Техника и технология учетного процесса в кредитных организациях

Потемкин Сергей Анатольевич

№2(20)2009

С. А. Потемкин

Техника и технология учетного процесса в кредитных организациях

Развитие вычислительной техники и появление новых технологий обработки информации открывает дополнительные возможности для рационализации учетных процессов в банке.

Статья содержит методические подходы к построению комплексной системы банковского учета. Здесь рассматриваются методологические и организационные аспекты автоматизированной (компьютерной) формы организации учета в кредитных организациях.

Среди преимуществ использования вычислительной техники, за счет которых в последнее время произошли значительные изменения в области учета, можно назвать возможность оперативной (текущей) регистрации существенно большего количества информации и дополнительного контроля ее качества, а также облегчение, ускорение поиска интересующей информации, ее извлечения и обработки. Развитие техники учета и технологии учетного процесса в то же время обусловливают повышение требований к квалификации учетных работников, которые сопровождают соответствующий процесс, организуют и контролируют его.

Использование возможностей вычислительной техники оказывает существенное влияние не только на результативность труда учетных работников, но и приводит к изменению существующих учетных процессов и появлению новых. Применение вычислительной техники способствует изменению средств и приемов, с помощью которых осуществляется учетный процесс, а также оказывает существенное влияние на способы преобразования данных, т. е. изменение техники учета и технологии учетного процесса.

Техника учета представляет собой совокупность средств (вычислительных машин, учетных регистров), навыков и приемов при прохождении учетного процесса. Технология учетного процесса охватывает комплекс спо-

10 >

собов регистрации и преобразования учетной информации, а также алгоритмы решения отдельных учетных задач. Понятия «техники учета» и «технологии учетного процесса» тесно взаимосвязаны и отражают практическую и теоретическую стороны содержания учетного процесса.

Техника учета складывается, во-первых, из множества единиц разнообразного универсального и специального оборудования, применяемого учетными работниками (вычислительная техника, средства связи), во-вторых, из суммы практических знаний о порядке учетной регистрации отдельных фактов финансо-во-хозяйственной деятельности. Технология учетного процесса базируется на принципах проведения оценки факта финансово-хозяйст-венной деятельности и выбора учетной схемы, которая позволяет отразить в учете его индивидуальные особенности.

Такой принцип регистрации фактов финан-сово-хозяйственной деятельности имеет большое значение в условиях освоения новых видов сделок, появления новых банковских услуг. Выдающийся русский ученый А. П. Руда-новский, к примеру, отмечал, что «оставление без внимания при учете какого-либо хозяйства его особенностей сводит сам учет этого хозяйства к пустой формалистике. Еще более печальные и серьезные последствия получаются тогда, когда приемы, выработанные практикой одного хозяйства, прилагаются к учету другого

№2(20)2009

хозяйства, не считаясь с его особенными условиями, задачами и целями» [1].

Техника учета и технологии учетного процесса оказывают значительное влияние на форму организации учета и во многом определяют ее сущность (рис. 1).

Рис. 1. Концептуальная схема построения формы организации учета

Понятие формы организации учета сложилось исторически в результате постоянного поиска эффективных способов сбора и обработки необходимой учетной информации. Несмотря на то что, как правило, при обсуждении формы организации учета имеют в виду бухгалтерский (финансовый) учет, так как из всех существующих видов учета хозяйственной деятельности он является наиболее теоретически исследованным, форма организации является неотъемлемой характеристикой любого вида учета. В то же время бухгалтерский (финансовый) учет по-прежнему является стержнем всей системы учета в банке.

Под формой организации учета следует понимать установившийся способ преобразования информации от первичных сведений до аналитических данных, используемых для целей мониторинга, контроля, анализа и составления отчетности. Форма организации учета определяет способ объединения технических средств, технологий учета и труда учетных работников.

Вопросы трансформации формы организации учета под влиянием внедрения вычислительной техники в учетный процесс рассмот-

рены в работе В. Ф. Палия и Я. В. Соколова [2]. В этой работе отмечено, что использование вычислительной техники не может считаться единственным признаком, определяющим форму организации учета, поскольку «при организации учета с использованием ЭВМ обнаруживаются различные подходы к построению табуляграмм, использованию данных, взаимосвязи постоянной и переменной информации, использованию оперативной памяти ЭВМ».

