CC BY
15УДК 656.6+004.9
С.В. Громов, аспирант, ФБОУВПО «ВГАВТ» 603950, Нижний Новгород, ул. Нестерова, 5а.
ПРИМЕНЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В СУДОХОДНОМ ДИВИЗИОНЕ UCL HOLDING
Данная статья посвящена краткому обзору корпоративной информационной системы, применяемой в повседневной практике в судоходных компаниях ОАО «СЗП» и ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство», входящих в судоходный дивизион UCL Holding. Рассматривается функциональный состав отдельных подсистем информационной системы.
Ключевые слова: информационные системы, система управления, водный транспорт
Необходимость внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях водного транспорта - это не дань моде, это насущная необходимость в условиях конкурентной борьбы и установления долговременных отношений с партнерами [1]. Между тем, практика успешного внедрения и эксплуатации подобных информационных систем весьма невелика. И это в первую очередь связано с комплексным подходом при внедрении и масштабом охвата функционала информационной системы.
Наряду с вышеизложенным, успешная практика внедрения и эксплуатации корпоративной информационной системы «F/3» в ОАО «СЗП» и ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство» показывает, что успех внедрения оказывает качественное улучшение в функционировании самих компаний.
Целями создания корпоративной информационной системы «F/3» являются информационная и технологическая поддержка основного бизнеса судоходной компании - предоставления услуг по перевозке грузов, а также обеспечение средствами для коллективной работы всех подразделений компании в едином информационном пространстве, предоставляющем всю необходимую оперативную и достоверную информацию об основных сферах деятельности компании для прогнозирования, планирования, технологического обеспечения, анализа и принятия эффективных и объективных управленческих решений.
Задачи, решаемые информационной системой:
- информационно-техническое обеспечение производственной деятельности подразделений фрахтовых, коммерческих, эксплуатационных, финансово - бюджетных, технических служб, дирекций по персоналу, других дирекций компании;
- оперативное предоставление необходимой отчетности для руководства компании и сотрудников подразделений.
Информационная система представляет собой единый информационный комплекс, исключающий дублирование и повторный ввод данных, с одновременным доступом пользователей к необходимой информации в пределах предоставленных прав доступа.
При проектировании системы в основу положены следующие принципы:
- централизованное хранение и обработка данных;
- набор общих и специфических для подразделения функций через специализированные для данного подразделения средства доступа к данным системы;
- реализация и поэтапное внедрение системы «по слоям» с постепенным развитием функциональности по подразделениям, выявление и реализация «сквозных» бизнес-процессов;
- строго документальная основа;
- однократный ввод данных;
- единые средства реализации;
- однотипность программных и интерфейсных решений аппаратных средств.
Центральная база данных системы содержит информацию зарегистрированных
первичных документов. В Информационной системе формируются и/или регистрируются первичные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия (счета заказчикам, счета-фактуры, счета поставщиков и счета-фактуры, контракты/договоры, акты, накладные, платежные поручение и заявления на перевод валюты, радиограммы капитанов , приказы по персоналу, приказы по флоту и многие другие документы, необходимые для осуществления всех видов оперативного производственного, статистического, кадрового и других видов учета.
Информационная система <^/3» создавалась и внедряется в виде набора функциональных подсистем, работающих в единой технологии с центральной базой данных первичных учетных документов, каждая из которых соответствует какой-либо функциональной области предприятия и предоставляет средства для решения задач отдельной дирекции, подразделения внутри дирекции или группы сотрудников предприятия, выполняющих одинаковые функции. Подсистемы информационной системы предоставляют средства для подразделений предприятия для решения задач в тех функциональных областях, в которых эти подразделения задействованы. Далее рассмотрим основные подсистемы, их функциональные возможности.
Подсистема «Управление флотом» - предназначена для реализации функций информационной поддержки сотрудников фрахтово-коммерческой дирекции, эксплуатационной дирекции, оперативного управления работой флота. Основные функции и режимы работы подсистемы:
- Регистрация договоров на фрахт.
- Планирование грузоперевозок.
- Планирование рейсов.
- Текущее отображение операций судна и ведение истории операций (Дислокация флота).
- Обработка информации о ходе транспортного процесса (прием и обработка оперативных донесений с судов - РДО).
- Формирование выходных документов, отображающих ход транспортного процесса.
- Осуществление оперативной замены судов в планируемых рейсах и текущих рейсах по аварийным причинам.
- Формирование рейс - заданий.
- Автоматизированное выставление счетов на фрахт, тайм-чартер, бэрбоут - чартер с автоматическим разнесением по статьям Бюджета движения денежных средств.
- Контроль поступления оплаты выставленных счетов.
- Акцепт поступающих счетов поставщиков.
- Разнесение по статьям Бюджета движения денежных средств (БДДС) и бюджета доходов и расходов (БДР).
- Отслеживание исполнения БДДС и БДР.
- Ведение балансов взаимоотношений с Заказчиками и Поставщиками.
- Оперативный контроль задолженности по денежным поступлениям и задолженности по оплате.
- Оперативный учет результатов работы флота.
- Другие функции.
