CC BY
0
Бв1:10.32743/ип 1Ьаю.2025.124.2.19161
ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ И ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОК
В РЕСТОРАННОМ БИЗНЕСЕ
Дубенская Екатерина Валерьевна
предприниматель в сфере общественного питания,
РФ, г. Уссурийск E-mail: [email protected]
FEATURES OF INVENTORY MANAGEMENT AND PROCUREMENT PLANNING
IN THE RESTAURANT BUSINESS
Ekaterina Dubenskaia
entrepreneur in the sphere of public catering,
Russia, Ussuriysk
АННОТАЦИЯ
В статье рассмотрены особенности управления запасами и планирования закупок, которые являются ключевыми процессами в ресторанной индустрии, напрямую влияющие на ее экономическую эффективность, удовлетворенность клиентов, а также устойчивость к разного рода рыночным вызовам, потрясениям, кризисным проявлениям. Актуальность обсуждаемой темы предопределяется возрастающими требованиями к оптимизации затрат, минимизации потерь, адаптации к динамическим изменениям спроса на фоне высококонкурентной среды. Основной целью данного исследования является систематизация и характеристика подходов и инструментов, обеспечивающих сбалансированность закупочной политики и результативное управление запасами в ресторанной сфере (с опорой на концептуальную базу, отраженную в современных публикациях). Обзор научной литературы, источников позволил выявить ряд противоречий — в частности, на предмет применения цифровых технологий: часть авторов акцентирует внимание на автоматизации процессов, другие же сосредотачиваются на аналитических методах и стратегическом подходе. Новизна данного исследования заключается в предложении многоэтапной стратегии, включающей в себя прогнозирование спроса с учетом сезонных колебаний, адаптивное использование IT-инструментов, разработку гибких моделей управления запасами. Предложена авторская версия программы тренинга «Формирование культуры ответственного подхода к закупкам в ресторанном бизнесе». Настоящая статья будет полезна управляющим ресторанов, специалистам по закупкам, аналитикам логистических процессов, разработчикам программного обеспечения для индустрии общественного питания.
ABSTRACT
The article examines the features of inventory management and procurement planning, which are key processes in the restaurant industry that directly affect its economic efficiency, customer satisfaction, as well as resistance to various kinds of market challenges, shocks, and crisis manifestations. The relevance of the topic under discussion is predetermined by the increasing requirements for cost optimization, minimizing losses, and adapting to dynamic changes in demand against the background of a highly competitive environment. The main purpose of this study is to systematize and characterize approaches and tools that ensure a balanced procurement policy and effective inventory management in the restaurant sector (based on the conceptual framework reflected in modern publications). A review of scientific literature and sources revealed a number of contradictions, in particular, regarding the use of digital technologies: some authors focus on process automation, while others focus on analytical methods and a strategic approach. The novelty lies in the proposal of a multi-stage strategy that includes forecasting demand taking into account seasonal fluctuations, adaptive use of IT tools, and the development of flexible inventory management models. The author's version of the training program "Formation of a culture of responsible approach to procurement in the restaurant business" is proposed. This article will be useful for restaurant managers, purchasing specialists, logistics process analysts, and software developers for the catering industry.
Ключевые слова: автоматизация, закупки, запасы, логистика, планирование, ресторанный бизнес, управление.
Keywords: automation, procurement, inventory, logistics, planning, restaurant business, management.
Библиографическое описание: Дубенская Е.В. ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ И ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОК В РЕСТОРАННОМ БИЗНЕСЕ // Universum: экономика и юриспруденция : электрон. научн. журн. 2025. 2(124). URL: https://7universum.com/ru/economy/archive/item/19161
Введение
Ресторанный бизнес, являясь одной из наиболее динамичных отраслей экономики, предъявляет строгие требования к управлению ресурсами, среди которых ключевую роль играют управление запасами, а также планирование закупок. От данных процессов зависит не только финансовая устойчивость предприятия, но и удовлетворенность потребителей, что определяет конкурентоспособность на рынке услуг.
