CC BY
148
УДК 338.012
Башкатова Юлия Ивановна
ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики»
Россия, Москва1
Доцент кафедры менеджмента и предпринимательства
Кандидат экономических наук E-Mail: [email protected]
Решетько Наталья Игоревна
ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики»
Россия, Москва Доцент кафедры маркетинга и коммерции Кандидат экономических наук E-Mail : [email protected]
Современные информационные системы как фактор повышения качества управленческих решений и конкурентоспособности организаций
Аннотация: В статье рассматривается актуальность внедрения современных
информационных систем и их влияние на повышение качества принимаемых управленческих решений и конкурентоспособности организации в целом. Пристальное внимание уделяется методам и правилам внедрения информационных систем и технологий на современных предприятиях, выполнение и соблюдение которых поможет исключить многие проблемы, а также свести риск неудачной реализации проекта внедрения информационной системы на предприятии к минимуму. Квалифицированное определение задач менеджмента является решающим фактором, который влияет как на успех деятельности организации в целом, так и на успешность проекта внедрения корпоративной информационной системы. В статье авторами предложен перечень ключевых проблем, возникающих в ходе внедрения корпоративной информационной системы класса ERP, а также общие рекомендации для их решения.
Особое место в научной статье занимает исследование основных этапов внедрения корпоративной информационной системы. При этом, авторы, осознавая, что количество и характеристики этапов зачастую различаются, и варьируются под воздействием множества критериев, выделили типичную череду фаз, применимую к большинству проектов, таких как: этап определения стратегических планов и целей; этап организационного проектирования и постановки задач; этап оптимизации бизнес-процессов; этап работы над техническим заданием и проектом; этап утверждения бюджетов; этап обучения пользователей; этап опытной эксплуатации. Статья может быть полезна как управляющим проектами внедрения информационных систем и технологий на предприятии, так и всем заинтересованным лицам.
Ключевые слова: Информационные системы; конкурентоспособность; автоматизация предприятий; ERP-системы; этапы автоматизации; проблемы автоматизации; управленческие решения.
Идентификационный номер статьи в журнале 66EVN214
1 Адрес: 119501, г. Москва, ул. Нежинская, 7. Получатель: Канцелярия МЭСИ 1
Актуальные статистические данные, к сожалению, говорят нам о том, что число абсолютно успешных внедрений комплексных информационных систем на российских предприятиях не превышает четверти от всех проектов [1]. В тоже время треть проектов внедрения приостанавливаются, а в половине случаев более чем существенно перераспределяется бюджет внедрения, и переносятся сроки сдачи системы. Тем не менее, существует ряд методов и правил, выполнение и соблюдение которых поможет исключить многие проблемы, а также свести риск неудачной реализации проекта к минимуму. Кроме того, при должном планировании и координации вполне возможно уложиться в установленные сроки и не выйти за рамки бюджета [2].
К ключевым проблемам, возникающим в ходе внедрения корпоративной информационной системы класса ERP относятся следующие [9]:
Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Во многих случаях данный пункт является наиболее важным и затруднительным. Можно заметить, что его содержание частично пересекается с темой второго пункта, описывающей реорганизацию структуры компании. Но, не смотря на это, отсутствие постановки задач является куда более обширным фактором, и охватывает не только методологические аспекты управления. К примеру, большинство из числа руководителей осуществляют управленческие функции на предприятии, опираясь лишь на собственный опыт, интуицию, сложившееся понимание и крайне неструктурированные данные. Обычно, если руководителю предложить дать описание структуре деятельности своей компании или набору организационных положений, на основе которых он принимает важные управленческие решения, дело довольно скоро приводит к неопределённости.
Квалифицированное определение задач менеджмента является решающим фактором, который влияет как на успех деятельности организации в целом, так и на успешность проекта внедрения корпоративной информационной системы. К примеру, не имеет никакого смысла начинать внедрение корпоративной системы планирования бюджета, если бюджетирование на предприятии не поставлено должным образом, как определенный последовательный бизнес-процесс [3]. Исходя из этого, одной из первостепенных задач для реализации проекта внедрения корпоративной информационной системы является максимальная формализация всех автоматизируемых контуров управления. Как правило, в такой ситуации не обойтись без привлечения профессионалов из области консалтинга. Исходя из опыта многих российских компаний известно, что затраты на консультантов при внедрении не идут ни в какое сравнение с потерями и убытками от провала проекта.
Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Перед тем, начинать внедрение корпоративной информационной системы необходимо провести частичную реорганизацию структуры предприятия и технологий ведения бизнеса. В связи с этим, одним из главных этапов проекта внедрения, выступает полное и тщательное обследование предприятия по всем аспектам его деятельности. Основываясь на заключении, полученного по результатам обследования, формируется вся последующая схема создания корпоративной информационной системы.
Конечно, бытует мнение, что можно внедрить комплексную систему без осуществления реорганизационных изменений, но крайне не желательно этого делать по ряду объективных причин [4]. Фактически, в результате обследования компании фиксируется множество мест возникновения ничем не необоснованных дополнительных трат, а также организационных противоречий в структуре. Под определением реорганизация понимается даже не реинжиниринг в его классическом западном понимании. Реорганизация вполне может быть осуществлена в ряде подразделений, где она особенно необходима, что не приведёт к ощутимому снижению активности текущей деятельности предприятия [5].
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Успешно внедренная информационная система существенно изменяет технологию контроля и планирования. Не стоит рассчитывать, что функции управления при наличии корпоративной информационной системы перестанут требовать от менеджеров постоянной собранности и концентрации [6]. Напротив, значительное сокращение волокиты повышает скорость процессов в компании и ускоряет время обработки заказов, повышает рентабельность и конкурентоспособность организации в целом, а все эти изменения требуют большей компетенции, внимания и ответственности работников. Вполне возможно, что оставшаяся производственная база не сможет справляться с новыми потоками заказов. Это, вероятнее всего, приведёт к необходимости проведения предприятием технологической и организационной реформы.
Сопротивление сотрудников компании. Причинами негативного восприятия персоналом внедрения корпоративной информационной системы может являться недостаточное понимание всех процессов интеграции, а также отсутствие грамотной постановки задач. Зачастую, руководители предприятий не проводят оценку готовности персонала к внедрению ЕЯР-системы, из-за чего в ходе процесса интеграции могут участвовать люди, уровень квалификации и подготовка которых не соответствует уровню создаваемого информационного комплекса. В большинстве случаев, причиной возникновения страха у сотрудников компании является отсутствие объективной информации о ЕЯР-системе и всех последствиях ее введения. Неясность грядущих изменений порождает большое число слухов и инсинуаций. Как правило, такие разговоры основываются на боязни перед увольнением или увеличением должностных обязанностей.
Ещё одним, не менее значимым, нюансом является то, что сотрудники организации не всегда способны к четкой формулировке и донесению до специалистов по внедрению своего видения результатов проекта [7]. Наиболее актуален этот вопрос для холдингов, когда имеет место практика переноса типового решения с одного предприятия на остальные. Причиной этого является то, что предприятия, состоящие в холдинге, функционируют различно, каждое из них имеет свою индивидуальную организационную структуру, процессы, внутренние положения и регламенты [8].
Главное, что нужно сделать для минимизации вышеописанных сложностей — обеспечить единое информационное пространство, объединяющее и сотрудников компании и специалистов по внедрению. Должна быть создана определённая, лишённая любых противоречий система целей и требований, позволяющая участникам осознать всю необходимость данного внедрения, а также требования для достижения успешных результатов проекта. Высокая степень информированности и приобщенности к работе по интеграции, вызывают у персонала неподдельный интерес и чувство сопричастности к происходящему [11]. При этом, работники готовы максимально открыто и подробно отвечать на вопросы, давать рекомендации на основе сложившегося опыта, что позволяет крайне оперативно и эффективно реализовать проект по внедрению ЕЯР-системы [12].
Увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. Всем известна проблема, вызванная тем, что процесс внедрения корпоративной информационной системы, занимающий довольно много времени, проходит параллельно с выполнением работниками своих ежедневных обязанностей. В итоге, персонал, который вовлекается в ход работы по внедрению ЕЯР-системы, не освобожден от своих основных обязанностей, но при всём этом вынужден осуществлять еще и дополнительные функции. Часто, в таких ситуациях сотрудники компании пытаются уклоняться от возложенных на них обязанностей, мотивируя это тем, что у них и так хватает срочной работы по прямому должностному назначению.
Исправить ситуацию может введение системы материального поощрения работников за прилагаемые ими усилия. Сотрудник в материальном стимулировании может увидеть должную оценку своего труда, значимость своего вклада в дело компании. При этом большое значение имеет и моральное поощрение, демонстрирующее то, что руководство видит и, безусловно, ценит труд своих подчинённых. Кроме всего вышеперечисленного, стоит приложить все усилия для сокращения срока параллельной нагрузки на персонал [13].
Рассмотрим основные этапы внедрения современных информационных систем и информационных технологий в практику корпоративного управления.
Безусловно, количество и характеристики этапов зачастую различаются, и варьируются под воздействием множества критериев. Тем не менее, в общем случае имеется череда фаз применимая к большинству проектов [10]:
Этап определения стратегических планов и целей. Высшее руководство компании должно определить и сформулировать стратегию и цели бизнеса на ближайшие годы. Без определения стратегического развития любой проект внедрения корпоративной информационной системы обречён на провал. При конфигурации системы невозможно учесть все возможные пути компании в будущем. Тем не менее, с течением времени ERP-системы, созданные без учёта планов расширения и реорганизации бизнеса, затребуют кардинальных изменений. Корпоративные информационные системы, внедрённые без учёта стратегических планов предприятия, превращаются в так называемую обузу, мешающую управлению и даже простому документообороту. Кроме того, информационную систему необходимо спроектировать так, чтобы функционирование в течение последующих 2 лет проходило без значительной модернизации. Принимая во внимания всё вышесказанное, руководство компании обязано представлять масштабы и структуру бизнеса, как минимум в трёхлетней перспективе. Что касается целей автоматизации компании, то их необходимо сформулировать не в терминах неких технических преимуществ, но через призму основных интересов бизнеса. Их определение может выглядеть таким образом [14]:
• уменьшение запасов на складах за счет повышение точности планирования
закупок и производства;
• уменьшение дебиторской задолженности, посредствам информационного
обеспечения взаимоотношений с дебиторами;
• увеличение числа инвестиционных проектов при помощи исключения
повседневных рутинных операций.
Определение целей такого рода позволит осознать, цель будущего внедрения, вывести критерии успешности реализуемого проекта, в соответствии с которыми можно проводить оценку конечных результатов. Ошибки в определении стратегических планов и целей могут привести к непомерно большим затратам.
Этап организационного проектирования и постановки задач. В ходе данного этапа необходимо чётко и ясно описать, какие из задач будут обрабатываться корпоративной информационной системой и, самое главное, как. В ходе этапа организационного проектирования и постановки задач составляется около 10-15 схем движения информации (по одной схеме на каждую функциональную область предприятия). К работе на данном этапе подключаются не только топ-менеджеры, но и ведущие аналитики, специалисты, руководители подразделений. По результатам данного проектирования цели высшего руководства будут трансформированы в конкретные функции и задачи всех структур автоматизируемой компании.
Этап оптимизации бизнес-процессов. В ходе этапа происходит оптимизация бизнес-процессов компании, а именно приведение их в соответствие с установленными целями и задачами предстоящей автоматизации. Порой, руководства компаний, в не зависимости от, того каким образом сформированы их мнения, склоняются к крайностям в ходе оптимизации бизнес-процессов. Зачастую организации, внедряющие ERP-систему, принимают решение или на реинжиниринг внутренних бизнес-процессов, а также их полное подчинение всем требованиям функциональности выбранной системы, или настаивают на сохранении устоявшейся практики ведения работы и, соответственно, на минимальной оптимизации. Эти крайности являются одними из факторов неудач при создании и внедрении ЕЯР-систем.
