CC BY
874
АУДИТ, КОНТРОЛЬ, УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ
УДК 338
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля
(практика ОАО «Российские железные дороги»)
В современных условиях в обеспечении эффективного функционирования системы внутреннего контроля и аудита исключительно важное значение имеет внедрение процессного подхода с использованием автоматизированных систем и информационных технологий. В статье на примере ОАО «Российские железные дороги» рассматривается весь цикл работы по созданию и внедрению автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля (АСП ВАК).
Ключевые слова: автоматизация, автоматизированная система, бизнес-процесс, бизнес-единица, внутренний аудит, программное обеспечение, система внутреннего контроля, управление рисками.
В основе системы корпоративного управления должна лежать своевременно получаемая, максимально полная и, что наиболее важно, достоверная информация, наличие которой в значительной степени обеспечивает эффективность и качество управленческих решений, снижает возможность ошибок, позволяет исключить или минимизировать многие риски.
Одним из главных постоянных источников получения такой информации являются материалы внут-
О.Б. Иванов
И.А. Ленник
реннего контроля и аудита, которые кроме оценки финансово-экономического состояния объекта проверки дают анализ положения дел в динамике, позволяют выявлять тенденции, оценивать эффективность бизнес-процессов, выявлять отклонения от требований нормативных правовых и методических документов, определять причины нарушений, возможные финансовые, налоговые и иные риски.
При рассмотрении модели взаимодействия внутреннего аудита с другими элементами корпоративного управления, и прежде всего с системами внутреннего контроля и управления рисками (рисунок 1), можно выделить основной связующий фактор — циркулирующая между данными элементами информация, имеющая форму оценок, мониторинга, консультаций
И.И. Балабанова
© Иванов О.Б., Ленник И.А., Балабанова И.И., 2015
61
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
и последующих контрольных мероприятий внутреннего аудита и служащая основой для принятия соответствующих управленческих решений.
Рисунок 1. Элементы современного корпоративного управления и их взаимодействие
Важно отметить, что для любого подразделения внутреннего аудита и контроля характерно накопление большого количества информации и документов, требующих обработки, анализа, систематизации, хранения и других операций в целях их применения в дальнейшей работе. При этом внутренний аудит сталкивается с необходимостью повышения оперативности, обеспечения полного непрерывного цикла аудита, сохранности и безопасности информации по результатам контрольных мероприятий.
Все эти процессы сложно полностью выполнять вручную, притом что возможности увеличения штата под данные функции в современных условиях ограничены, да это экономически и нецелесообразно. В таких условиях руководитель подразделения внутреннего аудита сталкивается с неизбежным вопросом: можно ли доверить часть рабочих процессов и функций автоматизации?
Необходимо отметить, что решения могут быть различными, также как и требования к системе внутреннего аудита и контроля в разных компаниях отличаются.
Например, в условиях, когда предполагаемые изменения не сильно повлияют на результат работы или новшества не заинтересуют пользователей информации внутреннего аудита, автоматизацию проводить нецелесообразно, так как эффект не будет оправдывать временные, финансовые и трудовые затраты. Это, прежде всего, будет справедливо для небольших предприятий и организаций, где и сама функция внутреннего аудита не четко выражена.
Вместе с тем современные требования к крупным, публичным компаниям, корпорациям с государственным участием, холдинговым структурам
62
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
таковы, что автоматизация процессов внутреннего аудита будет являться эффективным инструментом в достижении поставленных целей и задач.
Рассмотрим основные внутренние и внешние факторы и условия, которые влияют на принятие решения о необходимости или целесообразности автоматизации.
К внутренним факторам относятся:
— ощущение потери контроля над процессами внутреннего аудита в связи с возрастающим объемом разноплановой информации;
— большое количество времени, затрачиваемое на сбор и обработку информации;
— потери информации в ходе ее обработки или возникновение ситуаций асимметричной информации (получение противоположных или противоречащих друг другу выводов на основании одних и тех же данных);
— существенное влияние «человеческого» фактора на рабочий процесс и результат;
— потребность в проверке качества выполняемой аудиторами работы и постоянном самоконтроле;
— отсутствие унификации процедур, дублирование действий;
— нерациональное использование времени и профессиональных (трудовых) ресурсов;
— вопросы оценки качества функционирования подразделения внутреннего аудита.
