Учет материальных запасов Текст научной статьи по специальности «Право»

Все для бухгалтера УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

Общие положения

Бюджетные учреждения для осуществления своей деятельности приобретают и используют различные хозяйственные и строительные материалы, оборудование к установке, материалы, продукты питания, топливо и горючее, корма, фураж, тару, запасные части к машинам и оборудованию, молодняк животных и животных на откорме, материалы для учебных, научных и других целей, а также материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании, спецоборудование для научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками, специальные (военные) материалы.

Основными задачами учета материальных запасов являются:

• правильное и своевременное документирование всех операций по движению материалов;

• своевременное осуществление расчетов с поставщиками, контроль за выполнением договорных обязательств;

• выявление и отражение затрат, связанных с их заготовкой, определение их фактической стоимости для отражения в учете;

• обеспечение сохранности и контроля за правильным использованием материалов;

• соблюдение установленных норм запасов и расходов;

• систематический контроль за выявлением излишних, неиспользуемых материалов и их реализацией;

• получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения.

В целях обеспечения сохранности и правильной постановки учета материальных ценностей необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета.

Учет материалов на складе является составной частью всей системы бухгалтерского учета и должен обеспечивать полную их сохранность и порядок во время приемки, хранения, отпуска и проведения инвентаризации.

Хранение материальных ценностей должно производиться в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечивать быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации.

ю.м. ПИСКАРЁВА

Материалы на складе (в кладовой) должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах по секциям, а внутри них — по отдельным видам (на стеллажах, в ящиках, на полках и т.п.).

«Навалочные» материалы, размещение которых в закрытых помещениях невозможно или нецелесообразно, следует хранить на отдельной территории, должным образом приспособленной. Легковоспламеняющиеся материалы хранят в специально приспособленных для этого помещениях, изолированных от других складов.

Склады (кладовые) должны быть оснащены необходимым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.

Весы, разновесы, мерные емкости должны иметь свидетельство о своевременной их поверке.

На складах (в кладовых) должны строго выполняться требования по противопожарным мероприятиям, соблюдению температурного режима, в исправном состоянии должна быть охранная сигнализация.

Получение от поставщиков товарно-материаль-ных ценностей осуществляется представителем учреждения на основании выданной ему доверенности.

Порядок оформления доверенности определяется Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», которая устарела и действует только в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ (ст. 185) и иному законодательству РФ. Кстати, ст. 185 содержит более жесткие требования к оформлению доверенностей, выдаваемых от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, чем к прочим организациям.

Доверенность на получение или вьшачу денег и других имущественных ценностей от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером этой организации. Она заверяется печатью, регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и выдается должностному лицу под расписку.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководителем и главным бухгалтером учреждения, оформляется приказом.

В журнале учета выданных доверенностей все страницы должны быть пронумерованы до начала записей. Журнал прошнуровывается и опечатывается печатью учреждения. На последней странице журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано......страниц», которая скрепляется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения с указанием даты.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей. Доверенность на систематическое получение материальных ценностей (продуктов питания) допускается выдавать на более длительный срок.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей, независимо от того, от кого получены материальные ценности, полностью или частями передать документы в бухгалтерию. На каждый частичный отпуск материалов составляется накладная (или другой документ) с указанием в ней номера доверенности.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их учреждению на следующий день после истечения срока действия доверенности.

Аннулированные доверенности погашаются надписью «Неиспользованная» и хранятся до конца отчетного года, после чего их уничтожают, о чем составляется соответствующий акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенности с истекшим сроком действия, новые доверенности не выдаются.

При централизованном завозе и доставке материалов учреждениям отпуск материалов поставщиками может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель материалов обязан представить поставщикам образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо, получившее завезенный материал, скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете), остающегося у поставщика, своей подписью о получении названных ценностей.

Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Все работники, которым доверяется прием, хранение и отпуск материальных ценностей, безусловно, должны быть надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим требеваниям:

• иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;

• знать инструкции, основные правила и порядок как качественной приемки и хранения имуществен но-материальных ценностей, так и правила их отпуска;

• уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать материальные ценности;

• знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету имущественно-материальных ценностей.

