CC BY
12УДК 658.1:004
Владимир Александрович ЕСАЛОВ,
оперуполномоченный Управления по борьбе с экономическими преступлениями ГУВД по Красноярскому краю, лейтенант милиции
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ
МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА
К
.ак показывают исследования и
практика работы предприятий малого и среднего бизнеса, одной из основных причин, тормозящих развитие малого предпринимательства, является недоста — точно эффективное использование информационного обеспечения. В то же время проблемам информации и управ — ления информацией как процесса на малых предприятиях, а также созданию эффективных информационных систем (ИС) должно быть уделено большое внимание, обусловленное следующими объективными обстоятельствами:1
— человечество в целом и сфера бизнеса переживают информационный взрыв, причем рост циркулирующей и хранящейся в обществе и деловой среде информации уже вышел за пределы ин — дивидуальных возможностей человека по ее усвоению;
— активно развиваются массово — коммуникационные процессы и происходит быстрое проникновение информационных технологий (ИТ) в социально — экономические сферы, причем если ранее в эти процессы актив — но вовлекались лишь крупные предприятия, то в настоящее время ими охвачены и ма — лые предприятия, и их клиенты;
— все большее значение и вес в экономике приобретают малые пред — приятия, которые оперативно реагируют на изменение спроса, придают экономике
необходимую гибкость, обеспечивая необходимое равновесие на потребительском рынке.
В этих условиях на уровне малой фирмы возникает необходимость центра — лизовать получаемые внутри и приходящие извне информационные ресурсы для их эффективного использования. Данная задача должна решаться информационными системами таких предприятий. Как же обеспечить эффективную работу информационной системы малого предприятия? Очевидно, при создании своей информационной системы необ — ходимо учесть требования бизнеса.
За рубежом существует больший опыт управления информационными системами для целей бизнеса, причем для повышения эффективности поддержки бизнеса повсеместно используются типовые модели бизнес — процессов. В области управления ИТ типовые модели управ — ления были разработаны сравнительно недавно. В качестве типовой модели бизнес — процессов для сферы ИТ в раз — витых странах используется модель ITIL (Information Technology Infrastructure Library) и ее коммерческие реализации.
ITIL подчёркивает важность предос — тавления ИТ — услуг (или сервисов) для удовлетворения бизнес — требований, причем экономически эффективным способом. ITIL предлагает модель организации бизнес — процессов ИС фирмы,
Взгляд. Размышления. Точка зрения
благодаря которой информационная система превращается в «продавца» информационных услуг, переставая быть только источником затрат и превращаясь в опосредованный источник корпоративной прибыли. Опираясь на систему стандартов ПЩ типовая модель описывает основные группы процессов, отражающие разные аспекты жизненного цикла ИТ-услуги, от анализа тех задач, которые бизнес — подразделения ставят перед отделом автоматизации, до определения спецификаций услуги и разработки соглашений об уровне обслуживания, реализации, развертывания и поддержки услуг.
Переход к ИТ — услугам как объектам управления (вместо информационных систем в целом) для процессов управления ИС малого предприятия представляет ряд преимуществ.
1. В области бюджетирования и планирования ГТШ предусматривает, что предприятие в целом и его бизнес — подразделения выдвигают перед ИС необходимые им параметры ИТ—услуг, а ИС обеспечивает их разработку и сопровождение. В этом случае инфор — мационные системы выступают как один из ресурсов малого предприятия наряду с другими (персонал, бюджет и др.), а их развитие определяется планами развития и сопровождения ИТ — услуг. В рамках бюджетирования сопоставляются требо — вания бизнеса к услуге и затраты на выполнение этих требований. Далее при определении финансового результата от планируемой услуги бизнес определяет поток доходов, связанный с использованием сервиса, тогда как ИС определяет поток расходов, связанный с ее внедрением и эксплуатацией. Сумма потоков и дает финансовый результат. Проекты развития ИТ—услуг, удовлетворяющие при этом критериям предприятия, вносятся в бюджет.
2. При организации работ поддержка ИТ — услуги — более широкое понятие, нежели поддержка информационной системы. Так, при серьезном сбое это означает возможность перехода на
альтернативную информационную систему, подготовленную заблаговременно, для поддержания сервиса в рабочем состоянии. Такое же расширение понятия происходит и по отношению к разработке сервиса: психологически и управленчески проще отказаться от одной программно — аппаратной платформы в пользу другой. Кроме этого, меняется отношение к изменениям в составе и настройках оборудования и программного обеспечения. Необходимость поддерживать существующие сервисы, закрепленная в правилах и процессах ИС, предопределяет гораздо более жесткие процедуры контроля изменений, чем в случае, когда объектом управления является система. При этом логика процесса управления ориентирует контроль изменений на отдельно взятую информационную систему, а не на информационную инфраструктуру фирмы.
