CC BY
303
УДК 657.282
ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Аннотация. В статье рассматриваются особенности организации расчетов с подотчетными лицами, отражение в бухгалтерскомучете данных операций, а также момент возникновения и характер материальной ответственности, которая может возникать у подотчетных лиц.
Ключевые слова: подотчетные лица, выдача денежных средств под отчет, авансовый отчет, учетрасчетов с подотчетными лицами.
FEATURES OF CALCULATIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS
Annotation. The article considers the peculiarities of the organization of calculations with accountable persons, the accounting treatment of these transactions, as well as the time of occurrence and the nature of liability that may arise from reporting entities.
Keywords: accountable person, funds disbursements report, advance report, account of calculations with accountable persons liable.
C целью ускорения расчетов между предприятиями и для снижения затрат, связанных с оформлением расчетов через банк предприятия производят расчеты наличными денежными средствами. Расчеты наличными в основном происходят при приобретении материально-производственных запасов небольшими партиями, на административно-хозяйственные расходы предприятия, и конечно при оплате командировочных расходов. Но не стоит забывать, что по заключенным договорам между юридическими лицами, расчеты наличными средствами совершаются в пределах 100 000 руб. по одной сделке. Данное ограничение расчетов регламентируется Указанием ЦБ РФ№ 1843-У от 20 июня 2007 г. «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [7].
Не зависимо от того на какие цели расходуются денежные средства расчеты наличными производятся через подотчетных лиц. Особенностью этого вида расчетов является необходимость соблюдения определенных условий, с обязательным правильным и своевременным оформлением документации по выдаче подотчетному лицу и предоставление сведений от него о порядке расходования денежных средств. Операции по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются достаточно просто, однако на данном участке учета встречается наибольшее количество ошибок и нарушений. В связи с этим, вопросы изучения и точного практического применения в бухгалтерском учете порядка расчетов с подотчетными лицами имеют важное значение [9; 11].
Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
- оформление в произвольной форме письменного заявления подотчетным лицом на выдачу наличных денежных средств под отчет на определенные цели;
- руководитель предприятия собственноручно проставляет сумму наличных денег, которое может быть выдано и срок, на который выдаются наличные денежные средства, закрепляя это своей подписью и датой;
- выдача под отчет наличных возможно при отсутствии задолженности подотчетного лица по ранее выданным авансам;
© Корзоватых Ж.М., 2015
Ж.М. Корзоватых
Zhanna Korzovatykh
— в течение трех рабочих дней по истечению срока выдачи наличных под отчет подотчетное лицо должно отчитаться по выданным подотчетным сумма, путем представления бухгалтеру авансового отчета с прилагаемыми подтверждающими документами [2; 4].
Помимо вышеперечисленных условий при выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться также и общие требования, установленные Порядком ведения кассовых опера -ций. А именно, выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Выдача наличных денежных средств кассир осуществляет непосредственно лицу, указанному в расходном кассовом ордере только при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность. Получив расходный кассовый ордер кассир, проверяет правильность заполнение первичного документа по форме и по существу. Формальная проверка касается правильности оформления расходного кассового ордера (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за совершение операций, указание измерителей, своевременность составления и т.д.). Проверка по существу устанавливает законность и целесообразность совершения хозяйственной операции. Особое внимание должно уделяться наличию подтверждающих документов, разрешающих выдачу наличных.
При получении расходного кассового ордера кассир подготавливает сумму наличных, указанных в документе. Получатель наличных денег в расходном кассовом ордере прописывает прописью рубли, а копейки цифрами получаемую сумму и подписывает документ. Пересчет кассиром подготовленной суммы наличных денежных средств осуществляется таким образом, чтобы за данным действием мог наблюдать получатель наличных денежных средств. Затем происходит выдача получателю наличных денег. Получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства под наблюдением кассира. После выдачи подотчетных сумм получателю кассир подписывает расходный кассовый ордер.