До сих пор не предполагалось какой-либо классификации форм организации учета, основанных на использовании вычислительной техники. Поэтому несмотря на разумные замечания о существовании различных подходов к организации учета с применением вычислительной техники, высказанные более двадцати лет назад, сегодня по-прежнему целесообразно использовать обобщенный термин «автоматизированная (компьютерная) форма организации учета».

Необходимо заметить, что бурное развитие отечественного банковского сектора совпало по времени с периодом развития информатизации как процесса, способствующего решению многих проблем в самых различных отраслях, в том числе и в банках [3]. Отчасти по этой причине информатизация стала рассматриваться как универсальное средство решения любых проблем. Результатом увлечения информационным подходом к учетным проблемам в ущерб разработке методических и организационных аспектов банковской деятельности стало стремительное и, что важно, неуправляемое внедрение автоматизированных учетныхсистем в кредитных организациях.

Нормативные документы Банка России не содержат разъяснений и указаний по вопросам формы организации учета, вследствие чего отсутствуют рекомендации, методики по ее практическому применению. Вопросы практической организации учета фактически переданы на усмотрение компьютерных фирм, разрабатывающих автоматизированные банковские системы, которые нередко пренебрегают учетными принципами и подменяют их техническими решениями.

11

№2(20)2009

Методические и организационные аспекты формы организации учета тесно связаны с техническими и технологическими аспектами организации учета, поэтому для эффективного развития автоматизированной (компьютерной) формы организации учета необходимо комплексное изучение вопросов техники, технологий, методологии и организации учета.

Применение вычислительной техники существенно изменяет содержание процесса учета, которое в значительной степени сосредоточивается не только на регистрации входящей информации, но и организации аналитических связей, обеспечивающих дополнительные возможности интерпретации информации на основе использования системы классификаторов.

Важным отличием автоматизированной (компьютерной) формы организации учета от ручной является отсутствие однозначной связи между содержащейся в базе данных информацией и формой ее представления пользователям. Связующим элементом между ними является аналитическая схема учета, проектируемая в рамках методологической работы.

В качестве иллюстрации этой особенности автоматизированной (компьютерной) формы организации учета следует указать, что при регистрации в системе учета факта финансо-во-хозяйственной деятельности основные характеристики первичного документа (договора) по определенной схеме учета регистрируются в базе данных. Дальнейшая обработка связанных с данным документом операций, осуществляемая в рамках системы электронного документооборота, фактически не предусматривает движения каких-либо форм, а обеспечивается регламентом обработки информации, в ходе исполнения которого различными учетными работниками производится дополнение информации и связей.

Вследствие этой же особенности автоматизированной (компьютерной) формы организации учета отчетами являются не только установленные формы отчетности, но и традиционные учетные регистры ручных форм учета, используемые в качестве формы представле-

ния информации, загруженной (введенной) в базу данных.

В качестве основных отличительных особенностей автоматизированной (компьютерной) формы организации учета следует указать:

• использование вычислительной техники;

• наличие баз данных для хранения и обработки информации;

• обеспечение совместного доступа ряда учетных работников к какому-либо элементу информации;

• виртуальный характер учетных регистров;

• наличие экранных и печатных форм для представления информации в удобном для пользователя виде;

• осуществление учетных записей с использованием экранных форм и регистрация информации об аналитических связях.

На рис. 2 представлена схема автоматизированной (компьютерной) формы организации учета на примере специализированного участка финансового (бухгалтерского) учета. Его специализация выражается только в отображении на данной схеме некоторых специфических процессов, присущих этому участку учета. Выбор участка учета для демонстрации автоматизированной (компьютерной) формы организации учета обусловлен тем, что финансовый учет представляет собой один из центральных элементов комплексной системы банковского учета и данные финансового учета являются контрольными для многих специализированных участков учета. Аналогичным образом можно представить схему автоматизированной (компьютерной) формы организации других специализированных участков учета и всей комплексной системы банковского учета.

