CC BY
4УДК 331.2
АВТОМАТИЗАЦИЯ HR-ПРОЦЕССОВ: ВЛИЯНИЕ ТЕХНОЛОГИЙ НА РАБОТУ
СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА
ГЕЛЬМАНОВА ЗОЯ САЛИХОВНА
Профессор, Карагандинский индустриальный университет, Темиртау, Казахстан
САУЛЬСКИЙ ЮРИЙ НИКОЛАЕВИЧ
Магистрант, Карагандинский индустриальный университет, Темиртау, Казахстан
ИВАНОВА АЛЕКСАНДРА ВЛАДИМИРОВНА
Магистрант, Карагандинский индустриальный университет, Темиртау, Казахстан
Аннотация. В данной статье представлен углубленный анализ влияния современных технологий на работу службы персонала, с акцентом на процессы найма, адаптации и управления сотрудниками. В статье подробно описываются преимущества и вызовы автоматизации HR, включая анализ конкретных программных решений и их влияние на HR-функции. Рассматриваются ключевые технологии, такие как искусственный интеллект, машинное обучение, системы управления персоналом и аналитические инструменты, а также их роль в формировании стратегий управления человеческими ресурсами. В заключении приводятся выводы о значении автоматизации HR-процессов для улучшения бизнес-эффективности и конкурентоспособности компаний.
Ключевые слова: автоматизация HR, цифровизация HR-процессов, технологии управления персоналом, HR-аналитика, электронный документооборот, искусственный интеллект в HR.
Цель статьи: подробный анализ существующих программных решений для автоматизации HR и оценить их влияние на работу службы персонала. В статье рассматриваются основные технологии, применяемые в HR, преимущества и вызовы автоматизации, а также тенденции, которые определяют будущее цифрового HR.
Современные компании сталкиваются с необходимостью адаптации к быстро изменяющимся условиям бизнеса, где технологии играют решающую роль. Переход на цифровые технологии позволяет организациям эффективно управлять данными, оптимизировать процессы и повысить уровень обслуживания клиентов. Одним из важнейших направлений автоматизации является управление человеческими ресурсами, или HR. Автоматизация процессов найма, адаптации и управления сотрудниками открывает для компаний новые возможности, позволяя снизить затраты, улучшить качество принятия решений и повысить производительность сотрудников [1,2].
Технологии автоматизации охватывают множество аспектов управления человеческими ресурсами. Рассмотрим ключевые области применения таких технологий[2].
Современные системы для подбора персонала позволяют улучшить процесс найма, сокращая время на поиск, отбор и адаптацию кандидатов. Applicant Tracking Systems (ATS) помогает HR-специалистам автоматизировать многие этапы найма. Система позволяет удобно управлять данными кандидатов, фильтровать резюме, планировать интервью и отслеживать статус каждого кандидата на всех этапах найма[3].
AI-решения способны анализировать резюме, используя алгоритмы машинного обучения, и оценивать кандидатов на основе данных, таких как профессиональные навыки, опыт и квалификация. AI также помогает прогнозировать успешность кандидатов на основании анализа данных о текущих сотрудниках и исторических данных компании.
В последние годы популярность приобрели системы, которые используют данные социальных медиа для подбора сотрудников. Это позволяет HR-службам привлекать
ОФ "Международный научно-исследовательский центр "Endless Light in Science"
кандидатов с релевантным опытом и интересами. После найма нового сотрудника компании необходимо эффективно внедрить его в рабочую среду, и здесь на помощь приходят платформы для адаптации.
Инструменты для онбординга позволяют автоматизировать этапы адаптации сотрудника в организации. Программные решения предоставляют сотрудникам доступ к обучающим курсам, политике компании, задачам и прочей информации, которая помогает ускорить процесс адаптации.
Learning Management Systems (LMS) используется для предоставления обучающих материалов, отслеживания результатов обучения и обеспечения возможности проведения оценок и тестов. Платформы LMS помогают сотрудникам осваивать новые навыки и адаптироваться к роли[3-5].