К внешним факторам можно отнести следующее:
— требования регуляторов к организации системы внутреннего контроля и аудита;
— требования российских и иностранных бирж при включении ценных бумаг компании в листинг;
— наличие формализованных требований комитета по аудиту, иных заказчиков к результатам внутреннего аудита, формам отчетности;
— установление ключевых показателей эффективности внутреннего аудита;
— требования к системе внутреннего аудита, установленные зарубежным законодательством при выходе организации на внешние финансовые рынки;
— возрастание требований к качеству и увеличение объема задач, возложенных на аудит, расширение его функций.
Необходимо отметить, что потребность в автоматизации процессов внутреннего аудита испытывают прежде всего холдинги, компании, имеющие вертикально-интегрированную структуру, а также располагающие разветвленной территориальной сетью подразделений. Обычно это компании со значительным штатом внутренних аудиторов и контролеров. И конечно же крупным компаниям легче изыскать средства на создание или приобретение программного продукта для автоматизации процессов внут-
63
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
реннего аудита, обосновать ее необходимость, сопоставив ожидаемый эффект и затраты.
Когда решение об автоматизации принято, компания определяет, какой именно программный продукт выбрать. Точнее, стоит ли приобретать «пакетный» продукт, предлагаемый на рынке, или следует создавать новый, индивидуальный, по собственным требованиям.
Важно отметить, что даже если компания выберет «пакетную» версию, то ей необходимо будет пройти процесс адаптации данного продукта под особенности организации бизнеса, технологии, структуры и действующей системы контроля и управления рисками, методологии проведения внутреннего аудита.
Рассмотрим процесс создания автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля (АСП ВАК) на примере ОАО «Российские железные дороги».
Надо сказать, что попытки автоматизации отдельных элементов внутреннего контроля и аудита предпринимались с 2005 года, однако только в 2011 году было принято решение о начале системной работы по комплексной автоматизации функции внутреннего контроля и аудита. Специалисты ОАО «РЖД» провели исследование рынка, однако ни один из предлагаемых программных продуктов на тот момент не позволял решить задачи по автоматизации всех процессов внутреннего аудита. Кроме того, отечественных продуктов не было вовсе. В результате создание автоматизированной системы стало выполняться под собственный заказ.
Для решения поставленных задач была выбрана компания ЗАО «Дид-житал дизайн», которая уже являлась успешным партнером ОАО «РЖД» в области создания и внедрения крупных информационных систем.
Основной целью автоматизации явилось повышение эффективности и качества внутреннего аудита и контроля.
Данная цель, естественно, не предполагает высвобождение штата за счет автоматизации. Она обеспечивает оптимизацию временных и трудовых ресурсов, затрачиваемых на проведение проверочных и аналитических мероприятий. Как следствие, это позволяет увеличить количество аудиторских процедур и процедур самоконтроля, повысить качество материала, скорость обмена, обработки и предоставления информации руководству компании и комитету по аудиту и рискам совета директоров ОАО «РЖД».
Постановка технического задания разработчику базировалась также на конкретных условиях работы:
— корпоративная структура ОАО «РЖД» представляет собой вертикально интегрированную компанию с выделенными вертикалями по бизнес-признаку и функциями корпоративного управления по территориальному признаку (матричная система по функциональному и территориальному признаку с тремя вертикальными уровнями управления: операционным, тактическим, стратегическим);
64
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
— большая численность штата специалистов контрольно-аудиторской функции (более 750 человек);
— наличие трех головных подразделений (Центр внутреннего аудита, Центр внутреннего контроля, Центр организации противодействия коррупции) и семнадцати региональных управлений, располагающихся на полигонах шестнадцати железных дорог, в целом составляет контрольную вертикаль под общим руководством директора ОАО «РЖД» по внутреннему контролю и аудиту, который, в свою очередь, подчинен непосредственно президенту ОАО «РЖД» (структура управления блоком контроля, аудита, противодействия коррупции и корпоративным мошенничествам приведена на рисунке 2);
— осуществление корпоративного контроля в дочерних обществах холдинга ОАО «РЖД»;
— сроки проведения контрольных и аудиторских проверок составляют: 30 дней непосредственная проверка, также добавляется время на подготовку и обобщение материалов, формирование докладов и отчетов (одномоментное количество специалистов, задействованных в одной сетевой проверке по всем регионам, может превышать 100 человек);
— наличие требований системы внутрикорпоративных стандартов аудиторской деятельности.
В результате на первый взгляд кажущаяся пространной цель — повышение эффективности и качества внутреннего аудита — выразилась в следующих конкретных параметрах-задачах.
