CC BY
206Проблемы и особенности автоматизации подбора персонала The problems and peculiarities of automation of recruitment
| , f МОСКОВСКИЙ ■ p ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ
УДК 331.108.2, 331.108.3 DOI 10.24411/2413-046Х-2019-10017 Алексей Иванович Тихонов,
кандидат технических наук, доцент, Заведующий кафедрой «Управление персоналом», Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет), г. Москва, e-mail: mai512hr@mail.ru
Марина Александровна Федотова, кандидат экономических наук, доцент кафедры «Управление персоналом», Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет), г. Москва
Анна Алексеевна Чекан, кандидат экономических наук, доцент кафедры «Управление персоналом» Московский государственный областной университет, г. Москва Alexey I. Tikhonov,
PhD in technical, Associate professor, Head of department «Human resource management», Moscow Aviation Institute (National Research University), Moscow
Marina A. Fedotova,
PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of department «Human resource management», Moscow Aviation Institute (National Research University), Moscow
Anna A. Chekan,
PhD in Economics, Associate Professor «Human resource management» Moscow state regional university, Moscow
Аннотация. Для совершенствования и оптимизации процесса подбора персонала, необходимо провести аудит подбора персонала и выявить, что мешает специалисту по подбору персонала компании в выполнении профессиональных задач. Одним из актуальных направлений совершенствования сегодня является внедрение автоматизированной системы подбора (ATS), которая поможет повысить качество подбора и одновременно снизить нагрузку на одного специалиста по подбору персонала, плюс рационально перераспределить объем работы между всеми специалистами отдела кадров. Summary. To improve and optimize the recruitment process, it is necessary to conduct an audit of recruitment and to identify what prevents the company's recruitment specialist from performing professional tasks. One of the topical directions of the improvement today is the introduction of an Applicant Tracking System (ATS), which will help improve the quality of selection and at the same time to reduce the load per recruiter, plus efficiently redistribute workload among all HR professionals.
Ключевые слова: персонал, подбор персонала, аудит подбора персонала, управление персоналом, автоматизация подбора, особенности автоматизации подбора. Keywords: personnel, recruitment, audit of recruitment, personnel management, automation of selection, features of automation of selection.
Подбор персонала остается одной из важнейших функций в системе управления персоналом. Для его совершенствования компании необходимо начать с аудит подбора персонала. В этой связи аудит направлен на исследование самого процесса подбора и на выявление внутрикорпоративных проблем, которые мешают специалисту по подбору персонала работать быстро и качественно. В ходе аудита подбора персонала [1]:
- необходимо провести аудит имеющейся документации (анкеты для соискателей, планы подбора на рядовые позиции, регламенты о подборе, заявки на подбор, резервная база кандидатов и т. п.);
- изучить должностные обязанности специалиста по подбору и используемые источники размещения объявлений о вакансиях;
- рассмотреть имеющиеся вакансии.
В результате аудита подбора персонала может быть выявлено, что специалист по подбору персонала ищет на специализированных сайтах резюме «вручную», в том числе с использованием известных поисковых сайтов НН, Работа, SJ и др.. Недостатками такого подбора персонала являются [3]:
- поисковик может выдавать одни и те же резюме, не замечая других, потому что они не соответствуют формальным параметрам запроса специалиста по подбору.
- область поиска кандидатов можно расширить, если не ограничиваться только специализированными сайтами, но и охватывать, к примеру, социальные сети. Если искать много кандидатов в социальных сетях вручную, то это влечет за собой большие временные затраты.
Насколько дифференцированно использует специалист по подбору персонала каналы поиска представлено в таблице 1.
Таблица 1- Количество откликов на объявление о вакансиях, полученные
специалистом по подбору персонала по разным каналам
Вакансия СМИ Интернет-ресурсы Кадров не агентст ва
Газета «Карь ера» Газета «Рабо та для Вас:>> Super Jo b hlir u rabota.r u ВКонтак те. Facebook Línkedln Другие источники Итого
Бухгалтер 0 9 0 4 2 12 б 0 33
ГТ-
спецналис т 1 4 1 0 11 14 0 3 34
Как видно из таблицы 1 (на примере поиска типовых позиций),чаще всего каждую вакансию размещают по всем каналам. Это рационально с точки зрения поиска работы, но не всегда рационально с позиции подбора. Например, есть ситуации, когда нет смысла размещать вакансию на работных сайтах, если нужны низкоквалифицированные специалисты. Оценивая нагрузку специалиста по подбору персонала, необходимо исходить из того, что на подбор одного сотрудника нужно около 15 часов.