Основные элементы автоматизированной (компьютерной) формы организации учета:

• система автоматизированных рабочих мест, связанных с локальной базой данных специализированного участка учета;

• блок входящих документов;

• блок обеспечения корректности регистрации сведений об учетном объекте в соответствии с установленными правилами, регламентами (методологией) и схемой систематизации информации посредством выбора необходи-

12

II

МЕТОДОЛОГИЯ УЧЕТА

Классификаторы событий, операций, проводок Модели учета

И

Специализированный участок бухгалтерского учета

ДОКУМЕНТЫ

АНАЛИЗ

ВЫБОР СХЕМЫ УЧЕТА

АРМ

Экранная форма

Регистрация документов

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Экранная форма

Обработка данных:

• открытие счетов в соответствии с иерархическим прин ципом;

• осуществление записей в соответствии с принципами двойной записи, сохранения истории изменения данных, хронологии, координации и систематизации

Добавление аналитики и связей, формирование системы:

• основных и дополнительных реквизитов;

• формирование системы бухгалтерских связей

АРМ,

Бумажный носитель

Электронный носитель

У

Экранная/печатная форма

Формирование бухгалтерской отчетности:

• регистров;

• ведомостей;

• журналов, книг;

• балансов

БАЗА ДАННЫХ

Структура данных ориентирована на процессы:

• регистрация первичных документов;

• формированиеучетныхзаписей;

• получение бухгалтерских отчетов

Рис. 2. Компьютерная (автоматизированная) форма организации счетоводства (бухгалтерского учета)

С. А. Потемкин

№2(20)2009

мой учетной схемы, отражающей особенности факта финансово-хозяйственной деятельности;

• блок хранения документов на бумажных и электронных носителях и организация доступа к ним;

• блок передачи информации, зарегистрированной в локальной базе данных в соответствии с регламентом подготовки технологической информации для загрузки в хранилище аналитических данных.

В процессе управления банком непрерывно осуществляется текущая консолидация большого объема разнородных по составу, структуре и форме представления сведений из различных источников. Первичные данные после надлежащей проверки сохраняются в форме, обеспечивающей надежное хранение и удобство дальнейшего использования. На основании собранной информации регулярно формируется комплект стандартных отчетных и справочных форм, а также по мере необходимости в рабочем порядке подготавливаются и исполняются индивидуальные нерегламен-тированные запросы.

В качестве основного средства поддержки процесса принятия управленческих решений в кредитных организациях в настоящее время рекомендуется использовать единую информационно-аналитическую базу банка, реализуемую на основе корпоративного хранилища данных. При этом единство информационно-аналитической базы банка означает комплексный подход к сбору, обработке и использованию информации для анализа финансово-хо-зяйственной деятельности кредитной организации в целом и принятия эффективных управленческих решений.

Комплексный подход к реализации информационно-аналитической базы предполагает согласованное решение следующих основных вопросов:

• организационного— распределение обязанностей по ее созданию, развитию, поддержке и использованию;

• методологического — разработка и внедрение адекватных методик решения проблем, возникающих на протяжении всего жизненного цикла информационно-аналитической базы;

• технологического— обеспечение эффективности функционирования применяемых технических и программных средств.

Наиболее важным фрагментом обязанностей учетного работника, регистрирующего информацию в рамках специализированного участка учета, является выбор учетной схемы, которая и определяет полноту информации о данном факте финансово-хозяйственной деятельности в учете. В связи с этим, в условиях автоматизированной (компьютерной) формы организации учета, когда схема учета является базисным принципом регистрации учетной информации, методология учета приобретает все более важное значение как направление его совершенствования.

Одними из наиболее сложных в методологическом отношении вопросов применения автоматизированной (компьютерной) формы организации учета являются вопросы построения баз данных для хранения и обработки информации, установления регламента их наполнения, синхронизации и контроля, определения порядка использования. При проектировании структуры баз данных целесообразно учитывать существующую структуру банковских операций (рис. 3), специфику и последовательность работ по их регистрации в учетных регистрах.

Рис. 3. Структура банковских операций

К настоящему времени сложились общепринятые стандарты построения информационно-аналитических систем, основанных на концепции хранилища данных. Эти стандарты

14

№2(20)2009

опираются на современные исследования и общемировую практику создания хранилищ данных и аналитических систем.