В первом варианте возрастает риск того, что корпоративная информационная система, созданная с расчётом на принципиальную перестройку бизнес-процессов, вообще будет не востребована. Мировой опыт внедрений показывает, что кардинальные изменения процессов редко и трудно приживаются, и успешное совершенствование системы управления подразумевает эволюционный путь. Во втором варианте внедрённая ERP-система теряет свою эффективность. Более того, нет абсолютно никакой пользы от автоматизации неэффективных процессов предприятия. В этой связи крайне важно правильно определить оптимальный баланс оптимизации бизнес-процессов.
Этап работы над техническим заданием и проектом. Техническое задание представляет собой набор спецификаций и документов, определяющих правила и требования к корпоративной информационной системе, её функциональности. В техническое задание входят [15]:
• требования к рабочим местам, к их структуре и составу;
• разработка проектных требований к программному комплексу;
• разработка условий топологии, состава и структуры локальной сети корпоративной информационной системы;
• требования к соблюдению защиты передачи данных, безопасности доступа к информации и так далее.
В составлении технического задания принимают участие ^-специалисты и консультанты, к примеру, разработчики программных комплексов, имеющие необходимый опыт в данной сфере и владеющие специализированной терминологией. Результатом данной работы является структурированный официальный документ, в котором отражены все подробности и требования. Что качается технического проекта, то в его основе лежит вышеописанное техническое задание. Данный набор документов включает в себя результаты по детальному проектированию, интерфейсы и специфика каждого компонента, требования к опытным тестам, детальный план компонентной интеграции.
Зачастую, в российских компаниях, результаты обследования предпроектной стадии, техническое задание и сам технический проект сводятся в объединённый документ — техническое задание. После создания технического задания и проекта можно приступать к оценке сроков (формированию плана-графика) и принятию бюджетов.
Этап утверждения бюджетов. Составление и утверждение подобного рода бюджетов не несут в себе какой-либо особой специфики. В общем виде бюджет можно разделить на направления:
Основной бюджет проекта внедрения, включающий в себя [16]:
• расходы на приобретение комплекса программного обеспечения корпоративной информационно системы;
• расходы на покупку технической составляющей (оборудования и аппаратуры);
• расходы на непосредственное внедрение и сопутствующие работы.
Практика вендорных компаний показывает, что все расходы на приобретение и внедрение ЕЯР-системы вполне способны уложиться в рамки трёх счетов: счета капитальных инвестиций на покупку (создание нематериального актива), счета инвестиций на покупку (создание основных средств) и счета учета малоценки.
Бюджет времени проекта. Бюджет может быть рассмотрен в качестве дополнительной детализации план-графика внедрения.
Бюджет численности кадров. Важную роль играет готовность компании внедряющей корпоративную информационную систему к найму и привлечению в проект временного (вспомогательного) персонала в случае необходимости, так как медленная реализация внедрения несёт непозволительно крупные расходы.
Этап обучения пользователей. Порой, процесс внедрения корпоративной информационной системы предусматривает обучение лишь ключевых пользователей. Под ключевыми пользователями, как правило, понимаются руководители отделов, подразделений и департаментов, их заместители, а также ряд представителей компании-заказчика, которые после приобретения опыта работы должны будут на местах провести обучение остальных специалистов. Есть и другой подход, предусматривающий куда более обширный охват численности персонала. В рамках данного подхода формируется список задач обучения, разрабатываются так называемые роли пользователей и должностные инструкции по работе с внедряемой системой. После этого начинается осуществление самого процесса обучения.
Для того чтобы программа обучения была реализована быстро, и без отклонений или ошибок, ход обучения, а также учебные материалы должны быть максимально полными и наглядными. В таких случаях нет ничего удобнее структурированных видеоинструкций с озвученными комментариями и пояснениями. Размещённая на общедоступном ресурсе, база таких инструкций будет всегда востребована [9].