Некоторые компании предоставляют доступ к адаптационным материалам через мобильные приложения, позволяя сотрудникам проходить обучение и ознакомление с компанией в удобном формате, что повышает их вовлеченность и комфорт.
Управление производительностью является одним из важнейших аспектов управления персоналом, и автоматизация этого процесса позволяет значительно улучшить его эффективность. Такие системы позволяют HR-службам и руководителям устанавливать цели, отслеживать достижения сотрудников, анализировать их производительность и предоставлять обратную связь. В системе также можно фиксировать результаты встреч по оценке производительности и разрабатывать планы карьерного роста.
Современные HR-платформы используют аналитику данных и Big Data для анализа производительности, текучести кадров, уровня вовлеченности сотрудников и других ключевых метрик. Это помогает HR-специалистам делать обоснованные прогнозы и разрабатывать стратегии улучшения процессов. Программные решения для карьерного развития помогают создавать индивидуальные планы обучения и развития сотрудников. Они также включают в себя инструменты для анализа компетенций и создания планов преемственности.
Автоматизация процессов снижает потребность в рутинной работе HR-специалистов, сокращая временные затраты и позволяя сотрудникам сосредоточиться на стратегических задачах. Программные решения позволяют собирать и анализировать данные с минимальными ошибками, что улучшает качество принятия решений. Автоматизация также способствует стандартизации процессов, снижая вероятность ошибок.
Системы управления персоналом предоставляют HR-службам прозрачный и удобный доступ к информации о сотрудниках, их достижениях и потребностях. Это позволяет лучше отслеживать производительность и результаты. Автоматизация процессов адаптации и карьерного роста способствует созданию комфортной среды для новых сотрудников и повышению уровня их удовлетворенности.
Многие компании сталкиваются с высокими затратами на приобретение и внедрение систем автоматизации HR, особенно на первых этапах. Также потребуется обучение персонала для работы с новыми инструментами. Автоматизация процессов может привести к уменьшению личного взаимодействия между HR-специалистами и сотрудниками, что может отрицательно сказаться на корпоративной культуре и уровне вовлеченности. Использование цифровых систем увеличивает риски, связанные с безопасностью данных. Компаниям необходимо уделять особое внимание защите информации о сотрудниках. Эксперты прогнозируют, что автоматизация HR станет ключевым фактором для повышения конкурентоспособности компаний на глобальном рынке труда.
Примеры современных решений для автоматизации HR[6]: Система Workday предоставляет решения для управления персоналом, включая автоматизацию процессов найма, управления производительностью и финансового учета. Она используется крупными организациями по всему миру и отличается широкими аналитическими возможностями; SAP SuccessFactors. Эта платформа включает модули для управления рабочей силой, оценки и
ОФ "Международный научно-исследовательский центр "Endless Light in Science"
обучения сотрудников. SuccessFactors помогает оптимизировать HR-процессы и предоставляет инструменты для анализа ключевых метрик; Greenhouse. Платформа для подбора персонала, которая позволяет автоматизировать и улучшить процесс найма. Greenhouse предоставляет функции для оценки и анализа данных о кандидатах, что помогает сделать процесс найма более прозрачным и эффективным; BambooHR. Решение для управления кадрами, которое охватывает различные HR-функции, такие как кадровый учет, управление документами, расчеты компенсаций и аналитика. BambooHR является отличным выбором для средних и малых предприятий.
Автоматизация HR-процессов играет важную роль в повышении эффективности компаний. Современные технологии позволяют улучшить процесс найма, адаптации и управления сотрудниками, помогая компаниям сократить затраты, минимизировать риски и улучшить качество принимаемых решений. Тем не менее, для успешного внедрения автоматизации важно учитывать возможные трудности, такие как затраты на внедрение. Автоматизация HR-процессов значительно изменяет работу службы персонала, улучшая эффективность, точность и экономию времени.
