CC BY
41
УДК 006.05
РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА СТАНДАРТА ОРГАНИЗАЦИИ «ПОРЯДОК РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ» Жгельская Карина Анатольевна, студент (e-mail: [email protected]) Барабанова Ирина Александровна, к.т.н., доцент (e-mail: [email protected])
Брянский государственный технический университет, г.Брянск, Россия
Данная статья приводит описание процесса документирования алгоритма решения проблем в виде стандарта организации, который может применяться на предприятиях различных отраслей промышленности. Для достижения этой цели в данной статье произведена разработка проекта СТО «Порядок решения проблем в организации» на основе типовой структуры СТО, введение которого обеспечит более эффективное функционирование предприятия в целом за счет повышения эффективности работы системы управления качеством предприятия.
Ключевые слова: управление качеством, стандартизация, процесс, решение проблем, стандарт организации, проект СТО.
Стандарты организации (СТО) - это внутренние документы организации, принимаемые с целью оптимизации производственных процессов и улучшения качества товаров или услуг. СТО разрабатываются как на конкретную продукцию или услугу, так и производственные процессы. В данной статье речь будет идти о последних. Процесс решения проблем в организации заключается в обеспечении своевременного, ответственного и документированного анализа возникающих отклонений, установления их причин и определение оптимальных вариантов решения. Поэтому наличие четкого алгоритма действий при возникновении неполадок повысит качество и скорость решения проблем в организации, а значит и эффективность всего предприятия в целом, что объясняет актуальность данного исследования.
Одной из актуальных на сегодняшний день методик поиска и решения проблем является «8D» (Eight Disciplines, «восемь дисциплин») [1]. Она представляет собой восьмиэтапный способ поиска оптимальных организационно-технических решений проблемы, направленных на устранение ее первопричин. Каждый этап обозначается буквой «D» с соответствующим номером.
Методика «8D» позволяет не только найти первоочередные причины проблемы и решить ее, но и предотвратить повторное их появление. Алгоритм решения проблем методом «8D» представлен на рисунке 1. Для быстрого и эффективного решения проблем предлагается разработка типового проект стандарта организации «Порядок решения проблем в организации», содержащего и описывающего данный алгоритм.
Рисунок 1 - Алгоритм решения проблем по методике «80»
Этап Б0 «Уведомление о проблеме» - выделение конкретной проблемы, для решения которой целесообразно использование метода 8Б.
Этап «Формирование функциональной рабочей группы» - подбор специалистов многофункциональной рабочей группы (МФГ) и назначение руководителя.
Этап Б2 «Описание проблемы» - исследование проблемы командой специалистов с использованием методов «Мозгового штурма», «Контрольных вопросов 5W2H» и др.
Этап Б3 «Локализация проблемы» - установление и выполнение первоочередных действий и мероприятий, направленных на прекращение негативного развития проблемы.
Этап Б4 «Установление коренной причины» - выявление, анализ и оценка всех потенциальных причин возникновения проблемы и влияющих факторов. Осуществляется с использованием методов: «Мозговой штурм», «Метод контрольных вопросов 5W2H», «Причинно-следственная диаграмма» и др.
Этап Б5 «Разработка корректирующих действий» - разработка корректирующих действий и определение необходимых ресурсов для их выполнения.
Этап Бб «Внедрение и оценка корректирующих действий» - разработка плана по внедрению и проверке результативности корректирующих действий.
Этап Б7 «Предупреждение повторного возникновения проблемы» - определение необходимых ресурсов для выполнения предупреждающих действий.
Этап Б8 «Подведение итогов».
Описанную последовательность действий целесообразно документировать в виде проекта СТО, разработанного и оформленного в порядке и по правилам национальной системы стандартизации в следующей последовательности:
1. Организация разработки стандарта.
На этом этапе оформляется техническое задание на разработку проекта стандарта «Порядок решения проблем в организации», включающее его составление, согласование и утверждение в установленном в организации порядке.
2. Разработка первой редакции проекта стандарта и его рассмотрение рабочей группой.
На этом этапе разработчик готовит проект стандарта организации «Порядок решения проблем в организации» и сопроводительную документацию, в том числе: пояснительную записку с технико-экономическим обоснованием; проект приказа об утверждении и список рассылки стандарта заинтересованным лицам. Далее происходит рассмотрение проекта рабочей группой и публичное обсуждение с участием заинтересованных лиц, находящихся внутри организации и за ее пределами. Публичное обсужде-
ние предусматривает информирование заинтересованных лиц путем опубликования уведомлений или в другой, определенной в организации форме. При несогласии рабочей группы происходит отзыв проекта стандарта.
3. Разработка окончательной редакции проекта стандарта и его экспертиза.
После публичного обсуждения и с учетом его результатов разработчик дорабатывает проект и организует проведение экспертизы окончательной редакции документа. В качестве экспертов могут привлекаться работники сторонних организаций или члены профильных технических комитетов по стандартизации. Результаты оформляются экспертным заключением и учитываются при утверждении стандарта.