В завершение обучения сотрудники компании принимают участие в тестировании, которое включает в себя полное прохождение всей функциональности программного комплекса по их определённой должности. Кроме того, в ходе проверки навыков, сотрудники имеют возможность описать замечания, которые будут проанализированы и учтены в настройке системы.
Этап опытной эксплуатации. Этап запуска корпоративной информационной системы и начало её тестовой эксплуатации. Один из самых важных этапов проекта внедрения, в ходе которого можно объективно проанализировать и оценить эффективность всех предшествующих фаз [10]. Система начинает функционировать не на бумаге, и именно в этот момент руководство должно требовать от исполнителя максимально правильной и чёткой работы, выполнения системой всех своих возможностей, отсутствия любых ошибок и сбоев [2].
ЛИТЕРАТУРА
1. Башкатова Ю.И. Управленческие решения. Учебное пособие. Москва, 2008.
2. Башкатова Ю.И. Контроллинг. Учебное пособие. Москва, 2009.
3. Кузнецов В.И. О социальной ответственности предприятий и проблемах
социальной отчетности. Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. 2012. № 1. С. 32-34.
4. Кузнецов В.И., Мацоян Д.О. Управление долгосрочной конкурентоспособностью предпринимательских структур в строительстве. Современная конкуренция. 2012. № 2. С. 26-33.
5. Кузнецов В.И. Сагиева Г.С. Анализ результатов научно -технической
деятельности в России сквозь призму патентной активности. Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. 2010. № 5. С. 89-95.
6. Леонтьева Л.С., Кузнецов В.И., Конотопов М.Н., Орехов С.А., Башкатова Ю.И.,
Морева Е.Л., Орлова Л.Н. Теория менеджмента. Москва, 2013.
7. Понявина М.Б. Новые нестандартные методы использования QR-кодов в
маркетинговой политике современных компаний. Экономика и современный менеджмент: теория и практика. 2014. № 34. С. 82-86.
8. Понявина М.Б. Маркетинговые аспекты формирования высокого уровня брутто-
кэш-флоу на рынке новых услуг за счет премиального ценового
позиционирования. Экономика и современный менеджмент: теория и практика. 2014. № 34. С. 87-92.
9. Решетько Н.И. Проблемы повышения конкурентоспособности отечественного инфокоммуникационного комплекса. Инновации в науке. 2013. № 28. С. 172175.
10. Решетько Н.И. Показатели оценки эффективности деятельности отечественного инфокоммуникационного комплекса. Инновации в науке. 2013. № 28. С. 176180.
11. Соколов М.А. Аналитическая модель комплексной оценки эффективности интеграционных трансформаций организаций за счет слияний и поглощений. Транспортное дело России. 2010. № 6. С. 139-143.
12. Соколов М.А. Возможности использования зарубежного опыта в российской практике слияний и поглощений. Вопросы экономических наук. 2007. № 5. С. 199-201. Вопросы экономических наук. 2007. № 5. С. 199-201.
13. Соколов М.А. Организационно-экономическая модель управления стоимостью российских компаний в условиях проводимых процедур по слияниям и поглощениям. Проблемы экономики. 2007. № 5. С. 27-31.
14. Соколов М.А. Аналитическая модель комплексной оценки эффективности интеграционных трансформаций организаций за счет слияний и поглощений. Транспортное дело России. 2010. № 6. С. 139-143.
15. Харламов О.И. Основные факторы эффективности применения интернет-технологий на предприятиях табачной отрасли. Интеграл. 2011. № 5. С. 102-103.
16. Харламов О.И. Интернет-магазин как инструмент повышения уровня продаж. Интеграл. 2011. № 6. С. 124.
Рецензент: Кузнецов Владимир Иванович, Д.э.н., профессор кафедры менеджмента и предпринимательства (МЭСИ).