При обосновании проблемы исследования важно обратить внимание на следующее. Несмотря на растущую значимость управления запасами, планирования закупок в ресторанном бизнесе, остается недостаточно изученным вопрос интеграции современных цифровых технологий, алгоритмов оптимизации в данные процессы. Это затрудняет принятие решений, связанных с минимизацией затрат, повышением операционной эффективности, обеспечением стабильности цепочек поставок. Таким образом, актуализируется потребность в разработке подхода, сочетающего в себе передовые достижения, оптимизационные модели, а также практические рекомендации, адаптированные под специфику анализируемой индустрии.
Методы и материалы
В процессе подготовки статьи применены сравнительный анализ, систематизация, обработка статистических данных, обобщение. Современные изыскания, посвященные раскрытию темы, высвечивают множество дискуссионных вопросов и проблемных зон.
Так, Е.В. Винтайкина [2] акцентирует внимание на изменениях в управлении ресторанным бизнесом, обусловленных внешними вызовами. Автор указывает на необходимость комплексного подхода к управлению запасами (с учетом экономической нестабильности, роста конкуренции). А.С. Неронова [9] с маркетинговых позиций анализирует оптимизацию через интеграцию логистических методов, что помогает сократить затраты, повысить устойчивость предпринимательских структур.
Системность к закупочной деятельности раскрывается в работе М.Н. Мечиковой [7], где предложены конкретные способы оценки поставщиков и планирования закупок. Е.Е. Нефедова, О.В. Ровинская [10] фокусируют свое внимание на региональных управленческих нюансах (в рамках образовательной деятельности), подчеркивая необходимость учета инфраструктуры и локальных рынков.
Информационные технологии занимают центральное место в ряде трудов. К примеру, Д.С. Ко-робейникова [4] дает характеристику перспективам цифровизации ресторанного бизнеса, в том числе, автоматизации закупок, анализа запасов. Похожий акцент сделан в работе У.А. Нефедовой, А.А. Ку-рочкиной [11], где предложены IT-решения для оптимизации закупочного процесса. В свою очередь,
И.К. Польщиков разрабатывает алгоритмы выбора маршрутов [12] и специализированное приложение [8], что делает процессы более прозрачными.
Д.Э. Чуяшенко, Т.В. Игнатова предлагают инструменты для улучшения организации учета [18], а И.Б. Фрункина - инвентаризации [17] товарных запасов. Эти труды выделяются практической направленностью, они несут пользу для оптимизации внутренних функций в ресторанах.
Ряд материалов и обзоров [1; 8; 15] содержат в себе ценные статистические данные, позволяющие раскрыть тему, а также конкретизированные сведения относительно нормативов. Во многих публикациях [3; 5; 6; 14; 16] сделан акцент на обсуждении российских реалий в рассматриваемой области.
Источники, материалы дают достаточно полное представление о подходах к управлению запасами, закупками. Однако в ряде публикаций наблюдаются противоречия. Например, работы, связанные с циф-ровизацией, зачастую не отражают в своем содержании сложности внедрения новых технологий (высокие затраты, сопротивление персонала и т. п.). В дополнение к отмеченному, недостаточно освещена проблематика интеграции 1Т-решений с традиционными управленческими подходами. Слабо проработаны вопросы относительно условий внешней нестабильности и неопределенности спроса. Также практически не рассматриваются экологические аспекты (сокращение пищевых отходов, введение устойчивых практик закупок). Это открывает перспективы для последующих исследований, которые рекомендуется направить на формирование комплексных стратегий в анализируемой области.