Технология функционирования таких систем имеет ряд общих особенностей. Данные, накапливаемые в Хранилище, поступают из любых внешних источников данных и транзак-ционных систем в соответствии с установленным регламентом в виде стандартных форм и форматов. Вся поступающая информация проверяется на достоверность и целостность, приводится к единому формату, преобразуется по определенным правилам и алгоритмам, консолидируется и только после этого загружается в центральное хранилище аналитических данных (рис. 4).

При этом существенным отличием хранилища данных от традиционных БД, ориентированных на решение какой-либо одной биз-нес-задачи, является то, что хранилище данных — это среда, включающая в себя не только одну или более баз данных, но, кроме того, это сложный конгломерат разнообразных инструментов и функций, реализующих непрерывный процесс создания, эксплуатации, постепенного расширения и изменения информационного хранилища, спроектированная для обеспечения возможности соответствующего, оперативного, гибкого и согласованного комплексного бизнес-анализа организации.

Не подменяя собой традиционные учетные системы и локальные базы данных, Хранилище позволяет развить и оптимизировать информационную структуру банка, став неотъемлемым элементом корпоративной системы управления.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Использование информации из Хранилища для комплексного анализа финансово-хо-зяйственной деятельности банка существенно расширяет возможности специалистов и позволяет предоставлять руководству своевременную, всестороннюю и точную информацию, необходимую для эффективного управления.

Информационно-аналитическая система, построенная на базе хранилища данных, содержащего информацию о клиентах банка, филиалах, совершенных банковских операциях,

последовательности внешних событий и т. п., должна способствовать:

• анализу текущего состояния головного банка и его филиалов, а также клиентов банка;

• оценке состояния банков-корреспонден-тов;

• прогнозированию поведения различных показателей, характеризующих финансово-хо-зяйственную деятельность банка;

• автоматическому отслеживанию происходящих и надвигающихся критических событий;

• анализу взаимосвязи событий и процессов, происходящих одновременно, а также событий, смещенных во времени;

• прогнозирование поведения одних показателей в зависимости от значений других.

Среди основных отличительных особенностей такой информационной системы — следующие:

• данные организованы по предметным областям. В рамках предметной области собирается вся информация, которая имеет отношение к определенной теме, представляющей интерес для банка;

• данные интегрированы. Поскольку данные, поступающие в Хранилище из оперативных приложений, могут быть избыточными, храниться одновременно в нескольких местах, быть синхронизированными или несинхрони-зированными между собой и иметь противоречивое представление, их необходимо привести к общему формату, убрать избыточность, очистить и проверить. Перед загрузкой необходимо устранить такие аномалии, как использование одного и того же имени для разных данных и т.д.;

• информация в хранилище данных стабильна. Оперативные данные загружаются в Хранилище и только потом предоставляются системе поддержки принятия решений. Важно отметить существенную разницу между оперативными данными и данными, пригодными для анализа. Оперативные, или транзакционные, данные — это детальная информация о сделанных проводках, выписанных счетах, денежных переводах. Они предназначены для приложений, которые выполняют повседневные задачи, поэтому быстро и часто изменяются, существуют

15

Техника и технология учетного процесса в кредитных организациях

МЕТОДОЛОГИЯ УЧЕТА: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИНЦИПОВ И МОДЕЛЕЙ УЧЕТА

г

' _|_15_уита

Учет объектов бухгалтерского учета

Техаомгячекие отчеты

Мониториг учетных объектов:

• клиентов;

• договоров;

• документов;

• счетов;

• банковских операций;

• финансовых потоков;

• другие отчеты

Управление качеством данных

КОНТРОЛЬ

ПРОВЕРКА

ОБРАБОТКА

Технологичекие отчеты

Отчеты отражают сущность учетных задач

Упорядоченные таблицы учетных данных, предназначенные для загрузки в Хранилище

Структура данных ориентирована на задачи финасового мониторинга:

• аналитический учет банковских операций;

• оценка;

• анализ;

• текущее планирование;

• формирование управленческой и других видов банковской отчетности;

• принятие управленческих решений;

• и другие задачи

X

Специализированный участок уита

Учет сведений о клиентах банка