CC BY
66
УДК 004.4
РАЗРАБОТКА КОНФИГУРАЦИИ УЧЕТА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ НА БАЗЕ СИСТЕМЫ 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8
А.В. Барабанов, Н.И. Гребенникова, Э.Е. Прудников
В статье рассмотрен функционал разработанной конфигурации по учету корреспонденции Ключевые слова: автоматизация учета, корреспонденция, отчетность, информационная база
Введение
Государственная фельдъегерская связь Российской Федерации обеспечивает оперативную доставку с гарантированной сохранностью отправлений особой важности, совершенно секретных, секретных и иных служебных отправлений [1].
На момент написания статьи в каждом крупном городе России располагаются отделы ГФС, через которые ежедневно проходят сотни (а в некоторых городах и тысячи) отправлений. В свете большого количества отделов по всей России и огромного количества корреспонденции, проходящей через эти отделы, встает вопрос об автоматизации учета всех отправлений. В большинстве отделов учет поставлен в «бумажном» виде. Сотрудники вручную описывают корреспонденцию,
самостоятельно подготавливают документы для исходящих отправлений, в случае необходимости в ручном порядке формируют отчетность, что неблагоприятно сказывается на скорости и качестве работы отдела.
Постановка задачи
Для решения данных проблем предлагается использовать разработанную конфигурацию «1С:Управление корреспонденцией
фельдъегерской службы».
При разработке конфигурации решались задачи:
- оперативного учета входящей и исходящей корреспонденции;
- автоматического расчета стоимости оказываемых услуг;
- автоматического формирования исходящих отправлений;
- обмена данными с конфигурацией «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- регистрации событий доступа к персональным данным;
- формирования различных форм отчетности;
- регистрации внешних пользователей и т.д.
Барабанов Александр Владимирович - ВГТУ, канд. техн. наук, ст. преподаватель, тел. (473) 243-77-18 Гребенникова Наталия Ивановна - ВГТУ, канд. техн. наук, доцент, тел. (473) 243-77-18
Прудников Эдуард Евгеньевич - ВГТУ, студент, e-mail: [email protected]
Дополнительно ставилась цель уменьшить количество ошибок, совершаемых пользователем при составлении исходящей корреспонденции, и повышение продуктивности дежурной смены отдела за счет высвобождения времени при формировании исходящих отправлений.
Разработка конфигурации функционально была поделена на четыре модуля: «Корреспонденция», «Отчеты», «Обмен» и «Администрирование». Данные модули легли в основу построения командного интерфейса конфигурации.
Модуль «Корреспонденция» разрабатывался как основной, в котором собирается вся справочная информация и учетные документы. Весь учет данного модуля построен на двух основных документах и нескольких вспомогательных. Основными документами являются документ «Поступление корреспонденции» и документ «Расход корреспонденции», которые фиксируют приход и расход отправлений соответственно.
Поступление корреспонденции бывает трех видов:
- по реестру (от клиентов отдела ГФС);
- по описи (из других городов);
- возврат (в случае возврата отправления).
Особенностью вида «по реестру» является то,
что для каждой поступившей корреспонденции должна быть определена стоимость доставки. Стоимость доставки определяется исходя из вида отправления (пакетная, грузовая), договора с клиентом и города получателя (т.е. территориальной удаленности). В договоре с контрагентом прописывается тарифный план, согласно которому будут оцениваться отправления. А стоимость тарифного плана устанавливается с учетом доставки по территориальным зонам. На момент написания статьи данных зон было восемь.
Идентификация клиента в документе происходит по двум параметрам - это контрагент и город. Данная связка реализована с целью упрощения ведения списка клиентов, т.к. практически в каждом городе России имеется отделение МФД, ФСБ, МЧС и др.
Стоимость доставки пакетной
корреспонденции рассчитывается по следующим правилам, если вес пакета меньше стандартного (вес стандартного пакета устанавливается для каждого тарифного плана, по умолчанию 1 кг), то с клиента взымается стандартная плата за пакет
согласно тарифу. Если вес пакета больше стандартного, то взымается двойная плата, не зависимо от того на сколько вес пакета превысил стандартный порог.