Для решения задач ускорения поиска и подбора персонала целесообразно внедрить автоматизированную систему подбора (Applicant Tracking System или ATS), которая
поможет снизить нагрузку на одного специалиста по подбору персонала и распределить объем работы между всеми специалистами отдела кадров.
Минимальный функционал автоматизированных систем подбора: поиск резюме, их импорт в собственную базу, публикация вакансий, связь с кандидатом, планирование собеседований, сообщение соискателям об отказе или предложение о сотрудничестве.
Автоматизированная система подбора сначала находит резюме кандидатов на работных сайтах и в социальных сетях по параметрам, которые задает специалист по подбору персонала. Затем импортирует подходящие резюме в собственную базу. Специалист по подбору персонала просматривает их, выбирает наиболее интересные и дает ATS команду сделать рассылку авторам этих резюме - пригласить их на собеседование. Сообщение с приглашением формируется по данным, которые система берет из профиля кандидата. Процесс поиска и первичного отбора соискателей упрощается и ускоряется в разы. Ведь специалисту по подбору не приходится вручную искать резюме, сверять то, что там указано, с требованиями по вакансии и долго отбраковывать неподходящие. За него это все уже сделала система [2]. Кроме того, современные автоматизированные системы позволяют добавить дополнительные функции. Например, такую как: работа с внешними провайдерами (рекрутинговыми агентствами). Их сотрудники станут загружать резюме кандидатов, которых они отобрали, непосредственно в ATS компании-заказчика. Специалист по подбору персонала сразу увидит эти резюме. Какие функции специалиста по подбору персонала рекомендуется автоматизировать представлено в таблице 2.
Таблица 2- Рутинные функции специалиста по подбору персонала.
которые рекомендуется автоматизировать
Функции Что конкретно делает A.TS
Импорт резюме из почты, работных сайтов, соцсетей в собственную базу Сервис загружает резюме (CV) из разных источников за минуты, одновременно отсеивая те из них, которые повторяются. Система автоматически формирует внешний кадровый резерв компании, не отвлекая на это специалиста по подбору персонала
Выборка кандидатов по запросу специалиста по подбору персонала Сервис способен найти соискателей отдельно по опыту работы, навыкам, образованию, желаемой должности или по нескольким качествам в сов окупности
Приглашение соискателя на собеседование В шаблон автоматически вводятся нмя, дата, название вакансии и время встречи. Есть возможность добавить адрес, где будет проходить интервью, прикрепить карту-' проезда и любые другие дополнительные данные
Планирование с обесе дования Информация о том, как долго открыта вакансия, о времени с обесе дования, отмеченная в карточке кандидата, дублируется в удобный AT S-планировщик. Там же легко проверить, на какие дни назначены с обесе дования, когда надо обзвонить кандидатов, сколько длится испытательный срок. Можно настроить оповещения о событиях на телефон илн почт;' при помощи синхронизации календаря со смартфоном
Обратная связь по кандидатам Сервис сохраняет всю историю взаимодействия с кандидатом — и годичной н месячной давности. В комментарии под резюме специалиста по подбору персонала оставляет мнение о кандидате
Сообщение об отказе или предложение кандидату7 Персональные ответы отправляются по шаблону из сервиса, и занимает это всего несколько секунд. Имя кандидата, вакансия, на которую он претендовал, и причины отказа буллт подставляться автоматически
Сравнение облачного и коробочного решений ATS приведено в таблице З.Сравнение облачного и коробочного решений ATS приведено в таблице З.Сравнение облачного и коробочного решений ATS приведено в таблице 3.