1. Стандартизация и унификация процесса (планирование деятельности, подготовка проверки, программа аудита, документирование, оформление отчетов, соблюдение сроков и другое — в соответствии со
Рисунок 2. Организационно-функциональная структура подразделений внутреннего контроля и аудита ОАО «РЖД»
65
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
схемой организации и проведения внутреннего аудита, показанной на рисунке 3).
2. Контроль качества проводимых проверок на всех этапах и уровнях (от выполнения аудитором индивидуального задания до контроля качества материала, включаемого в докладные записки руководству компании).
3. Повышение оперативности (документооборота, обмена данными, коммуникаций, выполнения текущего контроля, доведения дополнительных заданий, изменений программы).
4. Обеспечение соблюдения режима безопасности при работе с документами, содержащими коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информацией, разграничение прав доступа к хранимой и обрабатываемой служебной информации в подразделениях внутреннего контроля и аудита.
5. Автоматизация отчетности различных форм для демонстрации результатов и анализа деятельности (в том числе для определения ключевых показателей эффективности деятельности).
ПЛ1НИ[П«1ШК деятельности d управление |MCn)CtW п одра аде пе наш внутреннего аудстаи контрол»
ПГЦШрйинМ внутренние ауатторския ЛрйШрШ И других ROHtpWVml нерол ритм
Прамдтн внутри ни их. аузвттерсснл праве рои к
Подготовка
реаунддтам прове яр hw •nyittllMK ■доггере кон прове pm кли Другому
к нттрогъжжу
мероприятию
отчета по
Организация н проведение контроля н кинторее* вы потения nrui нерол рюгтии пс устранению нарушении, на достатков, н соверменотвован сне те
внутреннего
контроля
Подготовка
доклада
«резиденту ОАО «РЖД* н отчет по резулизтзн деятельности «одре оДепетю внутреннего аудита нтм контроля
Рисунок 3. Организация и проведение внутреннего аудита в ОАО «РЖД»
Проект по созданию системы АСП ВАК выполнялся в несколько этапов, что было обусловлено большой функциональностью и необходимостью апробации и последовательного внедрения.
На первом этапе были автоматизированы основные процессы аудита: планирование деятельности, планирование проверок, выполнение проверок и составление отчетности по данной функциональности.
Во вторую очередь автоматизировались процессы по управлению персоналом, работе с реестрами рисков и мероприятиями по устранению нарушений, замечаний и выполнению рекомендаций аудита.
На третьем этапе выполнялись работы по внесению изменений, связанных с трансформацией внутрикорпоративных стандартов внутреннего аудита, процессов и методик, а также по автоматизации рутинных операций и улучшению работы пользователей.
66
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
Результатом проекта было создание автоматизированной системы проведения внутреннего контроля и аудита, которая позволила автоматизировать основные и вспомогательные процессы внутреннего аудита и контроля.
Основная функциональность включает:
— планирование деятельности и управление ресурсами;
— планирование проверок различных типов (внутреннего аудита и контроля, дочерних обществ, т.д.);
— выполнение внутренних проверок различных типов;
— контроль за составлением планов мероприятий по устранению нарушений и минимизации рисков, мониторинг выполнения этих планов и рекомендаций;
— регистрацию, анализ и переоценку рисков внутреннего аудита;
— анализ данных и формирование аналитических отчетов по проверкам.
Вспомогательная функциональность включает:
— администрирование (нормативно-справочная информация, разграничение прав доступа и др.);
— поддержку процесса согласования и утверждения отчетности;
— поддержку работы пользователей в системе и коммуникации (обучающие видеоролики, система оповещений);
— изменение статусов состояния процессов внутреннего аудита и контроля.
На рисунке 4 схематично представлена структура АСП ВАК ОАО «РЖД».
Универсальность АСП ВАК выражается в том, что каждый ее функциональный модуль соответствует определенному процессу аудита согласно его классической модели (циклу аудита). При этом все модули связаны между собой. Так, информация в процессе формирования и обработки «проходит» через все модули, имеет циклический характер, таким образом, результаты одного процесса являются входной информацией для последующего процесса. Указанные процессы регламентируются внутрикорпоративными стандартами аудиторской деятельности холдинга:
1) планирование деятельности и управления ресурсами подразделения внутреннего аудита;
2) планирование внутренних аудиторских проверок;
3) проведение внутренних аудиторских проверок;
4) подготовка отчета по результатам проведения внутренней аудиторской проверки;
5) организация и проведение мониторинга выполнения плана мероприятий по устранению нарушений, недостатков и совершенствованию системы внутреннего контроля;
6) подготовка отчетности по результатам деятельности подразделения внутреннего аудита, включая оценку рисков.