Стоимость доставки весовой корреспонденции рассчитывается за каждый килограмм, с округлением до целых в большую сторону.
Документы поступления с видом «по описи» или «возврат» не рассчитывают стоимость оказываемых услуг, а только фиксируют в базе факт поступления корреспонденции.
Реализация автоматизации учёта
Документ «Расход корреспонденции» бывает двух видов, формируемый по:
- городским маршрутам;
- междугородним маршрутам.
Данный документ спроектирован таким образом, чтобы максимально ускорить процесс формирования расхода, тем самым высвободив дополнительное время на обработку входящей корреспонденции сотрудниками отдела ГФС. Т.к. все данные о полученной корреспонденции в информационной базе уже имеются, заполнение данного документа полностью автоматическое. Для этого разработана специальная форма подбора корреспонденции, представленная на рисунке 1.
Рис. 1. Форма подбора корреспонденции
Подбор корреспонденции осуществляется как по одному параметру из формы подбора, так и по комбинации параметров, что позволяет гибко формировать требуемые маршруты. Из созданных документов реализована возможность печати сопроводительных документов.
При разработке алгоритма проведения документа «Расход корреспонденции»
использовалась новая схема проведения документов, рекомендованная компанией 1С [2].
Модуль «Отчеты» разработан с целью объединения всех доступных печатных форм отчетности. Все отчеты текущего модуля разделены на три вида:
- ежедневные, которые формируются каждый день и используются всеми сотрудниками отдела;
- статистические, которые формируются по требованию и только руководящим составом отдела;
- служебные, предназначенные для получения служебной информации об информационной базе и формируются по мере необходимости.
Одним из ежедневных отчетов является отчет «Суточная ведомость», который анализирует остатки корреспонденции на начало и конец смены,
поступление и расход за смену с делением по видам поступлений (рисунок 2).
Модуль «Обмен» разработан для одной цели -выгрузки данных об оказанных услугах за период в конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Обмен реализован с использованием COM-соединения к конфигурации- приемнику. При использовании COM-соединения в конфигурации задействуется модуль внешнего соединения, в котором обычно в типовых конфигурациях фирмы 1С реализовано незначительное количество процедур (около 3-4). В то время, когда при использовании механизма OLE задействуется модуль обычного приложения, в котором реализовано гораздо больше процедур и функций, тем самым замедляя процесс обмена [3-4].
Суточная ведомость {Форма №3)
На дату: |"15.06.2015 | ДЕЗ | | ► Сформировать | ^
СУТОЧНАЯ ВЕДОМОСТЬ £г.1*йн.1Я кдоескндемр* в отделе Госдостгеннай фельдъегерской сл/жСы РФ в г. Воронеж Мм3
15 — 2015 Г.
поступит ОТПРАВЛЕНО
№ nil Евды поступления Количество отттраапенй Вес з кг. Ш Евды поступления №СТЭ0СТПЯЭЗЛ Вес 3 кг.
Остаток от 1 ПО МВКД'/ГОМЕ.ЧЛН XI
Тэедыд/щегоднн 1 иазш/ган 7
От о&гггриаэгмых рфеаденй А оэгэ-мзэцла 7Э 3655 ГТэ гоаэдсын 7 ш
17 Мээшэутзм 1
С kKtXjTODO£-M< 7 Встецсавь 15 6,5
Маршрутов 2 3
Отсецсзязл 10 Остаток на « 24,65
3 следувцлЯ день 12
— 100 ±5.5 103 *5,5
23 23
дв*^рн ый по экспедиции
Eoj -оед^цциесп з й >' Iс ст впфьгтьи гтоптаютсх и дитеС^ьнкчье отжщы
!а '_'_2а_г. -Hki.1 пюзекныл Л5ипы£лн;-н.«та*кн.н. пи пмзеэи
£0fj-MeiTO3 Л ТЭКГТСЗ не ОС-ИЭ/*КНС. '/Н*ПЯ*КНО ПСИ&-ТПКГ.1-ОК от эпкпьпьк гкпгак™ Б
начальн ик_
де+ггрн ый по эюпадиции_
_■__-
Рис. 2. Отчет «Суточная ведомость»
Модуль «Администрирования» является самым большим по количеству собранных объектов конфигурации и предназначен исключительно для администраторов
информационной базы. В данном модуле реализованы такие возможности как:
- журнал регистрации;
- активные пользователи;
- регламентные и фоновые задания;
- резервное копирование и восстановление;
- общие настройки базы;
- дополнительные реквизиты и сведения;
- защита персональных данных;
- и другие.