Таблица 3-Сравнение облачного и коробочного решений ATS по восьми
основным параметрам
Параметры Коробочное решение Облачное решение
Оплата Высокая, разовая, за конкретную версию Низкая, периодическая, за доступ к сервису
"Удобство установки У станав лнв ается с амостояте льно по инструкции ИНН специалистом на компьютер. Переустановить систему7 невозможно Не требует установки. Нн система, ни пользователь не привязаны к компьютеру
Доступ Только с компьютера, на котором установлено ПО. Не требует доступа к Интернету Из любой точки мира через Интернет. Нужен выход во всемирную паутину
Переход на новую версию Обновление со скидкой или покупка новой версии за полную стоимость Автоматический, с сохранением данных, бесплатно
Хранение данных На локальном сервере, в случае сбоев возможна потеря данных В облаке, не нмеет локальных копий, архивов
Техническая поддержка "Чаще платная Бесплатная
Набор функций Зафиксирован, постоянный Выбор подходящего пакета, возможность изменений
Обслуживание системы Необходимо (внутренние или внешние 1Т-специалисты1) Нет необходимости
Из таблицы 3 видно, что облачное решение будет в среднем в два раза дешевле, чем коробочная версия. При выборе пакета обслуживания ATS стоит обратить внимание на ряд особенностей в условиях работы провайдера. Зачастую, если один раз купить лицензию и ничего не докупать, то эффективность таких вложений равна бесплатной работе в Excel. Кроме того, часто провайдер обязуется хранить данные о кандидатах еще год.
Система ATS вовлекает руководителей в подбор персонала. Линейные руководители видят, через какие этапы отбора HR-служба провела кандидата, как он прошел их, какие оценки получил. Можно отследить и то, по каким параметрам оценивали соискателя, какое заключение оставил специалист по подбору персонала. Высшему руководству ATS даст возможность контролировать расходы на подбор персонала: система легко подсчитает, сколько времени HR-служба тратит на поиск и отбор соискателей, насколько эффективно срабатывает объявление о вакансии на различных ресурсах [4].
Вариант распределения обязанностей по подбору персонала между сотрудниками отдела кадров при внедрении ATS приведено в таблице 4. После того как распределили обязанности внутри отдела кадров, необходимо переработать регламенты, стандарты, утвердить план подбора персонала, начальнику отдела кадров необходимо организовать встречу с руководством компании. На этой встрече озвучить изменения в обязанностях отдела кадров и новых стандартах работы по подбору персонала, рассказать о дальнейших задачах, стоящих перед подразделением, и совместной работе с руководителями.
Таблица 4- Возможное распределение обязанностей по подбору персонала _между сотрудниками отдела кадров_
Должность Обязанности
Начальник отдела кадров — Подготовка стандартов, регламентов работы отдела кадров, связанной с подбором персонала: — поиск специалистов на должности руководителей и проведение с ними с обесе дованин: — формирование и контроль бюджета на размещение вакансий: — планирование потребностей в персонале на отчетный период и на перспективу
Специалист по подбору персонала — Размещение информации о вакантных должностях в СМИ и на работных сайтах: — подготовка профиля должности на каждую вакансию: — проведение собеседований с кандидатами на рядовые позиции: — создание резерва кандидатов: — составление отчета о закрытых и имеющихся вакансиях, а также о прохождении новыми сотрудниками испытательного срока н периода адаптации
Линейные руководители — Подача заявок об имеющихся и открываемых вакансиях в отдел кадров: — проведение собеседованнй с кандидатами на вакансии; — помощь специалисту отдела кадров в подготовке профиля должности
Далее проанализируем возможности разных автоматизированных систем, чтобы выбрать, какую именно использовать в организации. Выбирая программу для автоматизации подбора персонала, необходимо руководствоваться следующим очень важным критерием: новая НК- система должна интегрироваться с уже имеющимися программами.
В настоящее время на рынке много предложений от фирм-провайдеров. Большинство систем англоязычные. Однако в последнее время стал активно развиваться сегмент русифицированных программ. Наиболее востребованы сейчас те из них, которые учитывают актуальные тренды в подборе. Иначе говоря, умеют находить кандидатов в соцсетях, анализировать их аккаунты и составлять портрет соискателя. Перечень автоматизированных систем подбора, которые используют в российских компаниях приведен в таблице 5.