67
о\
оо
<Л 4llK ишикдриц»! ОВЧРОННМЦИеЙ ДВМ1»И
Пюдрчеееен— *«^»vu—* ПО ИМноапД 0 fi* haMX ш*
tJl |*Oj4- itf ИГД1 inut |фМ|вр
PefKtiptuna реаулвтаим nabci* Г^^ПВртИ ППН1 fDpMl
A9TV>4TIMeLWC *T|HWP0MHH! pc ciTpj runanni ГЦ7 npcecieie
|4фЦГр*М|41 Н(Я1КР*И
noAfDtBin н фй|нЦ|ии1к плана внутреннего аудит»
V кокгром С «ГОЯЬЗОЫШСМ т »Я Л0<ьй*
ratal! г iamviH«!*aai АиутретЫГО
1уД*Г4 Р |П*1р(»М • МДДР
ьчинши ж файлов
npu*fcflt.4iHjm (p4yipb*pfHi* «та*1*
н whtpwvi
Uviuuuirt Р fWft^Anttf
ОГЧ атгч ПО от*#ран (пигйгтенн d
^МрнКйГШГйица)
Пииромж
(neperwapoMMet ipr,ac*vi
рггургпк
Фортыроыни* дгинм: Bfima га результатам пргаер»* на ooioaMiRrKKAMnpothHHt uia&MMOB
Р1Д1ЧШ равнин» Я nqta+ с всзтожчктыоранчтро»»» [MUW
MfWttwtef«0* фВрмнрОВЭин* пв вакие dpiujiiKiM
ведение «дм ого дрр II*
ивропрммй повнутреьывиу
(r*ity H 1«(1р«АО
<Ории[10>1им и Ведшие.
Литнмр irmwniHU iteui Nfi^bvnnMtu
ртИптч ремапымиы* кммггий
Oupiw>»v.*iiv*4mHni (ЛнДОО Kp»flpHiTTfi во
FipilMflFWf перемгми рнгшв
I iiMMiipHi^iia
Кшгрель |шв*тт*р н неуымвиг* мемврипм ■>UyU|M)ICH*t|U пфуиамА
рвбрея драуаннюа рет>>в^*нд имнч^нА
№ЧММНН ТИПОВЫХ
utafindiiDB прнтинжрашнчн н анподнрнм и?нтрсл*но реьсьюииой ярятклиностн
|\МИ1фба Вкие ptfYCKQ* н£СГдан*«г|
avfauipuBMiKiuifutu
"fa*M>0* к» «WA"*»* UBHTBMUiaw мпряч
Формирование доиуцситвв
*■*“ н^ш-и» IH ,w>wni WHl
нлпмитичесноКт’тетпости wmjHfpumg jininpvwmii
Ap<->HH>Mtpp
XpiiHiMi *Ты,Ли**“'-'~
Авкугмити no результатам
А1ШЧПНК1НЙ у1>*4алпклгв
рабоч pro врете** н детеиоадж
KWf лечмрера»
ыярйлдилтЯ ва ведав *ми
^WwpWWhiH пеобчСфипМ ЛТКвТв! t flMjtbl* рЫЛЬНАГО *(NM**H
МОНИТОР»» Тффе пиетета уъаиш ых меры p*rwG
Вй||1МрйШ1Н тыпл*ы> H№t|VbVinnNKH
ИIW*! MWwK рГчетнЛМ*
Планированне деятельности
П/еннрэванте проверни Выполнение проверок Ул равле нце рискам» V ciHirrt't ин f a*if олнеии а аудиторски* векруепда^й
К -VI •Г С ОТ f ИАТИ й
КанТрспьна реВнпкмиат
деятельность
Ддми и мигрирование и ролевая модель
Управление
персоналом
Конструктор итоговой отчетностей проверке
Ведение Справок ников н реестров ш а€л омэл
Комлвупииаи.ки и соо &и#ннл
в £4И плодим, 1ЬН С внешни «и
системам*
Jjihh ремни-Цифровая подпись
Аиалнтичесма»
отчетность
11оддеряпа работу пользователей
Технология и архитектура
Рисунок 4. Структура автоматизированной системы проведения внутреннего контроля и аудита ОАО «РЖД:
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
Вышеуказанные процессы реализованы в соответствующих основных модулях системы:
Процесс 1) — в модулях «Планирование деятельности и управление ресурсами».
