информационной технологии
взаимосвязанных действий, выполняемых с момента возникновения информации до получения результата, состоящую из отдельных этапов, каждый из которых также может представлять собой отдельную технологию. В современном экономическом словаре4 технологический процесс определяется как совокупность последовательно выполняемых операций, образующих единый процесс преобразования информации. Профессор Е. Л. Шуремов определяет технологический процесс как строго регламентированную совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю.
По мнению автора, технологический процесс в условиях автоматизации преобразования информации с использованием системы методов и способов выполнения информационных процедур в определенной технической и программной среде можно определить как информационную технологию.
В общем понимании технология представляет способ преобразования вещества, энергии, информации и отражает методы, приемы и последовательность операций и процедур. Технологии различаются составом и последовательностью операций, степенью их автоматизации (долей машинного и ручного труда) и надежностью, ко-
4 Райзберг Б. А, Лозовский Л. Ш, Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. М.: ИНФРА-М, 2007. 495 с.
торая гарантируется качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля.
Профессор Г. А. Титоренко при исследовании автоматизированных информационных технологий предлагает следующую группировку процедур и технологических операций обработки и преобразования информации в условиях автоматизации (рис. 6). Элементарные действия над информацией автор называет операциями, которые образуют технологический процесс. Для удобства управления операции объединяются в процедуры или этапы, т. е. более укрупненные элементы технологического процесса.
Информационные технологии на предприятии используются для управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными и другими потоками. Поэтому состав процедур преобразования информации и особенности их выполнения во многом зависят от экономического субъекта, применяющего автоматизированную обработку данных. Как правило, экономическая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, и некоторые процедуры при этом могут повторяться.
Информационная технология бухгалтерского учета характеризуется совокупностью строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности — от создания первичных документов до формирования необходимой отчетности на предприятии.
Рассматривая бухгалтерский учет как часть информационного процесса управления, можно представить соответствие операций информационной технологии и учетных процедур этапам учетного процесса в виде табл. 5.
Таблица 5
Соответствие операций информационной технологии и учетных процедур этапам учетного процесса
Этапы учетного процесса Операции информационной технологии и учетные процедуры
Формирование первичной бухгалтерской информации Сбор Передача Регистрация информации на бумажном или электронном носителе Анализ Таксировка Ввод в информационную систему Хранение
Журнал Поиск Контировка Контроль Разноска операций Обработка Контроль Группировка Отображение Хранение
Главная книга Поиск Обработка Контроль Отображение Хранение
Оборотная ведомость Поиск Обработка Контроль Отображение Хранение
Заключительный (отчетный) баланс Обработка Контроль Отображение Корректировка Тиражирование Анализ Подготовка информации для принятия решений
Таким образом, мы установили, что в информационном процессе бухгалтерского учета выполняются операции информационных технологий и учетные процедуры. Этим мы еще раз подтвердили, что учетные процедуры являются бухгалтерскими действиями по преобразованию учетной информации и выполняются на определенных этапах учетного процесса. Соответствие рассмотренных операций будет использовано при построении концептуальной модели обработки данных в условиях автоматизации.
При исследовании автоматизированных систем обработки экономической информации профессор В. С. Рожнов отмечает, что рассмотрение стадий (этапов) информационных процедур конкретизируется в процессе реализации различных функций управления. На концептуальном уровне автоматизация учета внесла изменения в традиционную технологию предметной области (предметная технология5), исключив из обработки значительное количество журналов (регистров) и предоставив принципиально новые функциональные возможности. В частности, информационные технологии в бухгалтерском учете позволяют автоматизировать получение и обработку данных, необходимых для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, составлять различные формы отчетности, а также выполнять другие учетные операции.
В соответствии со спецификой метода в бухгалтерском учете различаются три стадии технологической обработки информации: регистрация первичных хозяйственных операций, отражение их в системе счетов, обобщение данных в балансе и других формах отчетности. Данные этапы совершаются в строго определенной последовательности. При этом процедуры преобразования информации (сбор, регистрация, передача, хранение, обработка и последующее использование) рассматриваются как составные элементы технологии, причем сбор и регистрация данных предусматривают их физическое объединение с помощью стандартных технологических приемов.
Таким образом, информационную технологию бухгалтерского учета, как предметной области, в условиях автоматизации характеризуют две составляющие:
- технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации;
- совокупность методов и способов, применяемых при выполнении процедур преобразования информации с использованием технических средств.
5 Предметная технология — последовательность технологических этапов модификации первичной информации в результатную в любой предметной области, не зависящая от использования средств вычислительной техники и информационных технологий.