Ulia Bashkatova
Moscow state university of economics, statistics & informatics
Russia, Moscow E-Mail: [email protected]
Natalia Reshetko
Moscow state university of economics, statistics & informatics
Russian, Moscow E-Mail: [email protected]
Modern information systems as factor of administrative decisions quality improvement and competitiveness of the organizations
Abstract: The article describes the relevance of introduction of modern information systems and their influence on improvement of quality of made administrative decisions and competitiveness of the organization as a whole. The close attention is paid to methods and rules of introduction of information systems and technologies at the modern enterprises, performance and which observance will help to exclude many problems, and also to reduce risk of unsuccessful implementation of the project of introduction of information system at the enterprise to a minimum. The qualified definition of problems of management is decisive factor which influences both success of activity of the organization as a whole, and success of the project of introduction of corporate information system. In article authors offered the list of the key problems arising during introduction of corporate information system of the class ERP, and also the general recommendations for their decision.
The special place in the scientific article is taken by research of the main stages of introduction of corporate information system. Thus, authors, realizing that quantity and characteristics of stages often differ, and vary under the influence of a set of criteria, allocated the typical train of phases applicable to the majority of projects, such as: stage of definition of strategic plans and purposes; stage of organizational design and statement of tasks; stage of optimization of business processes; stage of work on the specification and project; validation phase of budgets; grade level of users; stage of trial operation. Article can be useful as the project manager of introduction of information systems and technologies at the enterprise, and to all interested persons.
Keywords: Information systems; competitiveness; automation of the enterprises; Enterprise resource planning; stages of automation; automation problem; administrative decisions.
Identification number of article 66EVN214
REFERENCES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. 11.
12.
13.
14.
15.
16.
Bashkatova U.I. Administrative decisions. Manual. Moscow, 2008.
Bashkatova U.I. Controlling. Manual. Moscow, 2009.
Kuznetsov V.I. About social responsibility of the enterprises and problems of the social reporting. Economy, statistics and informatics. UMO bulletin. 2012 . No. 1. Page 32-34.
Kuznetsov V. I., Matsoyan D. O. Management of long-term competitiveness of enterprise structures in construction. Modern competition. 2012 . No. 2. Page 26-33.
Kuznetsov V. I. Sagiyeva G. S. The analysis of results of scientific and technical activity in Russia through a prism of patent activity. Economy, statistics and informatics. UMO bulletin. 2010 . No. 5. Page 89-95.
Leontyeva L.S., Kuznetsov V. I. Konotopov M. N., S. A., Bashkatova U.I. Orlova L.N and others. Management theory. Moscow, 2013.
Ponyavina M. B. New non-standard methods of use of QR codes in marketing policy of the modern companies. Economy and modern management: theory and practice. 2014 . No. 34. Page 82-86.
Ponyavina M. B. Marketing aspects of formation of high level a gross-cache-flou in the market of new services due to bonus price positioning. Economy and modern management: theory and practice. 2014 . No. 34. Page 87-92.
Reshetko N. I. Problems of increase of competitiveness of a domestic infocommunication complex. Innovations in science. 2013 . No. 28. Page 172-175.
Reshetko N. I. Indicators of an assessment of efficiency of activity of a domestic infocommunication complex. Innovations in science. 2013 . No. 28. Page 176-180.
Sokolov M. A. Analitic model of a complex assessment of efficiency of integration transformations of the organizations due to merges and absorption. Transport business of Russia. 2010 . No. 6. Page 139-143.
Sokolov M. A. Possibility of use of foreign experience in the Russian practice of merges and absorption. Questions of economic sciences. 2007 . No. 5. Page 199-201. Questions of economic sciences. 2007 . No. 5. Page 199-201.
Sokolov M. A. Organizational and economics model of the cost-management of the Russian companies in the conditions of carried-out procedures on merges and absorption. Economy problems. 2007 . No. 5. Page 27-31.
Sokolov M. A. Analitic model of a complex assessment of efficiency of integration transformations of the organizations due to merges and absorption. Transport business of Russia. 2010 . No. 6. Page 139-143.
Harlamov O. I. Major factors of efficiency of application of Internet technologies at the enterprises of tobacco branch. Integral. 2011 . No. 5. Page 102-103.
Harlamov O. I. Internet-magazin as instrument of increase of a sales level. Integral. 2011 . No. 6. Page 124.
