CC BY
95
Автоматизация и ее применение в учете и управлении договорным
процессом
Филиппов Алексей Михайлович
аспирант кафедры анализа хозяйственной деятельности и аудита Саратовского государственного социально-экономического университета.
Аннотация
В данной статье рассматривается необходимость автоматизации договорного процесса, в целях повышения оперативности информации для целей управления предприятием. Охарактеризованы способы автоматизации управления договорным процессом. Показана сущность основных принципов создания компьютерной информационной системы управления договорным процессом.
Ключевые слова: договорной процесс, бухгалтерская служба,
автоматизация, информационные системы.
The summary
To article «Automation and its application in the account and management of contractual process»
In given article necessity of automation of contractual process, with a view of increase of efficiency of the information for operation of business is considered. Ways of automation of management are characterized by contractual process. The essence of main principles of creation of a computer information control system is shown by contractual process.
Keywords: contractual process, accounting service, automation, information systems.
В современных условиях хозяйствования в связи с потребностями оперативного управления процессами, происходящими на предприятии, происходит значительный рост объемов информации, которая требует дополнительных технических возможностей ее обработки для предоставления пользователям. Процесс усовершенствования управления предприятием предусматривает повышение качественного уровня бухгалтерского учета, планирования, анализа и контроля. Необходимость совершенствования и оперативности учетной информации вытекает из потребностей управления (внутренних пользователей бухгалтерской информации) и специфики использования технического обеспечения. Применение компьютерной техники позволяет координировать деятельность
подразделений, оптимизировать удовлетворение информационных потребностей управленческого персонала предприятия.
Экономическая информация характеризуется значительным объемом данных и сложностью их обработки. Это вызывает объективную необходимость внедрения средств автоматизации. Использование компьютерной техники с соответствующим программным обеспечением в процессе обработки данных имеет следующие преимущества:
- систематизация и приведения в порядок массивов учетной информации;
- повышение достоверности и точности учетной информации, оперативности обработки учетных данных и получение отчетности в необходимом аналитическом разрезе;
- выполнение сложных математических расчетов, сокращение трудоемкости расчетов;
- обеспечение необходимых условий для анализа производственных затрат и себестоимости продукции;
- обработка и хранения большого количества одинаковых в структурном плане единиц информации;
- осуществление выборки информации из большого количества данных;
- избежание арифметических ошибок, а также ошибок, связанных с неправильным перенесением цифр и т.п.
При отсутствии автоматизированных систем управления управленческий персонал сталкивается с рядом проблем, среди которых:
- значительные и неоправданные затраты времени высококвалифицированных специалистов на составление аналитических отчетов;
- данные в сводных отчетах разных подразделений могут противоречить друг другу;
- сводную информацию о деятельности предприятия руководитель получает с опозданием;
- даже при наличии мощной учетной системы руководители, при отсутствии информации о договорном процессе невозможности проведения полноценного его анализа, вынуждены принимать решение, полагаясь на интуитивные оценки ситуации.
Использование компьютерных технологий открывает перед бухгалтером новые возможности относительно обеспечения пользователей необходимой информацией, но вместе с тем ставит вопрос относительно выбора оптимальной компьютерной программы.
По мнению проф. Я.В. Соколова [1], недостатком в подходах к автоматизации бухгалтерского учета на практике является именно автоматизация его отдельных разрозненных участков, которая приводит к возникновению значительных проблем и обуславливает низкую эффективность применения компьютерных программ. Это объясняется тем, что в условиях автоматизированной обработки данных работники бухгалтерии должны принимать непосредственное участие в оценке и контроле принимаемых решений, а также в экономическом анализе хозяйственной деятельности, разработке рекомендаций и мероприятий по планированию ресурсосбережения и повышению эффективности производства. В этой связи проблемы усовершенствования планирования, учета и анализа в компьютерной системе нужно рассматривать в контексте развития управления в целом.
Договорный процесс - один из важнейших процессов, который обеспечивает предоставление информации относительно обеспеченности активами, возможности их реализации, стоимости активов в разрезе статей затрат, понесенных на их приобретение и реализацию для своевременного влияния на ход хозяйственных процессов предприятия.
При автоматизации бухгалтерского учета договорного процесса
обеспечиваются следующие преимущества:
- можно формировать плановые и фактические калькуляции в разрезе заключенных договоров на любую дату текущего месяца;
- используя расширенные возможности аналитического учета, возможно построение многоуровневых разрезов статей затрат, необходимых для управления, а также учет затрат по центрам ответственности в разрезе конкретных видов договоров.
Для обеспечения достоверного и оперативного предоставления результатов о ходе договорного процесса необходима интеграция компьютерных программ систем планирования, учета, экономического анализа и хозяйственного контроля. Поскольку, каждое управленческое решение не должно приниматься без глубокого анализа, поскольку аналитические задачи должны иметь целевую направленность на конкретного пользователя. Необходимо максимально объединять планирование, учет, анализ и контроль не только в теории, но и на практике, создавая из них комплексную систему, которая базируется на едином информационном банке данных и обеспечении оперативного предоставления информации, необходимой для управления предприятием.