Результаты и обсуждение
Управление запасами в ресторанной индустрии представляет собой систему действий, которые направлены на обеспечение своевременного и достаточного наличия продуктов, материалов для бесперебойного функционирования предприятия. Особенностью характеризуемого сектора является высокая чувствительность запасов к хронологическим и качественным факторам: большинство используемых ингредиентов имеют ограниченные сроки хранения, что требует повышенного контроля, точности в прогнозировании потребностей.
Результативное управление запасами опирается на мониторинг ликвидности. Расчет данного показателя предоставляет возможность определить, на какое время хватит имеющихся остатков при существующей динамике расходов. Уместно рассмотрение в ракурсе конкретных категорий. Так, предусматривается ряд норм:
• кухня - 5-10 дней;
• бар - 5-7 дней;
• алкоголь - 10-21 день [15].
В целях результативного управления запасами в ресторанной сфере необходимо учитывать следующие аспекты (рис. 1):
Рисунок 1. Ключевые аспекты, учитываемые при управлении запасами в ресторанной сфере (составлено автором на основе [3; 4; 9; 14; 17; 18])
Так, большинство ингредиентов, в том числе, свежие овощи, рыба, мясо, молочные продукты, подвержены быстрой порче. Это обуславливает необходимость формирования оптимального объема запасов, чтобы минимизировать потери.
Меню ресторанов часто зависит от сезонных продуктов, что требует пересмотра закупок в зависимости от времени года, региональных особенностей.
Детализированный анализ заказов позволяет предсказать наиболее востребованные блюда, что помогает избегать как избытка, так и нехватки продуктов.
Основной задачей в рассматриваемой области становится поддержание баланса между достаточностью и избыточностью. Излишки увеличивают операционные расходы, а недостаток приводит к ухудшению качества обслуживания клиентов.
Для ресторанного бизнеса применимы различные подходы к оптимизации запасов. Один из таких методов - система <<]ш^т-йте», с учетом которой предусматривается поставка непосредственно перед использованием. Подобный вариант предоставляет возможность снизить объемы хранения, однако требует высокой координации с поставщиками.
Другим действенным инструментом служит автоматизация управленческого процесса (рис. 2). Современные программные решения позволяют в режиме реального времени отслеживать наличие продуктов, анализировать данные о продажах, строить прогнозы с опорой на статистическую информацию. Помимо этого, во главу угла ставится снижение вероятности ошибок, которые сопряжены с человеческим фактором.
Рисунок 2. Способы автоматизации управления запасами в ресторанном бизнесе (составлено автором на основе [4, 5, 6,10,16])
Не менее значимым методом является регулярная инвентаризация. Она помогает своевременно выявлять излишки, недостачи или испорченные продукты, что содействует уменьшению расходов.
Планирование закупок в анализируемой сфере представлено оценкой будущих потребностей в продукции, выбором надежных поставщиков, координацией поставок. Описываемый процесс строится на основе анализа продаж, прогнозирования спроса, учета внешних факторов (в частности, имеются в виду сезонность, изменение цен на рынке и т. п.) [2; 7; 12].
При обращении к статистической информации целесообразно учитывать данные о расходах на закупки. В соответствии со статистической сводкой экспертов «Маркета», они составляют 25-40 % от совокупных затрат заведений общепита [1]. Предприниматели чаще всего отправляют поставщикам запросы на заказы по:
• электронной почте;
• мессенджеры;
• по телефону;
• на сайте через «корзину» [1].
Также весьма значимым представляется учёт коэффициента оборачиваемости запасов (КОЗ). Речь
идет о показателе операционной эффективности организации, в том числе, касательно кухни. Чем более высоким оказывается КОЗ, тем выше финансовая устойчивость ресторана. Для обычного объекта идеальной считается его величина 3,4-4,5 [8].
Ключевым этапом служит составление прогнозов. Для ресторанов, работающих в условиях высокой конкуренции, очень важно предугадывать изменения спроса. К примеру, в период праздников увеличивается потребность в определенных продуктах, а в низкий сезон закупки целесообразно снизить.