При разработке текущего модуля требовалось обеспечить соблюдение Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных». Т.к.
разработка велась на базе системы 1С:Предприятие 8, то оставалось обеспечить только гибкую настройку режим соответствия требованиям закона. Все остальные пункты закона реализованы непосредственно в самой технологической платформе.
Гибкость настройки режима соответствия закону достигается за счет:
- выделения областей персональных данных;
- управления «детальностью регистрации событий.
Заключение
Пилотное тестирование конфигурации показало, что:
- у сотрудников увеличивается скорость обработки корреспонденции;
- уменьшается количество ошибок при подготовке исходящей корреспонденции;
- появляется возможность оперативно отслеживать движения и текущие остатки корреспонденции;
- появляется возможность формировать сложную статистическую отчетность за несколько минут.
Литература
1. Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации [Электронный ресурс]: Режим доступа: World Wide Web. URL: https: // www. ru. wikipedia.Org / wiki / Государственная_ фельдъегерская_ служба_ Российской_ Федерации
2. Ажеронок, В.А. Профессиональная разработка в системе «1С:Предприятие 8» [Текст] / В.А. Ажеронок, А.П. Габец, Д.И. Гончаров, Д.В. Козырев, Д.С. Кухлевский, А.В. Островерх, М.Г. Радченко, Е.Ю.
Хрусталева. - 2-е изд. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2012. - 1373 с.
3. Радченко, М.Г. Архитектура и работа с данными «1С:Предприятия 8.2» [Текст] / М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2011. -268 с.
4. Гончаров, Д.И. Технологии интеграции «1С:Предприятия 8.2» [Текст] / Д.И. Гончаров, Е.Ю. Хрусталева. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2011. - 358 с.
5. Barabanov, A.V. Structural modeling of continuous multi-center polymerization processes [Текст] / A.V. Barabanov, S.L. Podval'nyi // Automation and Remote Control. - 2012. V. 73. - № 7. - P. 1265-1268.
6. Тюрин, С.В. Способ тестопригодного проектирования логических преобразователей [Текст] / С.В.Тюрин, С. Л. Подвальный, Ю.С. Акинина // Проблемы разработки перспективных микро- и наноэлектронных систем (МЭС). - 2010. - № 1. - С. 36-41.
7. Подвальный, С. Л. Модульная структура системы многоальтернативного моделирования процессов полимеризации [Текст] / С. Л. Подвальный,
A.В. Барабанов // Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2013. Т. 9. - № 5.1. - С. 41-43.
8. Основы автоматизации проектирования, тестирования и управления жизненным циклом изделия [Текст] / В.Ф. Барабанов, А.Д. Поваляев, С.Л. Подвальный, С.В. Тюрин. - Воронеж, 2011.- 128 c.
9. Барабанов, В.Ф. Многовариантное моделирование динамических систем эволюционного типа для управления в экстремальных ситуациях [Текст] /
B.Ф. Барабанов, С.Л. Подвальный, О.С. Плахотнюк / -Воронеж, 2007. - 128 c.
10. Акинин, Ю.Р. Использование ресурсов облачных вычислительных систем и мобильных агентов при решении задач мобильных технологий [Текст] / Ю.Р. Акинин, В.Н. Черников, В.Ф. Барабанов // Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2013. Т. 9. - № 3-1. - С. 28- 34.
Воронежский государственный технический университет
DEVELOPMENT OF CORRESPONDENCE ACCOUNTING CONFIGURATION
BASED ON 1C: ENTERPRISE 8
V.F. Barabanov, N.I. Grebennikova, E.E. Prudnikov
The article describes the functionality of the developed configuration of accounting correspondence Key words: automation of accounting, correspondence, reports, information base