Взаимодействие подсистем экономической информации в компьютерной системе должно осуществляться на основе следующих положений: взаимного использования информации, общности первичных носителей информации, общности результатных носителей, единства системы кодирования, единства системы показателей, минимизации проектных решений интегрированной обработки данных.
Рассматривать проблемы, связанные с компьютеризацией договорного процесса, невозможно без обсуждения принципиальных моментов, которые возникают во время автоматизации и интеграции основных систем экономической информации, необходимой для управления предприятием. Управление предприятием может осуществляться на основе следующих способов автоматизации управления договорным процессом (табл. 1).
Таблица 1
Способы автоматизации управления договорным процессом
№ п/п Способы автоматизации Характеристика
1 Частичная Является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в управление договорным процессом из-за отсутствия стратегического плана автоматизации. Внедрение информационных технологий определяется локальными задачами, а не бизнеса в целом. Результатом внедрения являются разрозненные прикладные системы, необходимость осуществления дополнительных затрат на дублирование функций, которые должна выполнять вся информационная система
2 Автоматизация по направлениям Автоматизация договорных процессов отдельных управленческих подразделений предприятия (снабжение, сбыт, услуги). Применяется в следующих случаях: - инвестиционных ресурсов предприятия недостаточно для решения задач автоматизации в полном объеме; - существуют направления, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект. Чаще всего такой подход применяется для автоматизации различных отделов и служб
3 Полная автоматизация Состоит из большого количества элементов разных уровней и разного назначения. Интеграция предусматривает такое объединение и согласование управленческих функций и процедур, чтобы в ходе управления договорным процессом обеспечивалась его оптимизация. Предусматривает ведение баз данных с использованием системы управления базами данных. Автоматизированная система управления договорным процессом строится с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым, а не на автоматизацию деятельности отдельных направлений.
Рассмотренные способы автоматизации является основой формирования сложных функциональных систем, которые состоят из большого количества связанных между собой систем информации (экономической, технической, социальной и т.п.). Отсутствие или низкий уровень интеграционных связей между системами снижает эффективность управления договорным процессом, приводит к решению проблемных вопросов на основе неточной или неполной информации, снижает качество управленческих решений. Поэтому во время проектирования и эксплуатации
компьютерной программы вопросом интеграции систем информации должна отводиться первоочередное внимание. Наиболее рациональным является полная автоматизация управления договорным процессом. Однако выбор способов автоматизации зависит от конкретных условий деятельности предприятия, в частности, от степени внутренней подготовки предприятия к внедрению новых методов работы и его финансовых возможностей.
Соотношение способов автоматизации управления договорным процессом объясняется, прежде всего, размерами предприятий, которые являются одним из главных аспектов выбора программ автоматизации. Выбор программного обеспечения для нужд управления договорным процессом, не отвечающего размерам предприятия, может привести к финансовым потерям и формированию информации, не используемую пользователями.
При создании компьютерной информационной системы договорного процесса необходимо придерживаться следующих принципов (табл. 2).
Таблица 2
Основные принципы создания компьютерной информационной
системы управления договорным процессом
№ п/п Принципы Сущность
1 Универсальность Система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и конкретную задачу как частный случай более общего
2 Системный подход Одноразовое введение информации в систему и многоразовое ее использование, наличие единой информационной базы, комплексное программное обеспечение
3 Экономическая целесообразность Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на ее проектирование, внедрение, обучение, сопровождение
4 Моделирование Возможность выделения компонентов общей модели построения программного средства, которые описывают основные особенности информационно-логической структуры системы обработки данных, функционирование и адаптация к потребностям пользователя
5 Г ибкость Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность
реагирования на смену внешних факторов
6 Совместимость Система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей договорного процесса, уже имеющихся на предприятии компьютеров и программ
7 Контроль Создание параллельных информационных потоков, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность данных
8 Защита и безопасность данных Система должна оказывать содействие защите активов от нерационального их использования и обеспечивать надежность и безопасность информации в системе
Соблюдение указанных принципов позволит выбрать оптимальную компьютерную программу. Конечно, на основании анализа основных принципов создания компьютерной информационной системы предприятия нельзя принять однозначного решения в пользу той или другой программы. На выбор программы влияют и такие факторы, как: структура предприятия и виды его деятельности; численность работников на предприятии и в бухгалтерии; количество хозяйственных операций ежемесячно; уровень квалификации работников отделов снабжения, сбыта, планирования и бухгалтерии; разветвленность и сложность системы документооборота; финансовые возможности предприятия и т.п..
В тоже время предприятия, деятельность которых основана на договорах, сталкиваются с рядом задач: учет движения договоров,
определение стадии договора или соглашения, объекта, региона, отслеживание оплаты по договору и задолженности; формирование себестоимости по выполненным договорам; определение рентабельности работ; формирование бюджета предприятия, планирование доходов, затрат, денежных средств, использование ресурсов.
Таким образом, применение автоматизированной системы управления договорным процессом позволяет повысить уровень оперативности получения учетно-аналитической информации деятельности предприятия и эффективности принятия управленческих решений.
Список литературы
1. Соколов Я.В. Новое в бухгалтерской профессии // Вестник ФА. -2000. - № 4 (16). - С. 13-21.