В течение трех рабочих дней по истечению срока выдачи наличных денежных средств под отчет подотчетное лицо должно отчитаться по сумме, выданной под отчет, путем представления авансового отчета с прилагаемыми подтверждающими документами. Унифицированная форма авансового отчета применяется экономическими субъектами всех форм собственности, составляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии в одном экземпляре [5]. В авансовом отчете подотчетное лицо указывает сумму, полученную под отчет на основании расходного кассового ордера, а также сумму произведенных им затрат и их назначение, с обязательным приложением документов (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер в обязательном порядке проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, и правильность их оформления по форме, существу и арифметически. Затем авансовый отчет утверждается руководителем организа-ции. Остаток неизрасходованных денежных средств, выданных ранее под отчет, подотчетное лицо обязано вернуть, в случае обоснованного, целевого перерасхода выданных под отчет сумм, подотчетному лицу выдается сумма перерасхода. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке [8].
Планом счетов бухгалтерского учета для учета расчетов с подотчетными лицами предусмот-рен синтетический активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу и по сумме, выданной под отчет [3]. Сальдо по счету показывает сумму задолженности подотчетного лица. По дебету счета отражаются суммы, выданные под отчет в корреспонденции со счетами учета денежных средств. По кредиту отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы корреспонденции со счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные в строго установленные сроки, отражаются бухгалтерской проводкой: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В дальнейшем эти суммы отражаются: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в случае удержания недостачи из заработной платы подотчетного лица; Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», в случае если недостача не может быть удержана из оплаты труда подотчетного лица.
На практике большинство предприятий не заключают договора с подотчетными лицами о полной материальной ответственности. Это противоречит нормативным документам, непосредственно регулирующему вопросы, связанные с материальной ответственностью, и приводит к тому, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим фактом взыскания. Согласно ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации в случае недостачи ценностей, вверенных работнику (в нашем случае подотчетному лицу), полученных по разовому документу (расходный кассовый ордер) материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника. Согласно Постановлению Минтруда и соцразвития РФ № 85 от 31 декабря 2002 г. определены перечни работ, которые с том числе выполняются непосредственно и подотчетными лицами. Согласно этим документам с подотчетными лицами нужно заключать договора. Именно заключение договора о полной материальной ответственности с подот-четным лицом является основанием для возложения на физическое лицо материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Без этого договора сотрудник будет нести ответственность за причиненный ущерб на общих основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 242 и 243 ТК РФ) [1; 6; 10].
Характер материальной ответственности работников, момент возникновения и объем их обязательств по возмещению ущерба, определяют методику бухгалтерского учета расчетов организаций с материально ответственными лицами. Нормативными документами определяется также какой ущерб подлежит возмещению, условия наступления материальной ответственности, ее виды, порядок расчета ущерба и его возмещения и др. Таким образом, работник, заключивший с предприятием договор о полной материальной ответственности, несет ответственность за обеспечение сохранности тех ценностей, которые он лично получил по накладной или иному первичному бухгалтерскому документу, несмотря на то, что в некоторых случаях к указанным ценностям имеют доступ и другие лица.
Библиографический список
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федеральных законов от 28.06.2013 № 134-ФЗ, от 02.07.2013 № 185-ФЗ, от 23.07.2013 № 251-ФЗ, от 02.11.2013 № 292-ФЗ, от 21.12.2013 № 357-ФЗ, от 28.12.2013 № 425-ФЗ) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
3. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н, от 08.11.2010 № 142н). [Электронный ресурс]. -Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
4. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
5. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
6. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
7. Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (с изменениями от 28 апреля 2008 г.). (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 № 2003-У) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
8. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / В.Р. Захарьин. -М.: Налоговый вестник, 2008. - 320 с.
9. Корзоватых Ж.М. Порядок учета резерва под снижение себестоимости материальных ценностей // Экономика и менеджмент: от теории к практике: сборник научных трудов по итогам международной научно-практической конференции. - Ростов н/Д., 2014. - 193 с.
10. Корзоватых Ж.М Учет импорта материально-производственных запасов // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2014 - № 10.
11. Корзоватых Ж.М., Подгузова К.В. Дебиторская задолженность предприятия // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2014 - № 1.