Процессы 2), 3) и 4) — в модулях «Планирование аудиторских проверок» и «Выполнение аудиторских проверок».
Процесс 5) — в модуле «Управление мероприятиями и мониторинг их выполнения».
Процесс 6) — в модуле «Анализ данных и отчетности» и «Управление рисками».
Наиболее наглядно взаимосвязь и цикличность процессов аудита, реализованных в АСП ВАК, может быть представлена на рисунке 5.
Важно подчеркнуть, что возможность автоматизации процессов аудита и контроля, да и качество всей системы внутреннего аудита, эффективность ее функционирования напрямую связаны с тем, насколько стандартизирована и соответствует регламентам контрольно-аудиторская деятельность в компании. Если комплекс внутрикорпоративных стандартов отсутствует либо не соблюдается — внутренний аудит не будет эффективным.
Стандарты призваны обеспечить однозначное понимание результатов проверок как менеджментом компании, так и руководителями объектов
Рисунок 5. Реализация в модулях АСП ВАК процессов аудита
69
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
проверки. Указанные документы регламентируют порядок проведения контрольных процедур и требований к ним, определяют основные принципы, требования, правила и этические нормы, которые должны соблюдаться при осуществлении внутреннего аудита и контроля, повышают их качество.
Разработанная и внедренная в ОАО «Российские железные дороги» система внутрикорпоративных стандартов аудиторской деятельности может служить примером формирования концептуальной методологической базы совершенствования и развития внутреннего аудита и контроля, создания механизма мониторинга и проведения оценки систем внутреннего контроля и управления рисками в компании.
Корпоративная система стандартов внутреннего аудита ОАО «РЖД» включает в себя комплекс взаимосвязанных нормативных документов в области внутреннего аудита, создающих условия для эффективного выполнения функции внутреннего аудита, и применяется Центром внутреннего аудита «Желдораудит», а также используется Центром внутреннего контроля «Желдорконтроль» и Центром по организации противодействия коррупции. При этом указанная система стандартов распространяет свое действие на все подразделения аппарата управления, структурные подразделения, филиалы, негосударственные учреждения и иные структуры ОАО «РЖД». Кроме того, исходя из холдинговой системы организации управления компанией, действие стандартов внутреннего аудита в установленном порядке распространяется на дочерние и зависимые общества ОАО «РЖД», выполняя нормативные и методические функции.
Корпоративная система стандартов внутреннего аудита ОАО «Российские железные дороги» разработана и продолжает постоянно развиваться в соответствии с требованиями нормативных документов Российской Федерации, ОАО «РЖД» и лучшей профессиональной практики.
Следует отметить, что для публичной компании наличие внутрикорпоративной системы стандартов относится к числу формальных критериев, влияющих на условия размещения ценных бумаг и привлечения капитала, по которым регуляторы, биржи, кредитные организации и рейтинговые агентства оценивают систему внутреннего аудита и контроля потенциальных заемщиков (эмитентов).
В ходе разработки и внедрения автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля важно выделить функции, которые полностью можно доверить автоматизации, и те, которые выполняются при помощи или на основе автоматизированных данных. Конечно же трудно представить себе проведение аудита нажатием одной или нескольких кнопок на компьютере. Однако сделать автоматизированную систему, которая была бы помощником аудитору, — это вполне реально и даже необходимо.
Так, в компании автоматизирована функция хранения информации и доступа к ней, и АСП ВАК в данном случае является структурированным хранилищем данных, при этом объем доступной информации регламенти-
70
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
рован в зависимости от того, какой пользователь к ней обращается и какая роль в системе ему присвоена.
Также в системе реализована возможность свода выявленных нарушений по заданной форме по объекту проверки в целом с учетом всех его подразделений, на которых были выявлены нарушения.
Автоматизированные настройки позволяют транслировать структуру программы проверки на форму создаваемых отчетов. Осуществляется контроль полноты выполнения индивидуальных заданий аудитором. Реализована система классификации нарушений по единой методологии.