На предприятии АО «Qarmet» успешно внедрена система электронного документооборота «QagazOptima», что значительно повысило эффективность работы в различных областях. Программа автоматизирует процессы создания, генерации, регистрации и отправки документов по множеству направлений, включая кадровые, финансовые и юридические процессы. Особое внимание уделяется интеграции с другими корпоративными системами для обеспечения бесперебойного обмена данными и минимизации ошибок. В HR-отделе внедрение «QagazOptima» позволило существенно снизить риски, связанные с человеческим фактором, в том числе при внесении и актуализации данных о сотрудниках. Процесс регистрации новых сотрудников, оформление трудовых договоров, отпусков и других кадровых документов стал более быстрым и точным. Автоматическая генерация и отправка уведомлений о необходимости внести изменения или подтвердить информацию помогает избежать задержек в обновлении данных. Кроме того, электронный документооборот позволил ускорить согласования и минимизировать время на обработку бумажных документов, что снизило административную нагрузку на HR-специалистов. В результате улучшилась не только точность учета данных, но и ускорился процесс принятия кадровых решений, что в свою очередь положительно сказалось на общей производительности предприятия. Таким образом, внедрение «QagazOptima» не только оптимизировало процессы работы с документами, но и обеспечило высокую степень прозрачности и контроля в управлении персоналом, повысив доверие сотрудников к системе и улучшив внутренние коммуникации, уменьшилось время обработки документов.
Пример схемы работы «QagazOptima»: Отпуска по графику для сотрудников: Этот процесс разделен на этапы(рис.1): сотрудник создает заявку по дням отпуска; генерируется расположение; непосредственный руководитель подтверждает данную заявку; инженер по труду проверяет лимиты отпуска; руководитель структурного подразделения согласовывает и подписывает данное расположение; регистрация и присвоение регистрационного номера; автоматическое внесение в ERP систему; закрытие документа.
Рисунок 1. Бизнес - процесс «Отпуск по графику для сотрудников»
Регистрации входящей корреспонденции по исполнительным документам (рис2): создание заявки на основании данных с чат-бота и сайта, и внутренней информации по сотрудникам; отправка извещения с регистрацией частному судебному исполнителю для подтверждения принятия в работу; отправка заявку на обработку специалист по исполнительному производству для анализа и внесения данных в систему ERP; подтверждение отработанного документа; закрытие документа
Рисунок 2. Бизнес - процесс «Регистрация входящей корреспонденции по исполнительным документам»
Электронный документооборот - такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятие электронного документооборота и систем электронного
ОФ "Международный научно-исследовательский центр "Endless Light in Science"
документооборота неразрывно связаны между собой, так как одно из них является дополняющим другое.
Таким образом, можно сформулировать следующее определение понятию системы электронного документооборота - это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех стадиях работы с документами. Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность.
Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним:
Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 5444712011, ГОСТ Р 54989-2012.
Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которые они внедряются. Каждая организация имеет специфические особенности работы с документами. Именно поэтому системы должны быть гибкими и иметь возможность подстраиваться под нужды организаций, в которые они внедряются.
В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интегрировать с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Данное требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней.
В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных, контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важных, так как утечка информации несет массу последствий, с которыми может справиться далеко не каждая организация. Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем. Таким образом, организация внедрения систем электронного документооборота является сложным процессом, который осуществляется специальными организациями, имеющими необходимые лицензии, позволяющие им заниматься данным видом деятельности.
1. Капелюшников Р. И. "Цифровая трансформация и рынок труда." - М.: ИЭПП, 2021. - 256 с.
2. Иванов А. В., Петрова, Е. С. "Автоматизация HR: современное состояние и перспективы развития." // Управление персоналом, 2022. - №3. - С. 25-34.
3. Харрис Д., Тейлор Дж. "Инновации в управлении персоналом: интеграция технологий." -Лондон: HR Books, 2020.
4. Гладких В. В. "Искусственный интеллект в HR: практика применения." // Цифровые технологии в бизнесе, 2023. - №2. - С. 14-21.
5. Грушин П. Н. "Цифровизация HR в российских компаниях: тренды и барьеры." // Экономика и управление, 2023. - №4. - С. 39-48.
6. McKinsey & Company. "The State of HR Technology in 2024." - [Электронный ресурс]. URL: https://www.mckinsey.com (дата обращения: 08.12.2024).
ЛИТЕРАТУРА
