CC BY
164УДК 331.103.6
Кожухова Н.В.,
к.э.н., доцент кафедры Экономики труда и управления персоналом Самарский государственный экономический университет (Россия, г. Самара)
Зайцева К.В., студент Самарский государственный экономический университет (Россия, г. Самара)
РОЛЬ И МЕСТО ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В
ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация: в данной статье рассмотрено документационное обеспечение в управлении персоналом, его роль и место в организации, основные задачи, решаемые в делопроизводстве и проблемы, возникающие при повышении эффективности документационного обеспечения в управлении персоналом.
Ключевые слова: документооборот, управление персоналом, документ, информация, документационное обеспечение управления персоналом.
В нашей стране с каждым годом появляется все больше новых организаций, фирм и предприятий различных форм собственности, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Деятельность управленца подразумевает создание различных видов документов, без которых просто невозможно решать задачи планирования, финансов и бухгалтерского учета, оперативного управления и управления кадрами. Все управленческие решения связанные с информацией и обеспечением и закрепление ее документационно, базируются по управляемому объекту или рассматриваемому вопросу. Правильность принятого решения зависит от объективности, оперативности, правильности и полноты информации. А самим результатом отражения информации, событий, фактов или же явлений выступает документ.
Документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, облечённый в письменную форму, удостоверяющий наличие фактов определённого значения [1, с. 18].
Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д. В документах вся информация фиксируется впервые, именно поэтому они служат первичными носителями информации. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников, работающих с персоналом. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования управления кадрами постоянно возрастает [2,с.33].
Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении персоналом до их передачи на государственное хранение или уничтожения[3, с.18].Выделяются три основные задачи, решаемые в кадровом делопроизводстве :
1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива кадровых документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).
Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос о повышении эффективности документационного обеспечения управления персоналом. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:
1. нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;
2. недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления персоналом и способности поддерживать внешние контакты;
3. падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)
В рамках современных концепций документационного обеспечения управления персоналом важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовы и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (САSЕ, САLS и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и, особенно, в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а само главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем [4,с.67].
На сегодняшний день,большинство людей пришли к выводу, что культура работы с документами в управлении персоналом является частью производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельност в условиях рынка. Поэтому документационное обеспечение управления персоналом - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Руководитель теряет
много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. [5,с.32].
Документы поступают на предприятие от клиентов, партнеров, других предприятий; создаются в деятельности самого предприятия; поступают руководству для принятия решения, написания в виде резолюций указаний по исполнению и для подписания; отправляются адресатам.
Рассмотреть все принципы документационного обеспечения управления персоналом можно, опираясь на анализ документационного обеспечения управления персоналом в фирме ООО «ГРАНД».
В ООО «ГРАНД» создается, принимается от других организаций масса документов, содержащая информацию различного плана экономическую, политическую, бухгалтерскую, статистическую, социальную и др. В результате наблюдений за деятельностью служащих в ООО «ГРАНД» было выявлено, что все главные специалисты в той или иной степени занимаются документационным обеспечением управления персоналом. Документы ООО «ГРАНД» оформляются в основном на бланках, имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе документирования деятельности ООО «ГРАНД» создаются различные виды документов:
• организационно-правовая документацш! (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки).
Данные таблицы 1 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «ГРАНД».
Таблица 1 -Динамика документооборота за 2016-2018года
Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов Итого
2016 97 243 519 859
2017 117 290 547 954
2018 194 384 696 1274
Объем документооборота в 2017 году по сравнению с 2016 вырос на 9,96%, а в 2018 год' по сравнению с 2017 годом на 25,12%.
Несмотря на рост документооборота, требования государственной системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «ГРАНД» соблюдаются не полностью, что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии.
Должно вестись общее документационное обслуживание предприятия: организация должна осуществлять регистрацию всех документов, что в итоге должно давать централизацию регистрации всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.
Также нужно осуществлять высокую степень контроля сроков исполнения документов и снятие их с контроля, после их отработки, организовывать работу по формированию и хранению дел, вести номенклатуру дел, как в бумажном виде, так и в электронном.
Совокупность всех этих положений, должна быть изложена в должностной инструкции специалиста, осуществляющего работу с документами кадрового делопроизводства, что существенно улучшит работу предприятия. Для сравнительно маленького предприятия как ООО «ГРАНД» необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы специалиста в данной области.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления персоналом со всех сторон, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами может не происходить срыва сроков выполнения работ, будут наращиваться темпы развития предприятия, а значит, повышаться его конкурентоспособность.
Список использованной литературы
5. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2015. - 784 с.
6. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 с.
7. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); Феникс -Москва, 2014. - 384 с.
8. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов.. - М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2015. - 576 с.
9. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431-434