Смена должностных лиц, ответственных за хранение, сохранность и использование ценностей, должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо-сдаточного акта.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» Минтруд России постановлением от 31.12.2002 N9 85 утвердил:

• перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества;

• типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

• перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества;

• типовую форму договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В связи с этим постановлением признаны не действующими на территории РФ:

• постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977 № 447/24 «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

• постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 14.09.1981 № 259/16-59 «Об утверждении перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, условий ее применения и типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности»;

• постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 22.06.1983 № 133/13-53 «О внесении изменений в постановление Госком-

труда СССР и Секретариата ВЦСПС от 14.09.1981 № 259/16-59»; • постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС СССР от 26.09.1986 № 365/22-37 «О дополнении перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность». Учете материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17 (0504204) только по наименованиям, сортам и количеству. Книга должна быть пронумерована и на последней странице за подписью главного бухгалтера указаны количество пронумерованных страниц и дата. На каждое наименование материалов отводится для записей необходимое количество страниц в зависимости от объема операций. Книга может открываться на несколько лет, однако при смене материально ответственных лиц согласно акту инвентаризации вновь назначенное материально ответственное лицо переносит остатки в новую книгу.

Записи в книгу ф. М-17 (0504204) производятся по мере совершения операций по приходу и расходу ценностей в день совершения операций. Наименование материалов записывается полное (мыло хозяйственное, мыло туалетное, краска масляная белая и т.д.). В записях указываются дата, номер документа, порядковый номер записи, от кого получено или кому отпущено. После каждой записи выводятся остатки.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе (в кладовой).

Однако в ряде случаев вместо предусмотренной книги ф. М-17 (0504204) для оперативного учета используются разного рода книги и тетради, даже тогда, когда в наличии имеются книги ф. М-17.

Материальные ценности на склады учреждений поступают, как правило, от местных поставщиков, транспортных организаций, от железной дороги и т.д.

Все поступающие на склад учреждения материальные ценности должны быть оприходованы немедленно. В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили, материальные ценности, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад (в кладовую), расписка материально ответственного лица, принявшего ценности.

Грузы, прибывающие по железной дороге, принимаются от станции железной дороги материально ответственными лицами.

При получении груза получатель обязан:

• потребовать проверку груза, если в вагоне (контейнере) обнаружена неисправность;

• проверить количество мест, вес и состояние каждого места, сохранность тары и упаковки;

• в случае получения груза без проверки веса потребовать отметки об этом в железнодорожной накладной.

При наличии неисправности тары, а также в случае несоответствия фактического веса, числа мест маркировочным данным, указанным в железнодорожной накладной, необходимо потребовать от станции назначения составления коммерческого акта.

При несоответствии поступивших материалов качеству и количеству, указанным в сопроводительных документах, составляется акт приемки по ф. 429 (0504229) в двух экземплярах.

Акт составляется специальной комиссией с учетом представителя поставщика или незаинтересованной организации, а также материально ответственного лица. Один экземпляр используется для учета принятых ценностей, а другой для направления претензионного письма поставщику.

КНИГА складского учета материалов

Учреждение (централизованная бухгалтерия)

Структурное подразделение

на 2003/2004

Городская больница

Склад

Форма М-17 поОКУД г. Дата

_ поОКПО

по КСП

КОДЫ 0504204

Форма М-17 с. 2

Материально ответственное лицо ___код [

Склад Стеллаж Ячейка Единица измерения Цена Марка Сорт Профиль Размер Норма запаса

наименование код

5-00

Наименование материала Мыло хозяйственное__код

Дата записи Дата и номер документа Порядковый номер записи От кого получено или кому отпущено Приход Расход Остаток Контроль (подпись и дата)

Остаток на 01.12.2003 200

12.2003 410 15 Израсходовано в

Декабре, ф. 410 (0504210) 91 109

Форма М-17 с. (последний лист)

Дата проверки Замечания и предложения Должность и подпись проверяющего

—""

В настоящей книге пронумеровано_страниц

(прописью)

Главный бухгалтер__

(подпись) (расшифровка подписи)

« »__г.

АКТ ПРИЕМКИ №

Форма 429

за

г.

Учреждение _

Источник финансирования

Раздел, подраздел _

Целевая статья _

Вид расходов _

Комиссия в составе председателя

по ОКУД Дата

по ОКПО

по ФКР по КЦСР по КВР

КОДЫ

0504229

членов комиссии

составила настоящий акт о приемке ценностей материально ответственным лицом

(фамилия, имя, отчество)

Наименование Единица измерения Код субсчета (счета) Номенклатурный номер Количество Цена, руб. Сумма, руб. Кредит субсчета

1 2 3 4 5 6 7 8

Форма 429 с. 2

Наименование Единица измерения Код субсчета (счета) Номенклатурный номер Количество Цена, руб. Сумма, руб. Кредит субсчета

1 2 3 4 5 6 7 8

Заключение комиссии:

Члены комиссии:_

Сдал__Принял_ _

(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)

(Продолжение следует)