Таблица 5- Характеристика некоторых ATS систем
Наименование ATS Комментарии
Е- Staff Р екрутер/ Ехрепшп Постиг объявления о вакансии во все рекрутинговые ресурсы, обрабатывает резюме, ведет базу кандидатов, собирает аналитику. Среди минусов- неудобный интерфейс, негибкие настройки, нельзя работать через браузер. Это десктопная программа, которая требует инсталляции на рабочий компьютер пользователей
FriendWork Recruiter Облачный сервис. Сохраняет резюме из разных источников и переписку с кандидатами в единой базе, дает понятную статистику .эффективности рекрутннговых ресурсов и самих менеджеров по подбору, облегчает рекрутерам совместную работу' над вакансиями, быстро находит профили кандидатов в соцсетях
Хантфшоу Есть приложение для телефона, которое отображает информацию о соискателе, когда он звонит. Система сохраняет переписку с кандидатом, импортирует резюме из файлов или работных сайтов, распознает дубликаты. Кроме того, ведет календарь встреч д.ля интервью, составляет аналитику по собеседованиям и вакансиям
AmazingHirmg Помогает менеджерам по подбору иерсоната находить Неспециалистов. которые не занимаются активным поиском работы. Сервис агрегирует данные более чем из 80 источников, в том числе Facebook, <<Мой круг», GitHub, Stack Overflow и <:<Хабрахабр>>. В результате скоринга рекрутер получает выборку резюме самых релевантных кандидатов, которых можно пригласить на собеседование
GoRecruit Сервис позволяет оценить и отсеять кандидатов на основе данных из соцсетей. Алгоритм анатнзирует профессиональные и личностные качества соискателей. В итоге менеджер по подбору иерсоната заметно экономит время при массовом наборе, собеседуя одного кандидата вместо пяти
Potok Настраивает формы заявки под разные вакансии, фиксирует всю историю взаимодействия с кандидатом, интегрирована с карьерными сайтами и социатьными сетями. Платформа считывает информацию о поведении потенциальных соискателей в социальных сетях и сообщает, когда они будут готовы сменить работу
Внедрить облачную систему подбора в организации можно самостоятельно. Для этого нужно пройтирегистрацию в ATS. Поскольку у современных программ удобный интерфейс, специалисту по подбору персонала с IT-навыками не потребуется много времени, чтобы разобраться, как работает система. Есть подсказки, которые можно использовать. Потеря информации при совместной работе исключена, благодаря резервному копированию и шифрованию данных в системе.
Также положительным моментом работы автоматизированной системы подбора в организации может быть подготовка следующих аналитических отчетов [5,6]:
Отчет 1. Сколько собеседований состоялось за определенное время. Иначе говоря, можно будет увидеть, какой была воронка соискателей.
Отчет 2. Эффективность источников кандидатов.Для поиска кандидатов обычно используют различные источники. Какие именно, зависит от типа вакансии. Если время и бюджет ограничены, с помощью системы можно выявить самые эффективные каналы. В итоге снизятся расходы бюджета.
Отчет 3. Причины отказов на различных этапах работы с кандидатами.Система соберет причины отказов на всех этапах отбора, сформулирует вывод. ATS помогает минимизировать количество недовольных соискателей. Она автоматически отправляет сообщения о том, кем и в какой срок их кандидатура будет рассмотрена, когда придет ответ.
В итоге хочется отметить: не стоит забывать, что ATS-системы это «человеко-машинные» системы и роль рекрутера и руководителя при принятии решения о подборе и найме в компании остается высокой.
Список литературы
1. Гусева В.А., Чекан А.А. Инструменты развития персонала организации// В книге: Управление персоналом аэрокосмической отрасли Электронный ресурс. Сборник тезисов докладов научно-практической конференции Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет). 2016. С. 21-22.
2. Семина Ю.А., Чекан А.А. Виды и этапы деловой карьеры// В книге: Управление персоналом аэрокосмической отрасли Электронный ресурс. Сборник тезисов докладов научно-практической конференции Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет). 2016. С. 75-77.
3. Тихонов А.И., Федотова М.А., Чекан А.А. Организационно-экономические аспекты обучения руководителей // Вестник Марийского государственного университета. 2018. № 3 (15). С. 105-114.
4. Чекан А.А., Матюнин Л.В. Особенности обучения персонала на различных этапах жизненного цикла организации // Вестник Московского государственного областного университета. Серия: Экономика. 2018. № 2. С. 188-195.
5. Шипова Д.А., Чекан А.А. Современные подходы кадрового планирования на предприятии//В книге: Управление персоналом аэрокосмической отрасли Электронный ресурс. Сборник тезисов докладов научно-практической конференции Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет). 2016. С. 97-98.
6. Тихонов А.И., Михайлов А.А., Федотова М.А. Управление человеческими ресурсами: организационные и социально-экономические механизмы управления трудом работников предприятий аэрокосмической отрасли: учебное пособие. - Ставрополь: Логос, 2019. - 105 с.