Выбор поставщиков играет одну из центральных ролей. Основными критериями выступают:
• надежность;
• качество продукции;
• сроки поставок;
• стоимость [11].
Помимо этого, нужно учитывать возможность долгосрочного сотрудничества, что позволяет свести к минимуму риски, связанные с перебоями в работе.
Еще одним весьма значимым аспектом служит согласование графика поставок. Для ресторанов это
особенно актуально из-за ограниченного пространства для хранения, а также потребности в частых, но небольших партиях продуктов.
Рациональное управление запасами и грамотное планирование закупок напрямую влияют на финансовую устойчивость ресторанного бизнеса. Снижение потерь позволяет сократить издержки, а налаженные закупочные операции положительным образом сказываются на увеличении маржинальности.
Так, внедрение систем автоматизации не только облегчает управление, но и способствует снижению операционных расходов. Анализ данных позволяет избежать необоснованных затрат, которые сопряжены с закупками ненужных продуктов, минимизировать потери из-за порчи ингредиентов.
В дополнение к отмеченному выше, улучшение этих процессов позитивно отражается на качестве
обслуживания клиентов. Наличие всех необходимых товаров обеспечивает выполнение заказов в полном объеме и повышает лояльность гостей ресторанов.
С опорой на ознакомление с современными научными публикациями представлено авторское видение разработки стратегии управления запасами и планирования закупок в ресторанном бизнесе. В предложенной методике учтена специфика индустрии, связанная с ограниченными сроками хранения продуктов, колебаниями спроса, высокой чувствительностью к качеству сырья. Описываемые действия ориентированы на повышение операционной эффективности, минимизацию издержек (рис.
3).
Рисунок 3. Этапы разработки стратегии управления запасами и планирования закупок в ресторанном
бизнесе (составлено автором)
Так, на стартовой стадии предлагается определить метрики, которые будут задействоваться для оценки успешности предпринимаемых шагов. К таким показателям возможно отнести:
• оборачиваемость запасов;
• уровень потерь продуктов;
• точность прогнозов спроса;
• стоимость хранения.
Это позволяет создать основу для последующего анализа, а также оптимизации.
Далее запасы подразделяются на группы - в зависимости от их роли в бизнесе:
• критичные ингредиенты (например, основные компоненты популярных блюд);
• стандартные товары (специи, масла);
• второстепенные материалы (салфетки, упаковка).
Такая сегментация помогает выделить приоритетные области для управления.
На следующем этапе происходит тщательный отбор поставщиков на основе критериев надежности, качества продукции, ценовой политики, логистических опций. Формируются долгосрочные контракты, позволяющие обеспечить стабильность поставок.
Стадия прогнозирования базируется на ретроспективной информации о продажах, сезонных трендах, предпочтениях клиентов. Применяются
аналитические инструменты, которые помогают с высокой точностью предсказывать потребности ресторана.
Для управления запасами и закупками внедряются специализированные 1Т-решения. Благодаря чему обеспечиваются автоматическое отслеживание остатков, формирование резерва на основе прогнозов, анализ эффективности процессов в реальном времени.
Далее предполагается разработать систему доставки, способную оперативно реагировать на изменения спроса. Речь идет о гибком графике поставок, использовании нескольких логистических каналов, а также минимизации времени транспортировки.
Заключительным этапом предлагается сделать повышение компетенций сотрудников. Рекомендуется проводить тренинги по работе с цифровым инструментарием, обучающие сессии по управлению запасами. Важно сделать акцент на формировании культуры ответственного подхода к закупкам. Поэтому ниже приводится авторская версия соответствующей программы тренинга. Прежде всего, необходимо указать целевую аудиторию:
• руководители ресторанов, сетевых заведений;
• менеджеры по закупкам;
• шеф-повара, сотрудники, которые отвечают за управление запасами.
Длительность - 3 дня (24 академических часа).