Одним из разработанных для АСП ВАК нововведений явилось составление на этапе планирования проверки или непосредственно в ходе ее выполнения шаблона типовых нарушений и последствий, или же «дорожной карты аудитора». Данный шаблон представляет собой классификатор нарушений и рисков (с определением их последствий с типовой формулировкой), которые можно выявить, осуществляя, согласно программе проверки, конкретный набор аудиторских процедур для определенного процесса и проверяемого подразделения. При обнаружении дополнительных нарушений они подлежат включению в шаблон. Таким образом, к концу проверочных мероприятий формируется полный перечень, а по величине и количеству допущенных в проверяемых подразделениях нарушений делаются выводы об их характере (системные, единичные, характерные для всех территориальных подразделений или для одного и др.) и основных причинах (отсутствие нормативного регулирования процедуры, низкая исполнительская дисциплина и т.д.).
Пример такого шаблона для бизнес-процесса «Снабжение» приведен в таблице 1.
Таблица 1
Шаблон типовых нарушений и их последствий для проведения аудита бизнес-процесса «Снабжение»
Нарушение (отклонение) последствие
№ п/п Описание нарушения, его качественная характеристика № п/п Описание последствия, его качественная и количественная характеристика Единица измерения
планирование потребности и объемов закупок
1 Нарушение порядка планирования потребности и объемов закупок 1.1 Завышение потребности при планировании тыс. рублей
1.2 Занижение потребности при планировании тыс. рублей
1.3 Завышение плана закупок тыс. рублей
1.4 Занижение плана закупок тыс. рублей
71
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
Продолжение таблицы
Нарушение (отклонение) последствие
№ п/п Описание нарушения, его качественная характеристика № п/п Описание последствия, его качественная и количественная характеристика Единица измерения
процедуры по выбору поставщиков
2 2.1 Процент закупок приоритетным способом к общей сумме закупок %
2.2 В результате проведения конкурентных процедур размещения заказа получена экономия % снижения цены победителя к начальной
Неэффективные процедуры по выбору поставщиков 2.3 Завышение цен победителей, единственных поставщиков по сравнению с рыночными (региональными) тыс. рублей
2.4 Неверно определен победитель конкурентных процедур размещения заказа. Необоснованно допущен участник факты
2.5 Объем закупок у поставщиков, указанных в п. 2.4 тыс. рублей
2.6 Факты аффилированности участников тендеров факты
2.7 Объем закупок у поставщиков, указанных в п. 2.6 тыс. рублей
Заключение и исполнение договоров поставки
3 3.1 Заключение договоров с превышением должностных полномочий тыс. рублей
Нарушения договорной дисциплины, а также несоблюдение экономических 3.2 Наличие в договорах неурегулированных существенных условий тыс. рублей
3.3 Условия договоров не соответствуют условиям, заявленным на конкурсы тыс. рублей
интересов компании при заключении и исполнении договоров 3.4 Невыставление штрафов, пени за нарушение контрагентами условий поставок тыс. рублей
3.5 Закупка продукции без заключения договоров (в случае если заключение договора обязательно) тыс. рублей
4 Отвлечение средств на необоснованное авансирование поставщиков 4.1 Перечисление контрагентам авансов, оплаты поставок сверх предусмотренного договором размера. Скрытое авансирование тыс. рублей
72
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
Продолжение таблицы
Нарушение (отклонение) последствие
№ п/п Описание нарушения, его качественная характеристика № п/п Описание последствия, его качественная и количественная характеристика Единица измерения
Доставка (логистика) закупаемых МпЗ
5 Неэффективные внутрикорпоративные схемы поставок (распыления) МПЗ 5.1 Непроизводительные расходы за простой вагонов, цистерн, платформ собственников сверх нормативов в ожидании разгрузки тыс. рублей
5.2 Излишние транспортно-заготовительные расходы тыс. рублей
5.3 Факты срывов поставок, рабочих простоев вследствие необеспечения производственных нужд факты
приемка МпЗ
6 Отсутствие должного контроля за приемкой закупаемых МПЗ 6.1 Приобретение некомплектных, некачественных товаров тыс. рублей
6.2 Непроведение претензионно-исковой работы факты
6.3 Дополнительные расходы на до-укомплектацию, доработку, замену и др. за счет собственных средств тыс. рублей