- На основании зарегистрированного фрахтового договора менеджером (Диспетчером) выполняется формирование грузоперевозок, номинация судна и привязка рейса к грузоперевозкам. Далее осуществляется ведение дислокации флота на основании оперативных донесений, отправляемых с судов. В подсистеме выполняется автоматизированное выставление счетов по фрахту, тайм-чартеру, бэрбоут-чартеру и другим видам деятельности. Выполняется автоматизированный расчет выставления счетов по
демереджу/диспачу с учетов всех этапов истории взаимоотношений с фрахтователем, учет черновых расчетов по сталийному времени и другие особенности.
Кроме того, экономисту предоставляются средства для выполнения функции по обработке счетов поставщиков - обработке дисбурсментских счетов, разноске счетов по видам сборов.
Подсистема формирования отчетности «Оперативный учет», представляет из себя набор средств формирования данных об оперативных результатах рейсов судов, результатах работы флота за период и другой необходимой оперативной информации. Отчетность базируется на фактических данных и документах, хранимых в базе данных информационной системы. Фактически результаты, представляемые системой «Оперативный учет» базируются на ежедневно выполняемых подразделениями предприятия функциях по обработке документов и не предполагают никакой дополнительной нагрузки для ввода данных со стороны сотрудников подразделений, т.е. исключается повторный ввод данных.
С другой стороны, система «Оперативный учет» является средством сбора и представления данных, зарегистрированных в центральной базе данных предприятия на основании данных из разных подсистем. Принципиально важным моментом является централизованная обработка данных на основании единой методики и по отчетным формам, утверждаемым руководством предприятия.
Технически функции данных подсистем собраны в функциональные рабочие места (АРМ) «Менеджер флота», «Экономист флота», «Договоры».
В подсистеме «Технический менеджмент» реализованы следующие функции:
- Процедура контроля договоров на ремонт судов: ведение договоров и дополнительных соглашений, ввод актов выполненных работ по ремонту судов,
- Процедура планирования и контроля ремонтов судов по видам и по срокам ремонтов: ведение сроков планируемых ремонтов и освидетельствований судов, ведение планируемых стоимостей ремонтов с распределением по срокам,
- Формирование отчетных форм: график вывода флота из эксплуатации на ремонт и докование (с указанием стоимости работ), график вывода флота из эксплуатации на ремонт и докование (с указанием времени работ), по судовая сводка по ремонтам и докованию, простои флота (связанные с ремонтами) и другие.
- Процедура контроля расчетов за услуги по ремонтам: работа со счетами поставщиков и заявками на оплату, формирование отчетов по кредиторской задолженности.
- Процедура контроля фактических затрат на ремонты.
- Процедура работы с бюджетами движения денежных средств.
- Процедура контроля за движением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах: контроль остатков ТМЦ на складах, контроль приходных ордеров и судовых требований.
- Процедура контроля за расчетами с поставщиками: ввод счет-фактур (инвойсов) поставщиков и формирование заявок на оплату.
В подсистеме «Топливо»реализованы следующие функции:
- Процедура учета бункеровки топлива
- Процедура расхода топлива.
- Процедура передачи топлива между судами.
- Процедура продажи топлива.
- Процедура контроля за остатками топлива на судах.
- Процедура формирования отчетных форм по учету топлива.
- Процедура контроля за расчетами с поставщиками и покупателями топлива.
- Ведение нормативно-справочной информации.
- Ведение технических норм расхода топлива по проектам, судам и видам движения.
- Процедура контроля расходования топлива - контроль фактически израсходованного топлива исходя из технических норм и определение экономии или перерасхода по судам и по рейсам.
- Процедура работы с бюджетами движения денежных средств.
Подсистема «Автоматизированное формирование приказов по флоту» позволяет производить автоматизированную подготовку, электронное визирование, утверждение, регистрацию и распространение приказов по флоту с отслеживание состояния каждого документа.
Подсистема «Паспорт судна» позволяет осуществлять ведение справочной информации по тактико-техническим характеристикам судов.
Это не весь перечень подсистеме имеющихся в информационной системе, но даже краткое описание изложенное выше, дает картину о функциональных возможностях корпоративной информационной системы.
Разработка и внедрение информационной системы в ОАО «СЗП» началась в 1998 году, внедрение в ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство» началось в 2004 году после вхождения обеих компаний в один холдинг. В процессе эксплуатации информационной системы, проводилась модернизация отдельных модулей и подсистем, внедрялись новые режимы работы. Сейчас доступ к информационной системе возможен как в классическом виде через компьютер, так и с применением новейших технологий интернет/интранет, и с современных электронных устройств (планшеты, смартфоны).
На текущий момент, можно констатировать, что корпоративная информационная система «F/З» помогает работникам пароходств осуществлять свою деятельность в едином информационном поле, исключая дублирование ввода данных, проводить учет и анализ по многим параметрам, формировать отчетные формы в необходимом разрезе, и что самое важное, осуществлять поддержку сквозных бизнес-процессов в компании.
Список литературы:
[1] Адрианов А.А. Современное состояние корпоративных информационных систем и особенности их внедрения на предприятиях морского транспорта // Эксплуатация морского транспорта. - 2010. - № 3 (61). - С. 16-20.
USE OF COMPUTER INFORMATION SYSTEMS IN THE SHIPPING DIVISION OF UCL HOLDING
S.V. Gromov
The article gives an overview of the corporate information system used in daily practice in shipping companies: JSC NWS and JSC Volga Shipping, entering into the shipping division of UCL Holding. The functional capabilities of the computer information system are presented.