4. Подготовка проекта стандарта к утверждению, утверждение стандарта, его регистрация, опубликование и введение в действие.
Утверждение проекта стандарта организации «Порядок решения проблем в организации» проводится приказом или распоряжением директора или другого уполномоченного лица организации. Информация о документе заносится в журнал учета и регистрации СТО. Издание и распространение стандарта осуществляется в соответствии с заявками заинтересованных подразделений.
В ходе научного исследования получена следующая структура типового проекта стандарта организации «Порядок решения проблем в организации»:
1. Титульный лист - информация о наименовании организации, принявшей стандарт, статусе, обозначении и наименовании документа, дате утверждения и др.
2. Содержание - перечень всех разделов, подразделов и приложений документа с указанием номеров страниц.
3. Введение - информация о необходимости и целесообразности разработки СТО «Порядок решения проблем в организации», его связи с национальными и международными документами по стандартизации, указание роли и места в системе менеджмента качества.
4. Область применения - уточняется объект документирования, определяется область применения и распространения устанавливаемых положений, а также указываются структурные подразделения, для которых выполнение требований данного СТО является обязательным.
5. Нормативные ссылки - перечень всех документов, ссылки на которые есть в тексте стандарта.
6. Термины, определения и сокращения - разъясняется смысл использованных терминов для их однозначного толкования, а также содержит перечень нормативных документов, устанавливающих соответствующие термины и определения. В данном разделе приводится расшифровка и толкование сокращений, использованных в тексте данного стандарта, а также толкование графических символов, примененных в данном СТО.
7. Ответственность и полномочия - обобщенная информация об обязан-
ностях структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в процессе решения проблем при управлении качеством.
8. Общие положения - алгоритм процедуры решения проблем в организации, в том числе последовательность, порядок и правила выполнения работ, описание методов, применяемых на каждом из этапов, обязанности участников и др.
9. Организация работ по решению проблем - этапы подготовки многофункциональной рабочей группы (МРГ), а также других специалистов, для решения проблем, их основные полномочия и методика осуществления деятельности по выявлению и решению проблем.
10. Регламент работы многофункциональной рабочей группы - порядок осуществления деятельности МРГ и правила документирования осуществленной деятельности.
11. Порядок решения проблем методом 8Б - описание этапов решения проблем методом 8Б (см. рис.1) и порядок оформления процедуры решения проблем методом 8Б.
12. Мониторинг решения проблем - порядок осуществления мониторинга решения проблем и действий после обработки результатов мониторинга.
13. Анализ решения проблем - порядок отчета о деятельности МРГ.
14. Мотивация специалистов многофункциональной рабочей группы -порядок поощрения членов МРГ в соответствии с результатами деятельности.
15. Документированная информация - перечень документированной информации, необходимость разработки которой возникает при осуществлении деятельности, описанной в данном СТО.
16. Ресурсное обеспечение - перечень необходимых ресурсов для обеспечения требований данного СТО.
17. Приложения - материал, дополняющий или уточняющий основные положения стандарта.
18 Лист согласования - перечень и подписи ответственных лиц, осуществляющих разработку и согласование стандарта.
19. Лист учета периодических проверок - информация о периодическом анализе актуальности разработанных положений стандарта.
20. Лист регистрации изменений стандарта организации - перечень всех предшествующих редакций документа в форме таблицы.
21. Лист рассылки стандарта организации - перечень пользователей СТО с наличием подписей о получении.
22. Лист ознакомления со стандартом организации - перечень пользователей СТО с наличием подписей о получении.
Таким образом, в результате проведенного научного исследования разработан типовой проект стандарта организации «Порядок решения проблем в организации», содержание которого основано на современных методах управления качеством, а оформление - на основных правилах национальной системы стандартизации РФ. Проект стандарта может быть
адаптирован под условия конкретных организаций и представляет практический интерес для работников служб стандартизации и управления качеством.
Список литературы
1. Павлюк, А. К. Анализ применения методики 8D на российских предприятиях / А.К. Павлюк, Н И. Меркушева. - М.: Молодой ученый, 2015. - №1. -С. 267-269.
Zhgelskaya Karina Anatolevna, student (e-mail: [email protected])
Barabanova Irina Aleksandrovna, Cand.Tech.Sci., associate professor (e-mail: [email protected]) Bryansk state technical university, Bryansk, Russia DEVELOPMENT OF THE PROJECT OF THE STANDARD OF THE ORGANIZATION "SOLUTION OF THE PROBLEMS IN THE ORGANIZATION" Abstract. This article provides the rationale for documenting the problem-solving process in the form of an organization standard in enterprises in various industries. To achieve this goal, a problem-solving process is developed, on the basis of which the structure of a technical service station project is developed, ensuring a more efficient operation of the enterprise as a whole by improving the efficiency of the enterprise's quality management system. Keywords: quality management, standardization, process, problem solving, organization standard, service station design.