3. При контроле и измерении резуль — татов деятельность ИС контролируется показателями, представляющими непос — редственную ценность для бизнес — пользователей. Параметры сервиса, необходимые бизнесу, представляют собой данные для контроля результатов деятельности информационной службы. Напротив, при контроле параметров информационной системы возникает понятийный барьер между бизнес — пользователями и сотрудниками ИС: технические параметры системы сложно объяснить бизнес—пользователю, тогда как требования пользователя становятся недоступными сотрудникам ИТ — службы.
Рассмотрим возможности применения этих результатов на малых предприятиях. В отличие от крупных предприятий субъекты малого бизнеса не перегружены инертными активами, тормозящими быструю смену различных фондов, продукции, а также видов и способов деятельности. Общепризнанно, что специфика и преимущества малых фирм во многом связаны с их гибкостью и способностью оперативной адаптации в условиях изменений внешней среды. В условиях динамичного развития рынка,
быстрого изменения конъюнктуры, внешних и внутренних условий адаптация и развитие такого предприятия стано — вятся необходимым условием его выжи — вания. Минимум персонала, основных средств, простая организационная структура и отсутствие проектов, имеющих чрезмерно длительный срок окупаемости, позволяют говорить о малом предприятии не как об уменьшенной копии крупного, а как об экономическом объекте, имеющем свою специфику и особенности.
Из этих особенностей проистекают и специфические потребности таких предприятий в информационных системах. Поставим задачу выделить особенности и проблемы практического применения информационных систем в управлении малыми предприятиями как специфичес — ким классом экономических объектов.
Для того чтобы выявить текущее положение в области использования информационных систем на малых предприятиях, в течение первого полуго — дия 2006 г. среди 28 малых предприятий, ведущих деятельность в г.Красноярске и на территории Красноярского края, было проведено соответствующее исследова — ние. Методы исследования — опрос и наблюдение.
В результате проведенного исследова — ния были выявлены основные потребности малых предприятий в области информа — ционного обеспечения системы управ — ления и бизнес — процессов.
В рамках задачи по поиску способов максимально эффективной реализации информационных потребностей малых предприятий наиболее востребованным, с точки зрения руководителей этих предприятий, как выяснилось, является комплекс экономичных решений по следующим направлениям:
—организация ведения бухгалтерского (финансового) учета;
— интегрированная с системой бухгалтерского учета система управлен — ческого учета по необходимым для данного предприятия блокам с учетом специфики отрасли (складской учет, учет персонала, логистика и т.д.);
— консультации и выработка реко — мендаций по выбору оптимальных прикладных и системных программных продуктов, обеспечивающих простоту внедрения и наименьшие затраты на реализацию необходимых функций;
— организация доступа в Internet;
— организация сетевой печати;
— готовые комплекты активного и пассивного сетевого оборудования для развертывания локальной сети.
Подход к информатизации фирмы на основе данных направлений помогает комплексно и обоснованно решить стоящие в области информационного обеспечения задачи, сократить излишние расходы, обеспечить экономию времени на внедрение и эксплуатацию. Данная схема позволяет объединить ресурсы предприятия, сделать доступными любые устройства с требуемых рабочих мест и оптимизировать работу.
Конкретные способы реализации направлений и сами технологические решения разрабатываются в соответствии с требованиями руководства малого предприятия и должны быть основаны на адекватных задаче технологиях. При этом должны быть учтены необходимость комплексного подхода, возможность масштабирования и другие параметры.
Для сравнительного анализа программных систем для малого бизнеса по критерию функциональной полноты в исследованиях различных авторов уже проводились численные оценки функциональной полноты различных информационных систем, которые позволяют сопоставить системы как между собой, так и по отношению к потребностям конкретного малого предприятия.2 Анализ наиболее распространенных программных систем для малого бизнеса дает возможность выделить перечень функций управления, который дополня — ется функциями, выявленными в соответствии с требованиями пользователей ИС. Среди наиболее известных и востребо — ванных продуктов могут быть выделены «1С — набор для небольшой фирмы», «Парус — предприятие 7.5», «Парус —
Взгляд. Размышления. Точка зрения
предприятие 4W», «Бэст-офис», «Галак — тика — Старт», «SAP Business One», «SAP All — In — One», «MBS Navision», «MBS Navision Малый бизнес» и другие.
В таблице 1 приведен фрагмент списка автоматизируемых функций вышеназ — ванных систем.
В то же время практически во всех случаях были отмечены недостатки тех или иных решений информационных систем, которые выявляются уже через несколько месяцев после начала их экс — плуатации. Попытки справиться с ними привели к очень интересному выводу, суть которого в том, что при проектировании и внедрении решения задаются одни па — раметры функционирования систем, а затем потребности фирмы несколько меняются, и данное решение уже не со — ответствует современным потребностям
в полной мере. Таким образом, основное отличие малых предприятий от крупных
— способность к быстрой адаптации — не находит должного адекватного ответа со стороны их информационных систем.