Хранение МпЗ
7 Несоблюдение установленных нормативов запасов 7.1 Факты несоблюдения неснижаемого норматива запасов (системные факты, повлекшие негативные последствия для деятельности, например, срыв работ, простои) тыс. рублей
7.2 Факты существенного превышения норматива запаса (системные факты, повлекшие негативные последствия для деятельности, например, затаривание) тыс. рублей
8 Отвлечение денежных средств на приобретение невостребованных МПЗ 8.1 Стоимость закупленных, но не востребованных МПЗ тыс. рублей
9 Нарушение положений Регламента организации материально-технического снабжения в части межфилиального обмена и реализации МПЗ 9.1 Стоимость неликвидных (неходовых более 12 месяцев) МПЗ тыс. рублей
9.1.1 из них неликвиды, не пригодные к дальнейшей эксплуатации на предприятиях холдинга РЖД тыс. рублей
9.2 Кроме того, списаны на убытки неходовые материалы тыс. рублей
9.3 При наличии материалов, находящихся без движения на складе, осуществлены поставки аналогичных материалов, на которые отвлечены денежные средства компании в размере тыс. рублей
73
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
Окончание таблицы
Нарушение (отклонение) последствие
№ п/п Описание нарушения, его качественная характеристика № п/п Описание последствия, его качественная и количественная характеристика Единица измерения
10 Нарушение правил бухгалтерского учета МПЗ, которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество 10.1 Не начислен резерв под снижение стоимости МПЗ тыс. рублей
10.2 Не проведена уценка МПЗ тыс. рублей
11 Не обеспечены условия сохранности МПЗ на складах, чем созданы риски злоупотреблений 11.1 Выявлены неохраняемые, неогороженные территории складов, отсутствие сигнализаций, договоров с материально ответственными лицами, непроведение инвентаризаций при смене материально ответственного лица и др. факты
12 Не соблюдение порядка складского учета МПЗ 12.1 Факты хранения МПЗ навалом, без маркировки, случаи несоблюдения температурно-влажностных условий, хранение на открытых площадках МПЗ, для которых такое хранение может повлечь повреждение/утрату потребительских свойств тыс. рублей
13 Нарушение порядка ведения складского учета, обеспечения сохранности МПЗ, выразившееся в фактах недостач и излишков 13.1 Проверкой на материальных складах выявлены недостачи тыс. рублей
13.2 Проверкой на материальных складах выявлены излишки тыс. рублей
Наряду с этим такие функции, которые связаны с анализом, принятием решений, формированием оценочных значений, выполняются ответственными сотрудниками на основании информации, собранной в АСП ВАК.
Например, предложения по включению проверок в план работы формируются сотрудниками в программе, однако решение о принятии или непринятии их в план выносится коллегиально, вне системы. В системе одобренные предложения включаются в план, а названия и дополнительная информация могут быть трансформированы, добавлены новые темы.
Аналогично, работа с оценкой рисков производится в рабочем месте «эксперта» и выполняется по принятой методологии согласно внутрикорпоративным стандартам и на основании суждения уполномоченного специалиста, но на основе данных, сформированных в программе.
Методология, заложенная в АСП ВАК при работе с реестрами рисков, позволяет разделять выбранный для аудита бизнес-процесс на ряд подпро-
74
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
цессов и присваивать им неотъемлемые риски. Например, как показано в таблице 1, бизнес-процесс «Снабжение» разделен на условные блоки «планирование потребности и объемов закупок», «процедуры по выбору поставщиков», «заключение и исполнение договоров поставки», «доставка (логистика) закупаемых МПЗ» и другие.
В свою очередь, информация, полученная в ходе аудита, является основой для оценки рисков.
Несмотря на то что система АСП ВАК создавалась по индивидуальным требованиям ОАО «РЖД», в ней заложена универсальная методология проведения внутреннего аудита и контроля, которая присуща большинству компаний, а также учтены ведущие международные и отечественные практики, рекомендации и требования государственных органов — Росимущества, Минфина России, Центробанка России и др.
Данная система является уникальным в сфере внутреннего аудита и контроля национальным программным продуктом, не имеющим на сегодня аналогов на российском рынке.