Что касается обоснования сроков, то продолжительность тренинга рассчитана таким образом, чтобы обеспечить равномерное распределение теоретических и практических модулей. Подобная структура позволяет глубже освоить материал, одновременно предоставляя участникам возможность применить знания на практике.
Далее следует охарактеризовать содержание программных мероприятий.
Первый день - основы управления закупками (8 часов). Цель - формирование базовых знаний о принципах устойчивого подхода к закупкам. В содержательном плане предусматривается двухчасовая лекция, на которой будут обсуждаться руководящие положения ответственного ведения дел:
• экономическая эффективность;
• экологическая устойчивость;
• социальная ответственность.
Также следует провести практическое занятие (3 часа), на котором разбираются типичные ошибки в анализируемой области:
• переизбыток;
• некачественные поставки;
• отсутствие аналитики.
Рекомендуется организовать круглый стол (до трех часов) - обсуждение текущих проблем участников в сфере управления запасами.
Второй день - планирование и работа с поставщиками (8 часов). В качестве целевого ориентира выступает развитие навыков составлять планы и вы-
страивать долгосрочные отношения с этими субъектами. В рамках стартового двухчасового модуля обсуждаются соответствующие инструменты:
- прогнозирование спроса;
- автоматизация учета запасов.
Содержание практической части (4 часа) представлено построением модели оптимального объема закупок с опорой на сезонность, преобладающие тренды. Также рекомендуется сделать акцент на работу с кейсами.
Далее следует дискуссия (2 часа), в ходе которой участники анализируют договорные отношения с поставщиками, методы оценки их надежности.
Третий день - внедрение культуры ответственного подхода (8 часов). Цель заключается в применении полученных знаний в деятельности команды, создании системы контроля.
Так, рекомендуется провести семинар (3 часа) на предмет влияния корпоративной культуры на закупочную политику. Целесообразно обсудить разработку внутренних стандартов.
В рамках четырехчасового практического занятия предлагается сделать акцент на индивидуальном плане внедрения ответственного подхода для каждого участника.
Наконец, предусматривается заключительная сессия (1 час) как результирующий этап тренинга, где подводятся итоги, выдаются сертификаты.
Выводы
Управление запасами и планирование закупок в ресторанной индустрии представляют собой сложные, но решаемые задачи, от которых зависит успешность предпринимательских структур. Для достижения максимальной эффективности необходимо внедрение современных методов (автоматизация, регулярный анализ данных, сотрудничество с надежными поставщиками). Рациональное распределение ресурсной базы поспособствует как оптимизации издержек, так и созданию конкурентных преимуществ на соответствующем рынке.
Предложенная управленческая стратегия ориентирована на обеспечение сбалансированного использования ресурсов, сокращение расходов, повышение качества обслуживания. Ее новизна заключается в интеграции аналитических и цифровых решений с четкой сегментацией запасов, построением адаптивной логистической модели. Важной особенностью служит акцент на формирование культуры управления среди персонала, что поможет достичь долгосрочной устойчивости результатов.
Описанная в статье авторская версия программы тренинга «Формирование культуры ответственного подхода к закупкам в ресторанном бизнесе» отличается интеграцией аспектов устойчивого развития и современных инструментов автоматизации, что редко встречается в классических подходах к обучению. Включение кейсов, работа над индивидуальными планами внедрения делает ее максимально адаптированной к реальным условиям участников.
№ 2(124)
UNIVERSUM:
ЭКОНОМИКА И ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
• 7universum.com
февраль, 2025 г.
Список литературы:
1. Березовик Е. Управление закупками в общепите: частые проблемы и способы их решения // [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://kontur.ru/market/spravka/45947-upravlenie_zakupkami_v_obshchepite? (дата обращения: 08.01.2025).
2. Винтайкина Е.В. Ресторанный бизнес в современных реалиях // Актуальные проблемы современной России: психология, педагогика, экономика, управление и право: сб. ст. и тезисов. - Москва: 2022. - С. 126-129.