Расширение территории деятельности фирмы, создание новых филиалов и подразделений, появление новых видов продукции, изменение бизнес—процессов
— объективные причины для модерни — зации и развития ИС предприятий малого и среднего бизнеса. При этом очевидно, что выбор, построение и внедрение информационных систем должно соот — ветствовать этим новым вызовам, а уже внедренные ИС в условиях развития предприятия должны при необходимости адекватно изменяться, обеспечивая ста — бильность и высокую экономическую эффективность их применения.
Таблица 1
СПИСОК АВТОМАТИЗИРУЕМЫХ ФУНКЦИЙ НАИБОЛЕЕ ИЗВЕСТНЫХ ПРОГРАММНЫХ СИСТЕМ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА
(ФРАГМЕНТ) ПО И.Ю.ШПОЛЯНСКОЙ3
Кадры и зарплата
1. Планирование численности персонала
2. Расчет фонда оплаты труда
Управление продажами
3. Ведение БД клиентов
4. Ведение БД продуктов
5. Анализ предпочтений клиентов
6. Прогнозирование спроса клиентов
7. Анализ продаж
Управление запасами
8. Планирование потребностей в материальных ресурсах
9. Планирование уровня запасов товаров ,материалов
10. Учет и анализ состояния материальных запасов
В связи с ограниченностью ресурсов малого предприятия и невозможностью отвлечения значительных средств на информационную систему исследование малых предприятий было дополнено опросом о том, насколько возможно выявить будущие изменения уже сегодня, и на этой основе была предпринята попытка понять, какой методологический аппарат для этого должен использоваться.
Были выявлены оценки руководите — лями малых предприятий причин изме — нений информационных систем за последние 5 лет и прогноз причин дальнейших изменений. Результаты свидетельствуют, что функционирование исследованных малых предприятий всех отраслей и форм собственности в насто — ящее время сопровождается:
— постоянно меняющимися экономи — ческими и правовыми условиями;
—возрастанием конкуренции;
— уменьшением рентабельности деятельности;
— относительной стабилизацией основных материальных и микроэконо — мических решений.
В то же время предусмотреть заранее, на основании известных методик, какой из этих факторов приведет к тем или иным изменениям в деятельности фирмы (а значит, потребует изменения ИС), в настоящий момент не представляется возможным.
Итак, существование целого ряда различных решений и методологий построения корпоративных информаци — онных систем для малого предприятия не дает возможности руководству предпри — ятия прямо, на основе тех или иных формализованных критериев, выбрать тот вариант, который наиболее соответствует цели эффективного обеспечения инфор — мационно — управленческих процессов предприятия в течение планируемых периодов эксплуатации ИС. Наиболее актуальными причинами этого являются: вероятная неспособность информацион —
ной системы адаптироваться к будущим изменениям и отсутствие возможностей отвлечения ресурсов малого предприятия на постоянную «подстройку» ее ИС.
Необходимая степень соответствия функциональных характеристик инфор — мационной системы будущим потребно — стям малого предприятия на требуемый период времени может быть достигнута посредством планирования изменений бизнес — процессов предприятия и соответствующих ИТ — услуг (сервисов). Каким же образом и с помощью каких методов может быть осуществлено такое планирование? Наиболее полные формы бизнес—процессов реализованы в типовых моделях бизнес — процессов, таких как коммерческие реализации идеологии ITIL, и используются в информационных системах развитых классов MRP II и ERP. Последнее является дополнительным немаловажным преимуществом для малых предприятий, поскольку самосто — ятельная разработка приложений на этих принципах практически невозможна.
Кроме того, необходима дополнительная разработка методик включения в текущий набор ИТ — услуг (сервисов) тех или иных функций. После разработки методик такое планирование также может быть осуществлено с использованием типовых моделей бизнес—процессов, встроенных в функциональные возможности инфор — мационной системы.
1 Алехина, Г.В. Информационные технологии в экономике и управлении : материалы к лекциям / Г.В.Алехина. — М., 2000.
2 Шполянская, И.Ю. Анализ качества информационных систем для малого бизнеса / И.Ю.Шполянская // Изв. вузов Сев. —Кав. региона. Общественные науки. Спецвыпуск: Экономика, право, образование. — 2005. — С. 48.
3 Шполянская, И.Ю. Экономико — математи — ческие и инструментальные методы обеспечения потребительского качества проектируемых ин — формационных систем для малых предприятий : автореф. дис. ... докт.экон.наук / И.Ю.Шполянская. — Ростов — на — Дону, 2006. — С.17.