Приведем некоторые результаты, полученные от внедрения автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля:
— на всех полигонах железных дорог от Калининграда до Сахалина организованы рабочие места для 400 пользователей;
— автоматизированы основные производственные процессы деятельности центра «Желдораудит» и центра «Желдорконтроль» и его региональных управлений;
— автоматизированные модули представляют собой основные процессы цикла аудита, таким образом, информация является сквозной и цикличной;
— создано единое централизованное хранилище информации по внутреннему аудиту и контролю и механизм доступа к нему в режиме реального времени;
— обеспечено разграничение доступа пользователей к информации в соответствии с должностными и функциональными обязанностями;
— реализована возможность работы пользователей в условиях отсутствия доступа к единому хранилищу (режим off-line) с последующей синхронизацией данных;
— разработаны автоматизированная загрузка шаблонов для проведения однотипных проверок, а также механизмы их актуализации и модификации;
— унифицированы документы в соответствии с действующими регламентами планирования, проведения и оформления результатов проверок (аудитов);
— разработан инструментарий для анализа информации, классификации и типизации выявляемых нарушений, отклонений и замечаний;
— автоматизирован контроль за планированием и использованием производственных ресурсов, что позволяет отслеживать занятость специалистов и их загрузку;
75
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
— реализована возможность составления реестров рисков, их оценки и переоценки;
— обмен данными между участниками осуществляется в защищенном информационном пространстве;
— повышены уровень контроля за выполнением заданий и возможность проведения самоконтроля;
— обеспечены повышение оперативности обработки и предоставления информации, снижение временных затрат на обработку полученной по результатам аудиторской проверки информации в среднем на 50%.
Однако создать систему — не самое сложное, главное — сделать ее рабочей, внедрить во все звенья контрольно-аудиторской функции. При этом важно уйти от формализма. Необходимо сформировать новую психологию сотрудников, переломить рутинную привычку работать как всегда, как работали многие годы.
Внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля — это своего рода революция в организации работы, технологии и сознании, поэтому в коллективе служб внутреннего контроля и аудита необходима агитация, разъяснительная работа, учеба. Очень важно, чтобы эта учеба проводилась системно и не в отрыве от основной деятельности, а на практике, на рабочих местах, в ходе реальных проверок.
Таким образом, автоматизированная система внутреннего аудита и контроля обеспечивает:
— повышение эффективности и качества внутреннего аудита и контроля, оценку проведенного внутреннего аудита и контроля;
— упорядочение делопроизводства и всех видов информационного и правового обеспечения (непрерывность, своевременность и четкость сбора актуальной информации, применение автоматизированных способов поиска и обработки информации);
— унификацию, стандартизацию и упрощение документации и информации, позволяющие сократить число разновидностей документов, обеспечить соблюдение четкой регламентации планирования, проведения и оформления результатов проверок;
— повышение качества оформления материалов проверок и их обработку, систематизацию информации по проведенным проверкам;
— осуществление контроля за выполнением аудиторских процедур, предусмотренных программами проверок;
— улучшение средств анализа информации для принятия управленческих решений;
— выявление динамики по конкретным видам нарушений и недостатков системы внутреннего контроля;
— максимально быстрое получение информации по выявленным нарушениям и недостаткам в разрезе объектов аудита и контроля (бизнес-про-
76
Разработка и внедрение автоматизированной системы проведения внутреннего аудита...
цессов, подразделений, дочерних и зависимых обществ, а также работников, проводивших конкретную проверку (аудит);
— осуществление мониторинга выполнения планов мероприятий по устранению нарушений и недостатков системы внутреннего контроля;
— повышение оперативности принятия решений и передачи информации, обеспечение перехода на качественно новый уровень обработки, хранения и доступа к информации.
Учитывая, что изменения и усовершенствования внутреннего аудита всегда синхронизированы с жизненными процессами компании, повышение эффективности и результативности работы подразделений внутреннего аудита и контроля позитивно отражается и на других элементах корпоративного управления.
Литература
1. Иванов О.Б. Роль внутреннего аудита в обеспечении эффективного функционирования системы управления рисками компании // Аудиторские ведомости. 2014. № 10. С. 61—72.
2. Соколов Б.Н., Русакова А.С. Внутренний аудит и контроль бизнес-процессов (организация, методика, практика). М.: Издательство СГУ, 2013. 432 с.
3. При подготовке статьи использованы внутренние документы ОАО «РЖД» по вопросам создания и внедрения автоматизированной системы проведения внутреннего аудита и контроля (АСП ВАК).
References
1. Ivanov O.B. The role of internal audit in ensuring the efficient functioning of a corporate risk management system. Auditorskie vedomosti [ Audit Journal], 2014, no. 10, pp. 61-72 (in Russian).
2. Sokolov B.N., Rusakova A.S. Vnutrenniy audit i kontrol’ biznes-protsessov (organizatsiya, metodika, praktika) [Internal auditing and control of business processes: the organization, methods, practice], Moscow: SGU Publ., 2013 (in Russian).
3. The internal documents of JSCo Russian Railways on the creation and introduction of the automatic system of internal audit and control were used in the article.