3. Зарецкий Е.Н. Проблемы повышения уровня конкурентоспособности отечественного ресторанного бизнеса // Основы экономики, управления и права. - 2023. - № 2 (37). - С. 89-94.
4. Коробейникова Д.С. Использование и перспективы цифровых технологий в ресторанном бизнесе // Современные подходы к трансформации концепций государственного регулирования и управления в социально-экономических системах: сб. науч. ст. - Курск: 2024. - С. 326-329.
5. Мамбетов Э.А. Исследование маркетингового цикла на предприятии ресторанного бизнеса // Молодой ученый. - 2022. - № 3 (398). - С. 231-233.
6. Машин Д.В. Роль ресторанного бизнеса в развитии экономики и социальной сферы России // Журнал прикладных исследований. - 2024. - № 3. - С. 23-28.
7. Мечикова М.Н. Совершенствование закупочной деятельности ресторана // Экономика и социум. - 2020. -№ 1 (68). - С. 1096-1099.
8. Милеенкова Н. Китчен менеджмент. Анализ закупок [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://restorator.chef.ru/kitchen_management_3_zakupki? (дата обращения: 08.01.2025).
9. Неронова А.С. Конкурентоспособность предприятий ресторанного бизнеса Камчатского края на основе внедрения элементов вирусного маркетинга // Актуальные проблемы управления: материалы 28-й Международной научно-практической конференции. - Москва: 2023. - С. 418-421.
10. Нефедова Е.Е., Ровинская О.В. Новые тенденции в ресторанном бизнесе: исследование в рамках образовательной деятельности // Молодой исследователь: материалы 10-й научной выставки-конф. науч.-техн. и творч. работ. - Челябинск: 2023. - С. 213-218.
11. Нефедова У.А., Курочкина А.А. Применение информационных технологий для совершенствования процесса закупок на предприятии общественного питания // Цифровая трансформация экономических систем: проблемы и перспективы: сб. науч. трудов VI Всероссийской науч.-практ. конф. с зарубежным участием. -Санкт-Петербург: 2022. - С. 124-128.
12. Польщиков И.К. Алгоритм выбора маршрута закупки продуктов для ресторанного бизнеса // Новая наука: история становления, современное состояние, перспективы развития: сб. ст. Междунар. науч.-практ. конф. -Уфа: 2023. - С. 27-30.
13. Польщиков И.К., Аль-Шамки А.А.О. Приложение для выбора маршрута закупки продуктов для ресторана // Информационные технологии и инжиниринг: сб. материалов междунар. науч.-практ. конф. - Белгород: 2024.
14. Стешенко И.В., Чекашкина Н.Р. Проблемы продвижения предприятия ресторанного бизнеса в цифровой среде // Экономические исследования и разработки. - 2024. - № 5. - С. 28-34.
15. Стрекалов В. Анализ эффективности товарных остатков в ресторане [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://welcomepro.m/Ыog/the-management-of-the-economy/analiz-effektivnosti-tovamykh-ostatkov1/? (дата обращения: 08.01.2025).
16. Терехов А.А., Рибокене Е.В. Инвестиционная привлекательность ресторанного бизнеса в российской федерации: теоретические и практические аспекты // Аспирант. - 2022. - № 6 (74). - С. 41-45.
17. Фрункина И.Б. Совершенствование организации проведения инвентаризации в предприятии общественного питания // Азимут научных исследований: экономика и управление. - 2021. - Т. 10. - № 3 (36). - С. 401-404.
18. Чуяшенко Д.Э., Игнатова Т.В. Современные инструменты разработки стратегий развития предприятий ресторанного бизнеса // Научное творчество молодежи в индустрии гостеприимства: материалы VI Всероссийской науч.-практ. конф. с международным участием. - Москва: 2024. - С. 213-215.
- С. 127-132.
